Webinaire : Mon dossier d’entreprise Services numériques de l’Agence du revenu du Canada pour la paie

Transcription

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Bonjour et bienvenue à notre webinaire. Je m’appelle Manon et je suis votre présentatrice. Je vous parlerai du portail Mon dossier d’entreprise dans lequel je mettrai particulièrement l’accent sur ce qui peut être accompli en ce qui a trait à la paie.

Je voudrais aussi mentionner que le webinaire d’aujourd’hui sera enregistré et publié sur le site Web de l’Agence du revenu du Canada (l’ARC) à une date ultérieure.

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Depuis de nombreuses années, nous offrons au public un vaste éventail de services en ligne afin que les particuliers, les entreprises et les personnes qui représentent les autres pour les questions fiscales (comme les comptables, les préparateurs de déclarations de revenus, voire des membres de la famille) puissent interagir en ligne avec nous.

Étant donné que de plus en plus d’industries du secteur privé et d’organisations gouvernementales passent au numérique, nous travaillons aussi pour améliorer votre expérience avec nous et nos services numériques.

L’ARC a commencé en offrant la capacité de produire des déclarations de revenus par voie électronique au moyen de la transmission par Internet des déclarations des sociétés et d’IMPÔTNET; à cette fin, elle a conçu des portails visant à soutenir les particuliers, les entreprises et les représentants, à savoir les services Mon dossier, Mon dossier d’entreprise et Représenter un client.

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Aujourd’hui nous allons mettre en vedette les options liées à la paie offertes dans Mon dossier d’entreprise et les services disponibles pour vous et votre entreprise.

Nous parlerons de :

  1. Ce qu’est Mon dossier d’entreprise
  2. Qui y a accès
  3. Comment s’enregistrer
  4. Comment l’utiliser pour vos documents
  5. Comment l’utiliser pour la paie
  6. Qu’est-ce qu’une Revue des gains assurables et ouvrant droit à pension (la RGAP)
  7. La lettre de confirmation de solde
  8. BizApp
  9. Comment régler un montant dû

Vous pouvez soumettre vos questions tout au long du webinaire. À la fin, je répondrai à autant de questions que possible.

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Mon dossier d’entreprise est un portail en ligne sécurisé qui permet aux propriétaires d’entreprise et à leurs représentants d’interagir avec l’ARC au sujet de plusieurs comptes.

Mon dossier d’entreprise est :

Pratique – Il est à votre disposition 21 heures par jour, 7 jours sur 7.
Convivial – Une fois que vous êtes inscrit, il vous suffit d’ouvrir une session à l’aide de votre code d’utilisateur et de votre mot de passe de l’ARC.
Rapide – Les renseignements fournis sont les plus récents, et les transactions sont effectuées instantanément.
Sécurisé – Nous utilisons un système de sécurité électronique, semblable à celui des institutions financières.

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Qui a accès à Mon dossier d’entreprise? Mon dossier d’entreprise est destiné aux propriétaires, aux partenaires et aux administrateurs.

Les employés et les représentants peuvent accéder à un compte au nom de leur employeur ou de leurs clients d’entreprise à l’aide du service Représenter un client, mais ils doivent y être autorisés au préalable par l’entreprise.

Représenter un client est notre portail en ligne sécurisé à l’intention des représentants autorisés qui leur permet d’accéder aux comptes de particuliers ou d’entreprises de leurs clients selon l’autorisation.

Nous parlerons davantage de Représenter un client et de la façon d’autoriser un représentant, mais commençons d’abord par examiner Mon dossier d’entreprise de plus près.

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Vous aurez besoin de votre numéro d’entreprises pour accéder à Mon dossier d’entreprise. Vous pouvez obtenir votre numéro en utilisant le Portail en ligne d’enregistrement des entreprises. Pour plus d’information, et pour vérifier si vous êtes éligible, allez à canada.ca/impôts et cliquer sur Inscription au numéro d’entreprise.

Pour accéder à Mon dossier d’entreprise, allez à canada.ca/impôts, services électroniques aux entreprises.

Vous avez deux options. Tout d'abord, vous pouvez vous connecter à l'aide de votre code d’utilisateur et de votre mot de passe de Mon compte de l'ARC, ainsi que votre numéro d'entreprise.

Si vous n’avez pas encore de code d’utilisateur ou de mot de passe, vous devrez fournir des informations personnelles afin de vous identifier à l’étape 1. On vous demandera :

  • D’entrer votre numéro d’assurance sociale.
  • D’entrer votre code postal ou code ZIP.
  • D’entrer votre date de naissance.
  • D’entrer un montant indiqué dans l’une de vos déclarations de revenus et de prestations (qui peut être celle de l’année d’imposition courante ou celle qui précède).

