Transcription - Épisode 2 : Avantages liés aux automobiles et aux véhicules à moteur

Seul le texte prononcé fait foi

Hôte : Bonjour et bienvenue au balado des retenues sur la paie de l’Agence du revenu du Canada. Pendant notre épisode aujourd’hui, on continue notre série sur les avantages imposables en prenant un regard approfondi sur les avantages relatifs aux automobiles et véhicules à moteur. Ceci sont quelques-uns des avantages imposables les plus complexes qu’un employé peut recevoir, et un chapitre entier du T4130, Guide de l’employeur – Avantages et allocations imposables, est dédier à ce sujet. J’ai demandé à notre experte en matière, Lise Boudreau, d’expliquer les concepts importants de ce chapitre, commençant avec une explication de l’usage à des fins personnelles.

Lise : Alors, l’usage à des fins personnelles c’est toute utilisation qui n’est pas liée au travail mais c’est toujours un peu difficile  à démarquer ou ça commence ou ça finit. Principalement c’est la définition, c’est vraiment de déterminer, est-ce que c’est personnel, est-ce que ce n’est pas personnel. Un exemple de déplacement personnel qui est facile à comprendre c’est des vacances. Si je pars en vacances c’est un déplacement personnel. Que ça soit conduire mon enfant à son cours de ballet, c’est personnel. Partir de chez moi, me rendre à mon emploi, c’est personnel parce que c’est considéré ça nous appartient, ça appartient à chaque employé de se rendre à son travail.

Hôte : Certains contribuables sont peut-être surpris que les voyages entre le domicile et le travail sont personnels. Pourrais- tu expliquer en plus de détail pourquoi nous considérons que ces déplacements sont de nature personnelle?

Lise : Ça a été beaucoup établi dans les cas de cours. La cour a jugé plusieurs fois que les déplacements entre le domicile et le travail sont de nature personnelle. C’est également une position de longue date de l’Agence, alors ça fait longtemps que l’Agence considère ces déplacements-là comme personnels. Ce qui fait que lorsque l’employeur paie pour ces dépenses-là, on considère que c’est de nature personnelle.

Hôte : Si un employé a plusieurs lieux de travail, est-ce que c’est un facteur dans notre décision?

Lise : Le déplacement entre la résidence et le travail est toujours de nature personnelle. Par contre, si on se déplace du travail à un autre lieu de travail, ça pourrait être considérer pour affaires.

Hôte : Si durant la journée un employé doit se déplacer à un lieu inhabituel? Est-ce que ceci serait considéré de l’usage personnel ou de l’usage aux fins de l’entreprise? 

Lise : Les déplacements d’un lieu de travail à un lieu de travail, généralement c’est pour affaires. Par contre, le premier déplacement qu’on fait dans la journée, lorsqu’on part de la maison et qu’on se rend au premier lieu de travail, ça c’est de nature personnelle. Par contre, si je dois me déplacer durant la journée d’une place à l’autre, admettons que quelqu’un est gérant de plusieurs magasins qui sont situés un peu partout dans une grande ville, s’il a à se déplacer durant la journée entre plusieurs de ces établissements-là, à ce moment-là on va considérer que c’est pour affaires. Par contre, comme je le mentionnais, le fait de partir de chez lui et de se rendre au premier lieu de travail, et le soir lorsqu’il part du lieu de travail et s’en va à sa résidence, ces parties-là sont considérées comme des déplacements de nature personnelle.

Hôte : Alors seulement la portion personnelle serait imposable et la portion aux fins de l’entreprise serait exclue?

Lise : Exactement, ce sont seulement les dépenses qui sont de nature personnelle qui sont imposables. Ce qui est considéré comme étant pour le travail, ce qui est lié aux tâches à accomplir ça ne serait pas imposable. C’est vraiment ce qui est de nature personnelle.

Hôte : Alors, il y a une différence importante entre un lieu de travail habituel et un lieu inhabituel. Est-ce que nous fournissons des directives spécifiques pour définir les deux termes? C’est quoi la différence entre un lieu de travail habituel et inhabituel?

Lise : Habituel c’est que, c’est là que je me rends normalement. On va prendre un exemple, j’ai un employé d’une compagnie d’informatique qui a un contrat chez un client et qu’il a à se déplacer là pendant, disons, quatre mois. Les quatre mois qu’il va se rendre de chez lui au client où il a un contrat, ça devient son lieu habituel de travail, parce que c’est là qu’il se rend, ça devient son lieu habituel de travail. Par contre, si j’ai à me déplacer une fois, l’employeur me demande une fois de me rendre à un endroit, et c’est la seule fois que j’y vais, à ce moment-là on dit que ce n’est pas mon lieu habituel de travail. Aussi, ça peut paraître bizarre, mais si j’ai à me déplacer juste une fois par semaine, mais toutes les semaines, j’ai besoin de me présenter là, ça devient mon lieu habituel de travail même si c’est juste une fois par semaine, mais le fait que ça revient, que c’est récurrent, que c’est toujours la même place, à ce moment-là ça devient un autre lieu habituel de travail.

