Cadeaux, récompenses et prix pour les années de service

Transcription

Diapositive 1

Bonjour. Merci de vous joindre à moi pour ce webinaire sur les cadeaux, les récompenses et les prix pour les années de service. 

Il s’agit du dernier de quatre webinaires sur les avantages imposables. Je m’appelle Manon et je serai votre présentatrice aujourd’hui.

De plus, j’aimerais mentionner que le webinaire d'aujourd'hui sera enregistré et affiché sur le site Web de l'Agence du revenu du Canada (l’ARC), à une date ultérieure.

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Nous discuterons aujourd’hui de définitions et de concepts importants afin que vous soyez en mesure de bien appliquer la politique sur les cadeaux et les récompenses, la politique sur les prix pour les années de service, et différents types de cadeaux, récompenses et reconnaissances que vous offrez à vos employés. D’ici la fin de la présentation, vous saurez ce qui est imposable et ce qui doit être inclus dans le revenu de vos employés.  

Diapositive 3

Voyons d’abord les définitions et les concepts.  

Dans le contexte de la politique, certains termes sont utilisés de façon précise et il est essentiel de bien les comprendre pour appliquer correctement la politique.  

Les cadeaux sont habituellement des biens tangibles qui sont offerts à l’occasion d’un anniversaire, d’un mariage, de la naissance ou de l’adoption d’un enfant, d’un départ à la retraite et de fêtes religieuses ou publiques.  

Diapositive 4

Les récompenses permettent à un employeur de remercier et d’encourager la contribution globale d’un employé dans son lieu de travail. Elles ne visent toutefois pas à reconnaître le bon rendement d’un employé dans le travail pour lequel il a été embauché.  

Une récompense donnée à un employé pour des raisons liées au rendement est considérée comme une reconnaissance et est un avantage imposable.  

Diapositive 5

En général, les récompenses qui rencontrent les critères de la politique sont reçues selon :

• un processus formel de mise en candidature
• des critères d’admissibilité
• des critères de sélection
• des réalisations ou des succès professionnels

Lorsqu’on donne une telle récompense, on doit choisir un ou quelques heureux élus, parmi l’ensemble des candidats. Il s’agit donc réellement d’une récompense pour les meilleurs des meilleurs. Le simple fait d’être sélectionné ne veut pas dire que l’on recevra une récompense.  

Lorsqu’un employeur offre une récompense par l’intermédiaire d’un processus officiel, comme décrit ici, le rendement au travail peut constituer l’un des critères pris en considération.  

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D'autre part, une reconnaissance ou une incitation est la reconnaissance de la performance d'un employé dans leur travail. Elle peut être donnée pour atteindre ou dépasser les objectifs de vente, pour la réalisation d'un projet plus tôt que prévu ou moins cher que prévu, pour le mentorat de nouveaux employés, pour avoir remplacé des collègues ou gestionnaires absents ou en vacances. C’est ce que les employés sont censés faire dans le cadre de leurs fonctions et toute reconnaissance reçue fait partie de de la rémunération, et est donc imposable.  

Une phrase que j'entends beaucoup est récompenses instantanées. Les employeurs récompensent souvent leurs employés au moyen de « reconnaissances instantanées » pour améliorer le moral des troupes et renforcer leur engagement.  

Cela dit, les reconnaissances instantanées sont presque toujours fondées sur le rendement et sont donc imposables.  

Une reconnaissance qui est habituellement imposable ne peut pas devenir non imposable simplement en disant qu’il s’agit d’un « cadeau ».  

Diapositive 7

Vous devez comprendre ce qu’est la juste valeur marchande parce que c’est ce que nous utilisons pour déterminer ce qui doit être inclus dans la rémunération d’un employé et si l’exemption, dont nous parlerons plus tard, peut être appliquée.  

La juste valeur marchande est le prix le plus haut qui peut être obtenu dans un marché ouvert entre deux parties sans lien de dépendance.  

