Vérification nationale des frais de voyages d'affaires et d'accueil

Direction générale de la vérification et de l'évaluation de l'entreprise
juin 2005


Sommaire exécutif

L'Agence du revenu du Canada (ARC) possède ses propres politiques sur les voyages et l'accueil appelées Politique sur les voyages d'affaires et Politique sur l'Accueil; rafraîchissements ou repas à l'occasion d'activités liées au travail. Elles ont été révisées en octobre 2002 et en janvier 2002 respectivement tandis que les lignes directrices révisées sur l'accueil ont été publiées en octobre 2003 suite aux Examens horizontaux. Les objectifs poursuivis par ces politiques sont d'assurer un traitement uniforme et juste à tous les employés en situation de voyage et de garantir que les frais d'accueil sont engagés de façon professionnelle, aux meilleurs coûts et avec probité.

Les récentes modifications aux deux politiques concernées, la nouvelle structure de Finances et de l'administration dans certaines régions et la Réforme et le renouvellement administratif de l'ARC sont autant de changements importants de la prestation de services qui ont motivé le choix de cette vérification.

Objectif et portée: L'objectif de cette vérification consistait à fournir l'assurance concernant l'application adéquate des politiques révisées sur les voyages d'affaires et sur l'accueil en portant une attention particulière à :

Quatre régions ont fait l'objet de la vérification, soit l'Atlantique, le Québec, le Sud de l'Ontario et les Prairies ainsi que les directions générales des Finances et de l'administration et du Recouvrement des recettes à l'Administration centrale.

Cette vérification visait l'année financière 2003-2004 et les phases de planification et d'examen se sont effectuées de mai 2004 à avril 2005.

Conclusion: De façon générale, la nouvelle Politique sur les voyages d'affaires fut bien accueillie par tous les intervenants et plusieurs changements ont eu comme effet de faciliter son utilisation. Les tests effectués sur des transactions des Systèmes administratifs d'entreprise (SAE) pour l'exercice 2003-2004 démontrent un degré d'observation adéquat. Cependant, les nouvelles dispositions sur les voyages à l'intérieur de la zone d'affectation ont eu des impacts importants sur les distances réclamées par les employés. De plus, un écart aux Lignes directrices et procédures sur l'échantillonnage statistique a été observé au niveau du contrôle exercé par la Direction de l'administration financière (DAF). En effet, les taux d'erreurs n'étaient pas rajustés pour tenir compte des résultats de la période précédente.

D'autres écarts ont aussi été démontrés dans l'application des contrôles de la nouvelle Politique sur l'Accueil; rafraîchissements ou repas à l'occasion d'activités liées au travail. Les résultats des tests indiquent que de nombreux paiements ont été effectués en absence de conformité adéquate aux exigences fixées dans la politique, les procédures et les lignes directrices. Une partie de ces écarts est attribuable à la difficulté d'application de la nouvelle politique qui contient deux types de dépenses distinctes et crée une confusion auprès des utilisateurs.

Tous les intervenants rencontrés sont sensibilisés à l'utilisation économique et efficace des ressources dans la gestion des voyages d'affaires. Le suivi périodique du budget alloué à cette activité constitue le principal moyen de contrôle des gestionnaires. Cependant, aucun outil officiel est disponible pour s'assurer que ces exigences sont respectées.

Plans d'action: La DAF a soumis les plans d'action pour répondre à toutes les constatations soulevées. Entre autres, la DAF a déjà entrepris la révision des deux politiques concernées et prendra les mesures nécessaires pour rappeler leurs rôles et responsabilités aux différents intervenants concernés.

Afin d'assurer une conformité aux lignes directrices sur l'échantillonnage statistique, le directeur de la Division de la comptabilité intégrée (DCI) veillera à ce que son équipe contrôle le taux d'erreurs chaque mois.

De plus, afin de répondre à un besoin d'améliorer la gestion des voyages d'affaires en termes d'économie et d'efficacité des ressources, la DAF élaborera un outil Web pour l'établissement des coûts qui permettra de comparer les coûts d'utilisation des véhicules privés avec ceux des automobiles louées.

