Obtenir le numéro d'assurance sociale (NAS) par un particulier

Lorsque vous embauchez un nouvel employé, vous êtes responsable d'obtenir son numéro d'assurance sociale (NAS) et de vous assurer qu'il est légalement autorisé à travailler au Canada.

Sur cette page

• Qui devrait vous fournir son NAS
• Quand obtenir le NAS de l'employé
• Que faire si un employé ne vous fournit pas son NAS
• Après avoir reçu le NAS
• Références

Qui devrait vous fournir son NAS

Au Canada, un employé doit obtenir un numéro à 9 chiffres, connu sous le nom de numéro d'assurance sociale (NAS), et le fournir à son employeur lorsqu'il commence à travailler. Service Canada est responsable d'émettre les NAS.

Un NAS temporaire est émis aux visiteurs, aux titulaires de permis, aux réfugiés et aux travailleurs temporaires qui sont légalement autorisés à travailler au Canada. Ces numéros commencent par un « 9 » et ont une date d'expiration.

Apprenez-en plus sur la responsabilité de l'employé d'obtenir un NAS auprès d'Emploi et Développement social Canada avant de travailler au Canada : Qui a besoin d'un NAS.

Quand obtenir le NAS de l'employé

Vous devez obtenir le NAS de l'employé dans les 3 jours suivant sa première journée de travail.

Si l'employé n'a pas de NAS lorsqu'il commence à travailler pour vous, il doit en faire la demande et vous le fournir dans les 3 jours suivant la date où il le reçoit.

Apprenez-en plus sur vos responsabilités auprès d'Emploi et Développement social Canada : Information à l'intention des employeurs – Numéro d'assurance sociale (NAS).

Que faire si un employé ne vous fournit pas son NAS

Si un employé ne vous a pas fourni son NAS, vous devez pouvoir :

• Démontrer que vous avez fait un effort raisonnable pour l'obtenir.
  Exemple d'effort raisonnable

  Après avoir demandé à plusieurs reprises à l'employé de vous fournir son NAS, vous décidez de le lui demander par écrit. Vous avez noté les dates où vous le lui avez demandé verbalement et avez conservé une copie de la demande par écrit.

• Informer Service Canada dans les 6 jours suivant l'embauche de l'employé que celui-ci n'a pas fourni son NAS.
• Suggérer à l'employé de communiquer avec Service Canada et de consulter Qui a besoin d’un NAS.
• Effectuer des retenues sur le salaire de votre employé (même si vous n'avez pas reçu son NAS), les verser et les déclarer sur une déclaration de renseignements T4 ou T4A au plus tard le dernier jour de février de l'année civile suivante.

Pénalités

• Employeur

  Une pénalité de 100 $ peut être imposée à l'employeur s'il n'a pas démontré un effort raisonnable pour obtenir le NAS de l'employé.

• Employé

  Une pénalité de 100 $ peut être imposée à l'employé s'il n'a pas fourni son NAS au moment requis. Il pourra éviter la pénalité s'il fait une demande pour obtenir un NAS dans les 15 jours suivant la demande de l'employeur. L'employé doit également fournir son NAS à l'employeur dans les 15 jours suivant la date où il le reçoit.

Après avoir reçu le NAS

Assurez-vous que le nom et le NAS donnés par l'employé sont exacts. Vous pouvez lui demander d'autres types de documents pour confirmer son identité, comme un certificat de naissance ou un certificat de citoyenneté ou de résidence permanente, avant de finaliser les documents liés à son emploi. Un NAS incorrect peut avoir une incidence sur les prestations futures du Régime de pensions du Canada d’un employé si son registre des gains n'est pas exact.

Que faire si l'employé a un NAS commençant par un « 9 »

Un numéro d'assurance sociale commençant par un « 9 » est valide jusqu'à la date d’expiration indiquée sur le document d'Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) qui autorise la personne à travailler au Canada. Vous devez vérifier que le document d'immigration de l'employé l'autorisant à travailler au Canada, comme un permis de travail ou un permis d'études, n'est pas expiré.

Si le document d'immgration à expiré, demandez à l'employé de communiquer avec l'IRCC pour obtenir un document valide. Vous pouvez aussi lui conseiller de consulter Recevoir votre NAS et mettre votre dossier de NAS à jour.

Apprenez-en plus sur l'embauche de travailleurs étrangers temporaires et la prolongation des permis de travail auprès de l'IRCC : Travailler au Canada.

Références

Mesures législatives