Et c’est vous en tant qu’employeur qui devez déterminer la juste valeur marchande.  

Le prix qu’un employeur paie pour un article est souvent un indicateur raisonnable de la juste valeur marchande, mais ce n’est pas toujours le cas : 
Un trophée ou une plaque où le coût des matériaux peut être supérieur à sa valeur; ou
Un employeur peut obtenir un rabais important sur le prix de détail s’il achète certains articles en vrac.  

Même si le logo d’une entreprise peut affecter la juste valeur marchande, on ne peut toutefois pas supposer que la valeur est automatiquement réduite à zéro. La diminution de la valeur dépend de la mesure dans laquelle la présence d’un logo a une incidence négative sur l’utilisation de l’article. Par exemple, un porte-document en cuir dont la boucle serait gravée subtilement d’un logo peut être perçu différemment d’un manteau d’hiver qui porte un logo brodé dans le dos.  

Soulignons aussi que le logo de certaines entreprises peut augmenter la valeur d’un article. Par exemple, certaines personnes sont prêtes à payer plus cher pour avoir certains logos sur leurs valises, leurs sacs à main ou leurs vêtements de sport.  

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Vous devez bien comprendre certains concepts pour appliquer correctement la politique. Voici trois concepts qui vont de pair : les cadeaux ou récompenses en espèces, en quasi-espèces ou autres qu’en espèces.  

Les cadeaux ou récompenses en espèces sont plutôt simples et faciles à comprendre. Il s’agit de l’argent : les billets de banque, la monnaie et les chèques peuvent être utilisés dans tous les magasins et les banques et être déposés ou dépensés à la guise de l’employé.  

Les cadeaux ou récompenses en quasi-espèces peuvent facilement être convertis en espèces. Il peut s’agir d’obligations, de titres ou de métaux précieux. Les cadeaux ou récompenses en quasi-espèces comprennent aussi les articles qui fonctionnent comme de l’argent. Par exemple, les cartes-cadeaux utilisés dans certains magasins pour être dépensés comme de l’argent.  

Les cadeaux ou récompenses autres qu’en espèces sont des biens ou des services tangibles qu’un employeur offre à ses employés.  

Diapositive 9

Les chèques-cadeaux et les cartes-cadeaux sont toujours imposables parce qu’ils fonctionnent comme de l’argent. Le titulaire peut les utiliser dans un magasin ou une chaîne de magasins en particulier, ou même dans un centre commercial, comme s’il s’agissait d’argent.  

Si la valeur des achats est inférieure à celle de la carte‑cadeau, le montant inutilisé demeure crédité sur la carte pour être utilisé plus tard ou est remis en argent au titulaire de la carte.  

Diapositive 10

Parlons maintenant des coupons et des billets pour des événements. Un coupon, même s’il peut être un billet ou un certificat, permet à l’employé de se rendre à un magasin particulier pour l’échanger contre un article spécifique ou a une valeur spécifique.  

Par exemple, un employeur peut donner une dinde à chacun de ses employés pour Noël. Plutôt que d’apporter les dindes au bureau, ce qui causerait des problèmes de réfrigération et d’entreposage, l’employeur peut faire des arrangements avec une épicerie et remettre à ses employés des bons d’échange contre une dinde dont la valeur est inférieure à un certain montant. Les employés ne peuvent pas utiliser le bon d’échange pour acheter d’autres produits à l’épicerie. Le bon d’échange leur donne uniquement droit à une dinde.  

De la même façon, les billets pour un événement visent une date, une heure et un endroit précis. L’employé ne peut pas décider d’assister à un autre événement tenu au même endroit un autre soir.  

Une carte-cadeau ou un chèque-cadeau pour le cinéma n’est pas considéré comme un billet pour un événement. L’employé peut choisir le film et l’heure de la représentation, ou même choisir d’utiliser sa carte-cadeau ou son chèque-cadeau dans les arcades ou pour s’acheter des friandises.  