Ensuite

Créez un code d’utilisateur et un mot de passe de l’ARC. Vous pouvez également utiliser l’option de partenaire de connexion, ce qui vous permet d’ouvrir une session avec un code d’utilisateur et un mot de passe que vous avez peut-être déjà pour un autre service en ligne, par exemple, les services bancaires en ligne.

Vous devrez toujours fournir vos renseignements personnels même si vous utilisez l’option de partenaire de connexion. Si vous n'avez pas encore de compte dans Mon dossier d’entreprise, vous devrez configurer un code d'utilisateur et un mot de passe. La première fois que vous faites cela, vous aurez besoin d’un code de sécurité. Ce code n'est requis qu'une seule fois pour configurer votre code et votre mot de passe et vous devez le demander à l'ARC.

Créez vos questions et réponses de sécurité.

À l’étape 2

Après avoir terminé l’étape 1, vous pouvez choisir de recevoir votre code de sécurité par la poste, ou vous pouvez communiquer avec l’ARC par téléphone pour obtenir votre code de sécurité par courriel.

Une fois que vous aurez entré votre code de sécurité de l’ARC, vous aurez accès à l’ensemble des services offerts en ligne.

Maintenant, que se passe-t-il si vous voulez que quelqu’un dans votre entreprise accède à Mon dossier d’entreprise? Vous avez peut-être un partenaire, un employé ou un professionnel qui gère les affaires de votre entreprise. Vous devrez les autoriser en tant que représentant. Cela leur donne la permission d’accéder à votre compte via le service de l’ARC appelé Représenter un client.

Veuillez noter que vous ne devez jamais donner votre code et votre mot de passe personnel pour accéder à Mon dossier d’entreprise, même à votre représentant.

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L’ARC doit obtenir votre consentement pour pouvoir discuter avec un représentant de sujets liés à votre numéro d’entreprise et à vos comptes de programme.

Un représentant autorisé peut être :

  • une entreprise qui offre des services de production de déclarations ou de paie;
  • un employé d’une entreprise, comme un employé de la comptabilité ou de la paie;
  • une personne qui produit des déclarations pour d’autres, comme un fiscaliste ou un membre de la famille.

Vous pouvez autoriser un représentant à accéder à tous vos comptes d’entreprise ou vous pouvez restreindre l’accès à des comptes particuliers.

Avec une autorisation écrite, le représentant peut :

  • accéder aux renseignements sur l’impôt ou les prestations (p. ex., le solde d’un compte);
  • effectuer des opérations en ligne (p. ex., produire une déclaration);
  • communiquer avec l’ARC, en recourant au service de demandes des renseignements.

Comme nos services en ligne ne permettent pas d’afficher une année en particulier, votre représentant aura donc accès à toutes les années ou périodes d’imposition.

Lorsque vous autorisez l’accès en ligne à un représentant, celui-ci obtient également l’accès par téléphone, par télécopieur et par courrier.

Vous pouvez visionner la liste des représentants autorisés à vos comptes d’entreprise qui figure dans les dossiers de l’ARC en ce qui concerne votre entreprise. Vous pouvez également annuler ou modifier l’autorisation de chaque représentant.

Vous pouvez également choisir une date d’expiration de l’autorisation.

Vous pouvez consulter les activités et les opérations effectuées en ligne pour vos comptes d’entreprise par vos représentants autorisés (y compris les employés).

Comment autoriser un représentant?

Il y a trois façons d’autoriser un représentant :

Tout d’abord, vous devez le faire en utilisant Mon dossier d’entreprise.

Les deux autres façons sont avec :

  1. Représenter un client
  2. Ou utiliser la TED

Option 1 :

En premier lieu, assurez-vous que votre représentant est enregistré au travers de Représenter un client. Vous devrez entrer le code du Représentant et votre numéro d’entreprise pour compléter l’autorisation.

Option 2 :

Vous pouvez choisir cette méthode si vous n’êtes pas inscrit à Mon dossier d’entreprise, ou si vous préférez que votre représentant demande une autorisation. En utilisant Représenter un client, votre représentant présente la demande d’autorisation et vous signez la page de certification. Ensuite, le représentant soumettra la page de certification signée à l’aide de « Soumettre des documents » dans le portail Représenter un client.

Option 3 :

La TED est un service automatisé qui permet aux fournisseurs approuvés, aux institutions financières et aux escompteurs de préparer et de transmettre des déclarations de revenus des particuliers à l’ARC directement.

