Protocole d'entente (PE) Guide de rédaction

Date de publication : 1997-06-24

Autorité approbatrice : Ces directives sont émises sous l'autorité du coordonnateur des protocoles d'entente de la Défense nationale (CPEDN), 992-3817.

Vue d'ensemble

Ce document contient les directives étape par étape sur la façon de rédiger un PE, de l'établissement d'une exigence pour un PE jusqu'à la signature finale. Bien que certaines sections se trouvent déjà dans les DOAD 7014-1, ce document vous fournit une vue d'ensemble du processus intégral des PE.

Contenu du document

Ce document contient les sujets suivants :

Phase initiale

Rédaction des PE

Sections obligatoires

Sections optionnelles

Phase finale

Phase initiale

Processus

Le tableau suivant décrit les trois étapes successives de la phase initiale d'un PE. Il faut compléter toutes les étapes avant d'entreprendre la rédaction d'un PE.

Étape Qui Mesure
1 Conseiller juridique du JAG Le JAG s'assure qu'un PE est l'instrument qui convient au type d'obligation en cause.
2 CPEDN

Le CPEDN doit :

  • déterminer s'il n'existe pas déjà entre les participants une entente permettant d'atteindre le but visé (p. ex. un PE sur le soutien logistique réciproque entre le MDN et le United States Department of Defense);
  • offrir, au besoin, un exemplaire du Guide de rédaction des PE qui contient des directives explicites sur la façon de rédiger un PE;
  • fournir une ou des copies de tout modèle de PE existant qui se rapportent au sujet sur lequel on doit rédiger un PE.
3 Directeur - Opérations financières(D Op Fin 3-3) Le D Op Fin 3-3 s'assure que les ressources financières sont utilisées conformément à la législation et la réglementation et que la responsabilité et le contrôle financiers sont fixés pour toute entreprise ou tout projet couvert par le PE.

Rédaction des PE

Structure du document

Les PE sont structurés selon une forme établie. Il faut se conformer à cette structure au moment de la rédaction d'un PE. Tous les PE doivent contenir les sections désignées comme obligatoires. Une section facultative ne sera incluse que si elle est nécessaire. Le tableau suivant indique l'ordre des sections dans un PE ainsi que les critères à respecter pour inclure chacune des sections.

Ordre Section Exigence
1 Table des matières Lorsqu'il y a plusieurs sections.
2 Introduction Obligatoire
3 Renonciation Lorsque l'entente est conclue avec une entreprise privée.
4 Définitions Lorsque le PE contient plusieurs abréviations, acronymes ou termes spécialisés.
5 Objectifs et champ d'application Obligatoire
6 Organisation et gestion Optionnel
7 Conventions contractuelles Optionnel
8 Partage des tâches Optionnel
9 Dispositions financières Obligatoire
10 Taxes, droits de douanes et autres frais semblables Optionnel
11 Divulgation et utilisation de renseignements techniques Optionnel
12 Responsabilité Optionnel
13 Statut du personnel Optionnel
14 Ventes et transferts à des tiers Optionnel
15 Assurance de la qualité Optionnel
16 Équipement du projet Optionnel
17 Soutien logistique Optionnel
18 Sécurité Optionnel
19 Accès aux établissements Optionnel
20 Nouveaux participants Optionnel
21 Règlement des différends Obligatoire
22 Modification Obligatoire
23 Durée, retrait et résiliation Obligatoire
24 Langues Lorsque le PE est rédigé dans plus d'une langue.
25 Date d'entrée en vigueur et signature Obligatoire

Entrée de renseignements

N'inclure que les renseignements essentiels afin de s'assurer que l'exécution et l'administration du projet sont bien faites. Utilisez le tableau suivant pour entrer les renseignements dans les zones appropriées du PE.

LORSQUE les renseignements traitent des ... IL FAUT ...

aspects fondamentaux du projet (par ex. les coûts, le partage des tâches, les détails contractuels, la propriété intellectuelle, toutes les responsabilités financières)

les décrire de façon explicite, mais brève, dans le corps du PE.
calendriers détaillés du programme les joindre en annexes au PE.