Introduction

La Direction générale des finances et de l'administration (DGFA) de l'Agence du revenu du Canada (ARC) est responsable des politiques financières, des directives, des contrôles, des systèmes et différents services financiers aux employés. Les unités des services financiers (USF) sont responsables du traitement final des demandes de remboursement des dépenses en vertu de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques, suite à l'approbation du gestionnaire délégué qui exerce son pouvoir en vertu de l'article 34 de la même loi.

L'ARC possède ses propres politiques sur les voyages et l'accueil appelées Politique sur les voyages d'affaires (voyages) et Politique sur l'Accueil; rafraîchissements ou repas à l'occasion d'activités liées au travail (accueil). Ces politiques diffèrent de celles du Secrétariat du conseil du Trésor et font partie du Manuel des finances et de l'administration. Elles ont été révisées en octobre 2002 et en janvier 2002 respectivement tandis que les lignes directrices révisées sur l'accueil ont été publiées en octobre 2003 suite aux Examens horizontaux. Les objectifs poursuivis par ces politiques sont d'assurer un traitement uniforme et juste à tous les employés en situation de voyage et de garantir que les frais d'accueil sont engagés de façon professionnelle, aux meilleurs coûts et avec probité.

Les récentes modifications aux politiques sur les voyages et sur l'accueil, les structures différentes de Finances et de l'administration dans les régions et la Réforme et le renouvellement administratif de l'ARC sont autant de changements importants de la prestation de services qui ont motivé l'équipe de la vérification interne de la région du Québec à proposer une vérification de l'application de ces politiques.

Dans cette perspective, l'équipe de la vérification a limité la période à examiner à la première année financière complète suite aux révisions, soit 2003-2004. Pour cette période, les rapports financiers de l'ARC (incluant la Douane) indiquent les montants de dépenses suivants :

La vérification a été approuvée par le Comité de la vérification interne et de l'évaluation des programmes et fait partie du plan annuel de la Direction générale de la vérification et de l'évaluation de l'entreprise pour 2004-2007.

Portée de la vérification et méthodologie

L'objectif de cette vérification consistait à fournir l'assurance concernant l'application adéquate des politiques révisées sur les voyages d'affaires et sur l'accueil en portant une attention particulière à :

Quatre régions ont été sélectionnées pour faire l'objet de la vérification, soit l'Atlantique, le Québec, le Sud de l'Ontario et les Prairies ainsi que les directions générales des Finances et de l'administration et du Recouvrement des recettes à l'Administration centrale.

Pour chacune des quatre régions visitées, l'examen a inclu les divisions de la Vérification et du Recouvrement des recettes d'un bureau des services fiscaux ainsi que différents centres de responsabilités de chacun des bureaux régionaux concernés.

Les phases de planification et d'examen furent réalisées entre les mois de mai 2004 et avril 2005. Durant cette période, des entrevues ont eu lieu avec des gestionnaires et des employés qui effectuent des voyages d'affaires pour le compte de l'ARC ainsi qu'avec des responsables des activités d'accueil qui en assurent la gestion dans les sites sélectionnés.

De plus, des tests ont été effectués sur des transactions des Systèmes administratifs d'entreprise (SAE) sur les voyages et l'accueil pour l'exercice 2003-2004.

Concernant les voyages, nous avons utilisé le logiciel Audit Command Language (ACL) pour prélever un échantillon statistiquement valable de transactions, pour examen, à partir de la base de données appropriée (niveau de confiance voulu de 90 % avec un taux d'erreurs prévu de 6% et un niveau de précision de +/- 10%). Pour les sites sélectionnés, le nombre total d'entrées de données s'élevait à 36 911, ce qui s'est traduit par un échantillon de 157 dossiers à vérifier.

Pour l'accueil, rafraîchissements ou repas à l'occasion d'activités liées au travail des sites sélectionnés, toutes les transactions d'un montant de 500 $ et plus, soit 112 dossiers, ont fait l'objet d'une vérification. Les autres dossiers vérifiés, soit 62, ont été sélectionnés de façon aléatoire sur une population de 2 086 dossiers. L'échantillon total représente 174 dossiers, soit 67 en frais d'accueil et 107 en frais de rafraîchissements ou repas à l'occasion d'activités liées au travail. Pour toutes ces transactions sélectionnées, une revue des documents traités par les USF a été effectuée dans chacun des sites visités.