Vous pouvez maintenant soumettre le RC59 – Consentement de l’entreprise pour accès hors ligne au travers de la TED.

Maintenant que nous avons vu comment accéder Mon dossier d’entreprise, nous allons parler de tout ce que vous pouvez faire au travers de ce portail.

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Chaque année dans le passé, l’ARC envoyait et recevait des millions de lettres et de télécopies.

Maintenant, avec Mon dossier d’entreprise, vous pouvez mettre à jour en ligne votre adresse, vos renseignements sur le dépôt direct et vos noms commerciaux.

Vous pouvez aussi choisir de recevoir en ligne des renseignements de l’ARC. Les avis par courriel sont un service numérique sécurisé qui permet aux propriétaires d’entreprise et à leurs représentants de voir certaines lettres de l’ARC en ligne. Après que vous vous serez inscrit aux avis par courriel, nous vous enverrons un courriel lorsqu’il y aura du courrier à consulter dans Mon dossier d’entreprise. Fini la paperasse!

En ce qui concerne les comptes de retenues sur la paie, vous recevrez tous vos courriers dans Mon dossier d’entreprise et vous serez en mesure de soumettre vos documents.

À partir du 25 juin 2018, nous avons commencé à envoyer des avis par courriel pour vous informer lorsque d’importantes modifications étaient apportées à votre compte d’entreprise, comme à votre adresse ou à vos renseignements bancaires pour le dépôt direct.

Parlons maintenant de l’envoi de documents à l’ARC. Nous avons développé les services Soumettre des documents et Joindre un document pour vous offrir la capacité de nous envoyer des documents par voie électronique.

Le service Soumettre des documents vous permet et permet à votre représentant de soumettre en ligne des documents justificatifs à l’ARC au moyen de Mon dossier d’entreprise ou de Représenter un client. Une fois que les documents ont été soumis, nous vous enverrons un numéro de confirmation et un numéro de référence. Vous et votre représentant peuvent soumettre des documents que nous vous avons demandés et qui ont un numéro de cas connexe ou vous pouvez soumettre des documents sur une base volontaire en téléchargeant et en sélectionnant la raison de leur soumission dans la liste de sélection. Le programme de retenues sur la paie a été ajouté récemment à cette liste de sélection, et il est désigné comme suit : « Documents à l’appui des avis PD4R, TX14, RGAP, PD1114, PD7A et d’autres avis de compte de retenues sur la paie ».

Mon dossier d’entreprise est très utile pour vous aider à gérer vos comptes de paie.

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Voici les options qui s’offrent à vous et à vos représentants en ce qui concerne vos comptes de retenues sur la paie.

Par exemple, vous pouvez soumettre vos déclarations ou déclarer un versement nul pour les retenues sur la paie.

Vous pouvez soumettre des déclarations de renseignements sans un code d’accès avec l’option « Produire une déclaration. » Pour ce faire, vous pouvez utiliser faire un versement nul pour aviser qu’il n’y a pas de retenues sur la paie à déclarer pendant un certain temps, ou pour nous aviser du statut d’un ou de plusieurs travailleurs en vertu du Régime de pensions du Canada ou de la Loi sur l’assurance-emploi en utilisant l’option « demande de décision. »

Ce ne sont que quelques exemples des nombreux services propres à un compte disponibles en ce qui a trait aux retenues sur la paie. Nous allons passer en revue quelques autres services dans les prochaines diapositives.

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Parlons maintenant de la présentation des demandes en ligne.

Ces services vous permettent de présenter des demandes liées aux retenues sur la paie sans avoir à écrire ou à communiquer avec la ligne des demandes de renseignements des entreprises de l’ARC pour soumettre des renseignements. Comme on peut le voir sur le côté droit de l’écran de l’exemple ci-dessus, ces demandes sont les suivantes :

  • Lancer une recherche de paiement : Si vous ou votre représentant dépose un montant qui n’apparaît pas sur votre compte, vous pouvez fournir des détails sur ce paiement afin que le montant soit localisé.
  • Demander un remboursement : Si vous avez un crédit dans un compte de retenues sur la paie, vous pouvez demander le remboursement de ce montant. Vous devrez fournir des détails sur la raison pour laquelle le crédit doit être remboursé.
  • Transfert d’un crédit mal attribué : Cette option vous permet de transférer des crédits dans un compte de retenues sur la paie afin de corriger un paiement mal attribué.

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Regardons maintenant à d’autres options dans Mon dossier d’entreprise pour la paie.

Répondre aux avis : Cette option vous permet et permet à vos représentants de répondre à toutes les lettres accompagnées de formulaires qui doivent être remplis.

