Transcription - Démarrer votre entreprise, Segment : Tenir des registres exacts

Animateur : Bienvenue au segment intitulé Tenir des registres exacts de la vidéo Démarrer votre entreprise .

Je suis votre animateur Joseph Turcotte.

Je vous présente Véronique Martin, qui nous fournira durant ce segment des renseignements provenant de l'ARC qui vous aideront à tenir des registres exacts.

Bonjour Véronique et bienvenue.

Expert en la matière : Bonjour Joseph et merci.

Animateur : Si une personne a démarré une entreprise et veut savoir pourquoi il est important de tenir des registres exacts, que lui diriez-vous?

Expert en la matière : Les personnes qui exploitent une entreprise au Canada ou y exercent une activité commerciale, les personnes qui sont tenues de produire une déclaration de TPS/TVH et les personnes qui demandent un remboursement doivent tenir des livres et des registres en bonne et due forme.

Les livres et les registres doivent être tenus dans une forme acceptable et renfermer les renseignements nécessaires pour permettre d'établir le montant de la taxe à payer ou à percevoir, ou encore le montant à rembourser ou à déduire de la taxe nette.

Les personnes engagées dans le commerce électronique, qui peut de façon générale être défini comme la diffusion de renseignements, la vente de produits et services ou le paiement par téléphone, par ordinateur, par Internet ou par tout autre moyen automatisé, doivent tenir des registres électroniques qui satisfont aux exigences ci-dessus. Ces registres électroniques doivent, avec tout autre type de registre, avoir un niveau de détails approprié pour satisfaire à ces exigences législatives.

Il s'agit d'une importante responsabilité. En tenant des registres exacts, vous pouvez déterminer la source de vos revenus d'entreprise et pourrez bénéficier de tous vos frais déductibles. La tenue de registres exacts vous permet également d'éviter la plupart des problèmes que vous pourriez avoir si l'ARC fait une vérification de vos déclarations de revenus ou de TPS/TVH.

Les registres exacts vous permettent de mieux connaître la situation financière de votre entreprise. Une bonne tenue des registres peut également vous aider à obtenir des prêts des banques et d'autres créanciers. Vous trouverez plus de renseignements dans les publications suivantes :

  • RC4409, Conservation de registres
  • IC05-1R1, Tenue de registres électroniques
  • Série de mémorandums sur la TPS/TVH 15.2, Registres informatisés

Animateur : D'accord, mais par où les propriétaires de nouvelles entreprises doivent-ils commencer s'ils n'ont aucune connaissance en comptabilité?

Expert en la matière : En conservant des registres qui satisfont aux exigences législatives, vous commencez par  conserver chaque reçu, facture, reçu de caisse et autres pièces justificatives qui indiquent les achats de votre entreprise. En d'autres mots, vous devez toujours conserver une preuve d'achat pour tous les articles que vous achetez pour votre entreprise.

Animateur : Et doit-on conserver un suivi des ventes de l'entreprise?

Expert en la matière : Vous faites un peu la même chose avec vos factures et registre des ventes.

Animateur : Qu'arrive-t-il si mon entreprise vient de démarrer et qu'elle n'a enregistré aucune vente jusqu'à présent? Que se passe-t-il alors?

Expert en la matière : Si c'est le cas, il s'agit du bon moment pour penser à la façon dont vous effectuerez le suivi de vos ventes et à la méthode de facturation que vous utiliserez. En d'autres mots, réfléchissez comment vous consignerez vos opérations de ventes.

Animateur : Comme propriétaire d'entreprise, que dois-je faire avec tous ces documents relatifs à l'entreprise?

Expert en la matière : Vous devez conserver tous ces documents d'une façon organisée et systématique. Vous devez penser à quoi ressemblera votre système de comptabilité, et ce, avant de commencer à l'utiliser.

Animateur : L'ARC a-t-elle des exigences particulières en ce qui concerne les outils que je dois utiliser pour tenir des registres?

Expert en la matière : Pas du tout. Ce choix vous appartient. L'ARC ne publie pas de registre ou ne suggère aucun type de registre, d'ensemble de registres ou tout autre type de logiciel de tenue de livres. Peu importe les outils que vous utilisez pour tenir vos registres, vous devez vous assurer que vos registres sont exacts et faciles à comprendre.

Il existe de nombreux registres et systèmes de tenue des comptes que vous pouvez utiliser. Vous pouvez, par exemple, utiliser un livre à colonnes qui contient des pages distinctes pour les revenus et les dépenses.

Vos registres doivent fournir assez de détails pour déterminer vos obligations et droits fiscaux. De plus, vos registres doivent être appuyés par des documents originaux.

Animateur : Quelle devrait être la période de conservation de mes registres?

Expert en la matière : Généralement, vous devez conserver tous les registres et pièces justificatives pendant une période de six ans.

Cette période de six ans commence à la fin de l'année d'imposition visée par les registres.

L'année d'imposition est la période fiscale pour les sociétés et le calendrier civil pour toutes les autres entreprises.

Animateur : Y a-t-il des conséquences si je ne conserve pas des registres adéquats?

Expert en la matière : Oui, il y a des pénalités si vous :

  • ne conservez pas des registres adéquats
  • n'accordez pas à l'ARC l'accès à vos registres sur demande
  • ne fournissez pas vos renseignements aux représentants de l'ARC sur demande.

Si vous ne conservez pas les renseignements nécessaires et que vous n'avez aucune autre preuve, l'ARC devra peut-être déterminer votre revenu à l'aide d'autres méthodes.

De plus, l'ARC pourrait peut-être refuser les dépenses déduites ou les crédits demandés que vous ne pouvez pas justifier.

Animateur : Véronique, qu'arrive-t-il si, en raison d'un manque d‘espace, je veux détruire des registres avant la fin de la période de six ans?

Expert en la matière : Si vous voulez détruire des registres avant la fin de la période de six ans, vous devez le demander par écrit. Vous devez utiliser le formulaire T137, Demande d'autorisation de détruire des registres. Vous devez attendre de recevoir la permission de détruire vos registres ou de vous en débarrasser.

Dans certaines situations, vous ne devriez pas détruire vos registres après la période minimale de six ans.

Pour en savoir plus, allez à la page Web de l'ARC intitulée Registres. Ce lien vous est fourni dans les liens connexes de ce segment.

Animateur : Merci Véronique.

C'est ici que se termine le segment Tenir des registres exacts de la vidéo de l'ARC intitulée Démarrer votre entreprise.

Je vous remercie de votre attention.

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