Webinaire : Retenues sur la paie 101

Transcription

Diapositive 1

Bonjour, je m’appelle Mary Ann je ferai la présentation aujourd’hui.

Bienvenue au webinaire de l’Agence du revenu du Canada, Retenues sur la paie 101.

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Si vous êtes un nouvel employeur ou un nouvel administrateur de la paie, vous apprendrez dans ce webinaire ce que vous devez savoir.

Le webinaire devrait durer d’environ 35-40 minutes. Il sera enregistré et publié dans la bibliothèque multimédia de l’Agence du Revenu du Canada. Vous pourrez donc l’arrêter et y revenir au besoin.

Si vous avez des questions concernant d’autres affaires fiscales, communiquez avec le service des demandes de renseignements des entreprises de l’Agence du revenu du Canada au 1-800-959-7775.

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Dans ce webinaire, nous aborderons les points suivants :

• Comment déterminer si vous êtes un employeur;
• Le compte de programme de retenues sur la paie;
• L’obtention des renseignements sur les employés;
• Les types de revenus;
• Les responsabilités de l’employeur, notamment pour ce qui est des retenues, des versements et des déclarations;
• Le calcul des retenues à la source;
• Le Calculateur en direct des retenues sur la paie;
• Les choses à faire après l’envoi de votre déclaration, soit l’examen des feuillets, la gestion des pénalités ou le paiement des intérêts.

Avant de parler des renseignements de base, je vais vous expliquer comment déterminer si vous êtes un employeur.

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Pour être un employeur, vous devez avoir des employés. Cela semble assez simple, non? Sauf qu’il y a des gens qui travaillent pour des entreprises et qui ne sont pas des employés. Ils peuvent être des travailleurs indépendants ou travailler pour une agence de placement. La différence est très importante.

En règle générale, un employé travaille sous la direction ou le contrôle d’un payeur, qui est habituellement son employeur. Cela signifie que le payeur contrôle les activités du travailleur et détermine la façon dont il est rémunéré. Plus le payeur exerce un contrôle sur les tâches du travailleur, plus il est probable que le travailleur soit un employé.

D’un autre côté, si un travailleur contrôle lui-même ses tâches, le moment et la façon dont il les accomplit, et qu’il utilise ses outils ou son équipement, il est probable qu’il soit un travailleur indépendant.

Si vous n’êtes pas certain si vos travailleurs sont des employés, consultez le guide RC4110 – Employé ou travailleur indépendant?

Pour ce webinaire, nous supposerons que vous êtes un employeur et que vous avez des employés. Et en tant qu’employeur, vous avez des responsabilités liées à la paie.

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En tant qu’employeur, vous devez ouvrir un compte de programme de retenues sur la paie et obtenir un numéro d’entreprise. Vous devrez aussi ouvrir un compte si votre entreprise est constituée en société et que vous avez l’intention de vous verser un salaire à titre d’administrateur.

Le compte de programme de retenues sur la paie est utilisé par l’Agence et votre entreprise pour coordonner les paiements que vous versez à l’Agence. Ces paiements sont appelés « versements ». Vous devez vous inscrire pour obtenir un compte de programme de retenues sur la paie avant que votre premier versement à l’Agence soit dû. Nous parlerons plus tard des dates d’échéance des versements.

Pour en savoir plus, consultez le guide T4001, Guide de l’employeur – Les retenues sur la paie et les versements.

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Le compte de programme de retenues sur la paie comprend un numéro d’entreprise à neuf chiffres, suivi des lettres RP qui indiquent qu’il s’agit d’un compte de retenues sur la paie. Il y a ensuite quatre chiffres supplémentaires qui indiquent le numéro du compte de retenues sur la paie.

Vous pouvez avoir plus d’un compte de retenues sur la paie. Par exemple, vous pourriez vouloir séparer la paie de deux succursales, ou encore avoir un compte pour la paie des gestionnaires et un autre pour la paie des employés.

