Vérification de la pré-mise en oeuvre du Recouvrement intégré des recettes

Rapport final

Direction générale de la vérification
et de l'évaluation de l'entreprise
Janvier 2009


Table des matières

Sommaire

Contexte : Le projet de Recouvrement intégré des recettes (RIR) (le projet) est un projet de développement des systèmes en partenariat avec la Direction générale des services aux contribuables et de la gestion des créances (DGSCGC) et la Direction générale de l'informatique (DGI). L'objectif du projet est de mettre au point des outils technologiques, collectivement connus sous le nom de Recouvrement intégré des recettes (RIR), pour appuyer la transformation des activités entreprise par la DGSCGC. La DGSCGC est responsable du recouvrement de l'ensemble des impôts, des prélèvements, des droits et des comptes non fiscaux administrés par l'Agence du revenu du Canada (ARC). Au 31 mars 2008, les impôts non recouvrés, l'intérêt et les pénalités dus à l'ARC s'élevaient à 22,4 milliards de dollars. Le but global de cette transformation des activités, qui portait auparavant sur le recouvrement réactif, sera axé sur la gestion proactive des créances, à l'aide de l'établissement du profil des risques, de données améliorées et de stratégies dynamiques afin de gérer plus efficacement les niveaux de créances fiscales et de maximiser le recouvrement des créances fiscales.

L'équipe de projet prévoit livrer le RIR au moyen de phases, dont chacune est composée de plusieurs lancements. Au moment de la vérification, le projet était à sa première phase et le prochain lancement, soit le deuxième, est prévu pour avril 2009.

Au 31 mars 2008, l'Agence avait dépensé environ 67 millions de dollars pour la première phase du RIR, et le travail de développement qu'il reste à accomplir dans le cadre de cette phase est estimé à 38 millions de dollars.

Objectif : La vérification avait pour objectif d'évaluer si la conception, la régie et les contrôles de gestion du projet nécessaires sont en place pour faciliter l'atteinte des objectifs du projet.

La phase de l'examen de la vérification s'est déroulée d'octobre 2007 à juillet 2008 et portait principalement sur le travail accompli par l'équipe de projet depuis avril 2005. La vérification a été menée selon les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne. Le modèle CObIT (Control Objectives for Information and related Technology) de l'IT Governance Institute et les méthodologies de Val IT ont été utilisés pour effectuer cette vérification.

Conclusion : Il s'agit d'un contrôle adéquat sur la création des changements technologiques prévus pour le lancement actuel du RIR (deuxième lancement de la première phase). Globalement, l'équipe de projet a incorporé un certain nombre de contrôles utiles pour orienter les progrès du projet et gérer le risque lié au développement, relativement à la mise en oeuvre de fonctionnalités au moment opportun, selon le budget. En continuant d'utiliser ces contrôles, comportant certaines améliorations, nous aiderons à nous assurer du succès des lancements et des phases ultérieurs.

Afin d'atteindre entièrement le but de l'Agence d'améliorer la gestion des créances en utilisant des outils améliorés d'information et technologiques, une vision de l'état final bien développée, y compris la gestion de cas, du RIR, en tant qu'outil habilitant pour la transformation des activités de la DGSCGC, devra être mise en oeuvre. Cela donnera lieu à la réussite de la mise en oeuvre des phases et des lancements ultérieurs, et nécessitera l'utilisation adéquate de cette nouvelle technologie au moyen d'activités qui tiennent compte des risques précédemment déterminés et associés à la gestion des créances. En raison de la nature des risques et du niveau de dépense, il est impératif que les contrôles actuellement en place se poursuivent et soient améliorés d'après les leçons apprises au fur et à mesure que les phases ultérieures sont mises en oeuvre. Dans le but d'aider l'Agence à vérifier à ce que la technologie soit utilisée comme prévu et fournisse les résultats désirés, une vérification après la mise en oeuvre est recommandée pour l'exercice 2011-2012.