Constatations, recommendations et plans d'actions

Observation et compréhension des politiques

Voyages d'affaires

Dans l'ensemble, les gestionnaires et les employés ont bien accueilli la nouvelle Politique sur les voyages d'affaires entrée en vigueur le 1er octobre 2002. Plusieurs changements ont eu comme effet de faciliter son application, soit l'utilisation de la distance par route terrestre pour délimiter la zone d'affectation et l'établissement d'un taux unique pour le kilométrage effectué avec un véhicule particulier pour le compte de l'ARC.

Les tests effectués sur des transactions du SAE pour l'exercice 2003-2004 démontrent un degré d'observation adéquat en regard de la Politique sur les voyages d'affaires. En effet, sur les 157 dossiers de l'échantillon vérifié, seulement 10 1 comportaient des erreurs critiques, soit 6,4%, ce qui correspond aux attentes de l'Administration centrale. Ces erreurs se situaient au niveau de l'absence de reçus, de réclamations non signées par les employés ou des autorisations incorrectes ou absentes en vertu de la délégation de pouvoirs aux personnes autorisées à signer selon l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).

Un autre test a aussi été effectué afin de vérifier les délais de traitement des demandes d'indemnités de déplacement. Pour effectuer le calcul du délai, la date de signature du formulaire «Demande d'indemnité de déplacement » par l'employé a servi de point de départ tandis que la date du chèque de remboursement inscrite dans le SAE fut considérée comme date de dossier terminé. Sur les 157 dossiers de l'échantillon vérifié, les résultats de ce test ont démontré une moyenne de temps de traitement de 11,6 jours, ce qui est raisonnable.

Cependant, les nouvelles dispositions sur les voyages à l'intérieur de la zone d'affectation ont eu des impacts importants sur les réclamations des employés. La préoccupation majeure de plusieurs gestionnaires et employés se situe au niveau de leur difficulté à déterminer le moyen de transport habituel utilisé par les « vérificateurs sur la route » pour se rendre à leur lieu de travail.

L'interprétation et l'application des dispositions relatives à cet aspect de la politique sont complexes et elles ne sont pas comprises et utilisées de la même façon par tous les intervenants. Ces dispositions furent éclaircies au mois de mars 2004, soit plusieurs mois après l'introduction de la nouvelle politique. Les « vérificateurs sur la route » sont présumés utiliser leur véhicule particulier comme mode de transport habituel, même s'ils se rendent à leur lieu de travail (par exemple un bureau des services fiscaux) en transport en commun lorsqu'ils ne sont pas en service commandé. Cette interprétation a un impact direct sur le point de départ pour calculer le kilométrage parcouru lorsqu'ils ont à se déplacer en service commandé. Il est important de noter que cette interprétation donnée par l'Administration centrale est contestée par certains « vérificateurs sur la route » de la région du Québec et des griefs sont présentement en suspens.

Ces vérificateurs qui voyagent fréquemment à l'intérieur de leur zone d'affection ont souligné avoir eu de la difficulté plus précisément avec l'interprétation des dispositions relatives au calcul du kilométrage présumé par opposition au kilométrage réellement parcouru. Ces employés étant réputés débuter leur voyage à partir de leur lieu de travail, ce qui n'est pas toujours le cas, doivent donc établir approximativement le calcul de la distance qu'ils sont présumés parcourir. Cette situation entraîne deux risques potentiels :

En plus du risque potentiel d'erreur dans la détermination du kilométrage parcouru et à rembourser, la politique en place pour les voyages à l'intérieur de la zone d'affectation oblige les gestionnaires à tenir compte de l'interprétation et de l'application de trois différents scénarios possibles concernant leurs employés :

Les divergences d'interprétation et d'application de ces dispositions de la Politique sur les voyages d'affaires se traduisent en un traitement non uniforme des employés selon la catégorie dans laquelle ils se trouvent. Par exemple, les télétravailleurs sont toujours assujettis à la « règle du moindre des deux distances» 2 lorsqu'ils réclament du kilométrage, tandis que cette règle ne s'applique plus aux autres employés depuis la révision de la politique en octobre 2002. De plus, un bureau de services fiscaux a créé sa propre politique locale pour un type précis d'employés allant même jusqu'à tenir compte du lieu de résidence de l'employé et de l'heure précise du retour à la maison.

