Livres et de comptes et registres : l'importance de ceux-ci et les exigences de l'ARC - Segment 4

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À la diapositive 12, je vous présente la deuxième partie qui est les livres et les registres.

Un organisme de bienfaisance enregistré doit tenir des livres et registres adéquats et satisfaisants en français ou en anglais. La Loi de l'impôt sur le revenu exige que chaque organisme de bienfaisance enregistré tienne des livres comptables et registres à une adresse au Canada enregistrée auprès de l'Agence du revenu du Canada. Cela comprend tous les livres et registres liés à toute activité exercée à l'extérieur du Canada. Les livres et registres d'un organisme de bienfaisance ne peuvent donc pas se trouver à une adresse étrangère. Vous devez donc nous fournir l'adresse physique de l'endroit au Canada où les livres sont conservés. Dans la Déclaration annuelle de renseignements des organismes de bienfaisance, il y a un espace pour le faire. Une case postale ne serait pas suffisante non plus puisque les livres ne peuvent pas être situés à cet endroit-là. Les livres et registres devraient être conservés à l'endroit que vous avez donné de façon permanente. Si ceux-ci changent d'emplacement, veuillez nous en aviser rapidement.

Les vérificateurs de l'ARC… de l'Agence du revenu je veux dire, ont l'autorisation d'inspecter, de vérifier ou d'examiner les livres et registres de l'organisme de bienfaisance et peuvent aussi faire des copies de tous registres, y compris les registres électronique de votre organisme.

Un organisme de bienfaisance pourrait voir son statut révoqué s'il ne fournit pas ses livres et registres sur demande.

Les livres et registres sont des documents comptables et autres renseignements financiers qui doivent être conservés de façon organisée. Les registres inclus les grands livres, les journaux, les formulaires de versement, les états financiers, les états de compte et documents concernant l'impôt sur le revenu et, ils sont généralement appuyés par des pièces justificatives. Les registres donc sont un résumé des renseignements qui apparaissent sur les pièces justificatives.

Ils comprennent donc également les éléments suivants : des documents constitutifs, je veux dire par-là la constitution, les lettres patentes ou les documents de fiducies de votre organisme, les règlements administratifs aussi de votre organisme, ainsi que ses politiques internes et les procès-verbaux des réunions du conseil ou du personnel. Il est très important aussi de conserver les copies des reçus officiels de dons que l'organisme a délivrés et des déclarations de renseignements annuelles, qui est le formulaire T3010, ainsi que les documents où le donateur indique que son don doit être conservé pendant au moins dix ans. Autres éléments importants des livres et registres sont les inventaires, une liste des inventaires, les preuves d'évaluation des dons en nature que l'organisme a reçus, les accords d'investissement, les feuilles de paie des employés et tout matériel publicitaire et de promotion de l'organisme, par exemple pour les activités de financement tels que les brochures, les présentations, les DVD. Vous devez conserver une copie de tous ces documents-là dans vos livres et registres.

Autres documents importants à conserver dans les livres et registres comprennent également les pièces justificatives, dont je vous parlais tout à l'heure, qui appuient les renseignements indiqués dans les livres et registres. Les pièces justificatives reflètent des ententes concluent entre les parties lors des transactions. Elles représentent généralement une preuve de transaction et elles peuvent être consultées en cas de différence entre les parties impliquées. Les pièces justificatives incluent les factures, les reçus de caisse, les contrats en bonne et due forme, les garanties, les relevés de dépôts bancaires et les chèques encaissés. Elles incluent également les coupons de caisse et les relevés de cartes de crédits, les bons de commande, les bons de travail, les bons de livraison, les courriels, ainsi que toutes correspondances qui appuient la transaction.

Si une personne ne tient pas de livres et registres adéquats, l'ARC peut spécifier les livres et registres à tenir à l'avenir par l'organisme de bienfaisance.

À la diapositive 15, pourquoi les livres et registres sont-ils si importants?

Les livres et registres d'un organisme de bienfaisance doivent permettre à l'Agence du revenu du Canada de vérifier les revenus, y compris les dons de bienfaisance reçus par votre organisme de bienfaisance, de vérifier aussi si les ressources de votre organisme sont consacrées à des programmes de bienfaisance et de vérifier que les buts et les activités de l'organisme de bienfaisance continuent à être de bienfaisance.

À la diapositive 16.

Afin de maintenir votre statut d'organisme de bienfaisance auprès de l'Agence du revenu, un organisme de bienfaisance doit tenir des livres et registres adéquats. Cependant, il est aussi censé, sur le plan administratif, de tenir des livres et registres. Donc, à mesure que les bénévoles et les membres du conseil changeront, vos livres et registres vous aideront à garder votre organisme de bienfaisance organisé et vous aideront aussi à maintenir l'historique de l'organisme de bienfaisance et à expliquer et justifier les décisions et les plans d'action, entre autres, de votre organisme.

Les livres et registres aident aussi à expliquer en détail les activités et la façon dont l'organisme de bienfaisance opère. Bien que de bons livre et registres ne vous garantissent pas de l'aide financière comme des prêts, le fait d'être organisé et de bien comprendre votre situation financière et organisationnelle facilitera votre demande d'aide financière.

Des exigences provinciales de tenir des livres et registres peuvent exister aussi et nous vous recommandons de vérifier auprès de votre autorité de constitution en personne morale pour confirmer ce que sont ces exigences.

En dernier lieu, le fait de conserver votre organisme de bienfaisance en règle avec l'Agence du revenu, la province et les créditeurs, vous aidera à maintenir une solide base de donateurs.

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