Introduction

Le projet de Recouvrement intégré des recettes (RIR) (le projet) a été mis sur pied en 1992. Il a pour objet d'appuyer l'intégration des activités de recouvrement annoncées par l'ancien ministre du Revenu national en novembre 1992. L'objectif initial du projet était d'intégrer les secteurs de revenus dans le système de gestion de cas principal, le Système automatisé pour les recouvrements et les retenues à la source (SARRS); l'objectif à long terme était de modifier ou de remplacer le SARRS par un système de gestion de cas amélioré. Le projet a été parrainé par le secteur du recouvrement des recettes, qui fait actuellement partie de la Direction générale des services aux contribuables et de la gestion des créances (DGSCGC), et a été élaboré en partenariat avec la Direction générale de l'informatique (DGI).

À la suite du Cadre amélioré pour la gestion des projets de TI du Secrétariat du Conseil du Trésor, conformément à la pratique de gestion de projet généralement admise, le projet a été séparé en une série de phases, dont chacune est composée d'une série de lancements. Une approche graduelle a pour objectif de répartir le projet en des parties gérables qui peuvent être mises en oeuvre individuellement et fournir des avantages immédiats. Cette approche réduit également l'exposition aux risques si le projet devait être interrompu prématurément et permet à l'équipe de projet de capitaliser des réussites et d'appliquer les leçons apprises au cours des phases antérieures aux phases ultérieures du projet. La mise en oeuvre de la phase initiale (transformation préalable des activités) du projet a commencé en 1995 et s'est poursuivie jusqu'en 1997.

la DGSCGC a commencé l'initiative de la transformation des activités en 1997. Évoluant depuis sa conception, le but de cette transformation était de passer d'une focalisation réactive axée sur les comptes clients (c.‑à‑d. le recouvrement des créances des contribuables) à une focalisation proactive axée sur la gestion des créances (c.‑à‑d.  l'utilisation de l'établissement du profil des risques, de données améliorées et de stratégies afin de gérer plus efficacement les niveaux de créances fiscales). La transformation des activités porte sur cinq orientations opérationnelles :

En janvier 2001, l'objectif de la première phase du projet a été mis à jour afin de fournir des solutions technologiques (connues sous le nom de « RIR ») qui agissent en tant qu'outils habilitants pour les autres composantes de la transformation des activités. Les outils en voie de développement pour le RIR se rapportent à la cotation des risques, à la gestion de cas et aux données de rendement.

Au tout début, une analyse de rentabilisation avait été préparée en septembre 2001 afin de proposer la solution de RIR pour la première phase. La première phase a ensuite été divisée en plusieurs lancements. Le premier lancement de la première phase, appelée « validation de principe T1NAE » (T1 ne s'appliquant pas aux entreprises), a été mis en oeuvre en avril 2006. L'objet de ce lancement était de mettre en oeuvre un projet pilote dans le cadre duquel on a mis à l'essai les outils technologiques afin de s'assurer que le logiciel interagirait avec les systèmes actuels, comme cela avait été prévu.

Par la suite, une analyse de rentabilisation à jour a été présentée au Comité de gestion des ressources et des investissements (CGRI) en novembre 2006 afin de fournir d'autres détails sur le deuxième lancement. Le lancement actuel (deuxième lancement), appelé « Intégration T1 », était en voie de développement au moment de cette vérification et sa mise en oeuvre est prévue pour avril 2009.

En ce qui a trait au lancement actuel, le RIR, qui est en voie de développement, est principalement axé sur l'amélioration des renseignements disponibles aux activités permettant de gérer les créances fiscales des particuliers qui ne gagnent pas de revenus d'entreprise. Pour atteindre ce résultat, l'équipe de projet prévoit livrer les technologies suivantes à l'Administration centrale :

Ces outils sont conçus pour aider à la gestion des créances des contribuables sur lesquelles des mesures de recouvrement peuvent être prises et qui n'ont pas encore été attribuées aux agents de recouvrement dans un Bureau des services fiscaux (BSF). Ces comptes sont actuellement gérés au niveau de l'Administration centrale par processus automatisé ordinaire, tel que les lettres générées par ordinateur, ou sont traités par le Centre national d'appels des recouvrements (CNAR). À l'interne, cela est appelé le « début » du continuum du recouvrement.

