Bonjour et bienvenue au webinaire sur les allocations
et les avantages imposables relatifs aux automobiles et
aux véhicules à moteur. Le webinaire d'aujourd'hui est
le deuxième d'une série de quatre traitants des
avantages imposables. De plus, j'aimerais mentionner que le
webinaire d'aujourd'hui sera enregistré et affiché sur le
site Web de l'Agence du revenu du Canada
l'ARC , à une date ultérieure. Vous pouvez
visiter notre galerie vidéo pour l'enregistrement. Aujourd'hui, nous
allons
discuter de l'usage à des fins personnelles, de
la conservation des registres et de la définition
d'une automobile par rapport au véhicule à moteur.
Nous allons aussi passer en revue quelques calculs
d'avantages et voir les différents types d'allocations que
les employeurs paient ou fournissent. Généralement, si un
employeur donne quelque chose à un employé en
plus de son salaire régulier et que l'employé
peut utiliser ce quelque chose pour son propre
profit
en dehors du cadre de son emploi, l'employé
reçoit un avantage imposable. Le même concept s'applique
aux véhicules que fournit un employeur si l'employé
ou l'actionnaire utilise un véhicule de l'entreprise pour
des raisons autres que son emploi, la valeur
de cet avantage doit être ajoutée au revenu
de l'employé ou de l'actionnaire. La Loi de
l'impôt sur le revenu contient des dispositions précises
encadrant le calcul des avantages relatifs aux automobiles.
Avant de vous parler des automobiles et des
véhicules à moteur, je veux tout d'abord vous
parler de l'usage à des fins personnelles et
de la tenue de registres, puisque les règles
sont les mêmes pour ces deux types de
véhicules. Nous allons passer un peu de temps
sur l'usage à des fins personnelles et la
tenue des registres avant de parler des automobiles
et des véhicules à moteurs, vu que les
mêmes règles s'appliquent. L'employé et l'employeur ont souvent
une opinion
différente de celle de l'Agence du revenu du
Canada sur ce qui est de l'utilisation d'un
véhicule lié à l'emploi par rapport à des
fins personnelles. Alors, qu'est-ce qu'un usage à des
fins personnelles? L'usage à des fins personnelles d'un
véhicule est ni plus ni moins toute utilisation
du véhicule qui n'est pas liée à l'emploi.
Aussi simple que ça puisse paraître, il existe
toujours de la confusion entre ce qui est
ou non un déplacement pour affaires. Évidemment, tout
déplacement que les employés font
au cours d'une journée de travail en lien
avec leur emploi est considéré comme un déplacement
pour affaires. Il est tout aussi évident que
si un employé utilise le véhicule de l'entreprise
pour amener sa famille au cinéma, aller en
vacances ou faire des courses personnelles, l'employé ne
se déplace pas pour affaires. Entre ces deux
exemples extrêmes, il y a des zones grises.
Une de celles-là est le déplacement entre la
résidence et le lieu de travail. Le déplacement
entre la
résidence de l'employé et son lieu de travail
habituel est une activité personnelle. Il est parfois
difficile pour certaines personnes de bien le comprendre,
puisque l'employé n'aurait pas fait ce déplacement si
ce n'était des responsabilités liées à son emploi.
C'est toutefois une position de longue date de
l'ARC et que les tribunaux ont appuyée. Nous
devons nous rappeler que les employés qui n'utilisent
pas un véhicule de l'entreprise doivent payer de
leurs poches pour se déplacer au travail. Donc,
se rendre au travail est
la responsabilité de l'employé. Parfois, un employé peut
devoir retourner à la maison pour la nuit
avec le véhicule de l'employeur, tout en étant
interdit de l'utiliser à des fins personnelles. Dans
le même temps, l'employeur peut restreindre l'utilisation du
véhicule que pour les déplacements entre le travail
et la maison. Ceci peut arriver pour des
raisons suivantes le véhicule est spécialement équipé pour
effectuer les tâches liées à l'emploi il y
a des préoccupations concernant la
sécurité de l'équipement l'employé est sur appel pour
répondre aux situations d'urgence. Peu importe la raison,
si l'employé se déplace de ou vers la
maison, le but spécifique de ce déplacement est
personnel. Les restrictions placées sur le véhicule n'annulent
pas l'avantage imposable. Un avantage à zéro n'est
pas une option, contrairement à ce que les
employés et les employeurs souhaiteraient. Il y a
cependant certaines exceptions à cette
règle que nous verrons sous peu. Regardons quelques
exemples de conduite personnelle. Un inspecteur accomplit une
tâche liée à l'emploi comme l'inspection des chaussées
sur le chemin du retour à la maison.
