Comment retenir, verser et déclarer les retenues à la source

Transcription

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Bonjour, merci de vous joindre à moi pour ce webinaire sur la façon de retenir, verser et déclarer les retenues à la source sur la paie.

Le webinaire d'aujourd'hui est le premier d'une série de trois webinaires comportant des directives étape par étape. Je m'appelle Manon et je suis votre présentatrice aujourd'hui.

De plus, j'aimerais mentionner que le webinaire d'aujourd'hui sera enregistré et affiché sur le site Web de l'Agence du revenu du Canada (l'ARC) à une date ultérieure.

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Aujourd'hui, nous discuterons de la façon de déclarer les retenues à la source à l'ARC. Nous passerons en revue ce que les employeurs doivent faire avec la paie de leurs employés, leurs responsabilités et les outils de retenues sur la paie à leur disposition. Nous verrons comment utiliser le Calculateur en direct de retenues sur la paie (le CDRP), étape par étape. Nous parlerons ensuite des types d'auteurs de versements, des dates d'échéance et des méthodes de versements.

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Nous discuterons aussi de la façon de corriger les erreurs dans un versement, comment remplir les feuillets et les sommaires T4 et T4A et comment modifier, annuler ou remplacer un feuillet T4 ou T4A. Nous verrons ensuite les ressources qui sont à votre disposition pour obtenir plus de renseignements.

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Si vous avez des employés ou que vous vous payez un salaire, vous devez retenir et verser les retenues à la source sur la paie.

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À titre d'employeur, vous êtes chargé de retenir les cotisations au Régime de pensions du Canada (le RPC), les cotisations à l'assurance emploi et l'impôt sur le revenu sur le salaire de vos employés et de verser ces retenues à l'ARC, avec votre part des cotisations au RPC et à l'assurance emploi.

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Vous êtes aussi responsable de déclarer le revenu de vos employés et de déclarer les cotisations au RPC et à l'assurance emploi et l'impôt sur le revenu que vous avez retenus sur la paie de vos employés sur des déclarations de renseignement dont nous discuterons plus tard dans la présentation.

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Que devez-vous faire lorsque vous embauchez un employé? Premièrement, chaque employé doit vous donner son numéro d'assurance sociale (le NAS) pour travailler au Canada. À titre d'employeur, vous devez demander à chacun de vos employés de vous fournir leur NAS dans les trois jours du début de leur emploi. Vous devez conserver ce numéro dans le dossier de chaque employé. Si un employé ne vous donne pas son NAS, vous devez faire un effort raisonnable pour l'obtenir.

Un effort raisonnable serait de demander verbalement ou par écrit à l'employé de vous donner son NAS et d'assurer un suivi auprès de cet employé. Vous devriez noter les dates où vous lui avez demandé verbalement et conserver une copie de toutes vos demandes par écrit. Si vous ne faites pas d'effort raisonnable pour obtenir un NAS, vous pourriez devoir payer une pénalité de 100 $ pour chaque NAS que vous ne tentez pas d'obtenir.

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L'employé doit aussi remplir et vous donner deux formulaires TD1, Déclaration des crédits d'impôt personnels, un fédéral et un provincial ou territorial.

Ces formulaires vous aideront à établir le montant d'impôt à retenir sur le salaire de l'employé. Ces formulaires indiquent les crédits d'impôt auxquels l'employé a droit lorsqu'il produit sa déclaration de revenus et de prestations. Ils indiquent aussi à l'employé comment remplir le formulaire s'il a plus d'un employeur.

Le TD1 est accessible en ligne dans le site Web de l'ARC. Les employés peuvent le remplir, le sauvegarder et en imprimer des copies à conserver et à donner à leur employeur. Si l'employé demande des crédits d'impôt personnel auprès de plus d'un employeur, il pourrait devoir payer plus d'impôt sur le revenu lorsqu'il produira sa déclaration de revenus et de prestations.

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Après avoir fait les retenues, vous devez les verser à l'ARC avec la part de l'employeur. Vous devez donc ouvrir et tenir à jour un compte de programme de retenues sur la paie. Si vous avez déjà un numéro d'entreprise (un NE), vous devez seulement ajouter un compte de programme de retenues sur la paie à votre NE existant.

Si vous n'avez pas de NE, vous devez en demander un et vous inscrire à un compte de programme de retenues sur la paie avant la date d'échéance de votre premier versement. Pour obtenir des renseignements sur le NE ou pour en demander un en ligne, allez à la page « Inscrire votre entreprise » dans le site Web de l'ARC.