Recommandations

La Direction de l'administration financière (DAF) devrait revoir la politique sur les voyages d'affaires afin d'éclaircir les différentes dispositions qui préoccupent les utilisateurs, nécessitent de nombreuses interprétations et peuvent produire des divergences d'application.

La DAF devrait créer une méthode de communication pour aviser les employés sur la façon d'interpréter équitablement et uniformément les questions soulevées relatives aux voyages à l'intérieur de la zone d'affectation.

Plans d'actions

La Politique sur les voyages d'affaires de l'Agence du revenu du Canada (ARC) est actuellement en cours de révision. Un expert conseil mènera une analyse comparative de la Politique sur les voyages d'affaires de l'ARC et des politiques d'autres gouvernements et d'organisations de grande taille du secteur privé. Il déterminera également les pratiques exemplaires de l'industrie. Le plan de projet prévoit un sondage des employés et des réunions avec des groupes de discussion partout dans l'Agence. De plus, la formation nécessaire sera dispensée une fois que la nouvelle politique sera approuvée. Des consultations auront lieu avec les gestionnaires, les employés et les syndicats tout au long du processus. Le développement de la nouvelle Politique sur les voyages d'affaires est prévue pour juin 2006.

La DAF envisagera les différentes possibilités qui s'offrent à elle et élaborera une méthode de communication efficace pour renseigner les employés sur la manière d'interpréter les questions de voyages d'affaires avec justesse et cohérence. La mise au point de la méthode est prévue pour l'automne 2005.

Accueil, rafraîchissements ou repas à l'occasion d'activités liées au travail 

La nouvelle Politique sur l'Accueil; rafraîchissements ou repas à l'occasion d'activités liées au travail a été publiée en janvier 2002. Pour tous les sites visités, les personnes interviewées ont indiqué que la structure de la politique et les distinctions apportées entre les frais reliés à l'accueil et ceux reliés aux rafraîchissements ou repas à l'occasion d'activités liées au travail conduisent à une confusion quant à l'application et l'interprétation des dispositions de la politique applicables à chacun des deux types de dépenses. Après plusieurs mois d'existence et l'émission de lignes directrices le 1er octobre 2003, les gestionnaires doivent encore consulter régulièrement les agents financiers avant de procéder à une activité liée à cette politique car, selon eux, elle est difficile d'application. C'est pourquoi deux régions se sont même dotées d'un guide ou d'une grille d'utilisation et de référence pour en faciliter l'interprétation et l'application.

Malgré ces efforts, les tests effectués démontrent qu'il y a de la confusion entre ces deux types de dépenses qui sont pourtant liées à deux comptes séparés de Grand Livre. En effet, pour les sites visités, sur un total de 1415 entrées de données de frais d'accueil, rafraîchissements ou repas à l'occasion d'activités liées au travail, 234 (17%) ont été corrigées par divers utilisateurs.

Afin de déterminer le niveau de conformité à la politique, aux procédures et aux lignes directrices et pour être en mesure d'évaluer les contrôles en place, des tests ont été effectués sur un échantillon de transactions relatives aux frais d'accueil, rafraîchissements ou repas.

Pour tous les sites visités, les tests sur les transactions de frais d'accueil et de repas et rafraîchissements encourues durant l'exercice 2003-2004 indiquent que 79 dossiers 3 sur les 174 de l'échantillon vérifié, soit 45,4%, ne rencontrent pas les exigences de la politique à l'égard des éléments suivants :

Autant les frais d'accueil que les rafraîchissements ou repas à l'occasion d'activités liées au travail sont sujets à deux niveaux de contrôle :

Les résultats des deux tests précédents démontrent que, malgré ces deux contrôles, de nombreux paiements sont effectués en absence de conformité adéquate aux exigences fixées dans la politique, les procédures et les lignes directrices. Les faiblesses dans l'application des contrôles augmentent le risque que certaines transactions ne rencontrent pas les objectifs fixés dans la politique.