Un gestionnaire se déplace régulièrement entre sa résidence
et divers magasins de sa région, y compris
le siège social. Un releveur de compteurs se
déplace de la maison vers divers emplacements de
son employeur pour
relever les compteurs. Dans les trois scénarios, le
premier et le dernier déplacement de et vers
la maison sont des déplacements personnels. Accomplir une
tâche liée à l'emploi comme une inspection de
chaussée sur le chemin du retour ne change
pas le fait que le but premier du
déplacement de l'employé est de retourner à la
maison. Par contre, les déplacements entre les emplacements
de l'employeur sont des déplacements pour affaires. Selon
certaines de ses
politiques administratives, l'ARC pourra considérer qu'un déplacement est
lié au travail même il s'agit en fait
d'un déplacement à des fins personnelles. Voici quelques
exemples de déplacements qui ne sont pas considérés
comme des déplacements personnels. Mais souvenez-vous que le
fait d'aller à un rendez-vous d'affaires dès le
début de la journée ne fait pas en
sorte que le déplacement de la veille pour
se rendre à la maison devienne aussi un
déplacement pour affaires. Il s'agit ici de deux
déplacements
différents. J'aimerais prendre quelques minutes pour parler du
dernier point sur cette diapositive. L'employé se déplace
directement de la maison vers un endroit autre
que son lieu de travail habituel , comme
dans le cas d'un vendeur. Il peut y
avoir des situations où l'employé doit partir de
la maison pour se rendre à un endroit
autre que le lieu d'affaires de son employeur.
Toutefois, il s'agit d'un endroit où se rend
l'employé si rarement que nous ne pouvons pas
le considérer comme un lieu de travail habituel.
Donc, si vous avez un employé, comme un
vendeur, qui se déplace de la maison vers
un tel endroit, nous allons considérer que la
distance est parcourue à des fins d'affaires. Si
l'employé part de cet endroit pour se rendre
au bureau, il se déplace à des fins
d'affaires. Lorsque vous regardez les différents trajets ou
les lieux de travail multiples, il est vraiment
important de briser le trajet en segments pour
décider quelle partie du trajet est parcourue à
des fins personnelles et quelle
partie est parcourue pour affaires. Alors, qu'est-ce qu'un
lieu de travail habituel? Normalement, le lieu de
travail habituel est tout endroit où l'employé se
rapporte régulièrement pour travailler. Un lieu de travail
habituel est un endroit de travail où l'employé,
en lien avec sa ou ses tâches, produit
des rapports, reçoit des instructions ou des renseignements
sur l'emploi ou y accomplit d'autres tâches liées
à l'emploi. Le déplacement de l'employé de
sa maison vers cet endroit est personnel. Par
exemple, si l'employé a un bureau, ce bureau
est son lieu de travail habituel si l'employé
se rapporte habituellement à un entrepôt, cet entrepôt
est son lieu de travail habituel. L'ARC tient
compte de la régularité avec laquelle l'employé se
présente à un endroit et de la nature
des fonctions liées à l'emploi pour déterminer si
un endroit est le lieu de travail habituel
de l'employé.
Dans certains cas, il peut être difficile de
déterminer si l'endroit où se présente un employé
est son lieu de travail habituel. Il peut
aussi être difficile de déterminer si le déplacement
de l'employé est de nature personnelle. De plus,
selon la nature de leur travail, certains employés
ayant des lieux de travail multiples pourraient avoir
à se déplacer beaucoup plus vers le travail
ou du travail que les employés qui ont
un seul lieu de travail.
Le facteur décisif est la nature des tâches
que l'employé accomplit à chacun des endroits et
la fréquence et la régularité de ses déplacements
vers ces endroits précis. Il convient de noter
que cet endroit peut changer de temps à
autre en raison de la nature de l'emploi.
C'est une bonne idée de revoir ces lieux
de travail au cours de l'année. L'ARC voit
souvent des situations où les registres n'ont pas
été tenus.
Même si la Loi ne précise pas quels
documents spécifiques sont nécessaires pour consigner l'utilisation d'un
véhicule, la règle générale est qu'un particulier doit
tenir des registres qui permettent de bien distinguer
les kilomètres parcourus pour affaires et ceux parcourus
à des fins personnelles. La meilleure preuve pour
justifier l'utilisation d'un véhicule est un carnet de
route. Les employeurs, les employés et les actionnaires
ont tous un rôle à jouer pour s'assurer
que des registres
appropriés soient tenus. Les registres peuvent être conservés
sur différents supports. Ils peuvent être conservés sur
support électronique ou sur papier. Essentiellement, l'employé et
l'employeur devraient utiliser le support qui leur convient
le mieux. D'après les registres, l'employeur doit être
en mesure de déterminer le nombre de jours
où le véhicule était à la disposition de
l'employé les kilomètres parcourus à des fins personnelles
le total des kilomètres parcourus dans l'année, ainsi
que
tout remboursement de l'employé à l'employeur. Même si
l'usage à des fins personnelles du véhicule fourni
par l'employeur est égal à zéro, des registres
doivent être tenus. Ils sont la preuve qu'il
n'y a pas eu de kilomètres parcourus à
des fins personnelles avec ce véhicule particulier durant
l'année. Dans ses registres, l'employeur doit aussi consigner
les coûts liés au véhicule ou le contrat
de location les frais d'exploitation et autres dépenses
de cette nature. Le carnet de route de
l'employé
fera partie des registres de l'employeur aux fins
du calcul des avantages relatif aux automobiles et
aux véhicules à moteur. Sans ces documents, il
sera difficile pour l'employeur de calculer correctement l'avantage
imposable de l'employé. Qu'est-ce qui arrive s'il n'y
a aucun carnet de route? En l'absence d'un
carnet de route ou d'un journal quotidien détaillant
les déplacements personnels et ceux pour affaires, la
position générale de l'ARC est de présumer que
20 004 km par année ou 1 667
par mois sont parcourus à des fins personnelles.