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Un NE permet à l'ARC d'identifier une entreprise précise (ou une organisation comme un organisme de bienfaisance) pour l'impôt au Canada. Le fait d'avoir un NE permet de simplifier les relations entre les entreprises et les tous les niveaux du secteur publique. Le NE démontre que chaque entreprise a son propre numéro à neuf chiffres.

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Si vous ne pouvez pas utiliser le service d'inscription en ligne, vous pouvez vous inscrire par courrier ou par télécopieur. Imprimez le formulaire RC1, envoyez le par la poste ou par télécopieur à votre centre fiscal.

Vous trouverez la liste par province de tous les centres fiscaux et bureaux des services fiscaux dans le site Web de l'ARC.

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Pour calculer les retenues pour les périodes de paie les plus courantes, vous pouvez utiliser le guide T4032, Tables de retenues sur la paie. Nous verrons comment utiliser le T4032 lors du troisième webinaire de cette série qui aura lieu le 7 décembre 2016.

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L'ARC offre un outil en ligne utile et facile à utiliser, le Calculateur en direct des retenues sur la paie, le CDRP, pour vous aider à calculer les retenues à la source sur le salaire d'un employé et la part de l'employeur des cotisations au RPC et à l'assurance emploi. Parlons en plus en détail.

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Lorsque vous entrez dans le CDRP, vous choisissez le type de calcul que vous voulez faire, qu'il s'agisse du paiement de salaire, de commissions ou de pensions. Vous pouvez aussi utiliser le CDRP pour vérifier les cotisations au RPC et à l'assurance emploi que vous devez retenir sur le salaire de vos employés.

Le prochain écran est la première étape du calcul.

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Vous choisissez la province ou le territoire d'emploi, la fréquence des périodes de paie et la date à laquelle vous payez l'employé. Pour cet exemple, nous avons choisi l'Ontario comme province d'emploi, l'employé est payé aux deux semaines et la date de paie est le 7 septembre 2016. Vous pouvez entrer le nom de l'employé et le nom de votre entreprise si vous prévoyez sauvegarder le fichier, mais ce n'est pas nécessaire pour faire le calcul. Vous devez entrer des informations dans les champs indiqués par un astérisque.

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À l'étape 2, vous entrez le salaire brut que l'employé a gagné durant cette période de paie. Nous avons inscrit 3 000 $ comme salaire brut. Entrez la paie de vacances si vous en payez une. Il y a plusieurs choix que vous pouvez faire à ce moment ci, selon ce que vous fournissez à votre employé ou si l'employé cotise à un REER ou paie des cotisations syndicales, entre autres. Une fois que vous avez choisi tout ce qui s'applique, cliquez sur suivant pour la troisième étape. Pour cet exemple, nous avons simplement entré le salaire brut de 3 000 $.

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À l'étape 3, le code de demande du formulaire TD1 de l'employé est sélectionné automatiquement au minimum, le code 1. Si l'employé a un code différent, choisissez le bon code dans le menu déroulant.

Si l'employé a décidé de faire retenir plus d'impôt sur sa paie, vous entrez ce montant dans la prochaine zone. Vous entrez aussi le code de demande d'un formulaire TD1 d'une province ou d'un territoire.

Dans la section du RPC, entrez les gains ouvrant droit à pension accumulés depuis le début de l'exercice. Vous trouverez le maximum des gains ouvrant droit à pension pour l'année dans le site Web de l'ARC. Ce montant change à chaque année. Pour 2016, le maximum est de 54 900 $. Si l'employé a déjà atteint la cotisation annuelle maximale au RPC de 2 544,30 $, cliquez sur ce champ. Si l'employé n'a pas encore atteint la cotisation maximale, entrez le montant cumulatif des gains ouvrant droit à pension. Pour cet exemple, souvenez vous que la date de paie est le 7 septembre et que l'employé n'a pas encore atteint la cotisation annuelle maximale. Depuis le début de l'exercice, ses cotisations au RPC s'élèvent à 2 389,54 $.

La même chose s'applique aux cotisations à l'assurance emploi. Le montant maximum des gains assurables de l'employé pour 2016 est de 50 800 $, ce qui signifie que la cotisation annuelle maximale d'AE de l'employé est de 955,04 $ pour 2016. Puisque la cotisation annuelle maximale de 955,04 $ est atteinte, nous cliquons sur ce champ.

Notez que les taux de cotisation à l'assurance emploi de l'employeur sont indiqué par défaut à 1,4 fois la cotisation de l'employé. Si l'ARC vous a indiqué d'utiliser un taux réduit, entrez le dans ce champ. Cliquez maintenant sur Calculer.