Pour vous inscrire, vous pouvez consulter la section Impôts du site Canada.ca ou composer le 1-800-959-7775 et demander l’aide d’un agent des demandes de renseignements des entreprises de l’Agence. Vous pouvez aussi imprimer le formulaire RC1 – Demande de numéro d’entreprise, le remplir, et l’envoyer à l’Agence par la poste ou par télécopieur. Comptez de 7 à 10 jours ouvrables pour recevoir une réponse.

Si vous avez déjà un numéro d’entreprise, l’Agence y ajoutera votre numéro de compte de programme de retenues sur la paie.

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Après que vous serez inscrit à un compte de programme de retenues sur la paie, vous devrez recueillir certains renseignements auprès de vos employés.

D’abord, vous aurez besoin du numéro d’assurance sociale, de vos employés. Si un employé ne vous le fournit pas, vous devrez faire un effort raisonnable pour l’obtenir. La personne qui prépare les feuillets de renseignements doit conserver les documents qui prouvent qu’elle a fait un effort raisonnable pour l’obtenir.

Tenez un registre des démarches que vous avez prises pour obtenir le numéro d’assurance sociale  des employés, ou vous pourriez devoir payer une pénalité pouvant aller jusqu’à 100 $ pour chaque numéro manquant.

Les employés doivent aussi remplir un formulaire TD1, Déclaration des crédits d’impôt personnels. Nous examinerons ce formulaire quand nous parlerons des retenues d’impôt sur le revenu un peu plus tard.

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En tant qu’employeur, vous devez retenir, verser et déclarer les retenues à la source, comme les cotisations au Régime de pensions du Canada, et à l’assurance-emploi, et l’impôt sur le revenu pour tous les revenus imposables, ouvrant droit à pension et assurables de l’employé. Cela peut comprendre :

• les salaires et les traitements;
• les avantages et les allocations imposables;
• les pourboires et les gratifications.

Notez que les expressions « ouvrant droit à pension » et « assurable » signifient que des cotisations au Régime de pensions du Canada et à l’assurance-emploi s’appliquent au paiement fait à l’employé.

Le salaire et les traitements représentent généralement la majeure partie du revenu courant d’un employé. Les employeurs versent à intervalle régulier une rémunération aux employés pour leur travail.

Toutefois, un employé peut recevoir d’autres formes de revenus, comme des avantages et des allocations imposables.

En général, lorsqu’un employeur offre à l’employé une chose de nature personnelle, il s’agit d’un avantage imposable.

Un avantage est un bien ou un service que vous donnez à l’employé, directement ou par l’intermédiaire d’un tiers. Par exemple, l’utilisation gratuite de vos biens, comme un espace de stationnement, en est un.

Les avantages comprennent aussi les allocations ou les remboursements qu’un employé reçoit pour une dépense personnelle.

Une allocation ou une avance est un montant périodique ou forfaitaire que l’employeur verse à un employé en plus de son salaire. Les avances aident les employés à payer des dépenses prévues sans qu’ils aient à les payer de leur poche.

Une allocation ou une avance :

• est habituellement un montant prédéterminé, fixé sans utiliser le coût réel de la dépense;
• sert habituellement à des fins précises;
• est utilisée par l’employé comme bon lui semble; il n’a pas à fournir de reçus.

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Les avantages peuvent être payés en espèces (par exemple, une allocation de repas) ou sous forme d’articles ou de services (comme une place de stationnement).

Le revenu d’emploi doit comprendre la valeur des avantages ou des allocations que vous offrez à un employé.

Habituellement, vous devrez déduire les cotisations au Régime de pensions du Canada et à l’assurance-emploi et l’impôt sur le revenu de ce revenu supplémentaire.

La question de savoir si un avantage est imposable dépend généralement du fait qu’un employé reçoit un avantage économique qui peut être mesuré en argent.

Pour en savoir plus sur les avantages et les allocations imposables, consultez le guide T4130, Guide de l’employeur – Avantages et allocations imposables.

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Vous avez des responsabilités liées aux retenues sur la paie dès que vous rémunérez un employé (c’est-à-dire que vous lui versez des montants d’argent ou vous lui offrez un avantage).

En tant qu’employeur, vous devez calculer correctement les revenus, à savoir le salaire ou le traitement, les avantages et les allocations imposables, et toute autre rémunération.