Divulgation de renseignements

Il existe, aux quatre coins du monde, une variété de lois différentes concernant la divulgation de renseignements qui pourraient obliger les gouvernements à divulguer des renseignements qu'ils ont en leur possession (y compris les renseignements contenus dans un PE). La terminologie que l'on retrouve dans le tableau suivant s'applique dans la plupart des pays.

LORSQUE les renseignements sont ... ils sont ALORS ...
divulgués « avec réserve » (ne pas confondre avec « Confidentiel ») soustraits à la communication selon la plupart des lois axées sur la divulgation des renseignements.
offerts librement disponibles pour communication selon la plupart des lois axées sur l'information.

Numérotage

Numéroter toutes les pages, sections, paragraphes et sous-paragraphes. Le tableau suivant donne quelques exemples à titre de guide. On peut utiliser n'importe quel système de numérotage logique.

Division Numérotage
Page 1, 2, 3 ou 1/* etc.
Section 1, 2, 3 etc. - alignée à gauche ou centrée, avec tête de section
Paragraphe 1.1, 1.2, 2.1, 3.1 etc., relié au numérotage de la section
Sous-paragraphe 1.1.1, 1.1.2, 1.2.1, 2.1.1 etc.

Aperçu de la terminologie

La terminologie utilisée dans un PE doit refléter le fait qu'un PE n'a aucune force exécutoire selon la loi et qu'il n'est pas un document juridique ou contractuel. Une terminologie spécifique est réservée pour les contrats et les traités et ne doit pas, par conséquent, être utilisée dans un PE. Même s'il est possible d'employer d'autres termes, cet usage n'est pas recommandé. Le tableau suivant fournit des exemples et des alternatives pour les deux cas.

À éviter

Le tableau suivant indique les mots et les phrases qu'il faut éviter dans un PE, et ce, dans toutes les circonstances. Utiliser les alternatives suggérées.

Ne pas utiliser Utiliser plutôt
devra doit
entrer en vigueur prendre effet
rester en vigueur maintenir
conditions dispositions

Non recommandé

Le tableau suivant illustre les mots et les phrases que l'on peut utiliser dans un PE, mais dont l'usage n'est pas recommandé. Afin d'éviter des implications juridiques, utiliser les alternatives suggérées.

Usage non recommandé Utiliser plutôt
être d'accord appuyer
accord / engagement accords / ententes
s'engager spécifier
s'engage à doit
parties participants
autorisé(s) à dont il(s) a (ont) l'usage
engagements accords
obligations responsabilités
constituer une obligation rester applicable
droits retombées

Sections obligatoires

La section - Introduction

La section - Introduction du PE doit :

Objectifs et portée

La section - Objectifs et portée doit :

Dispositions financières

Lorsqu'il n'y a pas de répercussions financières, cette section doit se lire : « Ce PE n'impose aucune responsabilité financière aux participants qui sont en appui au PE, sauf que chaque participant est responsable des frais de financement engagés dans son propre intérêt. »

La section - Dispositions financières doit :

Alerte : En cas d'implictions financières

En principe général, un participant ne doit pas réclamer les taxes payées à son gouvernement qui découlent du programme et qui font partie intégrante du partage des dépenses de ce participant.

Lorsqu'il y a des implications financières, inclure des sous-sections comprenant les ententes de financement, le recouvrement des coûts et la vérification.

Ententes de financement

La section - Ententes de financement doit :

Recouvrement des coûts

La sous-section du recouvrement des coûts doit établir les principes qui régissent le recouvrement des coûts. Le chapitre 7 du B-GS-055-000/AG-001, Création de services pour les organismes hors de la Défense, fournit des renseignements sur les principes de recouvrement des coûts. Avant de rédiger cette section, discuter des questions de recouvrement des coûts avec le D Op Fin.

Vérification

La sous-section - Vérification doit :

Règlement des différends

La section - Règlement des différends doit traiter des moyens visant à résoudre les différends entre les participants.

Exemple : « Tout différend concernant l'interprétation ou la mise en application de ce PE ne sera résolu que par la consultation entre les participants et ne sera pas renvoyé à un tribunal national ou international ou à une tierce partie pour règlement. »

Modification

La section - Modification doit établir la procédure visant à modifier le PE et / ou ses suppléments.

