Suivi des rapports de vérification interne de 2006 2007

Rapport final

Direction générale de la vérification et de l'évaluation de l'entreprise
Janvier 2010

Introduction

Selon les normes professionnelles de la vérification interne, le dirigeant principal de la vérification (DPV) doit mettre en place un processus de suivi permettant de surveiller les plans d'action de la direction et de s'assurer que ceux‑ci ont été mis en œuvre de façon efficace, ou que la haute direction a accepté de prendre le risque de ne rien faire. Le présent rapport résume les résultats du processus de suivi annuel de la Direction générale de la vérification et de l'évaluation de l'entreprise (DGVEE), processus qui, cette année, était axé sur les recommandations faites dans les rapports de vérification interne de 2006‑2007 de même que sur les plans d'action en suspens découlant des vérifications des années antérieures.

Le processus de suivi annuel de la DGVEE s'appuie sur des auto‑évaluations effectuées par la direction de l'Agence du revenu du Canada (ARC) à l'aide de procédures plus poussées, au besoin. La direction de l'ARC doit rendre compte des progrès réalisés dans la mise en œuvre de ses plans d'action. Dans les secteurs à risque élevé, la DGVEE demande des renseignements et des documents d'appui supplémentaires afin de pouvoir tirer des conclusions exactes. Lorsque des recommandations de mesures correctives faites lors d'une vérification antérieure se rapportent aux secteurs que l'on considère à risque, des vérifications plus poussées sont incluses dans les plans d'activité annuels de la DGVEE. Le rapport de suivi annuel est présenté au Comité de la vérification de la gestion et de l'évaluation (CVGE) et au Comité de vérification du Conseil de direction (CD).

Le suivi a été effectué conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne.

Résumé des résultats

Le processus d'auto‑évaluation de l'année en cours porte sur 74 plans d'action tirés de 7 des 14 rapports de vérification interne approuvés par le CVGE en 2006‑2007 ainsi que 38 plans d'action en suspens de 15 rapports de vérification des années précédentes. Une liste de toutes les vérifications et de l'état des plans d'action se trouve à l'annexe A.

Dans l'ensemble, 68 des plans d'action (61 %) que la direction de l'ARC a déclarés comme mis en œuvre ont été confirmés comme achevés par la DGVEE. La majorité de ces plans d'action proviennent des vérifications de 2006‑2007. De plus, 31 des plans d'action restants (28 %) ont réalisé des progrès satisfaisants, n'étaient plus pertinents en tant que mesures ou les circonstances ont supplanté le besoin d'accomplir d'autres travaux.

Les 13 plans d'action restants (11 %) qui n'étaient pas considérés comme complets ont trait à trois vérifications : L'utilisation des dispositions législatives en matière d'exécution (mai 2006), le Protocole d'entente sur l'échange de renseignements relatifs aux impôts avec Revenu Québec (février 2006) et le Protocole d'entente sur l'échange de renseignements avec Développement des ressources humaines Canada (DRHC) (janvier 2005). Ces plans d'action en suspens feront partie du prochain processus de suivi annuel. Le reste du présent rapport résume les points qui nécessitent de nouveau l'attention de la direction.

L'utilisation des dispositions législatives en matière d'exécution (mai 2006)

Les résultats de la vérification de l'utilisation des dispositions législatives en matière d'exécution ont été présentés au CVGE en mai 2006 et au CD en juin 2006. La vérification visait à déterminer si les mesures d'exécution mises à la disposition de l'ARC ont été appliquées de façon appropriée pour décourager l'inobservation, en appui du but stratégique de l'ARC en matière d'exécution responsable. La conclusion globale exigeait à la Direction générale des programmes d'observation (DGPO) d'améliorer davantage ses conseils, ses activités de surveillance et la recherche de mesures d'exécution.

