Message pour les ressources contractuelles et les fournisseurs

Le 19 mars 2020

Chers fournisseurs,

Le but de cette communication est de mettre à jour nos fournisseurs sur la façon dont l'Agence du revenu du Canada (ARC) gère la situation COVID-19 pour soutenir les ressources contractuelles et les fournisseurs tout en maintenant les opérations. Notre priorité est de veiller à ce que les employés et les ressources contractuelles bénéficient d'un milieu de travail sûr et sain.

Voici quelques-unes des principales mesures mises en places:

Sécurité et communications

• Nous suivons les lignes directrices fournies et les mesures d'application recommandées par l'Agence de la santé publique du Canada;
• La haute direction communique régulièrement avec les employés et les ressources contractuelles;
• Les autorités techniques incluent les ressources contractuelles dans leurs communications par courrier électronique, téléphone ou message texte;
• L'accès à l'intranet, aux informations à jour et aux ressources est partagé; et
• Dans toutes nos installations, il y a des distributeurs de désinfectant pour les mains et des affiches qui fournissent des ressources et des directives sur l'application des protocoles d'hygiène et des informations sur COVID-19.

Accès aux installations / livraison des marchandises au centre de distribution

• Nos bureaux restent ouverts uniquement pour les employés essentiels, et les ressources contractuelles essentielles. Le responsable technique confirmera auprès de la ressource contractuelle si elle cela est important;
• Les ressources contractuelles ayant obtenu la confirmation écrite du responsable technique peuvent travailler à distance. Toutefois, il peut y avoir des considérations de sécurité ou de technologie de l'information qui peuvent empêcher le travail à distance;
• Si possible, le responsable technique accordera de la souplesse à la ressource contractuelle pour l'exécution des travaux;
• Pour la livraison des marchandises, nous reconnaissons que les entrepreneurs peuvent subir des perturbations de la chaîne d'approvisionnement et de la logistique. Veuillez informer le responsable technique / titulaire de la carte d'achat et l'autorité contractante de tout retard potentiel; et
• Les entrepreneurs doivent d'abord confirmer auprès du responsable technique / titulaire de la carte d'achat avant toute livraison à l'un de nos bureaux.

Considérations contractuelles

• Tous les termes et conditions de nos contrats seront respectés;
• Les feuilles de temps peuvent être soumises par voie électronique au responsable technique;
• Les factures doivent être soumises par voie électronique;
• Les mesures nécessaires ont été prises pour éviter tout retard dans le traitement des paiements; et
• Toute modification des contrats sera officialisée par une notification verbale ou écrite ou une modification du contrat par l'autorité contractante.

Opérations des services de passation des marchés

• Le maintien des opérations, le soutien aux activités de l'ARC et l'accès à nos fournisseurs sont attendus;
• La fin de l'exercice et les nouveaux contrats pour le 1er avril 2020 sont prioritaires;
• Les nouvelles sollicitations peuvent être reportées et les activités d'engagement des fournisseurs organisées «en personne» sont suspendues;
• L'autorité contractante ou le responsable technique / titulaire de carte d'achat identifié dans le contrat sont les meilleures ressources pour communiquer directement.

Nous continuerons de surveiller la situation et de faire les ajustements nécessaires pour assurer l'alignement et vous conseiller (si nécessaire) si la situation change dans l'une des directions décrites ci-dessus.

La situation continue d'évoluer et, dans les prochains jours, les choses pourraient changer. Nos fournisseurs et nos ressources contractuelles sont importants pour nous, et nous vous remercions d'être notre fournisseur, votre soutien et apprécions votre compréhension et votre patience pendant cette période.

Cordialement,

Jean-Claude Azar
Directeur, Division de la passation des marchés, Direction générale des finances et de l'administration
Agence du revenu du Canada / Gouvernement du Canada