Chaque type de formulaire est expliqué dans la lettre d’accompagnement reçue, et cette lettre peut également être consultée sur l’option « Voir le courrier » de Mon dossier d’entreprise. Chacune de ces options vous fournit des champs susceptibles d’être sélectionnés pour que vous puissiez répondre correctement au formulaire.

Lorsque vous avez rempli le formulaire, vous pouvez nous envoyer une copie numérique à l’aide de la fonction « Soumettre des documents. » Vous n’avez pas besoin de réécrire une réponse dans ces formulaires numériques.

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Vous avez un onglet appelé Voir les détails : Cette option affichera une liste des déclarations au dossier qui vous permet de filtrer les déclarations, de chercher des feuillets, de télécharger des déclarations, de voir les sommaires et les feuillets de renseignements, et de déposer des modifications.

Le point à retenir ici est que les utilisateurs seront en mesure de trouver des renseignements détaillés relatifs aux feuillets produits et de modifier le champ spécifique qu’ils souhaitent modifier.

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Vous pouvez télécharger des rapports « NAS invalide et incompatibilité entre le NAS et le nom de famille » qui contiennent une liste des NAS invalides ou manquants, ou des NAS valides pour lesquels le nom de famille inscrit sur le feuillet ne correspond pas à celui indiqué au dossier.

Vous pouvez examiner ce rapport, enquêter sur le problème et apporter une modification visant à corriger le NAS ou le nom.

Si votre rapport contient 3 000 feuillets ou moins, il sera disponible dans un seul fichier en format CSV. Si votre rapport contient plus de 3 000 feuillets, il sera présenté dans un seul fichier ZIP, qui comprendra plusieurs fichiers en format CSV, chacun contenant 3 000 feuillets au maximum.

La liste des feuillets que vous téléchargez est à jour à la date du téléchargement.

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Vous trouverez le solde provisoire des paiements et des crédits reçus pour une fin de période pour une déclaration qui n’a pas encore été traitée. Vous trouverez aussi le solde pour le résultat d’une déclaration traitée pour une période précise, moins les crédits retenus et tout montant en litige qui n’est pas encore échu ou dû.

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La revue des gains assurables et ouvrants droit à pension (la RGAP) est un service récemment ajouté à Mon dossier d’entreprise.

Ce nouveau service affichera ce qui suit :

  • L’aperçu des cas de la RGAP;
  • La liste de cas de la RGAP triés par année d’imposition ou numéro de cas;
  • Les liens vers la réponse à la RGAP, le sommaire de la RGAP et le cas de la RGAP téléchargé;
  • Le résumé des écarts relatifs à la RGAP;
  • L’affichage d’un calcul détaillé des lacunes pour l’année d’imposition en question;
  • Il y a des boutons permettant aux utilisateurs d’effectuer un paiement, de voir la liste d’employés ou de répondre à la RGAP;
  • La liste des employés inclus dans la RGAP;
  • Le sommaire détaillé de chaque employé, y compris le total des gains, des gains ouvrant droit à pension, des gains assurables, des retenues déclarées, des retenues obligatoires et des lacunes;
  • Toutes les listes peuvent être filtrées par année d’imposition.

Vous pouvez utiliser le service pour télécharger les cas de la RGAP et répondre directement à l’ARC par voie électronique.

Nous voulons profiter de cette occasion pour vous annoncer des changements excitants à la RGAP.

En janvier 2019, le rapport de la RGAP aura un nouveau code d’information T4 pour les régimes d’assurance-salaire. Nous supprimerons les cases de renseignements 37, 53, 72, 73, et 84 des feuillets T4.

En février 2019, nous introduirons une nouvelle façon de faire vos paiements à des comptoirs de Postes Canada avec un Code QR sur la « pièce de versement pour les écarts constatés dans la RGAP. » Vous pourrez voir aussi une copie complète du rapport de la RGAP dans Mon dossier d’entreprise.

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Un nouveau service a été introduit dans Mon dossier d’entreprise pour vous fournir et fournir à vos représentants autorisés la possibilité de générer vous-mêmes une lettre de confirmation de production et de solde en format électronique pour vos comptes d’entreprise (les programmes RT, RC, RP et LO). Cette lettre présente un résumé des comptes de programme, des dates d’inscription et de toute déclaration ou solde en souffrance associés à un numéro d’entreprise particulier.