Recommandations

La DAF devrait apporter les précisions nécessaires dans la politique, les procédures et les lignes directrices pour s'assurer d'une compréhension et d'une application uniforme au sein de l'ARC.

La DAF devrait effectuer un rappel des responsabilités aux gestionnaires (article 34) et agents financiers (article 33) afin de s'assurer que les dépenses d'accueil ou de rafraîchissements ou repas lors d'activités liées au travail rencontrent les exigences définies dans la politique, particulièrement en ce qui a trait à l'exigence de présenter les éléments suivants:

La DAF devrait rendre disponible des sessions de formation appropriées à l'ensemble des utilisateurs de la politique sur l'accueil, rafraîchissements ou repas lors d'activités liées au travail.

Plans d'actions

La DAF est en train de réviser la Politique sur l'accueil en vue de la rendre plus logique et plus facile à suivre, notamment en définissant les catégories. Une fois que la rédaction sera terminée, une ébauche de la politique révisée sera distribuée aux utilisateurs afin qu'ils fournissent des commentaires. Elle devrait être prête à publier et à mettre en œuvre pour le début de 2006.

Au moment de la mise en œuvre de la nouvelle Politique sur l'accueil, le directeur de la Division de la Politique financière, systèmes et contrôle, se chargera de rappeler aux gestionnaires, aux agents financiers et au personnel administratif leurs rôles et responsabilités en ce qui concerne la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), le choix des comptes du grand livre général et les formulaires à utiliser.

La DAF appuie actuellement le Plan d'apprentissage pour MG et les ateliers pour EX/SM sur la « Gestion des budgets, des dépenses et des coûts axée sur les résultats à l'ARC », présentés à l'Administration centrale et dans les régions. En outre, le gestionnaire chargé du contrôle financier prépare actuellement un cours sur les concepts financiers qui sera disponible dans l'ensemble de l'Agence et qui comprendra une section sur l'accueil. Il devrait être prêt en avril 2006.

Les contrôles en place

L'échantillonnage statistique

Au cours de l'exercice 2002-2003, les responsables des finances ont mis en œuvre les politiques et les lignes directrices et procédures sur la vérification des comptes et l'échantillonnage statistique qui s'appliquent à toutes les transactions, incluant les voyages d'affaires. À l'étape de la demande de paiement, la politique mentionne que l'ARC doit effectuer une gestion de risque en utilisant une méthode d'échantillonnage statistique pour les transactions financières à faible et à moyen risque et en vérifiant celles à risques élevés intégralement.

Chacune des régions ainsi que l'AC entrent les données des paramètres d'échantillonnage au SAE. Ce système produit la liste mensuelle des échantillons à vérifier pour l'ensemble des USF sous leur juridiction. Le responsable régional/de l'AC avise par la suite les USF qui récupèrent les dossiers leur appartenant et les vérifient selon la procédure nationale. Pour leur part les agents et/ou commis financiers vérifient leurs comptes sélectionnés, complètent un rapport sur les erreurs décelées et le transmettent au responsable régional/de l'AC qui en fait une analyse.

Selon le Manuel des finances et administration 4 , le taux d'erreur devrait être ajusté mensuellement selon le taux réel observé le mois précédent. Or le taux d'erreur utilisé pour déterminer la taille de l'échantillonnage statistique mensuel n'a pas changé depuis le début du processus. Cette partie des lignes directrices n'ayant pas été mise en œuvre, le nombre d'échantillons à évaluer mensuellement est demeuré inchangé alors qu'il aurait dû s'ajuster à la hausse ou à la baisse pour tenir compte des résultats précédents.

Par conséquent, la vérification par échantillonnage ne tient pas compte du taux d'erreurs observées et ne rencontre pas les règles du plan de l'échantillonnage statistique.

Recommandation

La DAF devrait analyser les résultats obtenus avec l'échantillonnage statistique effectué mensuellement dans chacune des régions/AC afin de s'assurer que le taux d'erreur est ajusté, tel que précisé dans les lignes directrices.