Les coupons et les billets pour événements sont considérés comme étant autres qu’en espèces.  

Maintenant que nous avons vu les définitions et les concepts, passons à l’application des politiques.  

Diapositive 11

Tant que les cadeaux et les récompenses sont offerts pour une raison valide selon la politique, il n’y a pas de limite au nombre de cadeaux et de récompenses que vous pouvez offrir à vos employés dans une année. Nous limitons toutefois la valeur totale combinée des cadeaux et des récompenses à 500 $ par année. Si la valeur totale combinée dépasse 500 $, le montant en plus doit être inclus dans le revenu de l’employé. Par exemple, si au cours d’une année vous donnez à un employé des cadeaux et des récompenses valides d’une valeur totale de 800 $, il y a un avantage imposable de 300 $ à inclure dans le revenu de l’employé (ce qui est 800 $ moins l’exemption de 500 $).  

Pour qu’une récompense ou un cadeau soit non imposable, il doit satisfaire à la définition que nous avons vue un peu plus tôt. Après avoir établi s’il s’agit d’un cadeau ou d’une récompense en espèces, en quasi-espèces ou autre qu’en espèces, il faut déterminer pourquoi la récompense ou le cadeau a été offert. Une récompense autre qu’en espèces donnée pour des raisons liées au rendement constitue un avantage imposable pour l’employé. Une récompense en espèces ou en quasi espèces donnée pour des raisons qui répondent aux définitions de la politique est aussi imposable.  

L’intention sous-jacente de la reconnaissance détermine si elle est ou non imposable : qu’est-ce que l’employeur cherche à reconnaître? Un cadeau offert à l’employé du mois ayant donné le plus haut rendement constitue une reconnaissance imposable, peu importe que celui-ci soit qualifié de cadeau, de récompense ou de reconnaissance.  

Pour alléger le fardeau administratif imposé par le suivi des articles de petite valeur, comme les tasses et les stylos, la politique prévoit de ne pas en tenir compte dans le calcul de la valeur totale des récompenses et cadeaux offerts durant l’année aux fins de l’exemption. Par exemple, si vous donnez une tasse à café d’une valeur de 10 $ à chacun de vos 1 000 employés, l’ARC n’exigera pas que vous les incluiez dans le calcul aux fins de l’exemption de 500 $. Il n’y a pas de montant maximal pour les articles de petite valeur. L’employeur doit toutefois démontrer que la valeur établie pour un article est raisonnable.  

De plus, si un employeur offre souvent des articles de petite valeur ou qu’il y a une tendance qui s’apparente à une rémunération supplémentaire, l’ARC peut considérer que ces articles sont imposables et exiger qu’ils soient inclus dans le calcul du revenu de l’employé.  

Diapositive 12

La politique sur les cadeaux et les récompenses vise certains types d’articles que les employeurs offrent à leurs employés sans lien de dépendance. D’autres articles sont souvent désignés à tort comme des cadeaux ou des récompenses. Les articles énumérés ici sur la diapositive ne sont pas visés par la politique sur les cadeaux et les récompenses. 

Dans certains cas, l’avantage peut être non imposable en vertu d’une autre politique de l’ARC. Par exemple, l’ARC a une politique particulière pour les activités mondaines qui fait en sorte qu’une fête de Noël organisée par un employeur peut ne pas être visée par la politique sur les cadeaux et les récompenses, mais constituer tout de même un avantage non imposable si les critères de la politique sur les activités mondaines sont respectés. Pour en savoir plus sur les autres politiques visant les avantages imposables, consultez le guide T4130, Guide de l’employeur – Avantages et allocations imposables.  

Regardons maintenant quelques exemples.  

