Principes de bases: la méthode pour les primes

Transcription

Bonjour, je m’appelle Lise Boudreau et je serai votre présentatrice aujourd’hui.

Bienvenue à notre webinaire « Principes de base de la paie : Produire une déclaration et plus encore ». Cette présentation est la dernière de notre série de quatre présentations sur les principes de base de la paie au Canada pour cette année. Elle s’adresse aux personnes qui sont nouvelles dans le domaine de la paie ou qui veulent une remise à niveau sur les principes de base. Les employés qui veulent mieux comprendre le contenu de leur feuillet T4 trouveront aussi la présentation utile.

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Voici ce que nous avons abordé dans les présentations précédentes :

  • Comment déterminer si un travailleur est un employé ou un travailleur indépendant : où nous avons passé en revue les facteurs qui sont pris en considération au moment de le déterminer.
  • Comment fonctionnent les retenues sur la paie : où nous avons parlé des retenues à la source et de leur versement; de la façon de remplir le formulaire TD1 et de l’utilité des codes de demande; et de la façon d’utiliser le Calculateur en direct de retenues sur la paie,  appelé aussi CDRP.
  • La méthode de prime : où nous avons parlé des retenues sur les primes, la paie de vacances et les paiements forfaitaires, ainsi que de la façon d’ouvrir un compte de retenues sur la paie et d’effectuer des versements.

Si vous avez manqué l’un de ces webinaires, sachez qu’une version enregistrée sera bientôt offerte sur le site Web de l’ARC.

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Puisque nous sommes presque rendus à la fin de l’année, il est temps de commencer à songer aux feuillets T4 que vous devrez remettre à vos employés. Aujourd’hui, nous aborderons donc les sujets suivants :

  • le moment de remplir le feuillet T4;
  • les renseignements figurant sur le feuillet T4;
  • la façon de préparer et de produire le Sommaire T4 et les feuillets T4;
  • la façon d’apporter des changements après avoir produit la déclaration de renseignements T4.

Nous parlerons aussi du nouveau crédit pour l’emploi visant les petites entreprises et des registres comptables.

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Passons rapidement en revue vos responsabilités, dont nous avons parlé lors de notre deuxième webinaire : Comment fonctionnent les retenues sur la paie. En tant qu’employeur, vous devez :

  • retenir les cotisations au RPC et au RRQ, les cotisations à l’AE et au RPAP ainsi que l’impôt sur le revenu;
  • placer ces montants en fiducie;
  • verser ces retenues, de même que la part de l’employeur, à l’ARC;
  • déclarer les revenus et les retenues dans une déclaration de renseignements T4.

Vos employés se serviront des renseignements figurant sur le feuillet T4 pour produire leur déclaration de revenus des particuliers.

Aujourd’hui, nous nous concentrerons sur la façon de remplir le feuillet T4 et le Sommaire T4. Nous vous présenterons aussi des renseignements sur la façon de produire la déclaration de renseignements T4.

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Le feuillet T4 est le formulaire que nous utilisons pour déclarer les revenus d’emploi et les retenues. La première étape consiste à déterminer si vous devez remplir un feuillet T4 pour chaque employé.

Vous devez remplir un feuillet T4 pour tous vos employés qui ont reçu des revenus d’emploi au cours de l’année :

  • si le total des revenus d’emploi gagnés par l’employé est supérieur à 500 $;
  • ou si vous devez déduire de la rémunération de l’employé:
  • des cotisations au Régime de pensions du Canada ou au Régime de rentes du Québec;
  • des cotisations à l’assurance emploi ou au Régime québécois d’assurance parentale;
  • ou encore de l’impôt sur le revenu.

Les revenus indiqués sur le feuillet T4 sont déclarés pour l’année au cours de laquelle ils ont été payés, peu importe le moment où les services ont été rendus. Par exemple, si un chèque de paie de janvier 2016 englobe les revenus gagnés au cours des derniers jours de décembre 2015, ces revenus doivent être déclarés sur le feuillet T4 de l’année 2016, puisqu’il s’agit de l’année où le paiement a été fait. 

