Procédures à suivre pour les institutions financières concernant un changement de nom ou de date de naissance

Si vous avez un dossier individuel rejeté de CELI d’un particulier provenant de l’ARC qui indique :

• Le code 11 – Le format de la date de naissance du titulaire n’est pas valide.
• Le code 37 – Le nom de famille du titulaire ne correspond pas aux données de l’ARC.
• Le code 72 – La date de naissance du titulaire du compte ne concorde pas avec les données de l’ARC.

Date de naissance

La date de naissance (DDN) indiquée dans la base de données de l’ARC devrait correspondre à la date de naissance du Registre d’assurance sociale (RAS) de Service Canada. Ce renseignement est transmis à l’ARC par Service Canada. En plus de la date soumise par le RAS, la base de données de l’ARC enregistre également la date de naissance fourni par le particulier.

Vérifiez auprès de votre client pour confirmer qu’il vous a fourni les renseignements exacts (DDN, nom de famille et NAS) et qu'ils correspondent à ceux qu’il a envoyés à l’ARC.

Si vous communiquez avec votre client et qu’il confirme que les renseignements qui figurent sur le dossier envoyé sont exacts, demandez-lui de communiquer au 1-800-959-7383.

La personne devra s’identifier à l’agent et indiquer qu’elle appelle au sujet de son CELI et que son institution financière lui a demandé d’appeler à ce numéro pour confirmer ou mettre à jour sa DDN ou son nom de famille avec nous.

Renseignements confidentiels et représentants légaux

Dans tous les cas, en raison des directives de confidentialité très strictes, seuls les particuliers eux-mêmes doivent communiquer avec nous pour vérifier ou demander des changements liés aux renseignements personnels. La seule exception serait un représentant légal qui aurait été particulièrement autorisé à traiter avec nous au nom de la personne. Si toute autre personne, tel un conjoint, un enfant, ou un parent ou autre, essaie de communiquer avec nous au nom du particulier, les renseignements personnels ne seront ni confirmés ni mis à jour.

Si la DDN fournie par la personne ne correspond pas à celle que nous avons ou celle qui est indiquée dans le RAS, le particulier doit fournir une copie de l’un des documents suivants :

• un certificat de naissance canadien émis par la Direction des statistiques de l’état civil de la province ou du territoire de naissance;
• un passeport canadien valide;
• un certificat de citoyenneté canadienne (carte pour le portefeuille);
• une fiche d’immigration Canada, comme une carte de résident permanent (aussi connue sous le nom de carte feuille d’identifié nationale pour les immigrants), une confirmation de résidence permanente (formulaire IMM 1442) ou un document certifié semblable sur lequel est indiquée la date de naissance.

Le particulier doit envoyer la demande à son centre fiscal régional de l’ARC et l’adresser à l’attention de l’unité des Services spécialisés T1. La copie originale lui sera retournée. L’agent de l’ARC lui expliquera la procédure à suivre.

Il est de la responsabilité de la personne de faire corriger ou mettre à jour sa DDN dans le RAS. Pour plus de renseignement sur la façon de faire mettre à jour le NAS, la personne peut se présenter au bureau de Service Canada ou Communiquer avec les responsables du numéro d’assurance sociale.

Changement de nom

Changement de prénom et ou de nom de famille

Un changement de nom peut être effectué par un agent de l’ARC sauf si un changement de l’autre nom a été fait (c.-à-d. le contribuable a déjà changé son prénom et demande maintenant de faire changer son nom de famille). Si c’est le cas, il sera nécessaire de fournir des documents. La seule exception est lorsqu’une personne souhaite reprendre son nom de jeune fille.

Changement de nom complet

Dans le cas d’un changement de nom complet, une demande signée doit être accompagnée de l’un des documents suivants :

• un certificat de changement de nom de la part d’un bureau de l’état civil provincial ou territorial;
• un ordre de la cour émis en vertu d’une loi sur un changement de nom.

La personne doit envoyer la demande à son centre fiscal régional de l’ARC et l’adresser à l’attention de l’unité des Services spécialisés T1. La copie originale lui sera retournée. L’agent de l’ARC lui expliquera la procédure à suivre.

Nom de jeune fille

Lorsqu’une personne veut reprendre son nom de jeune fille et que ce nom était auparavant dans nos dossiers, elle n’a pas besoin d’envoyer de documents. L’agent de l’ARC peut procéder au changement par téléphone.

Lorsqu’un nom de jeune fille ne peut pas être vérifié dans nos système, une demande signée doit être envoyée accompagnée d’une copie de l’un des documents suivant :

• un certificat de naissance canadien émis par le bureau de l’état civil de la province ou du territoire de naissance;
• un passeport canadien valide;
• un certificat de citoyenneté canadienne (carte pour le portefeuille);
• une fiche d’immigration Canada, comme une carte de résident permanent (aussi connue sous le nom de carte d’identité nationale pour les immigrants), une confirmation de résidence permanente (formulaire IMM 1442) ou un document certifié semblable sur lequel est indiquée la date de naissance.

Le particulier doit envoyer la demande à son centre fiscal régional de l’ARC et l’adresser à l’attention de l’unité des Services spécialisés T1. La copie originale lui sera retournée. L’agent de l’ARC lui expliquera la procédure à suivre.

Corriger une erreur d’orthographe dans le nom de famille ou le prénom

S’il est évident qu’il y a une erreur d’orthographe dans le nom ou si le prénom et le nom de famille ont été inversés, l’agent de l’ARC peut procéder à la correction par téléphone.

Si la correction demandée ne correspond pas aux renseignements dans nos dossiers, l’agent de l’ARC peut quand même effectuer le changement; cependant, le contribuable sera avisé qu’il doit faire modifier son dossier dans le RAS en procédant comme si c’était un changement de nom. L’agent de l’ARC expliquera la procédure à suivre.

Conséquences des dossiers rejetés sur Mon dossier d’entreprise

Si le titulaire d’un CELI communique avec l’ARC et que ses renseignements personnels ont été mis à jour dans notre système afin qu’ils correspondent aux données fournies dans le dossier individuel CELI, des mesures internes seront prises par la suite afin d’accepter le dossier tel qu’il a été soumis à l’origine.

Ce faisant, ce dossier pourra être enlevé de la liste des dossiers rejetés et téléchargé depuis Mon dossier d’entreprise.

Si certains dossiers n’ont pas été retirés de la liste des dossiers rejetés à la suite de ce processus et que les émetteurs croient qu’ils devraient l’être, vous pouvez essayer de soumettre le dossier à nouveau. Si les contradictions persistent, les employés de l’Unité de traitement des CELI pourront vous aider ou intervenir s’il y a lieu.