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Lorsque vous cliquez sur Calculer, vous obtenez le résultat final. Comme vous pouvez le voir, l'employé devrait recevoir une paie nette de 2 218,39 $ pour cette période de paie. Les montants d'impôt fédéral et provincial ont aussi été calculés à 426,11 $ d'impôt fédéral et 213,66 $ d'impôt provincial. Vous remarquerez que l'employé a une cotisation au RPC de 141,84 $, mais qu'aucune cotisation à l'assurance emploi n'est retenue puisque la cotisation annuelle maximale est déjà atteinte pour l'année.

Vous pouvez à ce moment imprimer vos résultats et les sauvegarder. Vous pouvez aussi cliquer sur le « Sommaire des versements de l'employeur » pour voir la part des cotisations de l'employeur au RPC et à l'assurance emploi que vous devez verser. Regardons ça de plus près.

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Il s'agit du calcul du versement de l'employeur. Vous devez verser votre cotisation au RPC et celle de l'employé, soit 283,68 $. Il n'a aucune cotisation à l'assurance emploi à verser puisque la cotisation annuelle maximale est déjà atteinte. Puis, vous ajoutez l'impôt sur le revenu que vous avez retenu sur la paie de l'employé. Pour notre exemple, le total que vous devriez verser à l'ARC est de 923,45 $.

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À titre de nouvel auteur de versements, vous devriez déjà avoir obtenu un NE de l'ARC et être inscrit à un compte de programme de retenues sur la paie. Même si vous n'avez pas encore de compte de retenues sur la paie, vous devez tout de même envoyer vos versements à l'ARC au plus tard à la date où ils sont dus.

Envoyez votre premier versement à votre centre fiscal. Faites votre paiement à l'ordre du Receveur général et incluez une lettre avec les renseignements suivants, selon le cas :

  • vous êtes un nouvel auteur de versements ou il s'agit de votre premier versement
  • la période visée par le versement
  • vous avez besoin d'un programme de retenues sur la paie si vous n'en avez pas encore demandé un
  • le nom complet, l'adresse et le numéro de téléphone de votre entreprise

Une fois que vous aurez un compte de programme de retenues sur la paie, l'ARC vous enverra un formulaire de versement par la poste. Envoyez chacun de vos versements comme nous l'avons décrit plus tôt jusqu'à ce que vous receviez le formulaire de versement.

Les nouveaux employeurs sont considérés comme des auteurs de versements réguliers. Vous devez donc envoyer vos versements à chaque mois, à moins que l'ARC ne vous indique d'utiliser une fréquence de versements différente.

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Un nouveau petit employeur qui paie des salaires pour la première fois en 2016 ou plus tard pourrait être admissible à verser les retenues sur la paie une fois tous les trois mois, au lieu de tous les mois.

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Pour être admissible, un nouveau petit employeur doit respecter les deux conditions suivantes :

  • la retenue mensuelle est moins de 1 000 $
  • l'employeur a un dossier d'observation parfait

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Qu'entendons-nous par « dossier d'observation parfait »?

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Un « dossier d'observation parfait » signifie que vous avez, sur une période de 12 mois, fait toutes les retenues appropriées sur des cotisations au RPC et à l'assurance emploi et d'impôt sur le revenu et que vous les avez versées à temps. Vous avez aussi payé la TPS/TVH à temps et vous avez produit vos déclarations de renseignements T4 et de la TPS/TVH à temps.

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Que comprend donc la retenue mensuelle? Il s'agit du total des cotisations au RPC et à l'assurance emploi et de l'impôt que vous avez retenus sur le salaire de vos employés, plus vos cotisations d'employeur.

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Un employeur qui est en affaires depuis plus de 12 mois et qui a des versements mensuels de moins de 3 000 $ peut avoir droit de verser ses retenues aux trois mois. Veuillez noter que c'est différent d'un nouveau petit employeur. Si l'employeur choisit de le faire, l'ARC doit recevoir les retenues au plus tard le 15e jour du mois après la fin de chaque trimestre civil.

Un auteur de versements réguliers est un employeur qui a une retenue mensuelle moyenne (une RMM) inférieur à 25 000 $. L'ARC doit recevoir les versements au plus tard le 15e jour du mois suivant le mois où les employés sont payés. Par exemple, si vous payez vos employés le 5 et le 19 octobre, vous devez faire votre versement au plus tard le 15 novembre.