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Je suis certaine que vous avez tous déjà vu un feuillet T4, mais en voici un exemple. Passons en revue les différentes sections du feuillet.

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Premièrement, examinons les sections d’identification. Dans la section de renseignements sur l’employeur, vous inscrivez le nom de l’employeur, qui est votre dénomination commerciale ou nom commercial. Il devrait s’agir du même nom qui figure sur votre pièce de versement. Vous pouvez aussi ajouter l’adresse de votre entreprise dans cette case.

Le numéro de compte de retenues sur la paie de l’employeur y est inscrit, mais ce renseignement ne doit pas figurer sur les copies que vous remettez à vos employés.

Ensuite, vous inscrivez le numéro d’assurance sociale des employés, ou NAS. Si votre employé ne vous a pas donné son NAS, faites des efforts raisonnables pour l’obtenir. Assurez-vous de conserver des preuves de tous les efforts que vous avez faits pour obtenir le NAS de l’employé, sans quoi vous pourriez avoir à payer une pénalité de 100 $.

Dans la section Nom et adresse de l’employé, vous inscrivez le nom de famille de l’employé, suivi de son prénom, puis de l’initiale. Vous inscrirez aussi son adresse, y compris la province - le territoire ou l’état américain, le code postal canadien ou le code ZIP américain, ainsi que le pays. Si vous savez que l’adresse que vous avez pour un employé n’est pas exacte, n’envoyez pas la copie du feuillet T4 de l’employé à cette adresse. Consignez la raison pour laquelle la copie n’a pas été envoyée et conservez des preuves des efforts que vous avez faits pour obtenir la bonne adresse. Conservez ces renseignements avec les feuillets T4, dans le dossier de l’employé.

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Passons aux sections de revenus qui doivent être remplies. Premièrement, parlons de ce qui est inclus dans les revenus d’emploi.

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Ce ne sont pas seulement les salaires et traitements qui sont déclarés à titre de revenus d’emploi sur le feuillet T4. Voici d’autres types de rémunérations qui doivent être inclus dans les revenus d’emploi dans la case 14 :

  • les avantages et les allocations imposables;
  • les primes;
  • la paie de vacances;
  • les commissions;
  • les pourboires et les gratifications.

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Les revenus d’emploi ne sont pas les seuls montants qui sont déclarés sur le feuillet T4. Voici une liste des autres renseignements qui devront aussi être déclarés, s’il y a lieu.

Dans la case de l’année, inscrivez les quatre chiffres de l’année civile au cours de laquelle vous avez payé la rémunération à l’employé.

Dans la case 10, inscrivez l’abréviation de la province d’emploi.

Vous devrez aussi remplir ces cases, s’il y a lieu.

  • Les cotisations au RPC/RRQ – cases 16 ou 17
  • Les cotisations à l’AE – case 18
  • Les retenues d’impôt sur le revenu – case 22
  • Les montants du facteur d’équivalence (FE) – case 52
  • Les cotisations à un régime de pensions agréé (RPA) – case 20
  • Les cotisations syndicales – case 44
  • Les dons – case 46
  • Les gains assurables d’AE – case 24
  • Les gains ouvrant droit à pension – RPC/RRQ – case 26
  • Et la section « Autres renseignements » au bas du feuillet.

Lorsque vous remplissez le feuillet T4, assurez-vous de remplir toutes les cases et tous les codes qui s’appliquent à chacun de vos employés. Vous trouverez des renseignements détaillés sur la façon de remplir le feuillet T4 dans le Guide de l’employeur - Comment établir le feuillet T4 et le Sommaire.

Examinons maintenant d’un peu plus près les cases des gains assurables et des gains ouvrant droit à pension.

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La plupart des revenus d’emploi au Canada sont des gains assurables.  Dans la case 24, vous inscrivez le montant total des gains assurables dont vous vous êtes servi pour calculer les cotisations de l’employé à l’AE, que vous avez retenues, jusqu’à concurrence du maximum des gains assurables pour l’année, qui est de 49 500 $ pour 2015. Dans la case 18, vous déclarez les cotisations de l’employé à l’AE qui ont été retenues.