De plus, l'équipe de projet prévoit la planification des outils suivants à l'intention des agents de recouvrement et des gestionnaires dans les BSF :

Ces outils de gestion de l'inventaire améliorés visent à aider les agents de recouvrement et les gestionnaires dans les bureaux locaux à mieux gérer les inventaires de recouvrement, à l'aide de vues du client plus holistiques pour les agents et de meilleurs renseignements pour les gestionnaires afin d'améliorer la prise de décision sur les comptes impayés des contribuables qui ont été attribués à un BSF. À l'interne, cela est appelé la « fin » du continuum du recouvrement.

En 2007, l'équipe de projet a entrepris un exercice d'examen de la portée et a décidé de la réduire dans le cadre du lancement actuel afin de centrer ses efforts sur la gestion des risques et les données de rendement, reportant ainsi à un lancement ultérieur les outils de gestion de cas et de distribution de la charge de travail. Par la suite, l'analyse de rentabilisation a été mise à jour et a été présentée au CGRI en septembre 2007.

Au moment de cette vérification, on envisageait un autre lancement (troisième lancement) qui mettrait en oeuvre des outils de gestion de cas et de distribution de la charge de travail, qui ont été retirés du lancement actuel. On n'avait pas de plans détaillés pour d'autres phases et lancements ultérieurs, bien que dans l'analyse de rentabilisation sur le lancement actuel, on fait allusion à des phases ultérieures au cours desquelles on mettrait en oeuvre des outils de gestion de cas et de risques pour les comptes d'entreprise et les comptes non fiscaux des particuliers.

Au 31 mars 2008, l'Agence a dépensé environ 67 millions de dollars pour la première phase du RIR, dont 28 millions de dollars qui avaient été financés avant l'établissement du CGRI et 39 millions de dollars qui avaient été financés grâce à l'approbation du CGRI. On prévoit que le travail de développement pour le lancement actuel coûtera environ 38 millions de dollars.

Au 31 mars 2008, le total des créances des contribuables, y compris les pénalités et les intérêts dus à l'Agence, s'élevait à 22,4 milliards de dollars. Ce montant représente la valeur comptable cumulative de tous les impôts en souffrance dus à l'ARC pour tous les exercices précédents. Au cours de l'exercice 2007-2008, les recettes fiscales de l'Agence ont dépassé les 300 milliards de dollars et la gestion des créances a recouvré plus de 11,9 milliards de dollars en arriérés.

Le projet a fait l'objet d'une vérification par le Bureau de vérificateur général (BVG) dans le cadre de sa vérification des grands projets de technologies de l'information, présentée au chapitre 3 de son rapport de novembre 2006. Les vérificateurs ont examiné certains contrôles de gestion du projet et ont remarqué que des améliorations avaient été apportées au cours de la vérification. Le BVG a également effectué une vérification du recouvrement des impôts sur le revenu impayés, présentée au chapitre 29 de son rapport annuel de 1994 et a fait un suivi au chapitre 8 dans son rapport d'étape de 2006. De plus, les créances des contribuables avaient également fait l'objet d'un examen de la gestion des comptes clients par la Direction générale de la vérification et de l'évaluation de l'entreprise (DGVEE) en 2005. Au cours de ces examens, les vérificateurs ont examiné les contrôles de gestion des créances et ont noté que des contrôles, des processus et des outils améliorés étaient nécessaires pour mieux comprendre et gérer les créances en souffrance des contribuables. Le projet vise à fournir des renseignements et des outils améliorés afin de donner suite aux recommandations soulevées dans ces anciens rapports.

Portée de la vérification

La vérification avait pour objectif d'évaluer si la conception, la régie et les contrôles de gestion du projet nécessaires sont en place pour faciliter l'atteinte des objectifs du projet. La vérification interne a été effectuée selon les secteurs d'intérêt suivants.

Conception

Les vérificateurs ont évalué la planification réalisée pour l'élaboration des concepts opérationnels et technologiques, et l'estimation des avantages et des coûts qu'entraîneront les résultats attendus.

Régie

Les vérificateurs ont évalué la structure organisationnelle et les contrôles de communication qui ont été mis en place.

Gestion du projet

Les vérificateurs ont déterminé si des contrôles clés de gestion du projet ont été mis en place.

