Comité consultatif technique de la science et des connaissances
Mandat provisoire - Septembre 2019

Mission

Le Comité consultatif technique de la science et des connaissances fournit à l’Agence d’évaluation d’impact du Canada (l’Agence) de l’information et des conseils spécialisés sur des questions liées aux évaluations environnementales, aux évaluations d’impact ainsi qu’aux évaluations régionales et stratégiques. Les sujets qui peuvent être examinés par le Comité comprennent des questions scientifiques, environnementales, sociales et économiques, et des questions portant sur la santé et les genres ainsi que sur les connaissances autochtones. Le Comité sera composé d’experts qui travailleront à titre personnel et fourniront à l’Agence des conseils qui ne sont pas propres à un projet (c.-à-d. des évaluations plus larges que les évaluations individuelles de projets désignés). Puisque le Comité fonctionnera indépendamment de l’Agence, l’Agence ne s’exprimera pas au nom du Comité.

Le mandat du Comité est distinct de celui du Comité consultatif autochtone.

Le Comité fonctionnera de façon ouverte et transparente, les comptes rendus définitifs des délibérations et les rapports du Comité étant rendus publics sur le site Web de l’Agence, sous réserve des exigences de confidentialité prévues par la loi ou les politiques gouvernementales.

L’Agence offrira une séance d’orientation aux nouveaux membres afin qu’ils puissent se renseigner sur le mandat de l’Agence, les processus applicables et les rôles et responsabilités des membres du Comité. L’Agence fournira également un service de secrétariat pour appuyer l’administration du Comité.

Processus de sélection et de nomination des membres

Les membres du Comité siégeront en tant que personnes compétentes, en leur propre nom et à titre personnel, et dans l’intérêt des Canadiens. Ils ne représenteront pas leur entreprise, organisme ou affiliation professionnelle.

Points à prendre en compte relativement aux membres

Le Comité est composé de membres qui possèdent une expertise dans des domaines pertinents au mandat du Comité. Deux membres agiront à titre de coprésidents. La composition du Comité peut être revue de façon à assurer une combinaison adéquate d’expérience et de connaissances.

Le Comité comprendra au moins une personne autochtone. Le directeur général des Politiques stratégiques de l’Agence ou son représentant désigné participera aux réunions du Comité à titre de membre d’office non votant pour représenter l’Agence, mais ne sera pas membre du Comité. Les principaux rôles du membre d’office sont de travailler avec les coprésidents nommés à l’ordre du jour prévisionnel du Comité et de participer aux réunions, ainsi que d’assurer la liaison entre le Comité et l’Agence, de déterminer et d’établir les attentes concernant les discussions et l’information confidentielles et de veiller à ce que les renseignements et conseils fournis par le Comité soient partagés au sein de l’Agence.

Invités et sous-comités

Des invités peuvent être appelés à participer aux réunions du Comité ou d’un sous-comité lorsqu’une expertise supplémentaire ou particulière est requise. Le secrétariat peut inviter des personnes à assister à certaines réunions ou à se joindre au Comité ou au sous-comité pendant une période déterminée. Si elle le juge nécessaire, l’Agence peut autoriser la création de sous-comités composés à la fois de membres du Comité et d’invités.

Collaboration avec le Comité consultatif autochtone

L’Agence facilitera les efforts afin d’assurer un échange d’idées fructueux sur des enjeux importants pour les deux comités, entre le Comité consultatif technique et le Comité consultatif autochtone. Une interaction pourrait être encouragée au moyen de mécanismes qui peuvent être considérés comme bénéfiques par les membres des deux comités et qui pourraient inclure des présentations d’un comité lors des réunions de l’autre comité, le partage électronique de documents pour recueillir des commentaires et le partage des prochains ordres du jour de chacun des comités.

Conflit d’intérêts

Pour être pris en considération en vue d’une nomination, les membres éventuels du Comité doivent remplir un formulaire de divulgation de conflit d’intérêts fourni par l’Agence. La déclaration remplie sera considérée comme confidentielle et l’Agence ne divulguera aucun renseignement qu’elle contient sans la permission du membre ou autrement requis par la Loi sur la protection des renseignements personnels ou la Loi sur l’accès à l’information.