S’il n’y a aucun gain assurable pour toute l’année, inscrivez « 0 » dans la case 24 et laissez la case 18 vide.

Si un employé gagne moins que le maximum des gains assurables, comme c’est souvent le cas, les cases 14 et 24 indiqueront le même montant.

La case 24 ne devrait jamais contenir un montant supérieur au maximum des gains assurables. Même si un employé gagne plus que le maximum des gains assurables, l’employeur doit seulement reporter le maximum des gains dans la case 24 (49 500 $ pour 2015).

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Le RPC est un régime de retraite obligatoire, et, en règle générale, les employés occupent un emploi ouvrant droit à pension au Canada; ainsi, la majorité des revenus d’emploi ouvrent droit à pension.

Dans la case 26, vous inscrivez le montant total des gains ouvrant droit à pension dont vous vous êtes servi pour calculer les cotisations de l’employé au RPC/RRQ, que vous avez retenues, jusqu’à concurrence du maximum des gains ouvrant droit à pension pour l’année, soit 53 600 $ pour 2015. Déclarez les cotisations de l’employé retenues dans la case 16 pour le RPC et dans la case 17 pour le RRQ.

S’il n’y a aucun gain ouvrant droit à pension pour toute l’année et que la case 16 est vide, inscrivez « 0 » dans la case 26.

Si un employé gagne moins que le maximum des gains ouvrant droit à pension, comme c’est souvent le cas, les cases 14 et 26 indiqueront le même montant.

La case 26 ne devrait jamais contenir un montant supérieur au maximum des gains ouvrant droit à pension. Même si un employé gagne plus que le maximum des gains ouvrant droit à pension, en 2015 le montant maximum déclaré à la case 26 doit être de 53 600 $.

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Ensuite, vous devrez vérifier si l’une des « Exemptions à déclarer » dans la case 28 s’applique.

L’exemption relative au RPC (Régime de pensions du Canada)/RRQ (Régime de rentes du Québec) s’appliquera si votre employé :

  • reçoit une pension d’invalidité aux termes du RPC ou du RRQ;
  • a moins de 18 ans, ou plus de 70 ans;
  • ou a entre 65 et 70 ans et vous a remis le formulaire CPT30, Choix de cesser de verser des cotisations au Régime de pensions du Canada, ou révocation d’un choix antérieur, sur lequel il a rempli les parties A, B et C.

L’exemption relative à l’AE s’appliquera dans un certain nombre de situations. Les plus courantes sont les suivantes :

  • un emploi, lorsque l’employé et vous avez un lien de dépendance;
  • l’emploi, par une société, d’une personne qui contrôle plus de 40 % des actions avec droit de vote de la société.

Pour obtenir une liste détaillée, consultez le chapitre 3 du guide T4001.

Des renseignements sur les exemptions relatives au RPAP (Régime provincial d’assurance parentale) se trouvent sur le site Web de Revenu Québec.

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Examinons maintenant la section « Autres renseignements », au bas du feuillet T4. Dans cette section, vous trouverez des cases où vous inscrirez les codes et les montants correspondant aux commissions d’emploi, aux allocations et avantages imposables, aux montants déductibles, et aux autres inscriptions qui s’appliquent.

Les cases ne sont pas numérotées d’avance, comme elles le sont dans la partie supérieure du feuillet. Vous ne faites qu’inscrire les codes et les montants qui s’appliquent à l’employé. Une liste de ces codes se trouve au verso du feuillet T4.

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Le verso du feuillet T4 comporte des renseignements sur ce qui doit être déclaré dans toutes les cases, et sur les codes du feuillet T4. Il indique aussi à l’employé où déclarer ces montants dans sa déclaration de revenus des particuliers.

Par exemple, les données de la case 14 – Revenus d’emploi – sont inscrites à la ligne 101 de la déclaration de revenus des particuliers.