Exemple : « Ce PE peut être modifié avec le consentement écrit des participants. »

Durée, retrait et résiliation

La section - Durée, retrait et résiliation doit :

Date d'entrée en vigueur et signature

La section - Date d'entrée en vigueur et signature doit :

Exemple : « Ce PE entrera en vigueur à la date de la dernière signature. »

Sections optionnelles

Avis de non-responsabilité juridique

La section - Non-responsabilité juridique doit être utilisée seulement lorsque l'on signe un PE avec le secteur privé. Préciser que le PE n'est pas une entente ayant force obligatoire.

Exemple : « Ce PE n'a pas force obligatoire et il n'impose aucune obligation juridique aux participants. »

Définitions

La section - Définitions doit clairement définir tous les mots, phrases, abréviations et acronymes d'importance qui sont utilisés tout au long du document.

Organisation et gestion

La section - Organisation et gestion doit :

Ententes contractuelles

La section - Entente contractuelle doit identifier comment, et par qui, les fonctions contractuelles (appel d'offres et évaluation, choix des entrepreneurs, adjudication des contrats et administration) seront exercées.

Partage du travail

La section - Partage du travail doit identifier toutes les ententes qui déterminent le travail (en réponse à une exigence commune des participants) à accomplir par les sources de main-d'œuvre des participants.

Alerte : Implications du Partage du travail

Il peut s'agir d'une question délicate en raison des retombées industrielles.

Taxes, droits de douane et frais similaires

La section - Taxes, droits de douane et frais similaires doit définir comment les taxes, droits de douane et frais similaires seront traités.

Divulgation et utilisation d'information technique

La section - Divulgation et utilisation d'informations techniques doit :

L'AC/313 - Lignes directrices et exemples de dispositions de l'OTAN pour l'élaboration des protocoles d'entente contient des renseignements supplémentaires sur ce sujet. À cause de la complexité de ce sujet, il convient de demander de l'aide à la direction de la propriété intellectuelle (DPI) et à la direction concernée au JAG.

Responsabilité

La section - Responsabilité doit prévoir la résolution des réclamations pour les dommages à la propriété et les blessures personnelles résultant du PE ou qui sont reliées à ce dernier. Les participants ne doivent habituellement pas garantir les entrepreneurs contre des réclamations concernant la responsabilité d'une tierce partie. Cependant, dans certaines circonstances, les participants peuvent vouloir garantir les entrepreneurs contre des types spécifiques de réclamations concernant la responsabilité d'une tierce partie. De plus, dans un programme national décentralisé d'ententes reliées à la passation des marchés et au financement, différentes dispositions peuvent être appropriées.

Le MDN et les FC sont d'avis que le personnel qui participe à des programmes concertés avec d'autres pays faisant partie de l'Organisation du Traité de l'Atlantique Nord (OTAN) relève de l'Accord sur le statut des forces (SOFA) de l'OTAN. Par conséquent, le coefficient de résolution des réclamations contenu dans l'Article VIII du SOFA de l'OTAN s'applique. Certains pays sont d'un autre avis. Il est donc nécessaire d'obtenir un avis juridique sur ce point.

Statut du personnel

La section - Statut du personnel doit :

Ventes et transferts à des tierces parties

La section - Ventes et transferts à des tierces parties doit énoncer les conditions de vente, de divulgation ou de transfert des informations techniques à de tierces parties.

L'AC/313 - Lignes directrices et exemples de dispositions de l'OTAN pour l'élaboration des protocoles d'entente contient des renseignements supplémentaires sur ce sujet. À cause de la complexité de ce sujet, il convient de demander de l'aide à la direction de la propriété intellectuelle (DPI) et à la direction concernée au JAG.

Assurance de la qualité

La section - Assurance de la qualité doit :

Équipement du projet

La section - Équipement du projet doit préciser les procédures concernant la gestion de l'équipement du projet.

Répondre aux questions suivantes dans cette section du PE :

Soutien logistique

La section - Soutien logistique doit établir les principes régissant le soutien logistique.