Hôte : Il y a une distinction importante entre l’usage personnel comparé à l’usage aux fins de l’entreprise, j’imagine que c’est important de conserver des registres pour démontrer quand l’automobile est utilisée et pour quelle raison?

Lise : Oui effectivement c’est sur ce que l’Agence se base pour déterminer quel est l’usage personnel et quel est l’usage lié à l’emploi, parce que l’employeur qui fournit une automobile, c’est sûr que durant l’année l’employé va faire plusieurs kilomètres. Comment déterminer qu’est-ce qui est personnel, qu’est-ce qui ne l’est pas, l’employé doit tenir un carnet de route pour tous ses déplacements. Ce qui est important c’est surtout les déplacements pour affaires, ce qui veut dire que l’employé peut, comme exemple mettons, telle journée je suis partie de tel endroit, j’ai été à tel endroit, j’ai fait tant de kilomètres, c’était pour le travail. Ce qui est important c’est de conserver ces registres-là parce que c’est sur ça qu’on va se baser. Alors, donnons comme exemple un employé qui a l’auto fournie par son employeur, il fait 25 000 kilomètres par année mais selon son carnet de route, on est capable de voir qu’il en a fait 14 000 que c’était pour affaires, donc la balance devient du déplacement personnel alors c’est cette partie-là qui sera imposable à l’employé. L’Agence ne dicte pas réellement comment on fait le carnet de route, de quelle façon, l’employeur c’est à lui de décider de quelle façon il va le faire. Qu’est-ce qui est important c’est qu’il soit capable de nous démontrer qu’est-ce qui est personnel et qu’est-ce qui ne l’est pas.

Hôte : Qu’est-ce qui arrive, disons qu’un employé ne garde pas un carnet de route, qu’est-ce qu’on fait dans une situation comme ça?

Lise : Dans les situations où l’employé n’a pas de carnet de route, il n’en a pas tenu, l’Agence considère qu’il a fait 20 004 kilomètres par année d’utilisation personnel, ce qui veut dire que ça donne 1 667 kilomètre par mois et ça ce n’est pas nécessairement avantageux pour l’employé parce que peut-être qu’il en a fait moins, il serait moins imposé, alors je pense que c’est à l’avantage de l’employé de tenir un carnet de route justement pour pour déterminer réellement combien de kilomètres il a fait personnellement. C’est la base de l’imposition et c’est vraiment un avantage pour l’employé de le faire.

Hôte : Après la pause, je demanderais à Lise d’expliquer la différence entre une automobile et un véhicule à moteur, et comment ceci affecte la valeur de l’avantage qu’un employé reçoit. Restez avec nous.

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Hôte : C’est important pour les employeurs de comprendre comment l’ARC définit une automobile comparée à un véhicule à moteur car nous les traitons différemment aux fins de l’impôt sur le revenu. J’ai demandé à Lise d’expliquer les différences entre les deux.

Lise : Alors le terme automobile est défini dans la loi de l’impôt à l’article 248.1 et ça mentionne que c’est un véhicule à moteur qui est conçu pour transporter des passagers sur la voie publique et qui compte au maximum neuf places assises, y compris celle du conducteur. Alors tout ce qui ne répond pas à la définition d’automobile à ce moment-là devient un véhicule à moteur. Alors ça veut dire qu’un autobus ne serait pas compris comme une automobile, un camion qui est modifié et qui a seulement deux personnes assises mais c’est pour transporter du matériel ne répond pas. Alors ce qui est important c’est de vérifier exactement quel est le véhicule et pour ça, dans notre guide T4130, on explique beaucoup qu’est-ce qu’une automobile et qu’est-ce qu’un véhicule à moteur et je pense que si quelqu’un a un peu une difficulté à déterminer ça serait bon qu’il consulte le guide parce que c’est quand même assez clair dans notre guide.

Hôte : Et pourquoi la distinction entre les deux?

Lise : La différence c’est que l’automobile, c’est plus probable qu’on s’en serve pour des fins personnelles dans le sens que si mon employeur me fournit une automobile, je l’ai dans ma cours, le soir j’ai des commissions à faire, j’ai des enfants à conduire, je vais utiliser le véhicule, il est là, fait qu’il y a plus de chances que je m’en serve personnellement qui si j’ai un véhicule qui est adapté pour mon travail, c’est plein d’outils dedans, il y a juste deux places assises, y compris le conducteur, c’est rare qu’on va aller faire nos épiceries ou nos courses personnelles avec ce genre de véhicule-là. Alors c’est pour ça qu’on a fait une distinction avec l’automobile parce que c’est beaucoup plus fréquent qu’on va l’utiliser pour des besoins personnels.

Hôte : Disons que nous avons déterminé que la voiture que nous fournissons à un employé est considérée un automobile, comment peut-on calculer la valeur de l’avantage que l’employé reçoit?