Le verso indique également à l’employé les codes et les montants qu’il n’est pas nécessaire de déclarer. Par exemple, si un montant est déclaré sous le code 34, « Usage personnel de l’automobile ou du véhicule à moteur de l’employeur », cela indique à l’employé que ce montant est déjà inclus dans la case 14; il n’a donc pas à le déclarer a un autre endroit.

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Vous souvenez vous de nos employés hypothétiques Jean et Marie de nos webinaires précédents? Les revoici dans ce webinaire. Voici un petit rappel :

  • Jean a 25 ans. Il est monoparental et fréquente l’université à temps partiel. Il touche un salaire de 26 000 $ par année.
  • Marie a 16 ans et ne fréquente pas l’école. Elle gagne 12,50 $ de l’heure et travaille 40 heures par semaine. Marie a reçu une prime de 2 600 $ pendant l’année, ainsi qu’une paie de vacances pour les congés qu’elle n’a pas pris. Elle a aussi travaillé des heures supplémentaires.

La prochaine étape consistera à préparer des feuillets T4 pour Jean et Marie.

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Examinons ce qui sera inclus dans les revenus d’emploi de Jean et de Marie dans la case 14.

Jean n’a que son salaire de 26 000 $ à inclure dans ses revenus d’emploi, tandis que Marie devra inclure le total de ses traitements, de sa prime, de sa paie de vacances et de son paiement d’heures supplémentaires, pour un total de revenus d’emploi de 30 000 $.

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Commençons à remplir le feuillet T4 de Jean. Ses revenus d’emploi seront son salaire de 26 000 $. Il n’a aucun autre avantage à déclarer, mais nous additionnerons toutes ses retenues liées au RPC, à l’AE et à l’impôt sur le revenu, et nous les déclarerons dans les cases appropriées du feuillet T4. Même si ses revenus d’emploi sont identiques à ses gains assurables et ouvrant droit à pension, vous devrez quand même remplir les cases 24 et 26.

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Voici à quoi ressemblera le feuillet T4 de Jean; il est assez simple, puisque Jean a seulement un revenu d’emploi.

Chaque paie ainsi que les retenues liées au RPC, à l’AE et à l’impôt sont additionnées et ajoutées au feuillet T4.

Dans la situation de Jean, ses gains donnant droit à pension et ses gains assurables sont les mêmes que son revenu d’emploi. Vous devez reporter ces montants dans les cases 24 et 26.

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Examinons maintenant les renseignements sur la rémunération de Marie. Celle ci travaillait 40 heures par semaine et gagnait 12,50 $ de l’heure; son revenu d’emploi sera de 26 000 $.

En plus de ses traitements horaires, Marie a reçu une prime de 2 600 $ et une paie de vacances de 1 200 $, parce qu’elle a touché un versement en raison de congés non pris

Marie a aussi travaillé des heures supplémentaires, représentant un revenu additionnel de 200 $.

Tous ces types de paiements doivent être additionnés pour en arriver aux revenus d’emploi de Marie : il s’agit des montants déclarés dans la case 14 du feuillet T4.

Elle n’a reçu aucun autre revenu qui doit être déclaré. Ensuite, nous additionnerons toutes ses retenues au titre de l’AE et de l’impôt sur le revenu et nous les déclarerons dans les bonnes cases du feuillet T4. Elle n’a aucune retenue au titre du RPC, puisqu’elle a 16 ans. 

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Voici à quoi ressemblera le feuillet T4 de Marie. Rappelez-vous qu’elle n’a que 16 ans et que nous devrons donc cocher la case 28 pour montrer qu’elle est exemptée des cotisations au RPC. Ses gains ouvrant droit à pension du RPC seront de zéro, mais nous devons quand même remplir la case 26. Nous avons aussi inscrit les gains assurables d’AE dans la case 24.

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Les feuillets T4 peuvent être préparés sur Internet, sur formulaire à remplir ou sur papier. Les T4 peuvent aussi être remplis au moyen de formulaires Web. Vous pouvez inclure jusqu’à 100 feuillets par soumission.

Si vous utilisez un logiciel de paie commercial ou maison pour gérer votre entreprise, vous pouvez soumettre par Internet des fichiers d’une taille maximale de 150 Mo (mega octets) au moyen du Transfert de fichiers par Internet.