Ensuite, vous devez déterminer les montants à retenir, notamment les cotisations au Régime de pensions du Canada et à l’assurance-emploi, et l’impôt sur le revenu.

Vous devez verser tous les montants retenus du revenu de l’employé, ainsi que la part de l’employeur du Régime de pensions du Canada et de l’assurance-emploi, à l’Agence. La date d’échéance de ces paiements est propre à chaque employeur. Je vous donnerai bientôt plus de renseignements sur les dates.

À la fin de chaque année, vous devez déclarer à l’Agence le montant que vous avez versé à vos employés, les avantages et les allocations que vous leur avez offerts, et les montants retenus sur leur paie. Généralement vous le ferez sur un feuillet T4.

Un peu plus tard, je vous dirai comment et quand verser les montants, et comment produire une déclaration de renseignements.

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J’ai mentionné que la date d’échéance est la date à laquelle vous devez verser les sommes à l’Agence. Cette date dépend du montant de retenue mensuelle moyenne que vous retenez du revenu des employés.

Pour calculer la retenue mensuelle moyenne, l’Agence additionne toutes les cotisations au Régime de pensions du Canada et à l’assurance-emploi, et l’impôt sur le revenu que vous avez envoyés dans les dernières deux années civiles. Elle divise ce montant par le nombre de mois pendant lesquels vous avez fait des versements au cours de l’année.

Pour en savoir plus sur les dates d’échéance et les dates qui s’appliquent à vous, consultez le guide T4001 ou ouvrez une session dans « Mon dossier » qui se trouve à la section Impôts du site Canada.ca.

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Parlons maintenant de certaines retenues et de certains versements importants, dont les cotisations au Régime de pensions du Canada et à l’assurance-emploi et l’impôt sur le revenu.

D’abord, jetons un coup d’œil au Régime de pensions du Canada.

Tous les employés qui reçoivent des gains ouvrant droit à pension doivent cotiser au Régime de pensions du Canada. Ils le font au moyen des retenues sur le salaire ou le traitement que verse leur employeur. Le montant total de ces cotisations est obtenu en multipliant le taux de cotisation par le montant du salaire et du traitement cotisable (il faut tenir compte du maximum des gains cotisables). L’employeur doit aussi verser des cotisations équivalentes.

L’employeur doit retenir, ou déduire, les cotisations au Régime de pensions du Canada sur la paie d’un employé jusqu’à concurrence d’une cotisation annuelle maximale déterminée chaque année par le gouvernement du Canada, sauf au Québec où les employés cotisent au Régime de rentes du Québec.

Pour 2019, ce montant est de 2 748,90 $.

Toutefois, ce ne sont pas tous les employés qui auront suffisamment de gains ouvrant droit à pension pour cotiser le montant maximal.

Pour calculer les cotisations au Régime de pensions du Canada de 2019 d’un employé, multipliez par 5,10 % le total de ses gains ouvrant droit à pension jusqu’à un montant maximal de 57 400 $.

Le montant obtenu correspond au montant que l’employé doit cotiser. L’employeur doit payer le même montant de cotisation et verser les deux montants à l’Agence.

Il est à noter que chaque employé a droit à une exemption de base de 3 500 $. L’employeur ne déduit pas de cotisation au Régime de pensions du Canada de ce montant.

Nous vous montrerons plus tard comment calculer les cotisations au Régime de pensions du Canada, ainsi que les autres retenues à la source.

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Le Régime de pensions du Canada s’applique dans toutes les provinces et les territoires, sauf le Québec où les employés cotisent au Régime de rentes du Québec (le RRQ).

En général, un employé doit cotiser au Régime de pensions du Canada s’il occupe un emploi ouvrant droit à pension et s’il est âgé de 18 à 70 ans, même s’il reçoit une pension de retraite du Régime de pensions du Canada ou du RRQ.

Il y a cependant des exceptions.

Si un employé est considéré comme ayant une invalidité aux termes du Régime de pensions du Canada, l’employeur ne devrait pas déduire de cotisations au Régime de pensions du Canada de ses gains.