Cependant, avant d'établir ce fait, l'ARC donnera l'occasion
à l'employeur de reconstituer ses registres pour la
période sous examen. L'employeur peut consulter l'employé ou
regarder les dossiers sur l'entretien, les renouvellements d'assurance,
les reçus d'essence ou les livres de rendez-vous
pour reconstituer ses registres, afin de déterminer l'usage
personnel du véhicule. Si l'usage personnel par rapport
à l'usage pour les besoins d'affaires peut être
correctement justifié, l'ARC acceptera les documents que l'employeur
lui fournit. Si vous avez un employé qui
conduit un véhicule de l'entreprise et qui refuse
de tenir un carnet de route, vous, à
titre d'employeur, pouvez tout simplement utiliser la règle
du 20 004 km pour calculer l'avantage imposable.
C'est une bonne pratique d'affaires de vérifier les
carnets de route des employés tout au long
de l'année pour vous assurer qu'ils sont bien
tenus. N'attendez pas à la fin de l'année
pour apprendre qu'il vous manque des renseignements importants.
Passons maintenant au prochain sujet pour parler des
automobiles par rapport aux véhicules à moteur. Comment
l'avantage imposable est calculé dépendra si le véhicule
fourni par l'employeur est une automobile. Donc, voyons
ce qui constitue ou pas une automobile. Le
terme
automobile est défini dans la Loi de l'impôt
sur ??le revenu. Selon la définition de la
Loi, une automobile est un véhicule à moteur
qui est principalement conçu ou aménagé pour transporter
des particuliers ou des passagers sur les rues
et les autoroutes, et a une capacité ne
dépassant pas huit places assises plus le conducteur.
En règle générale, si le véhicule est équipé
d'un siège arrière ou est une cabine allongée,
il est considéré comme une automobile .
En d'autres termes, une automobile est un véhicule
qui est conçu pour être utilisé comme un
véhicule ordinaire. Les définitions dans la Loi s'appliquent
à tous les véhicules, peu importe la façon
dont la partie arrière ou le coffre du
véhicule est utilisé. La plupart des minifourgonnettes sont
conçues pour le transport de passagers et entrent
dans la définition d'une automobile. Elles ont souvent
une option qui permet de les convertir, au
besoin, pour
transporter plus de marchandises, par exemple, un siège
arrière pouvant être replié ou retiré. Tant et
aussi longtemps que les sièges peuvent être replacés
facilement, elles sont considérées comme des automobiles. D'un
autre côté, si une minifourgonnette est modifiée pour
enlever de façon permanente les sièges arrière pour
installer des tablettes ou des étagères sur les
côtés afin d'entreposer des outils ou de l'équipement,
elle n'est plus considérée comme une automobile. Puisqu'il
y a eu un changement permanent et qu'elle
ne peut plus être utilisée pour le transport
de passager, elle ne correspond plus à la
définition d'une automobile aux fins de l'impôt. Il
y a des véhicules qui sont exclus de
la définition d'automobiles tels que les ambulances clairement
identifiées les véhicules clairement identifiés de la police
et les véhicules de pompiers les taxis et
les autobus, s'ils sont utilisés à plus de
50 % pour le transport de passagers
et les corbillards, s'ils sont utilisés pour des
funérailles. Clairement identifié signifie que, à une certaine
distance, quelqu'un dans la rue serait en mesure
de dire sans aucun doute que le véhicule
est un camion de pompiers, une ambulance ou
une voiture de police. Ces véhicules d'urgence clairement
identifiés ou les véhicules d'urgence médicale doivent être
utilisés en relation avec ou dans le cadre
des fonctions de l'emploi d'une personne avec un
service d'incendie,
de police ou d'un service d'ambulance. D'autre part,
des véhicules banalisés ou voitures fantômes ne seront
pas exclus de la définition d'une automobile, car
ils ne sont pas clairement identifiés à l'extérieur.
Certaines camionnettes, fourgonnettes ou autres véhicules semblables peuvent
être exclus de la définition, mais vous devez
considérer le nombre de passagers que ces véhicules
peuvent prendre et le pourcentage de leur utilisation
aux fins de l'entreprise.
Selon la Loi, plus il y a de
places assises pour les passagers, plus que le
véhicule l'automobile serait utilisé à des fins de
l'entreprise. Si vous consultez certains documents et renseignements
dans le site Web de l'ARC, vous y
verrez des mentions de termes principalement et essentiellement
. Ces termes peuvent être utilisés de manière
interchangeable et ils signifient en fait plus de
50 %. Si vous voyez l'expression la totalité
ou presque ,
ça signifie 90 %. Parfois, nous utilisons un
pourcentage, parfois nous utilisons des mots, mais ils
ont la même signification. Quels autres véhicules peuvent
être exclus? Les camionnettes peuvent être exclues de
la définition si elles sont utilisées dans un
endroit de travail éloigné ou sur un chantier
particulier. Ce que vous voyez sur la diapositive
est un extrait de la définition d'une automobile.