Les T4 sur papier peuvent être créés à l’aide des feuillets vides préimprimés de l’ARC ou de feuillets personnalisés approuvés, ou encore en remplissant le formulaire à remplir sur notre site Web. Le nombre de feuillets qui peuvent être produits sur papier est limité à 50. Si un employeur a plus de 50 feuillets, il doit les soumettre électroniquement.

 

Sur notre site Web, vous trouverez d’autres renseignements sur la façon de remplir et de produire les déclarations de renseignements.

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Lorsque vous préparez des feuillets T4, il se peut que vous constatiez que vous avez retenu plus de cotisations au RPC ou à l’AE que vous n’auriez dû sur les gains de votre employé et que vous n’avez pas remboursé le paiement en trop à l’employé au cours de l’année civile. Ne rajustez pas les montants que vous déclarez sur le feuillet T4. Nous porterons les cotisations au RPC ou à l’AE excessives au crédit de l’employé, lorsque ce dernier produira sa déclaration de revenus et de prestations.

Vous pouvez demander un remboursement de la partie du paiement en trop de l’employeur en remplissant le formulaire PD24, Demande de remboursement pour des retenues de cotisations en trop au RPC ou à l’AE, et en l’envoyant avec votre déclaration de renseignements T4 produite sur papier. Autrement, si vous produisez votre déclaration par voie électronique, vous pouvez poster le formulaire à votre centre fiscal.

La période où vous pouvez présenter cette demande à partir de la fin de l’année où le paiement en trop a eu lieu est de quatre ans dans le cas du RPC et de trois ans dans le cas de l’AE.

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Si un employé quitte l’entreprise au cours de l’année, calculez ses gains pour l’année à ce jour, préparez le feuillet T4 et remettez celui ci à l’employé. Vous devrez conserver une copie du feuillet pour l’employeur et pour l’ARC. Vous inclurez la copie de l’ARC avec votre Sommaire T4 lorsque vous produirez celui ci d’ici la fin du mois de février de l’année suivante.

Vous devez aussi préparer un relevé d’emploi (RE) pour chaque ancien employé. En règle générale, vous devez l’envoyer dans les cinq jours civils suivant la date de fin des prestations de cet employé ou la date à laquelle vous prenez connaissance de l’interruption des gains, mais des règles particulières peuvent s’appliquer. De plus amples renseignements sur le relevé d’emploi se trouvent sur le site Web de Service Canada. Vous pouvez aussi consulter la publication Marche à suivre pour remplir le relevé d’emploi sur le site Web de l’organisme, ou encore appeler Service Canada au 1 800 622 6232.

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Parlons maintenant de la déclaration de renseignements T4, qui regroupe les feuillets T4 et le Sommaire T4.

Cette déclaration doit être produite, au plus tard, le dernier jour du mois de février suivant l’année civile visée par la déclaration de renseignements. Si l’échéance coïncide avec un samedi, un dimanche ou un jour férié , votre déclaration sera attendue le jour ouvrable suivant. En ce qui concerne la déclaration de renseignements T4 de 2015, la date d’échéance sera le 29 février 2016.

Nous considérons que votre déclaration a été reçue à temps si nous la recevons au plus tard à la date d’échéance ou si elle porte le cachet postal de la date d’échéance ou d’une date antérieure à celle-ci. Si vous ne la produisez pas à temps, vous pouvez avoir à payer une pénalité.

Vous devrez remplir et produire une déclaration T4 distincte pour chacun de vos comptes de retenues sur la paie.

Vous devrez totaliser tous les feuillets T4 et déclarer les totaux suivants dans le Sommaire T4 :

  • les revenus d’emploi;
  • les cotisations des employés au RPC et à l’AE;
  • les cotisations de l’employeur au RPC et à l’AE;
  • l’impôt sur le revenu retenu;
  • les versements de l’employeur.