Les vérificateurs ont examiné la première phase du RIR en se concentrant sur les contrôles du lancement actuel (deuxième lancement), ainsi que les contrôles qui s'appliqueraient aux lancements et aux phases ultérieurs. La phase de l'examen de la vérification s'est déroulée d'octobre 2007 à juillet 2008 et portait principalement sur le travail accompli par l'équipe de projet depuis avril 2005. La vérification a été menée selon les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne. Le modèle CObIT (Control Objectives for Information and related Technology) de l'IT Governance Institute et les méthodologies de Val IT ont été utilisés pour effectuer cette vérification.

Constatations et recommandations

Globalement, les contrôles du deuxième lancement de la première phase du projet ont été adéquats. L'étude de définition était suffisamment planifiée vers la fin de la vérification afin d'orienter l'élaboration de la solution du lancement. Les contrôles de régie étaient efficaces pour orienter l'équipe de projet dans le cadre de la prise de décisions sur la portée, l'échéancier et les progrès. De nombreux outils de gestion du projet étaient en place et ont été peaufinés vers la fin de la vérification. Les recommandations d'amélioration étaient mineures et ont souvent été mises en oeuvre au cours de la vérification.

Étude de définition

L'équipe de projet a effectué une recherche sur les tendances relatives aux recouvrements et aux pratiques exemplaires en matière de gestion des créances dans d'autres administrations fiscales. La conception logique de systèmes conceptuels pour la phase actuelle du RIR a été préparée en fonction de ces renseignements. À la fin de la période d'examen de la documentation pour ce qui est de cette vérification (janvier 2008), il n'y avait pas suffisamment d'éléments probants quant aux travaux effectués sur une étude de définition de haut niveau pour l'ensemble du projet. Toutefois, au cours de la phase du rapport, des éléments probants supplémentaires étaient disponibles, à savoir que d'autres travaux sur l'étude de définition étaient en cours. Avec l'inclusion de cette information supplémentaire, l'étude de définition de haut niveau était estimée être plus élaborée et documentée.

Toutefois, pour le lancement actuel, il aurait été plus utile de disposer d'une étude de définition de haut niveau (telle que l'architecture des solutions) couvrant toutes les phases avant de combler les besoins opérationnels détaillés du lancement actuel. Des travaux supplémentaires relatifs à l'étude de définition, se rapportant plus particulièrement aux processus opérationnels qui seront visés par le RIR, auraient illustré de façon plus claire la voie planifiée en vue d'atteindre la vision ciblée du projet.

L'équipe de projet a mis en correspondance les produits livrables aux plans d'action de la DGSCGC préparés afin de répondre au rapport du BVG de 2006 et a fait le suivi des progrès de chaque produit livrable en vue de réaliser les plans d'action. Ce faisant, l'équipe de projet a démontré que le RIR répondrait en général à chacune des recommandations formulées dans le rapport de vérification une fois que toutes les phases auraient été entièrement mises en oeuvre. Dans le même ordre d'idées, l'équipe de projet a démontré que les produits livrables répondraient en général à nombre des engagements de la DGSCGC pris au cours de la vérification de la DGVEE à l'égard des comptes clients, effectuée en 2005. Par exemple, le dossier des contribuables (un outil de base de données visant à saisir des renseignements supplémentaires sur les créances et les activités des agents) devrait permettre de recueillir les données nécessaires pour analyser les composantes des créances en souffrance et évaluer l'efficacité de l'utilisation des outils législatifs.

Les équipes de technologie d'entreprise et de technologie de l'information dans le cadre du projet ont travaillé ensemble pour définir les besoins opérationnels, rechercher des solutions potentielles et sélectionner des outils technologiques qui répondraient aux objectifs opérationnels pour le lancement actuel. Dans le cadre du projet pilote T1NAE et de celui des non-déclarants, on a démontré que les outils technologiques répondraient aux objectifs opérationnels et qu'ils étaient compatibles aux systèmes existants. Les outils technologiques achetés dans le cadre du RIR ont fait l'objet d'essais marginaux et de simulations durant les projets pilotes. La technologie a également été mise à l'essai dans les milieux d'essai de l'Agence. Les situations où la technologie ne fonctionnait pas comme prévu ont été détectées rapidement et réglées sans qu'il y ait de répercussions sur l'environnement de production.