Vous remarquerez
que le pourcentage d'utilisation aux fins de l'entreprise
a été réduit dans ce cas ci. Plutôt
que d'être de 90 % comme c'était le
cas sur la diapositive précédente, le pourcentage est
réduit à 50 %. Par exemple, si vous
avez une camionnette à cabine allongée qui est
utilisée 50 % du temps dans un endroit
de travail éloigné ou un chantier particulier, ce
véhicule n'est pas une automobile. L'avantage est calculé
en deux parties. Vous devez d'abord calculer les
frais pour droit d'usage, puis calculer l'avantage relatif
aux frais de fonctionnement. Tout remboursement qu'un employé
verse à son employeur réduira le montant total
de l'avantage. Alors, avant de déclarer le montant
sur un feuillet T4, vous devez tenir compte
des remboursements. Regardons maintenant chacune de ces parties
séparément. Les frais pour droit d'usage représentent
l'avantage qu'obtient l'employé lorsque son employeur met une
automobile à sa disposition. Qu'il l'utilise ou non
n'a pas d'importance. C'est le fait que l'employé
a cette automobile à sa disposition qui compte.
Les frais pour droit d'usage tiennent compte de
la dépréciation de l'automobile lorsque l'employé l'utilise à
des fins personnelles. Vous avez besoin de trois
données différentes pour calculer les frais de droit
d'usage. Les 3 éléments de données dont vous
avez
besoin sont le coût d'achat ou de location
de l'automobile le nombre de jours où l'automobile
était à la disposition de l'employé le nombre
de kilomètres parcourus par l'employé à des fins
personnelles. Nous allons examiner chacun de ces éléments.
Le coût d'achat de l'automobile est composé du
total des deux montants suivants le coût de
l'automobile quand vous l'avez acheté, et le coût
de tout ajout que vous ferez avant l'achat.
Vous devez aussi
inclure le coût de toute amélioration comme l'ajout
d'un toit ouvrant, de sièges en cuir ou
d'une caméra de rétrovision et la TPS/TVH et
les taxes de vente provinciales que vous avez
payées, lorsqu'applicable. Vous devez exclure le coût de
tout ajout d'équipement spécialisé après l'achat de l'automobile.
Le coût est le coût payé lorsque vous
avez acheté l'automobile. Le coût doit être d'au
moins la juste valeur marchande. Ce coût ne
change pas.
Par conséquent, si vous avez acheté une automobile
en 2013 pour 20 000 $, il s'agit
du montant que vous utiliserez chaque année pour
calculer l'avantage imposable de l'employé jusqu'à ce que
l'employé n'utilise plus ce véhicule. Le coût de
location est composé des frais de location et
de tous frais connexes comme tout contrat d'entretien
les frais pour kilométrage excédentaire la TPS et
les taxes de vente provinciales, y compris la
TVH, et les paiements forfaitaires liés à la
location, y compris, les paiements forfaitaires que vous
avez fait au début de la location. Un
paiement forfaitaire lié à la location qu'une entreprise
fait au début de la location diminuera les
frais mensuels du contrat de location. Toutefois, il
est nécessaire d'inclure les frais mensuels que vous
payez dans le calcul de l'avantage imposable de
l'employé en divisant le paiement forfaitaire par la
durée de la location, puis en ajoutant ce
montant aux frais mensuels de location.
Vous devez exclure les frais d'assurance pour responsabilité
civile et dommages matériels. Parlons de la disponibilité.
La disponibilité est différente de l'usage personnel et
le calcul diffère de celui lié à l'usage
personnel. Le premier élément est lié à la
disponibilité du véhicule et l'autre à la distance
parcourue à des fins personnelles. Le véhicule est
à la disposition de l'employé s'il y a
accès ou en a le contrôle.
Cette situation se présente généralement quand l'employé a
les clés du véhicule. Supposons qu'un employé a
un véhicule fourni par l'employeur et qu'il part
en voyage d'affaires ou en vacances pour deux
semaines en laissant le véhicule stationné dans son
entrée et les clés dans sa maison. Même
si l'employé ne l'a pas utilisé durant ces
deux semaines, le véhicule était toujours à sa
disposition. Par conséquent, ces deux semaines sont comprises
dans le nombre de jours de disponibilité lorsque
l'employeur calcule
l'avantage imposable. L'accès prend fin lorsque l'employé retourne
les clés à l'employeur. Si vous avez plusieurs
employés qui se partagent le même véhicule, vous
devriez avoir un système de suivi du début
et de la fin de l'utilisation de sorte
que les périodes où le véhicule était disponible
et non disponible à chaque employé soient documentées.
Ces renseignements sont importants pour le calcul de
l'avantage.
Les kilomètres parcourus à des fins personnelles sont
les kilomètres notés dans le carnet de route
ou le registre de l'employé. Les employés doivent
maintenir des registres des kilomètres personnels parcourus, s'ils
ne le font pas l'employeur doit assumer 20
004 de kms personnels conduites par année. Il
y a trois méthodes pour calculer les frais
pour droit d'usage la méthode détaillée la méthode
simplifiée si quatre conditions sont remplies , et
celle des frais pour droit d'usage
à taux réduit si trois conditions sont remplies
. Vous trouverez tous les renseignements concernant ces
méthodes de calcul dans le site Web de
l'ARC et ses publications. Tout remboursement de l'employé
à l'employeur réduira les frais pour droit d'usage.