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Si vous vous en souvenez bien, dans la présentation précédente, « Comment fonctionnent les retenues sur la paie », nous avons dit que l’objectif est que l’employeur ramène le solde à zéro : les montants totaux retenus auprès des employés, plus les montants totaux des parties des cotisations au RPC et à l’AE assumées par l’employeur, devraient correspondre au montant total que l’employeur a versé à l’ARC tout au long de l’année.

S’il y a une différence, soit vous avez envoyé trop d’argent à l’ARC, soit vous ne lui en avez pas assez envoyé.

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Voici un exemple du Sommaire T4.

On prépare le Sommaire T4 en inscrivant les totaux tirés de tous les feuillets T4. Assurez-vous que les totaux figurant sur le Sommaire concordent avec les totaux déclarés sur les feuillets T4. Les erreurs et les omissions peuvent retarder le traitement de la déclaration de renseignements.

Vous inscrivez aussi le total de tous les montants retenus, de même que le total de tous les montants versés à l’ARC. Si toutes les retenues effectuées auprès des employés ont été versées, ces deux nombres devraient être identiques.

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Examinons  le Sommaire T4 préparé avec les renseignements tirés des feuillets T4 de Jean et de Marie.

Jean et Marie sont les seuls employés de la Compagnie ABC limitée en 2015. Le Sommaire est rempli en additionnant toutes les données figurant sur les feuillets. Dans ce cas-ci, nous additionnerons les revenus d’emploi, l’impôt sur le revenu retenu, les cotisations au RPC des employés et de l’employeur, ainsi que les cotisations à l’AE des employés et de l’employeur. Si vous vous en souvenez bien, nous avons calculé que la part des cotisations de l’employeur à l’AE est 1,4 fois supérieure à la cotisation des employés.

Au moment d’examiner le Sommaire T4, nous pouvons constater que la Compagnie ABC a calculé tous ses versements de retenues sur la paie et qu’elle les a payés au complet. De plus, les retenues totales déclarées sont identiques aux versements totaux; l’employeur a donc ramené le solde à zéro.

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Si le montant des retenues et le montant des versements ne correspondent pas, il y aura une différence dans le Sommaire T4. Lorsque les retenues totales sont inférieures au montant versé, il se peut que vous ayez envoyé trop d’argent à l’ARC. Lorsque les retenues totales sont supérieures au montant versé, il se peut que vous n’ayez pas envoyé assez d’argent. S’il y a une différence dans le Sommaire T4, passez vos calculs en revue.

Nous enverrons l’avis PD4R, Avis d’écart concernant les déductions au titre de l’impôt, du régime de pensions du Canada et de l’assurance-emploi, lorsqu’il y a une différence dans la déclaration de renseignements T4. Nous en parlerons plus en détail un peu plus loin dans la présentation.

Si vous avez passé vos calculs en revue et qu’il y a paiement en trop, celui-ci peut vous être remboursé, ou encore transféré à l’année courante ou à d’autres comptes que vous avez avec l’ARC.

S’il y a un solde dû, vous devrez envoyer un paiement pour le couvrir. Si un paiement qui est fait est reçu après votre dernière date d’échéance de versement, en décembre, il sera considéré comme tardif. Vous pourriez avoir à payer une pénalité et des intérêts.

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Que se passe-t-il après avoir produit la déclaration?

Lorsque nous recevons votre déclaration de renseignements, nous la vérifions pour voir si vous l’avez établie correctement. Après une première révision, nous entrons votre déclaration dans notre système de traitement, qui saisit les renseignements et procède à divers contrôles de validité et de concordance. En cas de problèmes, nous pourrions communiquer avec vous.

Nous vérifions aussi les calculs que vous avez faits sur les feuillets T4 afin de nous assurer que les retenues au RPC et à l’AE que vous nous avez versées correspondent aux gains ouvrant droit à pension et assurables que vous avez déclarés. S’il y a une incohérence, nous émettrons un rapport de revue des gains assurables et ouvrant droit à pension, ou RGAP.

Examinons plus en détail le rapport de RGAP.