Le tableau à l'écran vous montre les types d'auteurs de versements en fonction de leur RMM.

Qu'est-ce qu'une RMM? Eh bien, elle est déterminée en additionnant le montant total des cotisations au RPC et à l'assurance emploi et de l'impôt que vous avez versés à l'ARC au cours des deux dernières années civiles. Par exemple, en 2015, vous avez fait 4 versements totalisant 120 000 $. Ce montant est divisé par 4 (le nombre de versements), ce qui donne 30 000 $. Ce montant devient la RMM qui sera utilisée pour 2017 et vous serez considéré comme un auteur de versements du seuil 1.

Si nous constatons, d'après nos calculs, que votre type d'auteur de versements a changés, nous vous en informerons par écrit, habituellement en décembre, et nous vous indiquerons quand nous devrons recevoir vos retenues pour la prochaine année.

Discutons des dates d'échéance. Comme nous l'avons déjà mentionné, un nouvel employeur fera ses versements chaque mois (voir Auteurs de versements réguliers à l'écran) à moins que l'ARC ne l'informe qu'il peut faire ses versements aux trois mois.

Pour un auteur de versements du seuil 1, s'il paye ses employés le 1er et le 15e jour du mois, il doit faire son versement le 25e jour du même mois. Pour les salaires qu'il paie du 16e jour à la fin du mois, le versement du seuil 1 doit être reçu au plus tard le 10e jour du mois suivant.

Les auteurs de versements du seuil 2 doivent faire leurs versements dans les trois jours après le dernier jour de la période de paie définie et ils doivent faire leurs versements à une institution financière canadienne.

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Avant de choisir votre méthode de versement, tenez compte de ce qui suit :

  • si vous êtes un auteur de versements du seuil 2, vous devez verser les retenues à la source par voie électronique ou en personne à une institution financière canadienne au plus tard à la date d'échéance.
  • une pénalité est imposée pour tout paiement fait après la date d'échéance

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  • Les versements sont considérés comme faits le jour où l'ARC les reçoit. Choisissez bien la méthode de versement pour vous assurer de respecter votre date d'échéance.
  • Si vous versez des retenues pour plus qu'un compte, assurez-vous de fournir vos numéros de compte de programme de retenues sur la paie et une répartition des montants prévus pour chaque compte. Nous pourrons ensuite attribuer les bons montants aux bons comptes.
  • Peu importe votre méthode de versement, si vous voulez vérifier votre paiement dans Mon dossier d'entreprise, vous devez nous accorder 10 jours pour le traitement de votre paiement et pour qu'il soit affiché sur votre compte.

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Alors, comment faites-vous un versement?

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Vous pouvez faire votre versement :

  • au moyen des services bancaires en ligne
  • par carte de crédit
  • par carte de débit
  • par débit préautorisé
  • à votre institution financière canadienne
  • par virement télégraphique, si vous êtes un non résident, ou
  • par un fournisseur de services

Vous devez vous assurer que l'ARC reçoit votre paiement au plus tard à la date d'échéance. Si vous faites affaire avec un tiers fournisseur de services, assurez-vous de bien comprendre les conditions liées aux services que vous utilisez. Pour en savoir plus sur les fournisseurs de services, allez à la page Web « Payer par un fournisseur de services » sur le site web de l'ARC.

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Discutons maintenant des formulaires de versement. L'ARC vous envoie des formulaires de versement selon le type d'auteur de versements que vous êtes. Ils sont personnalisés pour nous aider à attribuer vos versements au bon compte de paie.

Le PD7A, Relevé de compte de retenues à la source courantes comprend plusieurs pages. Ce que vous voyez à l'écran est le nouveau relevé de compte des retenues à la source courantes. Il y a une pièce de versement que vous utilisez pour verser les retenues et le solde du compte de versement, le sommaire du compte, le solde des arriérés du compte sont indiqués, s'il y a lieu. Il s'agit du formulaire que l'ARC envoie aux auteurs de versements réguliers, trimestriels et mensuels. Remplissez votre pièce de versement correctement pour nous permettre d'attribuer le versement à votre compte (la partie en bas du formulaire de versement n'apparait pas à l'écran). Utilisez les PD7A qui vous ont été envoyés pour l'année courante.

Le PD7A (TM) est aussi un relevé de compte et il est utilisé par les auteurs de versements accélérés qui sont des auteurs de versements des seuils 1 et 2. Il s'agit aussi du formulaire à utiliser pour verser les retenues à la source, si vous n'avez pas reçu les formulaires PD7A RB ou les avez perdus.