Si sa situation personnelle devait changer, il incombe au membre de mettre à jour par écrit tous les renseignements, y compris la divulgation des conflits d’intérêts. Le secrétariat du Comité examinera les rapports avant la nomination, sur une base continue et à mesure que des mises à jour seront apportées.

Les membres sont encouragés à fournir leur courte biographie et une photo à publier sur le site Web de l’Agence afin d’améliorer la visibilité du Comité auprès du public.

On s’attend également à ce que les membres se conduisent d’une manière appropriée et donnent des conseils exclusivement à titre personnel; l’utilisation de leur poste ne peut être raisonnablement interprétée comme étant pour leur gain personnel ou celui de toute autre personne, entreprise ou organisation. Les membres sont tenus d’éviter les conflits d’intérêts réels, potentiels ou apparents, et sont tenus de se récuser sur des questions, si cela est nécessaire.

Frais de déplacement et dépenses connexes

En échange de la préparation et de la participation des membres aux réunions, un paiement sera effectué. De plus, l’Agence remboursera les frais de déplacement approuvés des membres, conformément aux politiques pertinentes du gouvernement du Canada, y compris la Directive sur les voyages du Conseil national mixte. Le secrétariat fournira aux membres une copie de la directive et leur fournira de l’aide au besoin.

Durée des fonctions

Les coprésidents et les membres sont nommés par l’Agence pour un mandat de deux ou trois ans. Les membres peuvent être nommés de nouveau pour des mandats supplémentaires à la discrétion de l’Agence. L’Agence s’efforcera de s’assurer que les nominations des coprésidents et des membres sont échelonnées afin d’assurer la continuité et la rotation systématique des membres, tout en veillant à ce que la durée du mandat reflète les préférences des membres du Comité, dans la mesure du possible.

Démission et processus de remplacement

Les membres du Comité doivent fournir un préavis de deux semaines de leur intention de démissionner. L’avis de démission devra être présenté par écrit et adressé à l’Agence. L’avis écrit doit également préciser la date de prise d’effet de la démission.

Motifs de congédiement

L’Agence se réserve le pouvoir de mettre fin à la nomination d’un membre. Le défaut d’un membre d’agir conformément au mandat, d’éviter les conflits d’intérêts réels, potentiels ou apparents ou d’assister aux réunions du Comité sans raison valable peut donner lieu à son congédiement.

Rôles et responsabilités

Membres

Les membres du Comité ont la responsabilité d’offrir des conseils d’experts indépendants et objectifs. Ils ont aussi les responsabilités suivantes :

• être prêt à participer aux réunions et en mesure de le faire, y compris les réunions en personne, les téléconférences, les vidéoconférences, etc.;
• participer aux discussions avant que le Comité ne prépare ses conseils à l’Agence;
• informer le secrétariat et les coprésidents de tout changement dans l’état de leur actif, de leur passif et de leur emploi ou de leurs activités extérieures relevant du mandat du Comité.

Coprésidents nommés

Les deux coprésidents du Comité sont choisis et nommés par l’Agence. En plus de leurs responsabilités à titre de membre, les coprésidents ont aussi les responsabilités suivantes :

• superviser et présider les réunions;
• animer les discussions entre les membres du Comité;
• fournir des commentaires sur l’ordre du jour des réunions du Comité;
• coordonner l’élaboration des rapports du Comité et d’autres produits livrables et veiller à ce que les commentaires du Comité soient transmis à l’Agence;
• fournir des commentaires au secrétariat sur la sélection des membres, le remplacement et la résiliation des nominations;
• appuyer de toute autre manière le mandat du Comité.