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Chaque année, nous vérifions les montants inscrits sur les feuillets T4 que vous nous avez envoyés avec les montants inscrits sur votre formulaire T4 Sommaire. Nous nous assurons ainsi que les gains ouvrant droit à pension et les revenus assurables que vous avez déclarés correspondent aux montants que vous avez retenus.

L’ARC s’assure ainsi que les employés paient leur juste part de RPC et d’AE puisque des montants erronés peuvent affecter les prestations qu’ils pourraient recevoir du RPC ou de l’AE.

S’il y a une différence entre les cotisations au RPC ou à l’AE que vous auriez dû déclarées et celles que vous avez déclarées, nous imprimons les montants sur une liste de la RGAP.

Nous vous enverrons la liste indiquant le nom des employés concernés et les montants que nous avons utilisés dans nos calculs. Nous inclurons également un sommaire RGAP montrant tout solde dû.

Si vous êtes en accord avec nos calculs, vous avez la responsabilité de remettre le solde dû.

Vous n’avez pas besoin de nous retourner le sommaire RGAP.  Nous en avons besoin seulement si vous corrigez des chiffres ou un numéro d’assurance sociale (NAS), ou encore si vous avez des renseignements à faire mettre à jour dans nos dossiers.

Si nous ne recevons pas de paiement ou de réponse d’ici la date de réponse indiquée dans le rapport de la RGAP, il se peut que nous émettions un avis de cotisation comprenant les pénalités ou les intérêts applicables, ou les deux.

L’ARC préparera, et vous enverra, tout feuillet modifié à la suite d’une RGAP.

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En plus d’examiner la déclaration de renseignements T4 pour la RGAP, l’ARC examine les totaux déclarés. Nous pouvons aussi trouver des différences entre les montants versés à votre compte de retenues sur la paie pour l’année, et le total des montants affichés sur les feuillets T4 dans le compte de retenues sur la paie.

L’une des trois situations peut se produire :

  • vous balancez à zéro;
  • un paiement en trop, lorsque le total des montants déclarés sur les T4 est inférieur aux montants payés pour l’année;
  • un solde dû, lorsque le total des montants déclarés sur les T4 est supérieur aux montants payés pour l’année.

Si l’on trouve une différence, un Avis d’écart concernant les déductions au titre de l’impôt, du régime de pensions du Canada et de l’assurance-emploi (PD4R) est émis.

Après que le PD4R est émis :

  • en tant qu’employeur, vous devez répondre à l’avis et expliquer la différence;
  • votre réponse est envoyée au centre fiscal approprié ou est transmise par l’intermédiaire de Mon dossier d’entreprise;
  • si l’on ne reçoit pas de réponse, et que vous avez un solde dû, un avis de cotisation est émis.

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Après avoir produit votre déclaration de renseignements, vous pouvez remarquer qu’il y a des erreurs ou des omissions dans les renseignements fournis. Si vous faites une erreur, il est important de la corriger; ne la laissez pas inchangée.

Si vous devez modifier ou annuler un feuillet, vous pouvez le faire par Internet ou sur papier. Si vous produisez votre déclaration modifiée ou annulée sur papier, désignez clairement les feuillets comme étant modifiés ou annulés en écrivant « MODIFIÉ » ou « ANNULÉ » dans la partie supérieure de chaque feuillet. Envoyez deux copies des feuillets à l’employé et une copie au centre fiscal en question en donnant la raison de la modification ou de l’annulation. Vous n’avez pas à produire de Sommaire T4 modifié.

Si vous avez des feuillets originaux que vous n’avez pas produits avec votre déclaration, vous pouvez les produire par voie électronique ou sur papier. Au moment d’envoyer des feuillets supplémentaires, désignez clairement les nouveaux feuillets en écrivant « SUPPLÉMENTAIRE » dans la partie supérieure de chaque feuillet. Envoyez une copie du feuillet supplémentaire au centre fiscal en question avec une lettre donnant la raison de l’ajout.

Si vous émettez des feuillets T4 pour remplacer des copies perdues ou détruites, désignez-les clairement comme des copies « EN DOUBLE » et conservez les avec vos dossiers. Vous n’avez pas à nous envoyer de copie.