Les activités de suivi indiquent que la DGPO a terminé deux des neuf plans d'action élaborés afin de donner suite aux recommandations découlant de la vérification. La DGPO a également réalisé des progrès satisfaisants en ce qui concerne le plan d'action ayant trait aux Pénalités pour omission répétée de déclarer un revenu. Les six plans d'action restants nécessitant une attention sont indiqués ci‑dessous.

• Pénalités pour faute lourde

Selon la Vérification interne (VI), le processus de surveillance de la Direction générale doit comprendre l'exigence de mettre en place des plans d'action précis permettant d'aborder les questions soulevées dans les évaluations de programme et les examens de l'assurance de la qualité. Le processus doit également inclure les délais de l'achèvement prévu.

La DGPO a indiqué qu'elle a demandé des plans d'action des bureaux des services fiscaux afin de donner suite aux recommandations. Les plans d'action ne comprennent toutefois pas de délais d'achèvement. La date d'achèvement révisée pour cette exigence supplémentaire est décembre 2009.

• Demandes péremptoires de renseignements

Deux plans d'action ont trait aux demandes péremptoires de renseignements. La DGPO a indiqué qu'il n'y a aucun progrès à signaler en ce moment en ce qui concerne les recommandations relatives à l'analyse des résultats de façon continue afin d'assurer l'efficacité et l'uniformité de l'emploi des demandes péremptoires de renseignements et à l'évaluation de l'utilisation des demandes péremptoires de renseignements pour s'assurer qu'elles sont utilisées lorsqu'il convient. La DGPO continue de recueillir des données et effectuera une analyse d'ici novembre 2009.

• Demandes péremptoires de tenir des livres et des dossiers adéquats

Deux plans d'action concernent les demandes péremptoires de tenir des livres et des dossiers adéquats. De plus, peu de progrès ont été réalisés à l'égard des recommandations relatives à l'évaluation de l'efficacité des demandes pour ce qui est d'améliorer l'observation dans la tenue adéquate de livres et de dossiers et à l'évaluation de l'efficacité des demandes péremptoires de tenir des livres et des dossiers adéquats.

La DGPO mène actuellement un projet pilote relatif à l'économie clandestine dans la région de l'Atlantique. La Direction générale continue de recueillir des données, et elle devrait effectuer une analyse d'ici mars 2010.

• Évaluation de l'efficacité des mesures d'exécution

Une évaluation des incidences d'une pénalité pour faute lourde sur le comportement futur des particuliers indépendants relatif à l'observation en matière de déclaration et de production de déclaration a fait l'objet d'un rapport en octobre 2007. La DGPO remanie actuellement le processus d'établissement du programme de recherche sur l'observation et espère amorcer le processus à la fin de 2009. En août 2009, la DGPO a envoyé une lettre d'appel aux secteurs de programme sur l'évaluation de l'efficacité des mesures d'exécution et elle prévoit recevoir les demandes de recherche connexes d'ici la fin de septembre 2009.

Protocole d'entente sur l'échange de renseignements fiscaux avec Revenu Québec (février 2006)

La vérification du Protocole d'entente (PE) sur l'échange de renseignements fiscaux avec Revenu Québec (RQ) a été soumise au CVGE en février 2006 et au CD en mars 2006. La vérification avait pour but d'assurer à la haute direction que l'ARC observe les modalités générales régissant la réception, l'utilisation, le stockage et le retour ou la destruction des renseignements reçus de RQ, de même que l'envoi des renseignements à ce dernier conformément au PE.

La vérification a permis de conclure que les gestionnaires, les utilisateurs et les personnes autorisées ne connaissaient pas suffisamment le PE, leurs rôles et responsabilités et les exigences en matière d'observation connexes. Par conséquent, bien que des personnes soient autorisées en vertu du paragraphe 241(4) de la Loi de l'impôt sur le revenu (LIR), de nombreux échanges ont eu lieu entre des personnes qui n'étaient pas autorisées à le faire aux termes de ce PE. De plus, nous avons noté certains cas où les renseignements échangés, et la fréquence à laquelle ils ont été distribués n'étaient pas conformes aux modalités du PE. Des lacunes ont également été observées dans l'envoi électronique des renseignements et dans les mesures de protection utilisées.