Si un employé est âgé entre 65 et 70 ans, il peut choisir de ne pas cotiser au Régime de pensions du Canada. Pour ce faire, il devra remplir le formulaire CPT30 et le remettre à son employeur.

Si vous ne savez pas si vous devez retenir des cotisations au Régime de pensions du Canada, vous pouvez consulter le guide T4001, qui se trouve à la section Impôts du site Canada.ca.

L’employeur doit déduire les cotisations au Régime de pensions du Canada en fonction du revenu que tire un employé de son emploi. Si l’employé a un autre emploi avec un employeur différent, les cotisations au Régime de pensions du Canada que retient l’autre employeur n’ont aucune incidence sur le montant de cotisations que vous devez retenir.

Si vous ne retenez pas les cotisations au Régime de pensions du Canada, vous serez responsable des montants que vous auriez dû déduire et verser. Vous pourriez aussi devoir payer une pénalité de 10 % du montant que vous n’avez pas déduit.

Si l’Agence vous impose une pénalité plus d’une fois dans la même année civile, cette pénalité sera de 20 % à la deuxième infraction ou aux suivantes. La pénalité est imposée si les fautes ont été commises en toute connaissance de cause ou dans des circonstances équivalant à une faute lourde.

Notez que la pénalité s’applique à la fois au Régime de pensions du Canada et à l’assurance-emploi.

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Parlons maintenant des cotisations à l’assurance-emploi.

Les employées qui reçoivent des gains assurables doivent contribuer à l’assurance-emploi.

Contrairement au Régime de pensions du Canada, il n’y a pas d’exemption de base. Les retenues commencent donc sur le premier dollar des gains assurables. L’employeur doit retenir les cotisations jusqu’à ce que l’employé atteigne le montant de cotisation annuelle maximal.

Pour 2019, ce montant est de 860,22 $.

L’employeur calcule le montant à retenir en multipliant les gains assurables de l’employé par 1,62 %. En 2019, le montant maximal des gains assurables pour un employé est de 53 100 $. L’employeur doit cotiser une virgule quatre fois le montant que l’employé cotise.

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En général, un employé doit cotiser à l’assurance-emploi s’il occupe un emploi assurable. Il n’y a pas de limite d’âge ni d’exemption de base. Ainsi, que votre employé ait 15 ou 92 ans, vous devez retenir des cotisations à l’assurance-emploi à partir du premier dollar assurable que vous lui versez.

Les cotisations à l’assurance-emploi sont obligatoires dans toutes les provinces et tous les territoires. Toutefois, si vous êtes un employeur du Québec et que l’employé cotise au Régime québécois d’assurance parentale, le taux de cotisation à l’assurance-emploi est moins élevé.

Notez qu’on ne déduit pas de cotisations à l’assurance-emploi des avantages imposables autres qu’en espèces. La seule exception à cette règle concerne les avantages reçus pour la pension et le logement dans le cas où un employé reçoit aussi des gains en espèces au cours de la même période de paie.

Si vous ne savez pas si vous devez retenir des cotisations à l’assurance-emploi, consultez le guide T4001 qui se trouve à la section Impôts du site Canada.ca.

Comme pour le Régime de pensions du Canada, chaque employeur doit déduire les cotisations à l’assurance-emploi en fonction du revenu de l’employé. Si un employé a un autre emploi avec un employeur différent, les cotisations à l’assurance-emploi que retient l’autre employeur n’ont aucune incidence sur le montant de cotisations à l’assurance-emploi que vous devez retenir.

Comme pour le Régime de pensions du Canada, si vous ne retenez pas les cotisations à l’assurance-emploi, vous serez responsable des montants que vous auriez dû retenir et verser.

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Maintenant que nous avons parlé des cotisations au Régime de pensions du Canada et à l’assurance-emploi, passons aux retenues d’impôt.

En tant qu’employeur, vous êtes responsable de retenir de l’impôt en fonction du revenu imposable de vos employés. Le revenu imposable comprend la paie normale d’un employé et les avantages et allocations imposables que vous lui offrez.

Il n’y a pas de limite d’âge pour les retenues d’impôt ni d’exemption de base, de cotisation d’employeur, ou de maximum.