Les formulaires PD7A RB sont regroupés dans un carnet que l'ARC envoie en décembre de chaque année aux auteurs de versements accélérés de seuils 1 et 2, qui les utilisent pour verser leurs retenues tout au long de l'année. Si vous envoyez vos retenues à la source par voie électronique pendant au moins six mois, vous ne recevrez plus de formulaires PD7A RB le mois de décembre suivant.

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Que devriez-vous faire si vous faites une erreur dans l'un de vos versements? Parlons de situations différentes.

Si, en 2016, vous avez versé en trop, vous pouvez réduire votre prochain versement de 2016 du montant que vous avez versé par erreur. Si vous avez fait un versement en trop en 2015, vous pouvez demander le transfert du crédit ou un remboursement. Vous pouvez le faire en ligne au moyen de Mon dossier d'entreprise. Si vous êtes un représentant autorisé, pouvez le faire en ligne en utilisant Représenter un client. Si vous produisez une déclaration papier, vous pouvez joindre une note à votre T4 Sommaire indiquant la raison du paiement en trop et dire à l'ARC si vous voulez transférer le montant à un autre compte ou à une autre année ou si vous voulez un remboursement.

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Si vous vous rendez compte que votre versement était insuffisant, vous devez verser le montant manquant dès que possible, soit par voie électronique, avec un autre formulaire de versement ou par écrit avec une courte lettre indiquant votre numéro de compte et la période de paie à laquelle se rapporte le montant manquant. Si votre versement est en retard, l'ARC peut imposer une pénalité pour production tardive.

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Si votre paiement n'est pas attribué correctement, vous pouvez transférer le paiement d'un compte à l'autre en ligne au moyen de Mon dossier d'entreprise. Vous pouvez aussi appeler le numéro d'entreprise : 1-800-959-7775 pour demander à l'ARC d'attribuer le paiement au bon compte.

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Pour déclarer les revenus des employés et les retenues à la source que vous avez retenues tout au long de l'année sur la paie de vos employés, vous devez remplir des feuillets T4 ou T4A, un Sommaire et une déclaration de renseignements T4 ou T4A. Une déclaration de renseignements contient les feuillets et le Sommaire. Parlons de chacun en détail.

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La plupart des montants qu'un employeur paye à un particulier sont appelés rémunération, salaire ou traitements. Vous devez remplir un feuillet T4 pour déclarer :

  • les salaires, traitements (y compris la paie tenant lieu de préavis de congédiement), les pourboires ou les gratifications, les primes, la paie de vacances, les commissions d'emploi et toute autre rémunération que vous payez aux employés pendant l'année;
  • les avantages et allocations imposables;
  • les allocations de retraite;
  • les retenues que vous avez faites pendant l'année;
  • les montants du facteur d'équivalence qui représente la valeur de l'avantage pour l'année de l'employé qui participe au régime de pension agréé ou au régime de participation différée aux bénéfices de son employeur.

Vous devez remplir un feuillet T4 pour chaque employé à qui vous avez payé une rémunération pendant l'année si :

  • vous deviez retenir des cotisations au RPC ou au Régime des rentes du Québec (le RRQ), des cotisations à l'assurance emploi et au Régime québécois d'assurance parentale (le RQAP) ou de l'impôt sur le revenu;
  • la rémunération était supérieure à 500 $ pour l'année.

Vous déclarez le revenu de l'employé sur un feuillet T4 pour l'année où vous l'avez payé, peu importe quand l'employé a rendu les services ou si l'employé est décédé. Par exemple, si vous payez votre employé en janvier 2016 pour un revenu qu'il a gagné en décembre 2015, vous devrez déclarer ce revenu sur son feuillet T4 pour 2016 puisque c'est l'année où vous le payez.

Si vous payez des primes imposables à vos employés pour une police d'assurance vie collective temporaire, vous devez toujours préparer des feuillets T4, même si le montant de toute la rémunération payée à l'employé dans l'année civile est de 500 $ ou moins.

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À titre d'employeur, vous devez déclarer tous les montants payés au cours de l'année, en dollars et en cents, sauf les montants du facteur d'équivalence qui sont en dollars seulement.