Diapositive 13

Le premier exemple est celui de David. Au cours de l’année, son employeur lui a offert un t-shirt d’une valeur de 15 $. Puisqu’il s’agit d’un article de petite valeur, l’employeur n’en tient pas compte dans le calcul aux fins de l’exemption. Il a aussi offert à David deux récompenses qui ne sont pas visées par la politique : un chèque-cadeau pour son anniversaire et un voyage d’une valeur de 400 $ pour avoir atteint ses objectifs de vente. Bien que le chèque-cadeau soit visé par la définition de cadeau, il s’agit d’une récompense en quasi-espèces et il est donc imposable. Pour ce qui est du voyage, il s’agit d’un bien et donc d’une récompense autre qu’en espèce et il est imposable, puisqu’il lui a été offert pour des raisons liées à son rendement.  

Finalement, l’employeur de David lui offre aussi quatre autres cadeaux et récompenses qui répondent aux critères de la politique, c’est-à-dire qu’il s’agit de récompenses autres qu’en espèces qui satisfont aux définitions énoncées plus tôt dans la présentation. Ces cadeaux et récompenses ont une valeur totale de 750 $. De ce montant, on soustrait l’exemption de 500 $ pour obtenir un total de 250 $. Si on y ajoute le montant total des articles qui n’étaient pas visés par la politique, c’est-à-dire 475 $, on obtient un montant total de 725 $ qui doit être inclus dans le revenu de David.  

Rappelez-vous David et les 250 $ qu’il a inclus dans son revenu pour la valeur des cadeaux et récompenses excédant 500 $. On reparlera de David un peu plus tard dans un autre exemple.  

Diapositive 14

Dans notre deuxième exemple de la politique sur les cadeaux et les récompenses, nous avons Linda. Au cours de l’année, son employeur lui a offert une tasse lors d’une campagne sur le développement durable. Comme dans le cas de David, il s’agit ici d’un article de petite valeur et l’employeur n’en tient pas compte dans le calcul aux fins de l’exemption. L’employeur de Linda lui offre aussi une horloge de bureau pour avoir terminé un projet à temps. Il s’agit d’une récompense qui n’est pas visée par la politique.  

Finalement, l’employeur offre à Linda deux autres cadeaux et récompenses qui sont visés par la politique, c’est‑à‑dire qu’il s’agit de cadeaux et de récompenses autres qu’en espèces qui satisfont aux définitions prévues par la politique. Ceux-ci ont une valeur totale de 675 $. De ce montant, on soustrait l’exemption de 500 $ pour obtenir un montant de 175 $. Si on y ajoute le montant de 225 $ pour l’horloge de bureau qui n’est pas visée par la politique, on obtient un montant total de 400 $ qui doit être inclus dans le revenu de Linda.  

Diapositive 15

La dernière politique que nous allons voir est celle sur les prix pour les années de service qui ne fait plus partie de la politique sur les cadeaux et les récompenses depuis janvier 2010.  

Une question qui revient fréquemment est : que se passe-t-il si l’employé reçoit un prix en retard pour ses années de service? Par exemple, un employé qui a droit à un prix pour ses 20 années de service et ensuite pour ses 25 années de service, mais qui reçoit le prix pour ses 20 années lors de sa 22e année de service.  

Dans ce cas, le prix pour ses 25 années de service est imposable, puisqu’il s’est écoulé moins de 5 ans depuis qu’il a reçu son dernier prix. Le revenu est habituellement imposable dans l’année où il est reçu. Regardons la fin de l’année civile : en temps normal, certains traitements que reçoit un employé pendant la première période de paie de la nouvelle année sont liés au travail qu’il a effectué au cours de l’année précédente. Cependant, les traitements constituent un revenu imposable dans la nouvelle année.  

L’exemption ne peut pas être divisée pour permettre de recevoir plus d’un prix non imposable pour les années de service au cours d’une même période de 5 ans.  

Diapositive 16

Retournons donc à nos exemples. Vous vous rappelez qu’un montant de 250 $ avait été inclus dans le revenu de David étant donné que la valeur des cadeaux et des récompenses qu’il avait reçus dépassait l’exemption de 500 $ pour l’année.  

