Registres électroniques; livres de comptes et registres inadéquats et leurs conséquences - Segment 6

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À la diapositive 20, on vous parle des conséquences concernant les livres et registres.

Donc, l'omission de maintenir des livres et registres adéquats peut entraîner une ou plusieurs des conséquences suivantes :

  • L'émission d'abord d'une lettre d'information. Celle-ci indiquera ce qui devrait être gardé par l'organisme de bienfaisance s'il a été fautif.
  • Il pourrait aussi y avoir comme conséquence, la conclusion d'un accord d'observation. L'accord d'observation est un contrat conclu entre les parties selon lequel l'organisme de bienfaisance s'engage à entreprendre des mesures correctives pour rectifier chaque problème relevé.
  • Autre conséquence possible, la suspension des privilèges de délivrance de reçus de l'organisme de bienfaisance ainsi que de son statut en tant que donataire reconnu.
  • Et finalement, autre conséquence d'omettre de maintenir ses livres et registres de façon adéquate, la révocation du statut d'organisme de bienfaisance en dernier ressort ou dans le cas d'inobservation grave.

En terminant, j'espère que vous comprenez mieux maintenant l'importance de tenir des livres et registres adéquats et complets, y compris des états financiers compréhensibles et fiables. Ces documents sont non seulement requis afin de remplir les exigences de l'Agence du revenu du Canada ou de votre autorité constitutive, mais aussi pour tenir votre organisme de bienfaisance responsable de ses actions et décisions devant le public et ses donateurs actuels et potentiels.

Nous sommes donc rendus à notre deuxième période de questions, la dernière période. Voici deux premières questions :

Est-ce que les états financiers doivent être préparés par un comptable agréé?

Je vous l'ai mentionné au début de la présentation, l'Agence ne vous oblige pas à présenter des états financiers vérifiés ou préparés par un comptable agréé. Ce qu'on vous suggère, par contre ce qu'on vous recommande fortement c'est que si vous avez des revenus annuels supérieurs à 250 000 $, on vous recommande de faire vérifier vos états financiers avant de nous les soumettre. Mais si vous avez moins que 250 000 $ de revenu, vous pouvez très bien réaliser vos états financiers vous-même et nous les soumettre sans qu'ils soient vérifiés.

Est-ce que les relevés bancaires peuvent être conservés avec les documents sources des états financiers ou bien doit-on les conserver avec les livres?

Vous pouvez conserver les relevés bancaires avec les documents sources des états financiers. Ça va être suffisant.

Une autre question maintenant.

Combien d'années devons-nous garder les documents bancaires?

Je vais vérifier, un instant. Les documents bancaires vont entrer dans les pièces justificatives, et donc vous devez les conserver jusqu'à six ans après la fin de l'exercice dans lequel vous avez reçu le relevé bancaire ou alors jusqu'à bien sûr deux ans après la révocation de votre organisme de bienfaisance. Donc le relevé bancaire, six ans.

Donc je n'ai plus de questions, je vais donc passer à la conclusion de la présentation.

Une autre question qui arrive. Je vais faire une dernière question.

Combien de temps garde-t-on la copie des états financiers?

Les états financiers doivent être conservés pendant 6 ans après la fin de l'exercice pour lequel ils ont été produits.

Merci pour vos questions. Je vais passer à la conclusion :

Nous vous remercions et espérons que vous avez aimé cette webémission. La Direction des organismes de bienfaisance enregistrés continuera d'offrir des webinaires. Visitez la section Webinaire d'information pour les organismes de bienfaisance de notre site Web pour plus d'informations.

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