Plans d'actions

Le directeur de la Division de la comptabilité intégrée (DCI) veillera à ce que son équipe contrôle le taux d'erreurs chaque mois et qu'elle communique avec les régions ou les directions générales appropriées à l'Administration centrale dès septembre 2005.

En outre, étant donné la différence entre la politique sur l'échantillonnage statistique et son application actuelle, la DCI les réexaminera et prendra les mesures correctives qui s'imposent dès septembre 2005.

L'Assurance affaire supplémentaire

La Politique sur les voyages d'affaires mentionne qu'afin d'être certain que les voyageurs bénéficient d'une protection adéquate, les véhicules particuliers utilisés pour le compte de l'ARC doivent avoir au minimum une assurance de base responsabilité civile et dommages matériels d'une valeur d'un million de dollars.

Cependant, la politique n'est pas claire à l'effet de savoir qui est responsable de s'assurer de l'existence de la protection requise. C'est pourquoi certains bureaux visités ont ajouté une mention spécifique dans le formulaire « autorisation annuelle de voyage » pour préciser que l'employé est tenu de détenir une assurance-automobile adéquate lorsqu'il lui est permis d'utiliser un véhicule particulier.

Recommandations

La DAF devrait préciser, dans la section « Rôles et responsabilités » de la Politique sur les voyages d'affaires, les responsabilités des voyageurs relatives à l'obligation de détenir au minimum une assurance de base responsabilité civile et dommages matériels d'une valeur d'un million de dollars.

La DAF devrait élaborer et rendre disponible à tous les sites un formulaire type d'autorisation annuelle de voyage dans lequel la responsabilité du voyageur serait clairement indiquée en regard de la couverture d'assurance automobile requise.

Plans d'actions

La nouvelle Politique sur les voyages d'affaires précisera les rôles et responsabilités des gestionnaires et des employés en ce qui concerne l'obligation de souscrire une assurance de base.

La formule annuelle d'autorisation de voyage indiquera clairement aux employés le besoin de souscrire une assurance de base lorsqu'ils utilisent leurs véhicules à des fins opérationnelles. La Division de la politique financière, systèmes et contrôle (PFSC) élaborera la nouvelle formule, et la Division de la comptabilité intégrée (DCI) commencera à l'utiliser pour la période d'examen des autorisations de voyage 2006. Le gestionnaire de la Division de la politique financière procédera à des consultations en vue de décider si la formule sera comprise dans les appendices de la nouvelle politique sur les voyages d'affaires.

L'utilisation économique et efficace des ressources dans la gestion des voyages d'affaires

Les exigences de la Politique sur les voyages d'affaires mentionnent, entre autres, que: « C'est l'employeur qui décide de la nécessité, du moment et de la destination d'un voyage, de la personne qui le fera, du moyen et de la catégorie de transport, et du type d'hébergement, sous réserve des dispositions de la présente politique. » À cet effet, tous les intervenants rencontrés sont sensibilisés à l'utilisation économique et efficace des ressources dans la gestion des voyages d'affaires. Le suivi périodique du budget alloué à cette activité constitue le principal moyen de contrôle des gestionnaires. De plus, chaque voyage nécessite une autorisation préalable tandis que les employés qui ont à se déplacer fréquemment peuvent se prévaloir d'une autorisation annuelle de voyage. Cependant, les gestionnaires n'ont pas les outils nécessaires pour s'assurer que les voyages sont effectués au meilleur coût.

La politique prévoit une distinction dans le traitement des déplacements selon le mode de transport utilisé. Plus particulièrement, une disposition du module sur les voyages au Canada (section 4.3.1d), permet au voyageur d'utiliser un véhicule particulier lorsqu'il a le choix d'utiliser le transport commercial (avion ou train), à condition que les coûts engagés (kilométrage et autres indemnités encourus en chemin) ne dépassent pas le coût qui aurait été payé s'il avait emprunté un des modes de transport commercial disponibles. Cette disposition impose donc aux gestionnaires d'appliquer une rigueur additionnelle dans la gestion des voyages impliquant ce mode de transport.

