États financiers et livres et registres

Questions et réponses

Ce qui suit constitue des questions qui n'ont pas été répondues au cours du webinaire en anglais et des questions tirées du webinaire en français. Des questions supplémentaires, lesquelles ont été répondues lors du webinaire en anglais, peuvent être consultées en visionnant Les états financiers et les livres et registres, ou en lisant les transcriptions.

Si vous souhaitez poser d'autres questions, communiquez avec notre Section du service à la clientèle au 1-888-892-5667.

• États financiers
• Livres de comptes et registres
• Période de conservation
• Renseignements généraux

États financiers

1. Dans mon état des résultats, j'ai indiqué le solde bancaire d'ouverture au 1^er janvier 2009. Où dois-je l'inscrire dans la déclaration de renseignements?

Dans ce cas, vous n'inscrirez donc pas le solde d'ouverture dans la déclaration T3010. Vous n'avez qu'à inclure votre situation financière à la fin de l'exercice au titre de votre solde bancaire.

2. Vous mentionnez que le public peut demander à l'ARC de vous fournir un état financier des organismes de bienfaisance et qu'elle l'enverra. L'organisme de bienfaisance est-il tenu de fournir des états financiers au public si on leur en fait directement la demande?

Non. Vous n'êtes pas tenu de fournir vos états financiers au public. Toutefois, ce serait dans le meilleur intérêt de l'organisme de bienfaisance d'être ouvert et transparent à l'égard de ses donateurs. Cela vous permet de conserver un bon nombre de donateurs. Vous pouvez toujours dire au donateur ou au particulier qui en fait la demande de nous consulter et nous lui fournirons ces documents.

Livres de comptes et registres

3. De quelle façon les bases de données sur le Web doivent-elles être tenues à jour?

Les registres électroniques peuvent être tenus dans un serveur de fichiers ou d'archivage, ou dans un fichier situé à l'extérieur des locaux de l'organisme de bienfaisance. Toutefois, ils doivent être situés au Canada. Les registres électroniques conservés à l'étranger ne répondent pas aux exigences. Les registres électroniques sont assujettis aux mêmes exigences que les registres papier, comme le précise Tenue de registres comptables.

Les organismes de bienfaisance devraient conserver des duplicatas de tous leurs renseignements opérationnels qui ont été sauvegardés sur des supports réenregistrables, au cas où les renseignements originaux seraient accidentellement perdus, supprimés ou effacés.

4. Si l'organisme de bienfaisance conserve ses livres de comptes et registres actuels à un emplacement et ses registres des années précédentes à un autre emplacement, de quelle façon doit-il le déclarer?

Les registres d'un organisme de bienfaisance doivent être conservés à son siège social ou dans un endroit au Canada, tel qu'indiqué dans les dossiers de l'ARC, à moins que l'organisme reçoive la permission de les conserver ailleurs. Lorsque la permission de conserver les registres ailleurs est accordée, ils doivent être aisément disponibles afin que l'ARC puisse les examiner sur demande. Pour obtenir plus de renseignements, consultez Tenue de registres comptables.

5. L'emplacement des livres de comptes et registres, tel qu'indiqué à la section F1 du formulaire T3010B, Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés, est-il rendu public? L'est-il même si l'emplacement diffère de l'adresse municipale de l'organisme de bienfaisance?

Les renseignements indiqués aux sections F1 (l'adresse municipale de l'organisme de bienfaisance et l'adresse au Canada où sont tenus ses livres et registres) et F2 (nom et adresse de la personne qui a rempli la déclaration) du formulaire T3010B sont confidentiels. L'adresse postale de l'organisme de bienfaisance, telle qu'elle est indiquée dans le site Web de l'ARC, est la seule adresse mise à la disposition du public.

Période de conservation

6. Combien d'années un organisme de bienfaisance doit-il conserver ses livres de comptes et registres?

Un organisme de bienfaisance doit conserver ses livres de comptes et registres pour les périodes indiquées ci-dessous :

• Les copies de reçus officiels de dons (autres que les dons sur une durée de 10 ans) doivent être conservées au moins deux ans après la fin de l'année civile où les dons ont été faits.
• Tous les livres de comptes et registres concernant les dons sur une durée de 10 ans doivent être conservés aussi longtemps que l'organisme de bienfaisance est enregistré et au moins deux ans après la date de révocation de l'enregistrement de l'organisme.
• Les procès-verbaux des réunions des administrateurs, des fiduciaires ou des cadres doivent être conservés tant et aussi longtemps que l'organisme de bienfaisance est enregistré et au moins deux ans après la date de révocation de l'enregistrement de l'organisme ou, dans le cas d'une société, deux ans après la date de sa dissolution.
• Les procès-verbaux des réunions des membres doivent être conservés tant et aussi longtemps que l'organisme de bienfaisance est enregistré et au moins deux ans après la date de révocation de l'enregistrement de l'organisme.
• Tous les documents constitutifs et les règlements administratifs régissant un organisme de bienfaisance doivent être conservés tant et aussi longtemps que l'organisme est enregistré et deux ans après la date de révocation de son enregistrement.
• Les grands livres généraux ou tout autre livre d'inscriptions définitives renfermant le sommaire des transactions reportées d'une année à l'autre et les comptes nécessaires à la vérification des entrées doivent être conservés six ans après le dernier jour de l'année d'imposition à laquelle les documents se rapportent lorsque l'organisme de bienfaisance est enregistré, et deux ans après la date de révocation de l'enregistrement de l'organisme ou, dans le cas d'une société, deux ans après la date de sa dissolution.
• Les états financiers, pièces justificatives et copies des déclarations de renseignements annuelles (formulaire T3010) doivent être conservés six ans après le dernier jour de l'année d'imposition à laquelle les documents se rapportent ou, si l'enregistrement de l'organisme a été révoqué, deux ans après la date de révocation.

