La conception du calculateur de la subvention salariale d’urgence du Canada change la donne pour les entreprises

Lisa Belmore terminait un travail à Santé Canada et se préparait à assumer un nouveau rôle à l’Agence du revenu du Canada le vendredi 13 mars 2020. Alors qu’elle vidait son bureau, elle a entendu des rumeurs selon lesquelles les entreprises cesseraient leurs activités. Elle a appelé son nouveau gestionnaire à l’Agence, qui lui a dit de ne pas s’inquiéter, que son travail commencerait comme prévu et qu’ils se débrouilleraient.

C’est essentiellement ce que Lisa et ses collègues de l’Agence font depuis. Lisa est une gestionnaire de produits, et elle fait partie de l’équipe responsable de la conception du calculateur de la subvention salariale d’urgence du Canada, qui permet aux employeurs admissibles de déterminer le montant qu’ils peuvent s’attendre à recevoir lorsqu’ils présentent une demande de subvention salariale. L’équipe s’est également occupée de toutes les modifications apportées à l’outil par la suite, y compris son évolution vers un calculateur conjoint pour la subvention salariale d’urgence du Canada et le programme d’embauche pour la relance économique du Canada.

« Je suis toujours aussi impressionnée par ce que mon équipe et mes collègues dans l’ensemble de l’Agence ont fait au cours de ces premières semaines », dit Lisa. « Mes collègues, qui s’adaptaient tous au travail à distance, savaient que ce que nous tentions de faire était un défi énorme avec des délais serrés. Cela nous a obligés à créer des processus pour collaborer plus efficacement et à élaborer rapidement des produits d’une façon sans précédent, notamment en incluant les Canadiens dans le processus de conception pour nous assurer que nos services en ligne étaient faciles à utiliser. »

Lorsque la subvention salariale d’urgence du Canada a été lancée en avril 2020, il n’y avait pas de calculateur. La première version du produit était une feuille de calcul que les entreprises pouvaient utiliser, et le calculateur a été lancé en août 2020. Des équipes dans l’ensemble de l’Agence, dont les employés travaillaient à partir de la maison dans toutes les régions du Canada, ont contribué à ces efforts.

« Le calculateur a vraiment changé la donne pour les entreprises », affirme Lisa. « Les calculs et les règles étaient compliqués dès le début, et ils ont continué de changer à mesure que le programme évoluait. Sans le calculateur, la tâche aurait été si compliquée que la subvention n’aurait été réellement accessible qu’aux grandes entreprises ayant des services de comptabilité ou aux entreprises faisant appel à des fiscalistes. »

Par le passé, les Canadiens ont dit que les renseignements de l’Agence pouvaient être difficiles à comprendre, alors il était important de rendre ces outils « faciles » à utiliser dès le départ.

« Notre objectif était de rendre cette subvention accessible à tous, et SURTOUT aux petites entreprises qui en avaient le plus besoin. Ce n’était pas une option d’obliger ces entreprises à travailler fort pour obtenir les réponses dont elles avaient besoin. Nous avons dû simplifier les étapes pour que les entreprises aient les renseignements dont elles avaient besoin au moment où elles en avaient besoin sans les submerger avec trop de détails techniques complexes. »

L’équipe a mis en place un nouveau processus d’élaboration de produits et une nouvelle structure d’équipe pour accélérer le lancement des produits et rendre ceux-ci plus efficaces. Pendant l’élaboration des produits, et après leur lancement, l’équipe a utilisé des renseignements provenant de diverses sources pour s’assurer que les produits fonctionnaient et pour trouver les problèmes que les utilisateurs éprouvaient afin qu’elle puisse apporter des améliorations au fur et à mesure. Les commentaires formulés par les utilisateurs et recueillis dans le cadre de séances de mise à l’essai, les données des centres d’appels, les renseignements sur les recherches en ligne et les commentaires formulés par les intervenants ont tous permis de voir ce qui fonctionnait et ce qui ne fonctionnait pas.

« Les petites entreprises ont traversé des moments très difficiles. Elles n’ont pas besoin de stress supplémentaire, et nous faisons de notre mieux pour simplifier les choses. Ce calculateur est maintenant un outil conjoint pour deux programmes : la subvention salariale d’urgence du Canada et le programme d’embauche pour la relance économique du Canada. Le fait qu’il aide maintenant les entreprises à réembaucher des employés est l’une des choses les plus gratifiantes que je puisse imaginer. »

Cette histoire a d'abord été publiée dans le cadre d'une série pour célébrer la Semaine de la petite entreprise de 2021. Elle marque le moment où les petites et moyennes entreprises ont lutté avec acharnement pour gérer les circonstances de la pandémie, et celui où les employés de l'Agence se sont réunis pour offrir les outils et les services qui ont aidé ces entreprises en ces temps difficiles.

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