Pratiques exemplaires et période de conservation - Segment 5

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À la diapositive 17, voici quelques suggestions de pratiques exemplaires en ce qui concerne les livres et registres.

D'abord, conservez tous les livres et registres ensemble au même endroit pour faciliter leur accès. Le fait de conserver les livres et registres à un seul endroit facilitera la situation pour l'organisme de bienfaisance en cas de vérification ou lorsqu'il y a un changement au conseil d'administration.

Ensuite, conservez des copies à un autre endroit (préférablement hors site) à des fins de sauvegarde. C'est juste une suggestion, l'organisme de bienfaisance est non seulement responsable de tenir des livres et registres, mais aussi de les maintenir, de les conserver et de les protéger. Donc avoir une copie de sauvegarde pourrait vous permettre d'éviter bien des ennuis.

Les livres et registres doivent être appuyés aussi par des documents sources et des pièces justificatives que vous devez également conserver.

Ensuite, autre suggestion de pratique exemplaire, si l'organisme de bienfaisance engage un tiers pour maintenir ses registres, l'organisme de bienfaisance est tout de même responsable de respecter toutes les exigences. Les tiers comprennent les aides-comptables, les comptables, les gestionnaires d'opération électronique et les fournisseurs de service applicatifs.

Finalement, j'aimerais vous faire un rappel concernant les organismes de bienfaisance enregistrés qui sont affiliés à des clubs philanthropiques ou à des associations d'assistance mutuelle. Ceux-ci doivent tenir des livres et registres séparés des clubs. Nous voyons trop souvent malheureusement des organismes de bienfaisance dont les livres et registres deviennent fusionnés avec ceux du club ou de l'association non enregistré après quelques années d'opération. Il est donc très important que la section du club philanthropique reconnue comme organisme de bienfaisance maintienne ses propres livres et registres distincts.

À la diapositive 18 maintenant, nous vous présentons les périodes de rétention concernant les différents documents.

Donc, les copies de reçus de dons, autres que pour les dons à conserver durant dix ans, devraient être conservées pendant un minimum de deux ans après la fin de l'année civile pour laquelle le reçu à été délivré. Donc, par exemple la période de rétention d'un reçu qui a été délivré le 28 février 2008 se terminerait le 31 décembre 2010 même si la date de fin de l'exercice de l'organisme de bienfaisance est le 31 mars. Toujours donc dans le cas des copies de reçu, la date de fin de l'année civile, deux ans après.

Toutes les autres périodes de rétention, quant à elles, s'appliquent à la période de fin d'exercice de l'organisme. Donc, tous les livres et registres concernant les dons sur une durée de dix ans, les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration ou des membres ainsi que les documents constitutifs et les règlements doivent être conservés aussi longtemps que l'organisme de bienfaisance est enregistré et au moins deux ans après la date de révocation de son enregistrement.

Ensuite, les grands livres généraux, les états financiers et les déclarations T3010 doivent être conservés un minimum de six ans après la fin de l'exercice à laquelle les documents se rapportent lorsque l'organisme de bienfaisance est enregistré, et un minimum de deux ans après la date de révocation de son enregistrement.

Les livres et registres pourraient aussi être détruits plus tôt si le Ministre donne sa permission écrite pour leur élimination.

À la diapositive 19, on vous parle des tenues de registres électroniques.

En plus du format traditionnel des livres et registres sur papier, l'Agence du revenu reconnaît aussi ceux qui sont produits et conservés en format électronique. Les registres électroniques sont assujettis aux mêmes règles et périodes de rétention que le format traditionnel. Un organisme qui utilise des systèmes informatisés pour générer ses livres et registres doit conserver les registres électroniques dans un format lisible électroniquement, même lorsqu'une copie papier est disponible. Un format lisible électroniquement veut dire des renseignements appuyés par un système capable de produire une copie accessible et utilisable qui permettrait au vérificateur de traiter et d'analyser les registres électroniques à l'aide de l'équipement de l'Agence du revenu. Cela comprend, s'il y en a, les documents sources qui sont créés initialement, transmis ou reçus électroniquement par l'organisme et qui doivent également être conservés dans un format lisible électroniquement.

Les images de documents sur papier balayées par scanneur sont acceptables.

Les livres et registres tenus à l'extérieur du Canada et accessibles électroniquement au Canada ne sont pas des « livres et registres tenus au Canada ». L'ordinateur contenant les livres et registres doit être situé au Canada pour que ça soit valide.

Si vous voulez en savoir plus sur la tenue des livres et registres électroniques, je vous invite à consulter la circulaire d'information IC05-1 à l'adresse indiquée au bas de la diapositive 19.

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