  • Déclarez tous les montants en dollars canadiens, même si vous les avez payés en devise étrangère. Vous pouvez trouver les renseignements sur les taux de change moyens dans le site Web de l'ARC.
  • N'insérez pas de trait d'union ou de tiret entre les numéros.
  • N'inscrivez pas le symbole du dollar.
  • N'indiquez pas de montants négatifs sur les feuillets. Pour apporter des changements aux années précédentes, envoyez à l'ARC des feuillets modifiés pour les années en question. Nous examinerons comment modifier les feuillets T4 sous peu.
  • Lorsqu'il n'y a aucun montant à indiquer dans une case, n'inscrivez pas « néant », laissez la case en blanc, sauf pour les cases 24 et 26.
  • Ne modifiez jamais le titre d'une case.

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Sur le feuillet T4, vous entrerez le nom de votre entreprise et le nom et l'adresse de l'employé.

À la case 10, vous entrerez la province d'emploi et à la case 12, le NAS de l'employé.

Vous déclarez à la case 14 le revenu total que vous avez payé à votre employé pendant l'année civile. Ce montant peut comprendre les avantages imposables que vous avez payés ou fournis à votre employé pendant cette année.

Entrez à la case 22 l'impôt sur le revenu que vous avez retenu.

Vous déclarez à la case 16 les cotisations de l'employé au RPC que vous avez retenues. Si vous avez retenu des cotisations au RRQ, vous les déclarez à la case 17.

Entrez à la case 18 les cotisations de l'employé à l'assurance emploi.

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Vous devez aussi entrer les gains assurables d'AE à la case 24 et les gains ouvrant droit à pension du RPC ou RRQ à la case 26. Vous devez toujours remplir ces cases, même s'il n'y a aucun gain assurable ou ouvrant droit à pension.

Si vous avez retenu des cotisations de l'employé à un RPA, entrez le total retenu à la case 20. Lorsque vous entrez un montant à la case 20, vous devez entrer un numéro de participation à un RPA ou à un RPDB à la case 50.

Si l'employé a payé des cotisations à un RQAP, entrez le montant à la case 55 et les gains assurables du RQAP à la case 56.

J'ai mentionné plus tôt que le revenu déclaré à la case 14 peut comprendre les avantages imposables que vous avez payés ou offerts à votre employé.

Le montant total des avantages imposables que l'employé a reçu est aussi entré au bas du feuillet T4 dans la section « autres renseignements » du feuillet. Il y a différents codes que vous pouvez utiliser selon le type d'avantage imposable. Le chapitre 2 du RC4120, Guide de l'employeur – Comment établir le feuillet T4 et le Sommaire, comprend une liste des codes que vous pouvez utiliser.

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Voyons maintenant comment remplir le T4 Sommaire.

Au haut du T4 Sommaire, entrez le numéro du compte de programme de retenues sur la paie à 15 caractères dans la case du « numéro de compte de l'employeur ». Il s'agit du numéro que vous utilisez pour nous envoyer les retenues sur le salaire de vos employés. Entrez votre nom commercial en plus de votre adresse sous le numéro du compte de programme de retenues sur la paie.

Les cases doivent être remplies de la même façon que celles du feuillet T4. Dans chaque case, vous entrez le total en dollars et en cents canadiens de tous les feuillets T4 que vous avez produits. Si vous avez plus d'un compte du programme de retenu sur la paie, vous devez produire un T4 Sommaire pour chaque compte.

Les totaux que vous inscrivez sur le T4 Sommaire doivent correspondre aux totaux des montants que vous déclarez sur les feuillets T4. Les erreurs ou les omissions risquent de retarder inutilement le traitement de votre déclaration.

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Voyons maintenant ce qu'est un feuillet T4A. Le feuillet T4A est utilisé pour déclarer les paiements de pension ou de pension de retraite et les cotisations. Le T4A sert aussi à déclarer les paiements forfaitaires, les commissions d'un travail indépendant, les ristournes aux membres, les honoraires pour services rendus et autres types de paiements, ainsi que les facteurs d'équivalence. Le feuillet T4A est rempli de la même façon que le feuillet T4, par exemple, vous inscrivez entre autres le nom de la personne, son NAS; seules les cases sont différentes.

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`Vous déclarez à la case 16 la partie imposable des prestations d'une rente provenant d'un régime de retraite ou d'un régime de pension agréé, y compris les prestations pour handicapés, que vous avez payées à un employé, à un employé retraité, à un survivant ou à l'époux d'un employé.

Vous déclarez les paiements forfaitaires à la case 18. Un paiement forfaitaire est la partie imposable d'un paiement unique provenant d'un fonds de pension ou d'un régime de retraite à participation différée aux bénéfices. Un paiement unique peut être fait en raison du retrait d'un régime, du décès d'un employé ou d'un ancien employé, de la cessation, d'un changement, ou de la modification d'un régime ou du remboursement d'une cotisation en trop au régime.