Cette lettre est importante pour votre entreprise car elle indique s’il existe des montants dus dans l’un de vos comptes. En Ontario, le gouvernement provincial exige cette lettre pour les contrats supérieurs à 25 000 $. Dans d’autre provinces et territoires, les avocats ou les banques peuvent demander cette lettre comme preuve de la conformité de votre entreprise. À l’avenir, le gouvernement du Canada pourrait demander cette lettre aux propriétaires d’entreprises pour les contrats d’une valeur supérieure à 25 000 $ comme le fait aujourd’hui le gouvernement de l’Ontario.

Vous pouvez accéder à ce nouveau service au moyen du portail Mon dossier d’entreprise au niveau NE-9 de la barre latérale de gauche.

Cette lettre indique si votre entreprise observe les exigences pour ce qui est de produire les déclarations de revenus et si un solde est dû.

S’il y a inobservation dans la production à jour ou le solde dû, cette lettre présentera un tableau pour indiquer le secteur de programme que vous devriez changer, un « oui » ou « non » pour mettre les déclarations à jour, et le solde dû pour chaque compte de programme.

La lettre de confirmation de production et de solde peut être utile dans plusieurs situations pour vous aider à comprendre et vous mettre sur la bonne voie.

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Le monde de la téléphonie mobile change et évolue constamment. Pour continuer de répondre aux désirs et aux besoins de nos clients d’entreprise, nous avons élaboré une application appelée Rappels d’impôts d’entreprise de l’ARC et une application Web appelée BizApp de l’ARC.

L’application Rappels d’impôt d’entreprise de l’ARC est notre seule application développée pour les entreprises. Elle crée des rappels personnalisés pour les dates d’échéance clé pour payer les acomptes provisionnels, produire les déclarations d’impôt et effectuer des versements. Cette application ne donne pas accès aux renseignements des particuliers ou des entreprises. Cependant, vous pouvez utiliser BizApp pour des renseignements personnels ou pour votre entreprise.

L’application BizApp de l’ARC a été créée pour les petites entreprises et les propriétaires uniques.

L’application BizApp permet aux utilisateurs de faire ce qui suit :

  • Verser les soldes dus;
  • Faire un paiement par débit préautorisé via Mon paiement ou générer un code QR pour payer en argent comptant ou par carte de débit;
  • Payer des acomptes provisionnels de la TPS/TVH;
  • Afficher les transactions au compte;
  • Afficher les déclarations de la TPS/TVH prévues;
  • Afficher le statut des déclarations de la TPS/TVH et des déclarations de revenus des sociétés; et
  • Faire des versements de la paie, incluant des versements nuls, et voir le statut des transactions de la paie.

Pour plus d’information à propos du BizApp de l’ARC, allez à canada.ca/biz-app-arc.

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Il existe plusieurs façons de verser un montant dû à l’ARC.

Tout d’abord, parlons du débit préautorisé qui est une option de paiement libre-service sécurisé en ligne pour les particuliers et les entreprises. Cette option vous permet de régler le montant du paiement et d’autoriser l’ARC à retirer des montants de votre compte chèques canadien afin de payer vos impôts à la date dû ou aux dates de votre choix. Cette option de paiement est maintenant disponible dans la nouvelle application BizApp de l’ARC, ainsi que dans Mon dossier d’entreprise où vous pouvez visualiser, créer, modifier, annuler ou sauter un paiement.

L’ARC offre aussi Mon paiement qui inclut maintenant la carte débit MasterCard. Tout comme pour la carte débit Visa, des changements ont été apportés à Mon paiement pour donner l’option aux détenteurs de cartes débits MasterCard l’option de faire un paiement direct à l’ARC.

Vous pouvez aussi payer les impôts de votre entreprise à partir d’un compte de banque tout comme vous le faite pour un compte de services publics. Vous devez fournir les renseignements nécessaires pour que l’ARC applique votre paiement au bon compte.

Vous pouvez utiliser un service de paiement d’une tierce partie par carte de crédit ou PayPal. La tierce partie enverra le paiement de votre entreprise ou paiement personnel à l’ARC avec les détails du paiement. Veuillez noter que cette option comporte des frais.

Et maintenant, vous pouvez payer des montants en personne à l’ARC en argent comptant ou par carte de débit à tous comptoirs de Poste Canada. Pour ce faire, vous aurez besoin d’un code QR. Ce code sera personnalisé et contiendra des informations permettant l’ARC de créditer votre compte. Poste Canada utilise une tierce partie pour ce service, qui génère et traite le code QR. Vous devrez payer un petit supplément pour utiliser cette méthode.

C’est ainsi que prend fin ce webinaire. J’espère que, grâce à ce webinaire, vous comprenez mieux Mon dossier d’entreprise.

Merci de votre attention.

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