En l'absence de dispositions semblables s'appliquant aux véhicules de location et afin de respecter la politique en regard de la détermination du moyen de transport à utiliser lors d'un voyage autorisé, un bureau des services fiscaux a développé un outil « coûts-bénéfices » pour évaluer le coût d'utilisation d'un véhicule particulier par opposition à un véhicule de location.

Dans le contexte où plusieurs modes de transport sont possibles pour effectuer un voyage d'affaires, ce type d'outil réduit le risque que des décisions soient prises sans considérer les alternatives potentielles visant à atteindre l'objectif de réduire les dépenses sur les voyages d'affaires de l'ARC.

Recommandations

La DAF devrait examiner la faisabilité de modifier la politique afin d'inclure un véhicule loué au même titre que le transport commercial (avion ou train) dans le choix offert à l'employé lors d'un voyage à l'extérieur de la zone d'affectation (sections 4.2 et 4.3).

La DAF devrait fournir certains outils de type analyse coûts/bénéfices dans la politique pour aider les différents intervenants à s'assurer que tous les voyages d'affaires sont gérés de façon économique.

Plans d'action

La Direction de l'administration financière (DAF) élabore actuellement un outil Web pour l'établissement des coûts qui permettra de comparer les coûts d'utilisation des véhicules privés avec ceux des automobiles louées. L'outil utilisé au Bureau des services fiscaux de Halifax servira de modèle. Ce nouvel outil sera mis à la disposition de tous les membres de l'Agence dans InfoZone à l'été 2005.

Les modules applicables de la Politique sur les voyages d'affaires de l'Agence du revenu du Canada (ARC) seront modifiés durant l'examen complet de la Politique de façon à comprendre le choix de véhicules et l'outil mentionné ci-dessus pour l'utilisation par les gestionnaires et les employés.

Conclusion

De façon générale, la nouvelle Politique sur les voyages d'affaires fut bien accueillie par tous les intervenants et plusieurs changements ont eu comme effet de faciliter son utilisation. Les tests effectués sur des transactions des Systèmes administratifs d'entreprise pour l'exercice 2003-2004 démontrent un degré d'observation adéquat. Cependant, les nouvelles dispositions sur les voyages à l'intérieur de la zone d'affectation ont eu des impacts importants sur les distances réclamées par les employés. De plus, un écart aux Lignes directrices et procédures sur l'échantillonnage statistique a été observé au niveau du contrôle exercé par la Direction de l'administration financière (DAF). En effet, les taux d'erreurs n'étaient pas rajustés pour tenir compte des résultats de la période précédente.

D'autres écarts ont aussi été démontrés dans l'application des contrôles de la nouvelle Politique sur l'Accueil; rafraîchissements ou repas à l'occasion d'activités liées au travail. Les résultats des tests indiquent que de nombreux paiements ont été effectués en absence de conformité adéquate aux exigences fixées dans la politique, les procédures et les lignes directrices. Une partie de ces écarts est attribuable à la difficulté d'application de la nouvelle politique qui contient deux types de dépenses distinctes et crée une confusion auprès des utilisateurs.

Tous les intervenants rencontrés sont sensibilisés à l'utilisation économique et efficace des ressources dans la gestion des voyages d'affaires. Le suivi périodique du budget alloué à cette activité constitue le principal moyen de contrôle des gestionnaires. Cependant, aucun outil officiel est disponible pour s'assurer que ces exigences sont respectées.

La DAF a soumis les plans d'action pour répondre à toutes les constatations soulevées. Entre autres, la DAF a déjà entrepris la révision des deux politiques concernées et prendra les mesures nécessaires pour rappeler leurs rôles et responsabilités aux différents intervenants concernés.


1 Il faut noter qu'un dossier comporte deux écarts.

2 Selon la Politique, « lorsque (l'employé est) demandé de se déplacer à un autre emplacement, le montant inférieur à celui des indemnités de voyage entre le domicile et l'emplacement du service commandé ou du lieu de travail à l'emplacement du service commandé sera remboursé ».

3 Il faut noter que deux dossiers comportent deux écarts.

4 Volume administration financière, chapitre 8, section 3- Lignes directrices et procédures – Plan de l'ADRC sur l'échantillonnage statistique, paragraphe 2.3.

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