Il y a des situations spéciales pour les montants déclarés à la case 16 et à la case 18, assurez-vous d'aller à la page Web « Comment remplir le feuillet T4A ».

Déclarez à la case 20 les montants de commission que vous avez payés à un agent indépendant, sans inclure la TPS/TVH payée aux bénéficiaires de ces services.

Entrez à la case 22 l'impôt total que vous avez retenu sur la rémunération du bénéficiaire pendant l'année. Cela comprend les montants d'impôt fédéral, provincial (sauf le Québec) et territorial qui s'appliquent. Laissez la case en blanc si vous n'avez pas retenu d'impôt. N'incluez pas le montant d'impôt que vous avez retenu en raison d'une ordonnance de saisie ou d'une demande formelle de paiement pour les impôts d'une année passée.

Vous déclarez à la case 24 les paiements d'une rente. Souvenez-vous de déclarer à la case 16 la partie imposable de la rente.

Si vous avez payé des frais ou d'autres montants pour des services qui ne sont pas liés à un emploi, vous entrez ces montants à la case 48, sans inclure la TPS/TVH payée au bénéficiaire de ces services.

Il y a une section « Autres renseignements » au bas du feuillet T4A, où vous entrez les codes pour d'autres types de paiements. Visitez le site Web de l'ARC pour voir la liste des codes T4A et pour savoir à quels types de paiements ils correspondent.

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Une déclaration de renseignements comprend les feuillets T4 ou T4A et le Sommaire. Vous devez fournir des feuillets T4 et/ou T4A à vos employés et produire votre déclaration de renseignements T4 et T4A au plus tard le dernier jour de février suivant l'année civile à laquelle la déclaration se rapporte. Si la date limite tombe un samedi ou un dimanche, vous avez jusqu'au jour ouvrable suivant pour produire votre déclaration.

Nous considérons votre déclaration comme été produite à temps si nous la recevons à la date d'échéance ou avant. Si vous la postez, la date du cachet de la poste doit être au plus tard celle de la date limite.

Si vous devez produire votre déclaration en avance en raison d'une faillite ou parce que vous cessez les opérations de votre entreprise, vous devez produire votre déclaration dans les 30 jours qui suivent la date de fermeture de votre entreprise.

Si le propriétaire ou un partenaire d'une entreprise décède, la déclaration de renseignements doit être produite dans les 90 jours suivant la date du décès.

Si vous produisez plus de 50 feuillets pour une année civile, vous devez produire vos déclarations de renseignements par Internet.

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Si vous produisez sur papier, envoyez l'original du T4 ou T4A Sommaire et des feuillets T4 ou T4A à l'adresse indiquée à l'écran.

Si vous n'avez pas de montants à déclarer pour une année civile, n'envoyez pas de Sommaire.

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Que se passe-t-il après que vous avez produit la déclaration de renseignements T4 et T4A?

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Lorsque nous recevons votre déclaration de renseignements, nous la vérifions pour voir si vous l'avez préparée correctement. Après un premier examen, nous traiterons votre déclaration en saisissant les renseignements et en procédant à divers contrôles de validation et de concordance. S'il y a des problèmes, nous communiquerons avec vous.

Nous vérifions aussi les montants qui figurent sur chacun de vos feuillets  pour nous assurer que les gains ouvrant droit à pension et les revenus assurables que vous avez déclarés correspondent aux cotisations au RPC et à l'assurance emploi que vous avez retenues et versées.

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Que faire si vous recevez un rapport de la Revue des gains assurables et ouvrant droit à pension (le RGAP)?

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Si vous recevez un rapport de la RGAP, répondez nous en nous envoyant le paiement du montant exact indiqué dans le rapport. Ce montant correspond aux écarts que nous avons constatés entre les cotisations au RPC ou à l'assurance emploi et celles que vous avez déclarées. Si vous n'êtes pas d'accord avec nos calculs, répondez nous en nous disant pourquoi. Vous n'avez pas à nous envoyer des feuillets modifiés. Nous les préparerons lorsque nous aurons revu votre réponse.

Vous pourriez remarquer que vous avez fait une erreur dans un feuillet T4 après avoir produit votre déclaration de renseignements. Examinons cela plus en détail.

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Alors, comment modifier, annuler ou ajouter un feuillet T4 ou T4A? Commençons par modifier un feuillet.