Alerte : Ce que ceci couvre

Le soutien logistique couvre une gamme d'éléments essentiels visant à assurer le soutien efficace et économique des équipements, à tous les niveaux de leur maintien et utilisation au cours de leur cycle de vie du programme. Cela couvre des éléments tels que la planification et le soutien de la maintenance, l'approvisionnement, l'emballage, l'entreposage, le transport, la construction et les travaux techniques des installations ainsi que la formation.

Sécurité

La section - Sécurité doit :

Alerte : Chapitre 13

Le chapitre 13 de la Politique de sécurité de la Défense nationale (A-SJ-100-001/AS-000) fournit une orientation générale sur les clauses concernant la sécurité qu'il faut inclure dans un PE.

Accès aux installations

La section - Accès aux installations doit établir les conditions et les règlements qui s'appliquent à l'accès aux installations ainsi que les obligations du personnel invité et les procédures visant à demander une autorisation de visite.

Lorsqu'il s'agit d'un PE international, déterminer l'application des règlements de sécurité pertinents du participant hôte et du document de l'OTAN « Security with the North Atlantic Treaty Organization » CM(55)15(Final), en date du 1er octobre 1990, ainsi que des modifications ultérieures.

Inclusion de participants supplémentaires

La section - Inclusion de participants supplémentaires doit :

Langues

La section - Langues doit préciser la langue ou les langues utilisées dans le PE.

Exemple : « Ce PE est écrit en français et en ( ) et chaque texte fait également foi. »

Phase finale

Aperçu

Le processus d'élaboration des protocoles d'entente se termine par la phase d'achèvement. Cette phase comprend les trois étapes suivantes :

Révision

Le tableau suivant présente les détails quant au rôle des différentes organisations et personnes pendant la révision d'un PE.

Qui Quel PE Fonction
CPEDN Toutes les ébauches de manuscrit
  • attribuer un numéro d'identification,
  • coordonner la révision en matière juridique,
  • inscrire dans la base de données des PE du MDN.
D Op Fin Toutes les ébauches de manuscrit réviser
Directeur - Sécurité Les manuscrits qui touchent la sécurité réviser
Directeur - Propriété intellectuelle (DPI) Les manuscrits qui touchent la propriété intellectuelle (PI) réviser
Sous-ministre adjoint (Personnel)

Les manuscrits qui traitent de l'une ou l'autre des questions suivantes :

  • l'affectation ou le détachement, comme ces termes sont définis à l'article 1.02 des ORFC, ou le prêt de membres de la Force régulière ou de réservistes de classe « C » des FC;
  • l'affectation ou le détachement de personnel civil, conformément à l'OAFC 2.04 et au Manuel d'administration financière, chapitre 85 (A-FN-100-002/AG-003)
réviser
Gestionnaire responsable des budgets

Les manuscrits stipulant que le financement par le MDN ou les FC, ou les deux, est nécessaire.

  • réviser;
  • s'assurer que les fonds sont disponibles.

Signature

Une fois la révision terminée, le PE est présenté (au moins en double, selon le nombre de langues utilisées) aux autorités responsables du MDN ou des FC pour signature, avant transmission aux autres participants. Voici la liste du personnel qui a le pouvoir de signer un PE au nom du MDN ou des FC.

Le ou les ... est ou sont autorisés à approuver ... lorsque ...
Chefs de groupe
  • les PE nationaux qui comportent l'allocation de ressources contrôlées par le Quartier général de la Défense nationale (QGDN);
  • les PE internationaux

le contenu du PE relève de leur secteur de responsabilité.

Gestionnaires des PE du QGDN
  • les PE nationaux qui comportent l'allocation de ressources contrôlées par le QGDN;
  • les PE internationaux
ils ont reçu l'autorisation écrite d'un chef de groupe.
Chefs d'état-major des armées (CEMA) les PE nationaux qui ne comportent pas l'allocation de ressources contrôlées par le QGDN le contenu du PE relève de leur secteur de responsabilité.
Gestionnaires des PE des chefs d'état-major des armées les PE nationaux qui ne comportent pas l'allocation de ressources contrôlées par le QGDN ils ont reçu l'autorisation écrite d'un chef d'état-major des armées.
Commandant d'un état-major de liaison des FC

les PE élaborés à l'extérieur du Canada, au nom du MDN / FC

il en est autorisé par le BPR du QGDN approprié.

Transmission

Le BPR doit transmettre :

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