Un employeur doit connaître le revenu imposable d’un employé pour calculer ses retenues d’impôt. Il doit retenir un pourcentage d’impôt selon le revenu imposable de l’employé. Le montant à retenir dépend des taux d’imposition provinciaux, territoriaux et fédéral et du code associé au montant de la demande indiqué sur le formulaire TD1 de l’employé. Je vais bientôt vous expliquer ce processus.

Pour calculer l’impôt et les autres retenues à la source sur la paie d’un employé, les employeurs peuvent utiliser les tables de retenues sur la paie de leur province ou territoire ou le Calculateur en direct de retenues sur la paie, un outil en ligne de l’Agence. Vous trouverez les tables de retenues sur la paie et le Calculateur à canada.ca/impots.

Pour calculer le revenu imposable d’un employé, additionnez son revenu brut, qui comprend les salaires, les traitements, les primes, les avantages imposables en espèces et autres qu’en espèces, et les autres montants que vous versez à l’employé. Soustrayez ensuite les montants qui réduisent ce revenu qui vous sert à calculer l’impôt à retenir. Les montants à soustraire comprennent les cotisations syndicales, les cotisations de l’employé à un régime de pensions agrée et d’autres montants qu’un bureau des services fiscaux autorise.

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Les employés peuvent avoir droit à des crédits d’impôt qui modifient l’impôt qu’ils doivent. Le formulaire TD1, Déclaration des crédits d’impôt personnels, leur permet de demander ces crédits. Les employeurs l’utilisent pour déterminer le montant de la rémunération d’un employé qui est assujetti à l’impôt sur le revenu.

Pour calculer cet impôt, trouvez le code de demande qui correspond au montant personnel total que l’employé demande dans son formulaire TD1. Les codes et les montants correspondants se trouvent dans les tables de retenues sur la paie pour chaque province et territoire.

Ensuite, dans les tables de retenues sur la paie provinciales, territoriales et fédérale, trouvez le montant d’impôt qui correspond au code et à la paie de l’employé pour la période de paie visée. Notez que tous les employés ont droit au montant personnel de base. Si, par exemple, un employé demande seulement ce montant, utilisez le code de demande « 1 » pour calculer l’impôt à retenir.

Si un employé indique que son revenu d’emploi de toutes provenances sera inférieur au montant total des crédits qu’il a demandé, ne retenez pas d’impôt fédéral, provincial ou territorial sur sa paie.

N’oubliez pas qu’un employé peut demander les crédits d’impôt personnels seulement une fois. Donc, si un employé a plus d’un employeur, il peut remplir un formulaire TD1 pour chaque employeur, mais il peut demander les crédits d’impôt personnels dans un seul de ces formulaires. Dans les autres formulaires TD1, il doit indiquer « 0 » à la ligne 13 de la première page. Dans tous ses formulaires TD1, il doit cocher « Plus d’un employeur ou payeur en même temps » à la page 2.

Si un employé demande un montant plus élevé que le montant personnel de base dans son formulaire TD1 fédéral, il doit également remplir le formulaire TD1 de sa province ou de son territoire.

Les employés doivent remplir un nouveau formulaire TD1 seulement en cas de changement qui pourrait avoir une incidence sur le montant de leurs crédits d’impôt personnels. Un employé doit remplir et remettre à l’employeur un nouveau formulaire dans les sept jours qui suivent un tel changement.

Si un employé ne vous remet pas de formulaire TD1, utilisez le code de demande « 1 ». Vous tiendrez ainsi compte seulement du montant personnel de base dans le calcul de sa paie.

Si un employé souhaite que vous reteniez un impôt additionnel sur sa paie, il peut indiquer un montant dans la section « Impôt additionnel à retenir » à la page 2 du formulaire. Retenez ce montant en plus de l’impôt que vous retiendriez normalement de sa paie.

Assurez-vous que les formulaires que vous recevez ne contiennent pas de renseignements manifestement faux ou trompeurs.

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Voyons maintenant la façon de faire un versement à votre compte de programme de retenues sur la paie. Il faut verser les montants retenus sur la paie des employés et aussi, dans certains cas, la part de l’employeur des cotisations.