Avantages escomptés

Selon l'analyse de rentabilisation de 2007, « on prévoit que la fonctionnalité du deuxième lancement générera des bénéfices d'environ 200 millions de dollars par année » – soit 90 millions de dollars en gains de productivité pour les comptes clients et 110 millions de dollars en recettes supplémentaires en raison d'une observation accrue (p. ex., l'exploration de données). Ces derniers 110 millions de dollars étaient fondés sur une estimation des déclarations prévues des contribuables non-déclarants qui ont été considérés par les systèmes existants comme des comptes à faible potentiel. Selon les résultats du projet pilote sur les non-déclarants tenu en 2007, les évaluations prévues correspondaient à l'estimation de 110 millions de dollars indiquée dans l'analyse de rentabilisation. Au moment de la vérification, d'autres travaux étaient accomplis par l'équipe de projet pour valider les 90 millions de dollars en gains de productivité.

En 2007, l'équipe de projet, avec l'aide de la Division de l'évaluation des programmes, de la DGVEE a élaboré un Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR) pour le lancement actuel afin de répondre aux exigences figurant dans l'analyse de rentabilisation de l'Agence. Un CGRR vise à démontrer une justification pour le projet et les objectifs qu'il tente de réaliser. La Division de l'évaluation des programmes, à de la DGVEE, prévoit mesurer les renseignements de base liés à la macro de l'« écran des contribuables », à la fonction d'« établissement de rapports améliorés » et aux stratégies axées sur les risques au cours de l'exercice 2008‑2009.

La Division de l'évaluation des programmes prévoit alors comparer les mesures de référence au suivi après la mise en oeuvre en 2014.

Conformément à la mesure des avantages liés au lancement actuel, il est important de noter que certains produits livrables seront mis en oeuvre en avril 2009 (lancement 2.0), alors que d'autres le seront ultérieurement en octobre 2009 (lancement 2.1). La DGSCGC estime que ces outils devront être utilisés pendant environ 18 mois avant de pouvoir détecter d'importantes différences, alors que les résultats des avantages à l'état final découlant de ces améliorations ne pourront se réaliser avant plusieurs années. Le lancement actuel représente seulement le début d'un processus évolutionnaire pour la vision du RIR et ne correspond pas à l'état final. Afin d'assurer que le projet continue de se concentrer sur des solutions qui contribuent à des résultats tangibles, soit l'amélioration de la gestion des créances, des avantages escomptés mesurables devront être clairement formulés pour chaque lancement ultérieur du RIR, accompagné d'un plan pour mesurer et rendre compte sur la réalisation de ces avantages.

Régie et gestion du projet

Une structure de régie appropriée était en place entre la DGSCGC et la DGI. Les comités directeurs de la haute direction, composés de représentants des deux Directions générales, ont donné une orientation claire à l'équipe de projet. Les comités se sont réunis régulièrement, ont reçu des mises à jour sur les progrès réalisés et ont pris des décisions sur des questions importantes. Des comités aux niveaux opérationnels étaient également en place et s'efforcent à fournir une gestion quotidienne des activités et des progrès du projet. Selon les éléments probants, le CGRI, avec le soutien de la Direction de la gestion des ressources, a fourni un examen rigoureux afin de s'assurer que les objectifs et les hypothèses du projet pour le deuxième lancement étaient consignés.

Avec la création de la Direction de la technologie d'entreprise et des solutions en avril 2005, l'équipe de projet a mis sur pied un bureau de gestion du projet officiel et a mis en oeuvre des outils de gestion du projet pour la gestion des progrès, la gestion des risques et la gestion des ressources. Des contrôles standards de projet, tels que les analyses de rentabilisation, les évaluations des risques, les rapports de situation et la gestion des changements et des enjeux, étaient en place. La poursuite de l'utilisation de ce processus officiel et de l'amélioration des outils utilisés accroîtrait la probabilité du développement efficace du RIR au cours des lancements et des phases ultérieurs. L'utilisation de l'examen des leçons apprises, par l'équipe opérationnelle en plus de celle de la TI, aiderait davantage l'équipe de projet à améliorer ses processus.

Recommandations

Globalement, l'équipe de projet a démontré l'utilisation adéquate des contrôles dans le cadre de la gestion du lancement actuel du projet. Au moment de la vérification, il y avait des indications que l'équipe de projet devrait être en mesure d'offrir la portée indiquée du lancement actuel dans l'analyse de rentabilisation, effectuée en septembre 2007, à l'intérieur des contraintes de coûts et de temps relevées.