Secrétariat

Le secrétariat du Comité est assuré par le secteur des Relations extérieures et des Politiques stratégiques de l’Agence. Le secrétariat assure la liaison administrative entre les membres du Comité et l’Agence, et sert également de ressource pour les membres. Le secrétariat fournit des conseils sur la gestion du Comité et travaille en étroite collaboration avec les coprésidents. En outre, le secrétariat :

• coordonne le processus de nomination des membres;
• coordonne la préparation de l’ordre du jour des réunions, des comptes rendus des délibérations et des rapports;
• aide les coprésidents nommés à rédiger des rapports sur des sujets précis;
• à la demande du Comité, envisage de faire appel à des entrepreneurs pour l’élaboration d’un produit de travail précis;
• appuie le Comité dans l’organisation des invités et des sous-comités;
• fournit un soutien administratif aux membres du Comité;
• favorise l’accès du public aux renseignements concernant le Comité, s’il y a lieu;
• prépare de l’information et effectue des recherches préliminaires pour le Comité;
• tient une liste des points aux prochains ordres du jour et des membres;
• organise la logistique des réunions;
• surveille et évalue l’efficacité et l’efficience du Comité;
• exécute au besoin d’autres tâches à l’appui du Comité.

Membre d’office

Le directeur général des Politiques stratégiques de l’Agence agira à titre de membre d’office non votant du Comité et assurera la liaison entre le Comité et l’Agence. À ce titre, le directeur général ou son représentant désigné :

• agit à titre de fonctionnaire de l’Agence et assume la responsabilité principale du Comité, y compris la prise de décisions concernant l’administration et le fonctionnement du Comité et du secrétariat;
• travaille en étroite collaboration avec les coprésidents sur l’ordre du jour prévisionnel du Comité ainsi que pour faciliter et coordonner les réunions;
• assure la liaison entre le Comité et l’Agence en veillant à ce que l’information et les conseils fournis par le Comité soient communiqués au sein de l’Agence;
• rend compte au Comité, au début de chaque réunion, des prochaines étapes et, le cas échéant, de l’incidence des avis reçus;
• détermine le caractère confidentiel des renseignements et des discussions et précise les attentes relatives à ces renseignements protégés.

Le directeur général, ou son représentant désigné, ne participe pas à la formulation du rapport et des recommandations du Comité.

Gestion et administration

Transparence

La transparence est l’un des principes directeurs de l’Agence. Toutes les activités du Comité doivent être transparentes, à l’exception des questions confidentielles qui peuvent survenir occasionnellement.

Afin de s’assurer que les membres s’expriment librement pendant les réunions du Comité et en ce qui concerne les conseils qu’ils donnent à l’Agence, les comptes rendus des réunions et les rapports du Comité ne seront pas attribuables au Comité.

Délibérations, prise de décisions et rapports

Un dialogue ouvert sera activement encouragé par les coprésidents et par le secrétariat du Comité consultatif technique, qui sera appuyé par les membres du Comité. Les discussions qui suscitent toute la gamme des perspectives des membres du Comité seront encouragées étant donné que la valeur du Comité repose en partie sur sa diversité. Il n’est pas nécessaire pour les membres du Comité de parvenir à un consensus sur une question particulière.

Des comptes rendus des délibérations, mettant en évidence les principales discussions et décisions, seront préparés par le secrétariat et distribués aux coprésidents et au directeur général des Politiques stratégiques de l’Agence aux fins d’examen et d’approbation définitive. La version définitive des comptes rendus sera publiée dans le site Web de l’Agence.

L’expertise du Comité peut également être fournie à l’Agence sous la forme d’un rapport du Comité élaboré conjointement par les membres désignés du Comité. Les rapports sont anonymes : ils ne contiennent aucune référence aux commentaires faits par un membre en particulier. Lorsque les membres du Comité ont des opinions divergentes sur un sujet, les rapports peuvent être rédigés de manière à présenter chacun des points de vue (c.-à-d. que le Comité n’est pas tenu d’en arriver à un consensus). Les rapports du Comité seront publiés sur le site Web de l’Agence. Les rapports du Comité seront publiés sur le site Web de l’Agence.