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Voici un exemple de calcul de retenues à la source pour une période de paie hebdomadaire. Vous trouverez des exemples pour d’autres types de périodes de paie dans nos guides de l’employeur, et nous parlerons des versements et de la déclaration de ces montants un plus tard.

Dans notre exemple, vous payez votre seul employé, Fred, 1 000 $ chaque vendredi en février. Fred demande seulement le montant personnel de base dans son formulaire TD1 et il habite en Ontario.

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À la fin de février, vous avez payé Fred quatre fois. Vous avez retenu 204 $ de cotisations au Régime de pensions du Canada, 64,80 $ de cotisations à l’assurance-emploi, et 643,80 $ d’impôt fédéral et provincial.

Pour calculer les cotisations au Régime de pensions du Canada à retenir, il faut multiplier le taux de cotisation en vigueur, soit 5,1 % pour le Régime de pensions du Canada en 2019, par le revenu de l’employé. Calculez de la même façon les cotisations à l’assurance-emploi dont le taux de cotisation se chiffre à 1,62 % pour 2019.

Le montant des retenues d’impôt hebdomadaires sur la paie de Fred dépend de son revenu imposable pour l’année. Il faut calculer son impôt total à payer selon les taux d’imposition de l’Ontario et du gouvernement fédéral combinés, et répartir ce montant annuel sur l’ensemble des périodes de paie de l’année. Pour calculer l’impôt total à payer, consultez les tables d’impôt de votre province ou territoire et appliquez les taux indiqués au revenu imposable de chaque employé.

Parlons maintenant de votre part des cotisations au Régime de pensions du Canada et à l’assurance-emploi.

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D’abord, calculons votre part des cotisations au Régime de pensions du Canada.

Toujours dans notre exemple, supposons que vous avez déjà calculé la fraction du montant personnel de base de 3 500 $ de Fred qui s’applique à chaque période de paie hebdomadaire comme vous devez le faire. Il faut ensuite soustraire de ses gains ouvrant droit à pension pour chaque période de paie une fraction du montant personnel de base ainsi calculée au prorata.

Pour en savoir plus sur la répartition au prorata du montant personnel de base, consultez le guide T4001.

Les employeurs doivent verser des cotisations équivalentes à celles de leurs employés. Dans ce cas, vous ajouteriez 204 $ à votre versement.

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Pour les cotisations à l’assurance-emploi, le calcul est un peu différent. En général, les employeurs doivent cotiser 1,4 fois les cotisations des employés. Dans notre exemple, vous multiplierez 64,80 $ par 1,4, ce qui donne 90,72 $. Vous ajouteriez ce montant à votre versement.

* Dans certaines situations, l’employeur peut être admissible à une réduction du taux de cotisation à l’assurance-emploi. Pour en savoir plus, consultez le guide T4001.

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L’employeur n’a pas à ajouter sa part aux retenues d’impôt. Dans notre exemple, le versement des retenues d’impôt correspond au total de l’impôt retenu sur la paie de Fred calculé en fonction de son revenu et des montants associés à sa fourchette d’imposition selon le gouvernement fédéral et de l’Ontario.

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Votre versement total correspond à la somme des parts de l’employeur et de l’employé des cotisations au Régime de pensions du Canada et à l’assurance-emploi, et de l’impôt retenus sur les paies des employés pendant la période de versement.

Dans ce cas, un auteur de versements réguliers devrait verser 1 207,32 $ à l’Agence au plus tard le 15 mars. L’Agence doit recevoir les versements des auteurs de versements réguliers au plus tard le 15^e jour du mois qui suit celui des retenues.

Vous êtes un auteur de versements réguliers si vous êtes un nouvel employeur, mais que vous n’avez pas le droit de faire des versements trimestriels à titre de nouveau petit employeur, que votre retenue mensuelle moyenne de les deux années civiles précédentes était inférieure à 25 000 $, et que l’Agence ne vous a pas indiqué de modifier la fréquence de vos versements. Pour en savoir plus sur les types d’auteurs de versements et les dates correspondantes, consultez le guide T4001.