À mesure que vous passez de la méthode
détaillée à la méthode simplifiée puis à celle
des frais pour droit d'usage à taux réduit,
le montant calculé pour cet avantage diminuera. C'est
la raison pour laquelle
il est nécessaire d'y joindre des conditions. Ces
conditions font partie de la législation. L'autre partie
du calcul de l'avantage relatif à l'automobile est
les frais de fonctionnement. Les frais de fonctionnement
sont ce que vous associez habituellement à la
conduite d'une automobile, c'est-à-dire l'essence, l'huile, l'entretien et
toute dépense de réparation. Cela n'inclut pas des
éléments comme la déduction pour amortissement, le coût
de location
ou les frais de stationnement. Il y a
deux façons de calculer l'avantage relatif aux frais
de fonctionnement. L'employeur peut utiliser la méthode du
taux fixe où il aura simplement à multiplier
le nombre de kilomètres parcourus à des fins
personnelles par un taux fixe de 26 cents
par kilomètre en 2016 . Ou L'employeur peut
aussi utiliser la méthode optionnelle s'il satisfait aux
trois conditions. Selon la méthode optionnelle, l'avantage relatif
aux frais de fonctionnement correspond à la moitié
des frais pour droit d'usage, avant les remboursements
de l'employé. Je tiens toutefois à vous prévenir,
car en effectuant différents calculs, j'ai parfois remarqué
que le montant de l'avantage relatif aux frais
de fonctionnement calculé selon la méthode optionnelle peut
être plus élevé que s'il est calculé selon
la méthode du taux fixe. Le taux de
26 cents par kilomètre est établi par le
ministère des Finances Canada, qui le revoit chaque
année.
Il fait partie du Règlement de l'impôt sur
le revenu et nous nous y référons comme
étant le taux prescrit. Donc, si vous entendez
ce terme, voilà ce qu'il signifie. Tout remboursement
que l'employé versera à l'employeur dans les 45
jours après la fin de l'année civile réduira
le montant de l'avantage relatif aux frais de
fonctionnement. Un remboursement représente tout paiement que l'employé
fait à l'employeur pour son usage du véhicule
à des fins
personnelles. Selon la Loi de l'impôt sur le
revenu, tout paiement de l'employé à l'employeur pour
l'usage du véhicule à des fins personnelles réduit,
soit les frais pour droit d'usage, soit les
frais de fonctionnement selon la nature du paiement
, mais pas les deux. Si l'employé rembourse
à l'employeur tous les frais de fonctionnement pour
l'ensemble des frais pour droit d'usage et des
frais de fonctionnement calculés, il n'y aura alors
aucun avantage imposable pour l'employé. Cela est dû
au fait
que l'employé aura payé le coût de ses
kilomètres parcourus à des fins personnelles. Si l'employé
rembourse à l'employeur seulement une partie des frais
pour droit d'usage ou des frais de fonctionnement,
alors l'avantage net devra être déclaré sur le
feuillet T4 de l'employé. Un remboursement en trop
n'est pas transférable. Par exemple, si les frais
pour droit d'usage calculés s'élèvent à 2 000
$ et que l'employé rembourse à l'employeur 2
400 $ pour les frais pour droit d'usage,
la différence de 400 $ ne peut pas
être utilisée pour réduire l'avantage relatif aux frais
de fonctionnement. Il est important que l'employé sache
à combien s'élèvent les frais à rembourser afin
de ne pas rembourser en trop. Il peut
arriver parfois que vous demandiez à vos employés
de payer certaines dépenses de leur poche. Ils
devront peut-être payer leur essence ou les changements
d'huile pour l'automobile que vous leur fournissez. Si
certains des kilomètres parcourus
sont à des fins personnelles ? et que
l'employé paie de sa poche les dépenses liées
aux kilomètres parcourus à des fins personnelles, parce
qu'il paie lui-même ces dépenses ? l'ARC permettra
à l'employeur de tenir compte de ces paiements
dans son calcul, afin de réduire le montant
de l'avantage relatif aux frais de fonctionnement. Alors,
même s'il n'y a techniquement aucun remboursement de
l'employé à l'employeur, ce que la Loi exige,
l'ARC reconnaît qu'il a des situations où les
employés paient des dépenses de leur poche. La
partie personnelle
est le pourcentage obtenu en divisant le nombre
de kilomètres parcourus à des fins personnelles par
le nombre total de kilomètres parcourus par l'employé
durant l'année. Cette diapositive offre un exemple de
la façon dont les paiements à un tiers
sont calculés pour arriver au montant qui sera
utilisé pour réduire l'avantage relatif aux frais de
fonctionnement. Toute dépense de l'employé associée aux kilomètres
parcourus pour affaires devra être traitée en dehors
de l'avantage imposable, soit par la
présentation de rapports des dépenses ou d'autres moyens
comparables. Toutefois, tout paiement à un tiers pour
les besoins de l'entreprise, comme à une station-service
ou à un garage pour un changement d'huile,
ne peut pas servir à réduire l'avantage imposable
de l'employé. Il s'agit d'une question à part.