Des 16 plans d'action initiaux donnant suite aux recommandations faites dans cette vérification, huit nécessitaient un suivi plus poussé cette année. Des progrès satisfaisants ont été réalisés pour trois plans d'action, et trois autres plans d'action sont directement liés au renouvellement du PE avec Revenu Québec, pour lequel un décret en conseil était exigé aux fins de signature par Revenu Québec. Le gouvernement provincial a obtenu le décret en conseil et met la dernière main au PE avant que celui-ci soit signé. Compte tenu du long processus de renouvellement et du nombre d'intervenants concernés, on considère les progrès réalisés comme satisfaisants.

Les deux plans d'action restants sont liés à la mise à jour de la Politique nationale de l'ARC sur la gestion des renseignements protégés sur les clients, instaurée par la Direction générale des stratégies d'entreprise et du développement des marchés (DGSEDM). Aucun progrès n'a été réalisé en ce qui concerne ces plans d'action du fait que la politique est en cours d'élaboration et que le processus est retardé par d'autres initiatives connexes, telles que le renouvellement des procédures et des guides sur les ententes d'échange de renseignements. La direction a cependant indiqué que la politique provisoire devrait être terminée à l'automne 2009 et approuvée en 2010.

Protocole d'entente sur l'échange de renseignements avec DRHC (janvier 2005)

Les résultats de la vérification du PE sur l'échange de renseignements avec Développement des ressources humaines Canada (DRHC) ont été présentés au CVGE en janvier 2005 et au CD en mars 2005. La vérification avait pour but de déterminer si l'ARC observait les modalités énoncées dans divers PE régissant la réception, l'utilisation, le stockage et la destruction des renseignements envoyés par DRHC.
 
La vérification a permis de conclure que les modifications apportées aux PE avec DRHC étaient nécessaires pour tenir compte des changements à la structure organisationnelle et aux représentants désignés des deux organismes afin de confirmer les pouvoirs administratifs et de préciser les rôles et les responsabilités. De plus, les modalités et les provisions des PE devaient être précisées et communiquées à la direction et au personnel afin d'en maximiser la sensibilisation, la compréhension et l'utilisation adéquate dans l'exécution des programmes.

Des neuf plans d'action initiaux élaborés afin de donner suite aux recommandations faites dans cette évaluation, cinq sont toujours en suspens. De plus, peu de progrès ont été réalisés au cours de la dernière année. Tous les plans sont reliés à l'élaboration d'un PE général qui regroupera les PE existants, sera plus accessible et tiendra compte de la structure actuelle des deux organismes. L'élaboration du PE général consiste également à dresser une liste de renseignements qui peuvent être échangés et du personnel désigné, à concevoir un outil en ligne visant à faciliter le travail des deux organismes, à définir les procédures d'enregistrement et d'établissement de rapports et à cerner les exigences en matière de sécurité pour les documents.

La création de Service Canada a contribué aux retards dans la mise en œuvre du PE et a compliqué les négociations entre DRHC (dorénavant appelé Ressources humaines et Développement des compétences Canada [RHDCC]) et la DGSEDM. Toutefois, certains progrès ont été récemment observés.

Des réunions ont été tenues avec les représentants de RHDCC et de Service Canada en 2009 et, en juin, un groupe de travail formé d'intervenants des secteurs de programmes de l'ARC a été créé pour préparer une ébauche du PE général. Le sous‑ministre adjoint de la Direction générale des services aux citoyens à Service Canada a également été approché par la DGSEDM afin de déterminer qui dirigerait les négociations du nouveau PE général. Un horaire de travail a été établi par la DGSEDM, et le PE général devrait être terminé d'ici la fin de l'exercice 2009‑2010.

Annexe A