7. Nous avons un bon progiciel pour effectuer le suivi des dons. Combien de temps devons-nous conserver des photocopies des dons? 

Lisez la réponse à la question 4 ci-dessus.

8. Je dois conserver les copies des reçus officiels de dons pendant un minimum de deux ans. Pendant combien de temps dois-je conserver le registre de mes reçus? Je sais que pour les dons à conserver pendant 10 ans, je dois conserver les registres à vie, mais pour les autres dons, est-ce que je dois conserver mes registres aussi longtemps?

Pour un organisme de bienfaisance enregistré, un registre renfermant le sommaire des transactions reportées d'une année à l'autre et les comptes nécessaires à la vérification des entrées doivent être conservés pendant six ans après le dernier jour de l'année d'imposition à laquelle les documents se rapportent.

Lorsque l'enregistrement d'un organisme de bienfaisance est révoqué, l'organisme doit conserver les documents mentionnés ci-dessus pendant deux ans après la date de révocation de l'enregistrement. Lorsqu'une société est dissoute, elle doit conserver les documents pendant deux ans après la date de dissolution.

Renseignements généraux

9. Pourriez-vous décrire précisément ce que NOUS, en tant qu'organisme de bienfaisance, devons fournir pour prouver la réception d'un paiement de dépenses pour un projet de mission?

L'Agence du revenu du Canada (ARC) ne précise pas quel type de document est requis pour prouver la réception d'une demande de remboursement de dépenses. Cependant elle demande que toutes les transactions soient appuyées par des documents source (p. ex., des factures de vente, des reçus d'achat, des contrats, des garanties, des reçus de dépôts bancaires, des chèques annulés, des reçus de caisse, des reçus de carte de crédit, des bons de commande, des commandes de travail, des reçus de livraison, des courriels et de la correspondance générale à l'appui de la transaction) pour valider les renseignements contenus dans les registres de l'organisme de bienfaisance. Cela comprend les paiements de dépenses pour les projets de mission.

Pour obtenir plus de renseignements, veuillez consulter Tenue de registres comptables.

10. Les organismes de bienfaisance enregistrés doivent-ils avoir une vérification de fin d'exercice?

Si un organisme de bienfaisance enregistré a un revenu supérieur à 250 000 $, la Direction des organismes de bienfaisance recommande qu'il fasse vérifier ses états financiers par un professionnel. S'ils ne sont pas vérifiés par un professionnel, les états financiers devraient être signés par le trésorier de l'organisme de bienfaisance. Si l'organisme de bienfaisance est constitué en personne morale, il devrait également déterminer s'il a des exigences en matière de vérification à respecter en vertu de sa loi constitutive.

11. Un reçu Interac suffit-il aux fins d'un repas?

Je suppose donc que le reçu Interac est celui qui est imprimé par la machine Interac une fois que vous avez payé. Ce reçu ne serait pas acceptable. Vous devez avoir un reçu détaillé qui provient du restaurant, dans ce cas puisqu'il s'agit d'un repas, qui indique véritablement les éléments qui ont été achetés afin d'appuyer cette opération.

D'accord, si vous exercez des activités à l'étranger et que vous participez à une mission, nous nous attendons à recevoir des documents relatifs à toutes les activités exercées par ce particulier précis aux fins du projet. Par conséquent, si le particulier s'est déplacé en vue d'accomplir un travail, vous pourriez avoir des photos à l'achèvement du projet, des reçus de voyages par avion, de repas et d'hébergement, ainsi que des rapports d'étape. Tous ces types de documents appuieraient les dépenses engagées aux fins de ce projet.

(Fichiers informatiques ou registres sur CD)

Je ne sais pas, peut-être que la question a été posée avant la diapositive portant sur les registres électroniques. Les registres électroniques sont assujettis aux mêmes règles et périodes de conservation que les formats papier traditionnels et, oui, il est entièrement acceptable de tenir vos registres sous format numérique.

12. Une copie électronique est-elle considérée comme un double?

Oui, cela fait partie de nos lignes directrices sur la tenue de registres électroniques. Vous constaterez que, en vertu de la publication IC05-1, il est entièrement acceptable de tenir des doubles de reçus de dons électroniques, et vous les conserverez pendant les périodes de conservation précisées.