Nous vous offrons d'excellents outils pour vous aider
à calculer l'avantage imposable relatif à une automobile
de votre employé. Nous avons le calculateur en
direct et une
feuille de travail pour vous aider à calculer
l'avantage imposable. La feuille RC18 Calcul de l'avantage
relatif à une automobile est disponible sur notre
site web sous les formulaires et publication. Une
fois que vous avez toute l'information dont vous
avez besoin, allez simplement au calculateur en direct
et entrez les chiffres dans les champs appropriés.
Si vous n'avez jamais calculé un avantage relatif
à une automobile et que vous le faites
pour la première fois, ce serait vraiment une
excellente idée
d'imprimer la feuille de travail RC 18 .
Cette feuille de travail vous aidera à mettre
les choses en perspective. Vous pourrez comprendre comment
fonctionne le calculateur et comprendre les calculs qui
sont effectués. Cette feuille de travail pourra aussi
vous être utile si vous devez expliquer à
un employé pourquoi un avantage particulier est plus
élevé à ce que l'employé s'attendait. C'est une
bonne idée d'utiliser la feuille de travail au
moins une fois pour vous familiariser avec les
calculs
et les conditions. Certains renseignements ne sont offerts
que sur le formulaire RC18. Contrairement à ce
que plusieurs pensent, il y a un avantage
relatif à l'usage à des fins personnelles de
certains véhicules à moteur autocaravane, autobus et camions
qui ne répondent pas à la définition d'une
automobile énoncée au paragraphe 248 1 de la
Loi de l'impôt sur le revenu. Même si
un véhicule n'est pas une automobile, cela ne
signifie
pas qu'il n'y a pas un avantage imposable.
Dans le domaine des avantages relatifs aux automobiles
et aux véhicules à moteur, zéro n'est pas
une option lorsqu'il y a un usage à
des fins personnelles. Peu importe la définition du
véhicule, qu'il s'agisse d'une automobile ou d'un véhicule
à moteur, tout ce dont nous avons vu
plus tôt au sujet des lieux d'emploi multiples,
le lieu d'emploi habituel et ce qui est
un usage à des fins personnelles et ce
qui ne l'est pas concernent aussi les véhicules
à moteur. Tout comme le besoin
de tenir des registres. Voici une règle rapide
et simple pour vous aider à décider du
calcul à utiliser. Calculer l'avantage relatif à un
véhicule à moteur n'est pas aussi compliqué que
cela l'est pour une automobile. Rappelez-vous que pour
une automobile, vous devez calculer des frais pour
droit d'usage et un avantage relatif aux frais
de fonctionnement. Vous n'avez pas à le faire
pour calculer l'avantage relatif à un véhicule à
moteur. Vous n'avez simplement qu'à faire une estimation
raisonnable de la juste valeur marchande des kilomètres
parcourus à des fins personnelles avec ce véhicule
particulier. Pour estimer la juste valeur marchande, calculez
combien cela coûterait de louer un véhicule comparable
et ajoutez ce montant aux dépenses liées à
la conduite de ce véhicule pour la même
période. Sur cette diapositive nous allons vous montrer
les différentes options de calcul de l'avantage relatif
à un véhicule à moteur. Ces options s'appliquent
seulement aux
véhicules à moteur qui ne sont pas des
automobiles, comme vous pouvez le constater au numéro
1 de chaque colonne. Regardons ensemble ces options.
L'option A est basée sur la Loi et
le calcul est basé sur la juste valeur
marchande ou JVM de l'usage personnel, comme nous
venons de le voir. La JVM est une
estimation raisonnable du montant qu'un employé qui ne
vous est pas lié devrait payer pour utiliser
un véhicule comparable au cours de la même
période.
L'option B est d'ordre administratif. Cette option convient
aux situations où un véhicule à moteur est
essentiel aux opérations commerciales de l'employeur et l'usage
à des fins personnelles de l'employé se limite
aux trajets entre sa maison et les lieux
d'affaires de l'employeur. Si une des conditions liées
à l'option B n'est pas satisfaite, l'option A
doit être utilisée pour calculer l'avantage imposable de
l'employé. Nous verrons les taux par kilomètre sur
la prochaine diapositive.
Option C est aussi d'ordre administratif. Le taux
de l'option C est plus bas que les
taux de l'option B. Pour que l'employeur puisse
utiliser le taux le plus bas pour calculer
l'avantage imposable de l'employé, nous avons ajouté plus
de conditions que l'employé doit satisfaire. Si l'employé
ne satisfait pas à l'une ou à plusieurs
des conditions, l'avantage imposable sera alors calculé selon
l'option B s'il satisfait aux conditions ou selon
l'option A, s'il ne satisfait à aucune condition.
Selon l'option C 1- il est important que
l'employeur limite l'usage à des fins personnelles du
véhicule aux déplacements entre le travail et la
maison. 2- Il doit y avoir un document
qui le précise dans le dossier de l'employé.
3- De véritables raisons opérationnelles peuvent inclure les
risques liés à la sécurité des outils et
de l'équipement si le véhicule de l'employeur est
laissé sans surveillance ou si l'employé a besoin
de ce véhicule pour répondre à des
urgences. La 4e condition est en deux parties
1- le véhicule doit être spécialement adapté pour
l'exercice des fonctions d'emploi et 2- l'employé en
a besoin pour son travail. Si l'employé conduit
seulement le véhicule entre la maison et le
lieu de travail et l'utilise rarement rendu au
travail, cette politique ne s'applique pas. Dans le
cas des options B et C, l'employé doit
démontrer qu'il n'y a eu aucun autre usage
à des fins personnelles.