Au cours de cette même année, David a aussi reçu un prix pour ses 10 années de service. La valeur de ce prix est de 275 $. Il satisfait à tous les critères de la politique : il s’agit d’une récompense autre qu’en espèces, cinq années se sont écoulées depuis que David a reçu son dernier prix et celui-ci est pour 5 années de service au minimum. Donc, selon la politique sur les prix pour les années de service, David n’aura pas à inclure ce montant dans son revenu. Cela dit, il ne peut pas ajouter le manque à gagner de l’exemption annuelle pour les cadeaux et récompenses pour réduire le montant à inclure dans son revenu à 25 $.  

Il s’agit de deux politiques distinctes et les exemptions ne sont pas transférables.  

Diapositive 17

Notre deuxième exemple concerne Sandra. Elle reçoit un prix pour ses 7 années de service. Le dernier prix qu’elle a reçu soulignait ses 5 années de service. La valeur du prix pour ses 7 années de service est de 400 $. Puisqu’il s’est écoulé seulement deux ans depuis qu’elle a reçu son dernier prix, ce nouveau prix est imposable. Même si Sandra a un manque à gagner à l’exemption annuelle de la politique sur les cadeaux et récompenses, elle ne peut pas s’en servir pour que ce prix pour ses 7 années de service ne soit pas imposable.  

Diapositive 18

Pour terminer, nous avons Patrick. Patrick reçoit un prix autre qu’en espèces pour ses 25 années de service. Il s’est écoulé cinq ans depuis qu’il a reçu son dernier prix d’anniversaire. La valeur de son prix est de 840 $. Comme vous pouvez le constater, ce prix satisfait aux critères de la politique sur les prix pour les années de service, à part le fait que sa valeur dépasse 500 $. Si on soustrait 500 $ du montant de 840 $, on obtient un montant de 340 $ qui doit être inclus dans le revenu de Patrick.  

Diapositive 19

Voici quelques points à retenir au moment d’offrir une récompense à vos employés :
Les chèques-cadeaux et les cartes-cadeaux, peu importe leur montant ou la raison pour laquelle ils sont offerts, sont toujours imposables.  

Les récompenses fondées sur le rendement sont imposables, notamment les primes instantanées, les primes d’encouragement et les reconnaissances, comme l’employé du mois.  

On fait le total de la valeur des cadeaux et des récompenses valides selon la politique pour déterminer si l’exemption de 500 $ a été ou non dépassée. Les cadeaux et les récompenses imposables ne bénéficient d’aucune exemption et la valeur totale de chacune des récompenses imposables doit être incluse dans le revenu de l’employé pour l’année.  

Les prix pour les années de service ne peuvent être offerts qu’une fois tous les cinq ans et une exemption de 500 $ est prévue.  

Diapositive 20

Si vous voulez en savoir plus sur l’un ou l’autre des points abordés aujourd’hui, vous trouverez plusieurs ressources dans le site Web de l’ARC. Allez à arc.gc.ca et consultez nos pages Web pour les entreprises.  

Diapositive 21

L’ARC offre un grand nombre d’outils pouvant vous aider à comprendre ces politiques, de même que les autres politiques sur les avantages imposables ainsi que les autres obligations en matière de paie.  

Vous les trouverez dans son site Web en visitant les pages sur les retenues sur la paie. Le T4130, Guide de l’employeur – Avantages et allocations imposables, peut particulièrement vous être utile pour comprendre ce que sont les avantages imposables.  

L’ARC offre aussi  des vidéos et des webinaires enregistrés pour les entreprises que vous pouvez voir sur le site web.  

Diapositive 22

C’est tout le temps que nous avons. J’aimerais vous remercier de vous être joints à moi aujourd’hui. J’espère que, grâce à ce webinaire, vous comprenez mieux la politique sur les cadeaux et les récompenses et la politique sur les prix pour les années de service.  

Merci.