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Si vous produisez votre déclaration de renseignements T4 en retard ou que vous ne la produisez pas, il se peut que nous imposions une pénalité. Chaque feuillet est une déclaration de renseignements, et la pénalité que nous imposons est fondée sur le nombre de déclarations que vous avez produites en retard. La pénalité correspond à 100 $ ou au montant calculé selon ce tableau, selon le plus élevé des deux.

Si notre employeur hypothétique produisait en retard la déclaration de renseignements T4, la pénalité serait de 100 $ puisque notre déclaration T4 comprenait deux feuillets T4 : celui de Jean et celui de Marie.

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Si vous produisez plus de 50 feuillets T4, vous devez le faire par voie électronique. Si vous devez produire votre déclaration de renseignements T4 par voie électronique et que vous ne le faites pas, il se peut que nous imposions une pénalité. Encore une fois,  la pénalité que nous imposons est fondée sur le nombre de déclarations que vous avez produites de la mauvaise façon. La pénalité correspond au montant calculé selon ce tableau.

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Certains employeurs peuvent être admissibles à un nouveau crédit pour l’emploi visant les petites entreprises pour 2015 et 2016.

Vous n’avez pas besoin de demander ce crédit. L’ARC établira votre admissibilité pour 2015 et pour 2016 séparément, selon les renseignements des T4 produits pour chacune de ces années, puis elle calculera votre crédit.

L’ARC appliquera d’abord le crédit à tout solde de compte impayé, puis elle remboursera la différence.

Ce crédit sera remboursé aux petites entreprises qui auront payé des cotisations d’AE d’employeur de 15 000 $ ou moins dans la totalité de leurs comptes de retenues sur la paie en 2015 ou en 2016 ou dans ces deux années. Le remboursement maximal de l’employeur est d’environ 2 230 $.

Simplement pour mettre cela en perspective, précisons qu’un employeur comptant 11 employés à temps plein gagnant les gains assurables d’AE maximums de 49 500 $ en 2015 serait admissible à ce crédit. En ce qui concerne les 11 employés, l’employeur aurait payé 14 331,24 $. 

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En dernier lieu, rappelez-vous que vous devez conserver vos registres comptables pendant au moins six années suivant la fin de l’année à laquelle ils se rapportent. Vous trouverez des renseignements sur les registres comptables que vous devez conserver sur le site Web de l’ARC ou dans la circulaire d’information 78-10R5 – Conservation et destruction des registres comptables.

L’écran présente des types communs de renseignements sur la paie que vos registres comptables devraient comporter.

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C’était la dernière présentation dans cette série. Voici ce que nous avons appris.

La façon de déterminer si un travailleur est un employé ou un travailleur indépendant, où nous avons passé en revue les facteurs qui sont pris en considération au moment de le déterminer.

Comment fonctionnent les retenues sur la paie, où nous avons parlé des retenues à la source et de leur versement; de la façon de remplir le formulaire TD1 et de l’utilité des codes de demande; et de la façon d’utiliser le Calculateur en direct de retenues sur la paie, aussi appelé CDRP.

La méthode de prime, où nous avons parlé des retenues sur les primes, la paie de vacances et les paiements forfaitaires, ainsi que de la façon d’ouvrir un compte de retenues sur la paie et d’effectuer des versements.

Et la présentation d’aujourd’hui, Produire une déclaration et plus encore, où nous avons parlé de la façon de remplir le feuillet T4 et le Sommaire T4, de la façon de remplir la déclaration de renseignements T4 et de ce qui arrive après votre production. Nous avons aussi parlé du nouveau crédit pour l’emploi visant les petites entreprises et des registres comptables.

Si vous avez manqué l’un de ces webinaires, sachez qu’une version enregistrée sera bientôt offerte sur le site Web de l’ARC.

Diapo 39

Voici une liste de certaines des ressources communes que nous avons mentionnées tout au long de la présentation. Vous pouvez également communiquer avec un agent des demandes de renseignements des entreprises de l’ARC en composant le numéro indiqué.

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