Regardons les taux par kilomètre. Pour l'option B,
les taux par km sont de 54 pour
les premiers 5 000 km et de 48
par km après ça. C'est l'article 7306 du
Règlement de l'impôt sur le revenu qui fixe
ces taux. Pour les déplacements dans les Territoires
du Nord-Ouest, au Yukon et au Nunavut, il
faut ajouter 4 cents par kilomètre à ces
taux. Pour l'option C, l'article 7305.1
du Règlement prévoit un taux de 26 par
km. Nous avons créé une comparaison de calcul
pour vous en utilisant les options A, B
et C. Shawn utilise toute l'année une fourgonnette
modifiée de l'entreprise évaluée à 20 000 $.
Selon les carnets de routes, 13 000 des
32 000 km parcourus l'ont été à des
fins personnelles. Regardons ensemble les différents calculs en
utilisant les options
mentionnées dans la diapositive précédente. l'option A selon
la juste valeur marchande nous arrivons à 8
125 $ et nous avons calculé 20 000
$ x 13 000/32 000 km . B
l'article 7306 du Règlement nous arrivons à 6
540 $
qui est 5 000 km x 54 8
000 km x 48 . à l'option C
l'article 7305.1 du Règlement nous arrivons à 3
380 $ qui est 13 000 x 26
. Comme vous pouvez constater, il y a
une différence dans le calcul du montant de
l'avantage si vous utiliser le taux prescrit la
JMV ou si l'employé répond aux conditions de
l'option
B ou de l'option C. Comme vous pouvez
le voir, selon l'option A, le montant de
l'avantage de l'employé sera plus élevé. Mais, si
l'employé satisfait aux conditions de l'option B ou
de l'option C, le montant de l'avantage sera
réduit. Pour les avantages relatifs aux automobiles et
aux véhicules à moteur, l'employeur a la responsabilité
de déterminer la valeur de l'avantage imposable qu'il
doit déclarer sur le feuillet T4 de l'employé.
L'employeur doit
aussi retenir des cotisations au RPC et de
l'impôt sur le revenu sur l'avantage. Puisque c'est
un avantage autre qu'en espèce, l'employeur ne fait
qu'en déterminer une valeur. Un avantage autre qu'en
espèce n'est pas assurable par conséquent, l'employeur ne
doit pas retenir de cotisation à l'assurance-emploi sur
la valeur de cet avantage imposable. L'employeur doit
verser les retenues et sa part de cotisations
au RPC à l'ARC au plus tard à
la date d'échéance du versement.
L'avantage imposable doit être inclus dans le revenu
d'emploi de l'employé que vous déclarez à la
case 14. Vous devez déclarer la valeur de
l'avantage imposable dans la section Autres renseignements du
feuillet T4 de l'employé. Le code que vous
devez utiliser est le code 34. Notre dernier
sujet de cette présentation les allocations. Donnez-vous une
allocation à un employé pour qu'il utilise son
propre véhicule pour travailler? Si oui, dans cette
partie nous allons
voir les différents types d'allocation que vous pouvez
donner ou fournir à un employé, et si
vous devez l'inclure dans le revenu de l'employé.
Qu'est-ce qu'une allocation? Une allocation est de l'argent
que l'employé reçoit de son employeur en plus
du salaire ou des traitements. Une allocation raisonnable
versée à l'employé pour qu'il utilise son véhicule
n'a pas à être incluse dans son revenu.
Nous verrons cela de plus près à la
diapositive suivante. Le
caractère raisonnable d'une allocation particulière sera toujours une
question de fait. Cela dépendra des circonstances selon
lesquelles l'allocation est payée. Par contre, pour qu'une
allocation pour frais d'automobile et de véhicule à
moteur soit raisonnable dans le contexte de la
Loi, elle doit être calculée selon un taux
raisonnable par kilomètre. Cela signifie que l'employeur paie
l'allocation seulement pour couvrir les kilomètres parcourus à
des fins professionnelles. Si l'employé utilise une partie
de l'allocation pour payer des dépenses liées à
son usage personnel ou s'il reçoit un différent
type d'allocation pour le même usage du véhicule,
il y aura alors un avantage imposable pour
l'employé. Si l'allocation est raisonnable, l'employeur n'a pas
à l'inclure dans le revenu de l'employé ni
à la déclarer sur son feuillet T4. Les
taux figurant à l'article 7306 du Règlement nous
servent de guide pour déterminer si un taux
est raisonnable ou non. Nous en revenons
donc aux 54 cents par kilomètre que nous
avons vu sur une autre diapositive. Des registres
doivent être conservés pour s'assurer qu'il s'agit bien
d'une allocation au taux raisonnable par kilomètre, et
qu'elle est uniquement payée pour l'usage à des
fins professionnelles du véhicule. Bien que l'employé reçoive
l'allocation parce qu'il utilise son véhicule, les registres
sont nécessaires à l'employeur parce qu'il doit justifier
les kilomètres parcourus à des fins professionnelles et
le montant qu'il paie par kilomètre.
