Conserver la direction et le contrôle des ressources; renseignements contenus dans une entente écrite; description des activités de l'organisme de bienfaisance - Segment 3

Transcription

J'ai mentionné direction et contrôle des ressources, qu'est-ce que ça veut dire? Règle générale, le fait d'avoir la direction et le contrôle signifie que l'organisme de bienfaisance décide de la façon dont les ressources sont utilisées. L'Agence s'attend à ce que ce soit l'organisme de bienfaisance qui prenne les décisions relatives aux enjeux importants, comme les suivants : les objectifs globaux de l'activité; la façon dont l'activité sera menée; le secteur ou la région où l'activité sera exercée; qui bénéficie de l'activité; etc., etc.

Cela ne veut pas dire que l'intermédiaire ne peut pas fournir des conseils ou des recommandations sur la façon dont l'organisme de bienfaisance devrait utiliser ses ressources. Il arrive souvent que les organismes locaux connaissent beaucoup mieux la situation. Mais il s'agit de recommandation seulement.

Tout organisme de bienfaisance devrait tenir compte de ces conseils quand il planifie des activités avec un intermédiaire, mais il doit être libre d'accepter ou de refuser ce conseil.

Qu'est-ce que ça signifie ça de la direction et le contrôle? Est-ce que ça signifie qu'un organisme de bienfaisance doit micro gérer les intermédiaires? Bien, en fait non. Il ne s'agit pas de micro gestion, on ne veut pas donner l'impression qu'un organisme de bienfaisance doit surveiller constamment ses intermédiaires. C'est vrai qu'un organisme de bienfaisance doit décider de la façon dont ses ressources seront utilisées, mais un intermédiaire peut prendre des décisions opérationnelles quotidiennes au nom de l'organisme néanmoins. Il peut utiliser ses connaissances pour prendre les meilleures décisions possibles dans les situations données, par exemple, comme la personne qui a acheté les fournitures, les personnes à embaucher sur place ou les personnes qui ont le plus besoin d'aide par exemple, c'est-à-dire les bénéficiaires d'un organisme de bienfaisance.

Ainsi, l'intermédiaire devrait toujours informer l'organisme de bienfaisance des démarches effectuées, ceci afin que l'organisme de bienfaisance puisse continuer à surveiller l'utilisation de ses ressources et s'assurer que ses ressources sont utilisées à bon escient.

Alors comment un organisme de bienfaisance peut-il diriger et contrôler l'utilisation de ses ressources?

La Loi de l'impôt sur le revenu exige d'un organisme de bienfaisance qu'il utilise ses ressources pour ses propres activités, mais ne décrit pas la façon dont l'organisme de bienfaisance devrait prouver ou démontrer cette utilisation. Les mesures de direction et de contrôle sont recommandées par l'Agence afin de démontrer que ce qui est utilisé des ressources par un organisme de bienfaisance sont utilisées bel et bien pour ses propres activités.

On vous donne un exemple de recommandation. Vous en avez quelques-unes sur la diapositive. Par exemple, de mettre en place une entente écrite et mettre en œuvre les conditions qui y sont inscrites, contrôler et superviser l'activité qui est exercée, fournir des instructions quand c'est nécessaire, par exemple.

Il est possible qu'un organisme de bienfaisance puisse énoncer un ensemble de mesures de direction et de contrôle complètement différent. Si l'organisme de bienfaisance peut démontrer que ses ressources sont utilisées pour ses propres activités, l'Agence du revenu du Canada soit  satisfaite.

Qu'est-ce qu'une entente écrite? Qu'est-ce qu'on entend par cela?

Je vais passer un peu de temps sur cette question parce qu'une entente écrite bien structurée et mise en œuvre peut être une des meilleures façons de faire preuve de direction et de contrôle.

Alors il s'agit effectivement d'un document qui établit la relation entre l'organisme de bienfaisance et son intermédiaire. L'ARC recommande de toujours avoir une entente écrite en vigueur. Une entente écrite seule n'est pas suffisante. Si un organisme de bienfaisance crée et signe une entente écrite avec un donataire non reconnu, mais que l'organisme omet de mettre en œuvre les conditions qui y sont énumérées et omet de s'assurer que l'entente est respectée, il est évident que l'entente écrite n'est pas une mesure efficace pour la direction et le contrôle des activités. Ainsi, ainsi bien qu'il y ait une entente en place, cela ne ne prouve aucunement qu'il y ait effectivement direction et contrôle.

Cela étant dit, quels sont les éléments de base d'une entente écrite?

Nous avons fait une liste de plusieurs points à retenir. Ce sont les éléments de base d'une entente écrite, y compris la description des activités, les horaires, les droits d'inspection, par exemple. On peut en ajouter d'autres évidemment. Ce n'est certainement pas exhaustif.

Comme dans le cas d'un résumé, l'entente écrite décrira l'activité et les modalités de son exercice, afin que tout soit clair pour toutes les parties qui sont impliquées.

Description des activités. C'est peut-être le point le plus important dans une entente écrite.

Cela peut sembler très simple, mais l'Agence a déjà vu des ententes écrites ou des propositions de travail avec des intermédiaires par des organismes de bienfaisance qui ne contenaient presque pas de renseignements sur la façon dont un programme sera mis en œuvre, aucun détail. Sans détail, il est impossible de déterminer si l'activité est acceptable.

On recommande donc à l'organisme de bienfaisance de fournir le plus de renseignements possible concernant l'activité et son exercice – plus il y a de détails, le mieux ce sera. Par exemple, l'activité, l'endroit où elle sera exercée, le budget, etc. Le plus de détails, le mieux c'est.

La description des activités se trouvera idéalement dans une entente écrite avec l'intermédiaire, bien que ça ne soit pas nécessaire, mais l'organisme de bienfaisance pourrait également placer les renseignements dans ses propres dossiers au Canada.

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