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Vous pouvez calculer les retenues sur la paie d’un employé de différentes façons. Vous pouvez utiliser un logiciel commercial, faire des calculs manuels à l’aide des tables de retenues sur la paie de l’Agence ou encore vous servir du Calculateur en direct de retenues sur la paie, un outil que vous offre l’Agence, à canada.ca/impots.

Le Calculateur vous permet de vérifier si les cotisations au Régime de pensions du Canada et à l’assurance-emploi que vous avez retenues correspondent aux gains assurables et ouvrant droit à pension d’un employé, et de calculer les retenues à la source d’un employé en fonction de ces gains. Vous pourrez ainsi calculer vos retenues pour la plupart des périodes de paie, même pour un employé que vous avez déjà commencé à payer au cours de l’année visée.

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Maintenant que nous connaissons le montant que vous devez verser à l’Agence pour Fred en février, penchons-nous sur la façon de faire un versement. Voici quelques options de paiement qui s’offrent à vous. Vous pouvez faire un paiement dans « Mon dossier » pour les particuliers ou « Mon dossier d’entreprise » sur Canada.ca, ou au moyen des services en ligne de votre institution financière. Dans ce cas, vous pourriez devoir vérifier comment trouver l’Agence dans la liste des bénéficiaires.

Certains employeurs doivent faire leurs versements d’une manière bien précise. Par exemple, un auteur de versements accélérés du seuil 2 doit faire ses versements chez une institution financière canadienne. Vous êtes un auteur de versements accélérés du seuil 2 si, dans les deux années civiles précédentes, vos retenues mensuelles moyennes s’élevaient à au moins 100 000 $.

Si vous n’êtes pas un auteur de versements accélérés du seuil 2, vous pouvez faire des versements par la poste. Pour ce faire, envoyez un chèque à l’ordre du receveur général du Canada avec votre pièce de versement au Centre fiscal de Sudbury. Une pièce de versement est un feuillet qui fournit des renseignements propres à un compte à l’Agence, et qui doit accompagner vos versements.

Si vous n’avez pas de pièce de versement, joignez les renseignements suivants à votre versement :

votre numéro de compte de programme de retenues sur la paie;

• une mention qui indique que vous êtes un nouvel auteur de versements, s’il y a lieu;
• le nom légal complet, l’adresse et le numéro de téléphone de votre entreprise;
• la période de versement visée (si votre versement s’applique à plus d’une période, fournissez-en une ventilation détaillée);
• une mention qui indique que vous n’avez pas reçu de pièce de versement, s’il y a lieu.

Les employeurs détiennent les fonds retenus de la paie des employés en fiducie pour le receveur général. Conservez ces montants séparément de vos fonds d’exploitation.

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Voyons maintenant ce que vous devez déclarer.

À la fin de chaque année civile, vous devez indiquer le montant que vous avez payé, retenu, et versé à l’Agence au cours de l’année pour chaque employé. Ces montants se trouvent normalement sur les feuillets T4, État de la rémunération payée.

Un feuillet T4 indique le revenu imposable, le revenu ouvrant droit à pension et le revenu assurable d’un employé. Les cotisations au Régime de pensions du Canada et à l’assurance-emploi et l’impôt retenus pour cet employé s’y trouvent aussi en plus de son revenu d’emploi, y compris les avantages et allocations imposables.

Certains types de revenus, comme le revenu de pension reçu d’un employeur, peuvent nécessiter un feuillet T4A. Pour en savoir plus, consultez le guide RC4120, Guide de l’employeur – Comment produire le feuillet T4 et le Sommaire, et le guide RC4157, Comment retenir l’impôt sur les revenus de pension ou d’autres sources et produire le feuillet T4A et le Sommaire.

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Vous devez remplir et envoyer un feuillet T4 pour chacun de vos employés. Chaque montant déclaré sur un feuillet T4 est associé à une case (ou « code »). Par exemple, le revenu d’emploi est toujours déclaré à la case 14. Indiquez les montants à déclarer dans les cases correspondantes. Pour vous assurer d’utiliser les bons codes, consultez le guide RC4120.