Une allocation non raisonnable, parce les montants sont
trop élevés ou trop bas, devra être incluse
dans le revenu de l'employé en tant qu'avantage
imposable. Par exemple, vous payez 10 cents par
kilomètre mais l'article 7306 du Règlement énonce un
taux de 54 cents par km, donc le
montant de l'allocation est réellement trop bas. Ce
qui est un montant trop élevé ou trop
bas dépend vraiment des circonstances. Si, en tant
qu'employeur, vous payez un taux plus élevé que
le taux fixé à l'article 7306, vous devez
être en mesure de justifier ce taux et
d'expliquer pourquoi vous le jugez raisonnable. Si vous
pouvez le faire, vous n'avez pas à inclure
l'allocation dans le revenu de l'employé. Si vous
ajoutez une allocation non raisonnable au revenu d'un
employé, cela signifie que l'employé pourrait peut-être déduire
ses dépenses admissibles relatives aux véhicules à moteur
dans sa déclaration de revenus.
Toutefois, il serait bon que l'employé vérifie auprès
de l'ARC quelles sont les déductions qu'il peut
demander. Un autre type d'allocation que les employeurs
peuvent verser à leurs employés est une allocation
d'un montant fixe. Ce type d'allocation n'est pas
une allocation raisonnable. L'employeur peut payer une allocation
d'un montant fixe pour de nombreuses raisons la
facilité d'administration est l'une des raisons qui me
vient à l'esprit. Il pourrait s'agir simplement d'un
montant de
500 $ par mois payé à l'employé ou
bien d'un montant de 6,50 $ payé à
l'employé chaque fois qu'il se déplace dans un
rayon de cinq kilomètres du bureau. Peu importe
le montant, il s'agit d'un montant fixe qui
devient un revenu pour l'employé. Une allocation d'un
montant fixe doit être incluse dans le revenu
de l'employé en tant qu'avantage imposable. L'employeur n'est
pas autorisé, en fin d'année, à diviser cette
allocation par le nombre de kilomètres parcourus pour
en faire la
moyenne et voir si elle est réellement raisonnable.
L'employeur peut offrir une combinaison de ces deux
allocations. Par exemple, l'employé peut recevoir une allocation
d'un montant fixe et une allocation raisonnable au
kilomètre. Si par exemple l'employeur paie une allocation
d'un montant fixe pour compenser des frais fixes
et une allocation raisonnable au kilomètre pour chaque
kilomètre parcouru pour compenser l'avantage relatif aux frais
de fonctionnement,
l'employeur doit déclarer ces deux allocations sur le
feuillet T4 de l'employé en tant qu'avantage imposable,
parce que ces deux allocations visent la même
utilisation du véhicule. Toutefois, si l'allocation raisonnable au
kilomètre et l'allocation d'un montant fixe sont payées
pour des utilisations différentes, elles peuvent être traitées
séparément. On pourrait donner comme exemple une situation
où l'employeur paie à l'employé une allocation raisonnable
au kilomètre pour ses déplacements
à l'extérieur de la ville et une allocation
d'un montant fixe pour ses déplacements en ville.
L'employeur peut séparer ces deux allocations et n'inclure
que l'allocation d'un montant fixe dans le revenu
de l'employé comme avantage imposable. L'employeur a la
responsabilité de déterminer si l'allocation est imposable, quelle
partie de l'allocation est imposable et de l'ajouter
au revenu imposable de l'employé à la fin
de l'année. L'employeur doit aussi retenir des cotisations
au RPC et à l'AE et de l'impôt
sur le revenu sur l'allocation qu'il paie à
un employé tout au long de l'année. Parce
qu'elle est payée en espèces, l'allocation est assurable.
Voilà pourquoi vous voyez sur cette diapositive que
l'AE fait partie des retenues. L'employeur doit verser
les retenues à l'ARC au plus tard à
la date d'échéance du versement. L'avantage imposable est
inclus dans le revenu d'emploi de l'employé à
la case 14, et le code 40
est utilisé pour déclarer le montant de l'avantage
imposable dans la section Autres renseignements du feuillet
T4 de l'employé, au lieu du code 34.
Si vous cherchez à accroître vos connaissances sur
l'un ou l'autre des points abordés dans le
webinaire d'aujourd'hui, des ressources sont disponibles sur le
site Web de l'ARC pour vous aider. Allez
à www.arc.gc.ca et visitez nos pages Web pour
les entreprises.
Vous pouvez faire une recherche sur les avantages
relatifs aux automobiles et véhicules à moteur et
conserver des registres pour trouver rapidement l'information liée
au webinaire d'aujourd'hui. Vous trouverez aussi les publications
suivantes dans notre site Web le RC18, Calcul
de l'avantage relatif à une automobile le T4130,
Guide de l'employeur - Avantages et allocations imposables
le
IT63R5, Avantages, y compris les frais pour droit
d'usage d'une automobile qui découlent de l'usage à
des fins personnelles d'un véhicule à moteur fourni
par l'employeur après 1992 et le IT522R, Frais
afférents à un véhicule à moteur, frais de
déplacement et frais de vendeurs engagés ou effectués
par les employés. Aussi, n'oublier pas d'utiliser le
Calculateur en direct des avantages relatifs aux automobiles.