Résultats de la vérification horizontale de la validation des titres de compétences

La vérification visait l’examen d’un échantillon représentatif de 278 nominations externes effectuées entre le 1er avril 2015 et le 31 mars 2016. Ces nominations, réparties dans 15 ministères et organismes, englobaient 20 professions liées à la santé, ou à la sécurité des Canadiens. La vérification visait des groupes professionnels pour lesquels la nature des études ou attestations professionnelles exigées était directement liée à la spécialisation du poste, notamment des infirmières, médecins, ingénieurs, dentistes, pilotes et contrôleurs aériens.

L’examen des nominations comprenait la confirmation directe de l’authenticité des diplômes et attestations professionnelles des personnes nommées, auprès des établissements d’enseignement et des associations professionnelles ayant délivré les titres de compétences.

Ainsi, l’équipe de vérification a entrepris de valider 291 diplômes et 127 titres professionnels auprès de plus de 130 universités, collèges, écoles secondaires et associations professionnelles, tant au Canada qu’à l’étranger.

Outre l’examen des nominations, des entrevues ont été réalisées auprès de représentants des ressources humaines et du personnel de gestion de 15 ministères et organismes participants. Les intervenants ont été interrogés sur leurs rôles et responsabilités, et sur les pratiques utilisées dans le cadre d’un processus d’embauche pour évaluer et valider les diplômes et les attestations professionnelles.

Voir l’annexe A pour connaître la liste des ministères et organismes, et l’annexe B pour la liste des groupes professionnels visés par la vérification.

En vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (la Loi), le Conseil du Trésor du Canada, à titre d’employeur de la fonction publique, est responsable d’établir des normes de qualification relatives aux études, à l’attestation professionnelle ou autres qualifications jugées nécessaires ou souhaitables, selon la nature du travail. Les gestionnaires, à qui des pouvoirs de dotation ont été subdélégués, doivent veiller à ce que les normes de qualification applicables soient respectées ou dépassées, lorsqu’ils déterminent les titres de compétences d’un poste à pourvoir.

La Loi stipule que les nominations internes et externes à la fonction publique doivent être fondées sur le mérite. Cela signifie que la personne à nommer doit minimalement posséder les qualifications essentielles, et toute autre qualification considérée comme un atout par l’administrateur général.

Bien que certaines méthodes d’évaluation des titres de compétences, comme la validation directe auprès des établissements ou des associations les ayant délivrés, soient plus fiables, il n’est pas obligatoire d’utiliser cette dernière méthode. En vertu de l’article 36 de la Loi, les gestionnaires subdélégués peuvent choisir d’utiliser toute méthode d’évaluation qu’ils jugent appropriée afin de déterminer si une personne possède ou non les qualifications établies pour le poste.

L’équipe de vérification a été en mesure de valider les titres de compétences dans 269 nominations.

Quant aux 9 autres nominations, l’équipe n’a pas été en mesure de valider les diplômes ou attestations professionnelles pour l’une des raisons suivantes :

•  les pouvoirs en matière de vérification de la Commission de la fonction publique lui permettant de demander et de recueillir des renseignements sont limités aux établissements d’enseignement canadiens (7 nominations);
•  l’information n’était plus conservée par l’association professionnelle (1 nomination);
•  l’établissement d’enseignement ayant délivré le diplôme n’existe plus (1 nomination).

Bien que l’équipe de vérification n’ait pas pu obtenir la validation des titres de compétences pour ces 9 nominations, elle était d’avis que ces associations professionnelles et établissements d’enseignement ont délivré des titres de compétences canadiens et étrangers valides. L’équipe en est arrivée à cette conclusion en consultant notamment les listes des établissements et associations professionnelles accessibles au public qui sont reconnus par les administrations compétentes.

L’équipe de vérification a mené des entrevues avec des représentants qui participaient à l’évaluation des titres de compétences dans leur propre organisation (ressources humaines, personnel de direction et sécurité). Ces entrevues, combinées à l’examen des nominations, visaient à avoir une meilleure idée des pratiques de validation des titres de compétences.

Les ministères et organismes participants ont mis en évidence plusieurs pratiques courantes, notamment :

• examiner le curriculum vitæ du candidat pour vérifier son niveau de scolarité;
• demander l’original ou une copie du diplôme;
• demander une confirmation par écrit ou un relevé de notes officiel à l’établissement d’enseignement ou à l’association professionnelle (pratique moins fréquente).

Dans certaines organisations, des facteurs comme le niveau de scolarité exigé et le type de poste à pourvoir pouvaient influer sur la méthode d’évaluation des études ou des attestations professionnelles. Des organisations ont déclaré avoir parfois validé les titres de compétences en communiquant directement avec les établissements d’enseignement ou associations professionnelles, en particulier lorsqu’elles avaient des doutes sur certains titres.