Les employeurs peuvent distribuer des feuillets T4 à leurs employés par voie électronique à l’aide d’un portail sécurisé lié à une imprimante sécurisée. Ils peuvent distribuer les feuillets T4 par courriel seulement s’ils ont reçu le consentement exprès et écrit des employés concernés.

Autrement, à la demande de l’employé ou si l’employé n’a pas accès à un portail et à une imprimante sécurisés, l’employeur doit lui fournir deux copies papier de son feuillet T4 en personne ou par la poste.

Il doit également envoyer une copie de chaque feuillet T4 à l’Agence ainsi qu’un T4 Sommaire. Il s’agit d’un formulaire qui indique la somme des montants déclarés sur tous les feuillets T4. De plus, il faut conserver des copies de ces formulaires.

Un employeur doit remettre à ses employés leurs feuillets T4 et en envoyer une copie à l’Agence au plus tard le dernier jour de février de l’année qui suit l’année visée.

Les employeurs qui doivent distribuer plus de 50 feuillets doivent les transmettre par voie électronique. Les autres employeurs peuvent transmettre des feuillets papier.

Si vous envoyez vos feuillets T4 en retard, vous vous exposez à une pénalité pour production tardive.

Vous devez conserver tous vos feuillets T4 et autres registres liés aux retenues sur la paie pendant au moins six ans à compter de la fin de l’année qu’ils visent. Vos registres doivent comprendre les renseignements et documents suivants pour chaque employé :

• le nom;
• l’adresse;
• le numéro d’assurance sociale;
• le nombre d’heures travaillées;
• les montants des retenues sur la paie;
• le formulaire TD1;
• les feuillets de renseignements distribués (p. ex., feuillets T4) et déclarations envoyées;
• et tout autre renseignement pertinent.

Diapositive 29

Une fois que l’Agence aura reçu votre déclaration de renseignements (feuillet T4), elle vérifiera si les montants que vous y avez déclarés concordent avec ceux que vous avez versés à votre compte de retenues sur la paie au cours de l’année. Si ce n’est pas le cas, l’Agence vous en avisera.

L’Agence examine chaque feuillet T4 pour s’assurer que les montants des cotisations au Régime de pensions du Canada et à l’assurance-emploi que vous avez déclarés correspondent à ceux que vous deviez retenir, une vérification appelée « revue des gains assurables et ouvrant droit à pension ».

Si vos calculs diffèrent de ceux de l’Agence, elle vous enverra une liste de tous les employés concernés et des montants qu’elle a calculés. Elle vous enverra aussi un sommaire de la vérification qui montre tout solde dû.

Diapositive 30

Si vous ne retenez pas les montants appropriés, ou si vous ne versez pas ces montants à temps, vous pourriez vous exposer à une pénalité qui peut atteindre 10 % du montant que vous auriez dû retenir ou verser. Si cette situation découle d’une faute lourde, votre pénalité pourrait s’élever à 20 %.

Rappelons que vous êtes responsable de retenir et de verser ces montants. Si vous ne retenez pas un montant que vous auriez dû retenir, l’Agence vous tiendra responsable de la part de l’employé et de l’employeur. N’oubliez pas que vous détenez ces montants en fiducie pour le gouvernement du Canada.

Si vous n’envoyez pas votre déclaration de renseignements à temps, l’Agence pourrait vous imposer une pénalité pour production tardive selon le nombre de feuillets en retard et de jours de retard.

Vous pourriez également subir des conséquences si vous ne respectez pas d’autres obligations, comme celles d’obtenir le numéro d’assurance sociale d’un employé et de tenir des registres comptables adéquats.

Diapositive 31

Voici une liste de guides qui pourraient vous être utiles. Sur Canada.ca, vous trouverez aussi les tables de retenues sur la paie pour chaque province et territoire, et les formules liées aux programmes de retenues sur la paie.

Alors que ce webinaire tire à sa fin, je tiens à vous remercier de votre participation aujourd’hui. J’espère que vous en savez maintenant plus à propos des retenues sur la paie.

Merci de votre attention, et tenez-vous au courant de nos prochains webinaires dans les mois à venir!