Afin de transmettre un message clair et cohérent, les membres devraient orienter les médias à communiquer leurs demandes aux coprésidents. Les coprésidents peuvent également demander l’aide de l’équipe des communications de l’Agence pour leurs relations avec les médias. Les membres peuvent parler des activités antérieures et documentées du Comité dans leurs communautés professionnelles.

Au moins neuf des membres doivent être présents pour que cette réunion soit officielle. Tous les membres doivent avoir la possibilité de contribuer à la préparation des conseils à fournir. Cela peut inclure la possibilité de fournir des commentaires par courrier électronique.

Ordre du jour des réunions

Le secrétariat, en ce qui concerne les prochains ordres du jour établis par des membres du Comité, et en consultation avec les coprésidents, prépare l’ordre du jour de la réunion. À chaque réunion plénière du Comité, il y aura une discussion sur les prochains ordres du jour et la priorité relative des points qui y sont établis.

Avis de convocation aux réunions et invitations

Toutes les réunions sont organisées à la demande du directeur général des Politiques stratégiques de l’Agence, en consultation avec les coprésidents. Selon la nature des sujets à discuter, la réunion peut être ouverte aux observateurs, comme des ministères fédéraux, et à des invités d’un commun accord entre l’Agence et les coprésidents.

Le secrétariat est responsable d’organiser les réunions, d’en prévoir l’horaire et de distribuer tous les documents pertinents. En règle générale, sauf circonstances exceptionnelles, les membres reçoivent l’ordre du jour et les documents d’information avant la réunion. Les présentations effectuées par des membres ou d’autres personnes invitées seront distribuées avant les réunions, si possible.

Si un membre du Comité ne peut assister à une réunion en personne ou par conférence téléphonique, la réunion aura lieu en son absence, sans remplaçant. Au moins 9 des 13 membres doivent être présents ou assister par vidéoconférence ou téléconférence pour que la réunion puisse avoir lieu. En cas d’empêchement d’un coprésident, l’autre coprésident présidera la réunion. Si les deux coprésidents sont censés être absents à une réunion, ils désigneront un ou deux membres pour présider la réunion à leur place.

Fréquence, type et lieu des réunions

Les réunions auront généralement lieu trois ou quatre fois par année dans la région de la capitale nationale ou ailleurs, à l’occasion. D’autres réunions ou téléconférences peuvent être tenues au besoin, à la discrétion du directeur général des Politiques stratégiques de l’Agence, en consultation avec les coprésidents.

Observateurs

Selon la nature des sujets abordés, des particuliers, des organisations ou d’autres ministères peuvent assister à une réunion ou à des parties d’une réunion. Les observateurs ne donnent pas leur avis sur les points à l’ordre du jour et ne participent pas à la formulation des conseils ou des recommandations à l’Agence.

Un nombre limité d’employés fédéraux peuvent être autorisés à observer une réunion du Comité. On prendra d’abord en compte les fonctionnaires dont les fonctions sont pertinentes au mandat du Comité.

Langue de travail

Les travaux du Comité seront effectués dans l’une ou l’autre des langues officielles, conformément à la Loi sur les langues officielles.

Réponse de l’Agence aux conseils du Comité

L’Agence tiendra compte des conseils du Comité relativement à ses politiques, opérations et décisions. L’Agence produira un rapport trimestriel pour présenter aux membres la façon dont elle a utilisé les conseils du Comité.

Examen

Un examen officiel pourra être mené périodiquement afin de déterminer si des améliorations doivent être apportées sur le plan administratif ou de gestion, ou dans d’autres domaines afin d’accroître l’efficacité et l’efficience du Comité. L’examen peut être mené par des fonctionnaires de l’Agence ou par un organisme externe. Un rapport d’examen sera présenté au directeur général des Politiques stratégiques de l’Agence et pourra être communiqué aux membres du Comité.

En outre, les coprésidents, en collaboration avec le directeur général des Politiques stratégiques de l’Agence, peuvent décider de revoir le mandat et les activités du Comité, si cela est nécessaire. Les membres participeraient à l’examen. De plus, des recommandations relatives à une amélioration seront prises en compte au fur et à mesure.