L’étendue et le recours à de telles pratiques correspondaient aux observations faites par l’équipe de vérification dans le cadre de l’examen des nominations. La vérification a permis de constater que plus d’une méthode était souvent utilisée pour évaluer un même titre de compétences, les plus communes étant l’examen du curriculum vitæ ou de la demande d’emploi du candidat (83 % des titres examinés), et la demande d’un exemplaire du diplôme (71 % des titres examinés).

Au chapitre des rôles et responsabilités, les intervenants ont souligné que le gestionnaire d’embauche était généralement responsable de l’examen des titres de compétences, avec le soutien de son conseiller en ressources humaines.

Un certain nombre d’intervenants ont relaté, en entrevue, qu’ils souhaitaient une gestion plus efficiente de l’information relative aux titres de compétences, estimant que les méthodes actuelles étaient lourdes, particulièrement pour les candidats. En effet, même si tous les ministères et organismes ont affirmé conserver les preuves d’études et d’attestations professionnelles au dossier, la plupart exigent que les candidats fournissent une preuve de leurs titres de compétences pour toute nomination ultérieure. Bien qu’elle soit pratique du point de vue de l’organisation, cette approche fait peser le fardeau sur les candidats. Ainsi, au cours de leur carrière, on peut leur demander à répétition de fournir une preuve de leurs titres de compétences, souvent au sein de la même organisation.

Quant aux titres de compétences étrangers, les organisations affirment qu’elles demandent une preuve d’équivalence canadienne. Cependant, la vérification a permis de constater que, pour certaines nominations, une preuve d’équivalence n’avait pas été obtenue, ou qu’elle avait été demandée à une organisation non reconnue.

Recommandation

L’information recueillie auprès des représentants des organisations ainsi que les résultats de l’examen des nominations indiquent un manque de sensibilisation et de compréhension quant à l’exigence d’obtenir une équivalence canadienne pour des titres de compétences étrangers. Tel qu’il est mentionné précédemment, l’examen des nominations a permis de conclure qu’une preuve d’équivalence canadienne n’avait pas été obtenue dans 12 nominations sur 24 (50 %), lorsqu’elle était nécessaire.

De plus, il semble que certains gestionnaires d’embauche supposent que le processus d’évaluation de l’équivalence établit systématiquement l’authenticité des diplômes et documents pertinents. En fait, l’évaluation vise essentiellement à déterminer si les titres de compétences sont comparables à ceux des normes canadiennes en matière d’études, et non à établir l’authenticité des titres de compétences déclarés par une personne. Cela nous amène à l’unique recommandation de la présente vérification.

Recommandation : La Commission de la fonction publique du Canada, de concert avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, doit s’assurer de faire connaître et comprendre l’exigence concernant l’évaluation des titres de compétences étrangers.

Conclusion

Les objectifs de la vérification étaient de:

1. Déterminer la prévalence des situations où les titres de compétences n’ont pu être confirmés auprès des établissements d’enseignement ou des associations professionnelles.
2. Identifier les pratiques en matière de validation des titres de compétences liés à l’éducation/l’accréditation professionnelle lors des nominations et déterminer si davantage d’orientation ou de soutien est nécessaire lors de l’établissement d’une approche adéquate de validation des titres de compétences.

La vérification a permis de constater que les gestionnaires subdélégués avaient recours à toute une gamme de méthodes pour évaluer les titres de compétences des personnes nommées à des postes pouvant avoir une incidence sur la santé ou la sécurité des Canadiens. Par une validation des titres de compétences des personnes nommées faite directement auprès des établissements d’enseignement et des associations professionnelles, la vérification a permis de confirmer la validité des titres de compétences dans 269 nominations pour lesquelles l’information nécessaire pour tirer une conclusion était disponible.

Les résultats de la vérification ont aussi révélé que l’exigence relative à l’obtention d’une preuve d’équivalence canadienne des titres de compétences étrangers est mal comprise par les candidats ou les gestionnaires d’embauche, puisque la preuve d’équivalence n’avait pas été fournie dans 12 nominations des 24 (50 %) pour lesquelles l’exigence s’appliquait.

La Commission de la fonction publique entérine la recommandation de la présente vérification et travaillera de concert avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada afin de déterminer la meilleure façon d’accroître la compréhension et la sensibilisation à l’égard de l’évaluation et de l’équivalence des titres de compétences étrangers, tant chez les conseillers en ressources humaines que chez les gestionnaires d’embauche de l’ensemble de la fonction publique.

Annexe A : Liste des ministères et organismes visés par la vérification horizontale sur la validation des titres de compétences

• Agriculture et Agroalimentaire Canada
• Agence des services frontaliers du Canada
• Agence spatiale canadienne
• Service correctionnel du Canada
• Emploi et Développement social Canada
• Environnement et Changement climatique Canada
• Pêches et Océans Canada
• Santé Canada
• Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada
• Défense nationale (fonctionnaires)
• Ressources naturelles Canada
• Agence de la santé publique du Canada
• Sécurité publique Canada
• Services publics et Approvisionnement Canada
• Transports Canada