À ce stade-ci du projet, l'équipe de vérification n'a aucune recommandation visant la réponse de la direction et leurs mesures. Toutefois, l'utilisation et l'amélioration continues des contrôles déterminés précédemment seront nécessaires afin de maximiser la probabilité de la solution qui répond aux besoins de la technologie de l'initiative de la transformation des activités de la DGSCGC. De plus, pour que la technologie soit efficace, au fur et à mesure que le projet évolue, la DGSCGC devra élaborer des plans clairs pour l'utilisation opérationnelle de la technologie en vue de concrétiser la vision ciblée de l'initiative.

Compte tenu de la nature progressive, itérative et complexe du projet et du fait que le lancement actuel représente essentiellement le début d'un processus évolutionnaire en gestion des créances, l'Agence devrait poursuivre la prestation d'une forte surveillance par l'intermédiaire de mécanismes existants, tels que le CGRI et le Comité des opérations, afin d'assurer les risques réels de quelconque transformation des activités d'envergure et coûteuse sont atténués.

Pour aider la direction dans la surveillance des progrès du projet et de fournir des services d'assurance à valeur ajoutée à l'Agence, la DGVEE planifie de mener une vérification deux après la mise en oeuvre du lancement actuel. Une vérification après la mise en oeuvre fournira l'assurance que les contrôles guidant l'utilisation de la technologie au moyen d'activités fonctionnant comme prévu. La vérification est prévue de façon tentative pour l'exercice 2011-2012.

Conclusion

Il existe deux principaux risques liés au RIR. Le premier risque est la possibilité que l'équipe de projet ne soit pas en mesure d'offrir à temps la solution nécessaire, selon le budget prévu. Les projets de grande envergure comportent le risque inhérent de ne pas réussir à atteindre leurs objectifs. La clé de la gestion de ce risque est, dans la mesure du possible, d'instaurer suffisamment de contrôles dans les phases du projet afin de permettre à la direction de prendre des décisions éclairées sur la portée, les progrès et les coûts.

Globalement, l'équipe de projet a inclus un certain nombre de contrôles utiles dans le processus de gestion afin d'orienter les progrès et les coûts du projet. L'équipe de projet a également intégré des contrôles d'atténuation des risques, tels que le projet pilote du premier lancement qui a permis de mettre à l'essai les outils technologiques utilisés au cours du deuxième lancement. La direction a été en mesure de prendre des décisions en connaissance de cause sur la portée du projet, telle que la décision de réduire la portée du deuxième lancement. La poursuite de l'utilisation et de l'amélioration de ces contrôles devrait permettre d'accroître la probabilité de réussite de la prestation des lancements et des phases ultérieurs.

Le deuxième risque se rapporte à la capacité de l'équipe du projet du RIR d'atteindre son objectif, soit d'être l'outil technologique habilitant de transformation des activités de la DGSCGC. Comme il a été déterminé dans les vérifications antérieures, telles que celle effectuée en 2006 par le BVG, le recouvrement des impôts sur le revenu impayés, et celle effectuée en 2005 par la DGVEE, l'examen de la gestion des comptes clients, et conformément à l'expérience d'autres administrations fiscales dans le monde, les inventaires des créances fiscales au sein de l'Agence continuent de croître. Selon ces examens, l'Agence ne disposait pas de renseignements nécessaires pour comprendre et gérer efficacement cette croissance. Dans le cadre de l'initiative de la transformation des activités de la DGSCGC, le RIR vise à contribuer de façon importante au règlement de ces questions.

Afin de s'assurer que le projet demeure sur la bonne voie au cours des lancements et des phases ultérieurs, les contrôles utilisés au cours de la phase actuelle du projet devront être poursuivis et, dans certains cas, améliorés, le cas échéant, d'après les futures leçons apprises. Les contrôles au niveau du projet, tels que les études de définition de haut niveau, les avantages mesurables et l'utilisation de projets pilotes comme validation de principe, aideront à assurer que les travaux d'étude et de développement se concentrent sur les solutions à valeur ajoutée et que la technologie est optimisée par les secteurs d'activité.

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