Lise : Alors il a deux éléments qui entrent dans le calcul pour l’avantage automobile. Alors on parle des frais pour droit d’usage ainsi que le calcul des frais de fonctionnement. Alors le calcul des frais pour droit d’usage, on a besoin de trois éléments. On a besoin du coût d’achat ou de location de l’automobile, incluant les taxes, on a besoin du nombre de jours pendant lesquels l’automobile est mise à la disponibilité de l’employé, et le nombre de kilomètres parcourus à des fins personnelles pendant toute la période où l’automobile était mise à la disposition de l’employé.

Hôte : Quand on parle du nombre de jours où l’automobile était à la disposition de l’employé, est-ce que ça comprend seulement les jours où l’employé a utilisé l’automobile? Quoi si la voiture est simplement stationnée sans être conduite?

Lise : Effectivement c’est dès qu’elle est disponible, qu’il l’utilise ou qu’il ne l’utilise pas, il a la possibilité de le faire, donc, ça comprend ces jours-là. Même si l’employé part en vacances, admettons, pendant quatre semaines, il prend sa voiture personnelle, il laisse la voiture de l’employeur dans la cour, ça reste que c’est des jours qui comptent pareil parce que la voiture est disponible. On parle souvent de qui a les clés de l’automobile. Alors si c’est l’employé qui a les clés de l’automobile qui fait ce qui veut avec, il l’amène où il veut, il la laisse où il veut, il la prend quand il veut, elle est disponible.

Hôte : Le deuxième aspect que tu as mentionné pour calculer la valeur de l’avantage lié à une automobile est les frais de fonctionnement? Est-ce que tu pourrais expliquer comment ceci est calculé?

Lise : Oui à ce moment ce sont tous les frais de fonctionnement qui comprennent l’essence, l’huile, les frais d’entretien, de réparation, les licences, les assurances. Alors c’est tout ce que ça prend pour faire fonctionner une automobile finalement. Mais par contre ça ne comprend pas les frais d’intérêts, les frais d’amortissement, les frais de location et les choses comme ça. C’est vraiment les frais qu’on doit débourser lorsqu’on fait l’utilisation d’une automobile. Comme n’importe quelle personne a besoin de payer, comme toi et moi on paie tous ces frais-là lorsqu’on a une automobile, ça ce sont les frais de fonctionnement.

Hôte : Alors pour calculer la valeur d’un avantage relatif à une automobile, on prend les frais pour droit d’usage et on ajoute les frais de fonctionnement?

Lise : Exactement, c’est ce que nous donne la partie imposable pour l’avantage automobile.

Hôte : Est-ce que nous fournissons des outils pour aider les employeurs à calculer la valeur?

Lise : Oui il existe des outils. Dans notre guide, toujours le T4130, on a quand même beaucoup d’explications. On a un chapitre qui est uniquement pour les avantages automobiles et il y a beaucoup d’informations à l’intérieur de ça. On a également un calculateur qui est sur internet, alors le Calculateur en direct des avantages relatifs aux automobiles. Alors ça c’est sur notre site web de l’ARC, c’est vraiment un bon outil qui a été monté pour aider à calculer l’avantage imposable. Et il y a également le formulaire pour ceux qui aiment travailler encore avec du papier, il y a le RC18 qui est un bon guide pour les avantages. Il y a les employeurs qui peuvent se faire eux-mêmes un calculateur en autant que ça répond, qui a tous les critères que l’Agence exige et que ça correspond à ce que l’Agence demande à ce moment-là, il n’y a pas de problèmes.

Hôte : Nous avons couvert la valeur d’un avantage relatif à une automobile mais nous n’avons pas mentionné les avantages relatifs aux véhicules à moteur. Est-ce que tu peux expliquer comment le calcul est différent?

Lise : Oui alors à ce moment-là, pour les véhicules à moteur on utilise soit la juste valeur marchande du véhicule ou le nombre de kilomètres parcourus aux fins personnelles, de nature personnelle, multiplié par un certain montant du kilomètre.

Hôte : Alors l’employeur peut consulter le carnet de route de l’employé, vérifier le montant de kilomètres personnel, et multiplier ce montant-là par les frais par kilomètre?

Lise : C’est ça, exactement, c’est des taux qui sont déjà établis. À chaque année, l’Agence va souvent fournir des montants, des taux pour calculer. Parce qu’au niveau des véhicules à moteur, il n’y a pas vraiment de calculs exacts comme on a pour l’automobile. L’automobile c’est précis, on a les droits d’usage, calculés comme ça, multipliés par ça, alors que pour les véhicules à moteur il n’y en a pas vraiment. C’est pour ça qu’on dit, faite une estimation raisonnable. Alors souvent la juste valeur marchande peut être utilisée ou, comme on disait, prendre le nombre de kilomètres personnels multiplié par le taux et c’est ça qui sera imposable à ce moment-là dans le cas d’un véhicule à moteur

Hôte : Merci d’avoir écouté le balado des retenues sur la paie de l’Agence du revenu du Canada. Si vous avez des questions concernant cet épisode, si vous souhaitez faire un commentaire, ou si vous souhaitez demander un sujet pour un épisode dans le futur, vous pouvez nous rejoindre par courriel à balado@cra-arc.gc.ca. Nous aimerions entendre de vous.