Si vous remarquez des erreurs avant de produire votre déclaration de renseignements T4 ou T4A, il est facile de les corriger en préparant simplement de nouveaux feuillets et en supprimant tous les feuillets inexacts qui accompagnent la déclaration. Assurez-vous aussi de corriger le Sommaire si besoin.

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Si vous remarquez des erreurs après avoir produit votre déclaration de renseignements, vous devrez préparer des feuillets modifiés. Vous pouvez produire des feuillets modifiés par voie électronique au moyen du service Transfert de fichiers par Internet ou du service Formulaires Web de l'ARC. Pour modifier un feuillet par Internet, changez seulement les renseignements inexacts et conservez tous les renseignements présentés initialement. Utilisez le code de type de rapport sommaire « A » et le code du type de déclaration « A ». Si vous modifiez des  feuillets, nous pourrions communiquer avec vous pour vous en demander la raison.

Si vous choisissez de produire votre déclaration modifiée en format papier, inscrivez clairement « MODIFIÉ » au haut de chaque feuillet. Assurez-vous de bien remplir toutes les cases nécessaires, y compris les cases qui étaient exacts dans le feuillet original. Envoyez deux copies du feuillet modifié à l'employé. Envoyez une copie des feuillets modifiés à votre centre fiscal avec une lettre expliquant les raisons des modifications. Ne produisez pas de T4 ou T4A Sommaire modifié.

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Après avoir produit votre déclaration de renseignements, vous pourriez vous rendre compte que vous n'avez pas envoyé tous les feuillets originaux avec votre déclaration. Si c'est le cas, envoyez-les séparément par voie électronique ou en format papier. Souvenez-vous que si le nombre total des feuillets pour l'année civile est de 50 ou plus, vous devez les soumettre électroniquement.

Pour que nous sachions qu'il s'agit de feuillets supplémentaires, écrivez « ADDITIONNEL » au haut de chacun des feuillets en format papier. Envoyez une copie des feuillets additionnels à votre centre fiscal avec une lettre expliquant les raisons des ajouts.

Si vous choisissez d'annuler un feuillet en format papier après l'avoir produit, identifiez-le clairement en indiquant « ANNULÉ » au haut de chaque feuillet. Assurez-vous de bien remplir toutes les cases nécessaires, y compris les renseignements qui étaient exacts dans le feuillet original. Envoyez deux copies des feuillets annulés à l'employé. Envoyez une copie des feuillets annulés à votre centre fiscal avec une lettre expliquant les raisons de l'annulation.

Dans les deux cas, ne produisez pas de T4 ou T4A Sommaire modifié.

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Si vous émettez des feuillets T4 ou T4A aux employés pour remplacer des feuillets qui ont été perdus ou détruits, n'envoyez pas de copie à l'ARC. Indiquez clairement sur chaque feuillet « DUPLICATA » ou « DOUBLE » et gardez une copie de chaque feuillet dans vos dossiers.

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Si vous cherchez à accroître vos connaissances sur l'un ou l'autre des sujets présentés dans le webinaire d'aujourd'hui, vous trouverez beaucoup d'information dans le site Web de l'ARC pouvant vous aider.

Visitez arc.gc.ca et allez à nos pages Web pour les entreprises.

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L'ARC offre un bon nombre de publications dans son site Web qui peuvent vous aider à comprendre les retenues à la source et d'autres obligations sur la paie. Vous les trouverez aux pages Web sur la paie. Le T4001, Guide de l'employeur – Les retenues sur la paie et les versements, peut vous être particulièrement utile.

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Dans le RC4120, Guide de l'employeur – Comment établir le feuillet T4 et le Sommaire, vous trouverez des instructions détaillées et des explications pour remplir les feuillets T4.

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Le RC4157, Comment retenir l'impôt sur les revenus de pension ou d'autres sources et établir le feuillet T4A et le Sommaire est un guide utile qui explique comment calculer les retenues d'impôt, comment remplir les feuillets T4A et le Sommaire et comment traiter les paiements spéciaux.

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Il y a plusieurs pages Web donnant des renseignements utiles sur la paie dans le site Web de l'ARC. Allez à arc.gc.ca/retenues sur la paie.

J'aimerais vous remercier de vous être joints à moi aujourd'hui. J'espère que ce webinaire vous a permis de mieux comprendre comment retenir, verser et déclarer les retenues à la source sur la paie. Ce webinaire est le premier d'une série de 3 expliquant les directives à suivre étape par étape. Lors du 2e webinaire le 23 novembre, nous expliquerons comment calculer les crédits de taxe sur les intrants et comment remplir une déclaration de la TPS/TVH.

Je vous remercie.

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