Avantages relatifs aux automobiles ou véhicules à moteur – Allocations ou remboursements fournis à un employé pour l’utilisation de son propre véhicule
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Le contenu a été mis à jour pour le rendre plus clair et plus complet et appliquer les règles du langage clair et simple. Aucun changement n'a été apporté à la politique administrative en vigueur de l'ARC.
Vous pouvez fournir une allocation ou un remboursement à votre employé pour compenser l’utilisation de son automobile ou de son véhicule à moteur dans le cadre de ses fonctions.
Qu'est-ce qu'une allocation, un remboursement ou une avance comptable
- Allocation
Une allocation est un paiement que les employés reçoivent d'un employeur pour l’utilisation de leur propre véhicule dans le cadre de leurs fonctions, sans qu’il ait à rendre compte de cette utilisation. Ce paiement s'ajoute à leur traitements ou salaires.
- Remboursement
Un remboursement est un paiement que vous versez à vos employés pour rembourser les dépenses qu’ils ont engagées (comme l'essence et les repas) dans le cadre de leurs fonctions. En général, l’employé remplit une demande de remboursement ou une note de frais détaillant les montants dépensés.
- Avance comptable
Une avance comptable est un montant que vous versez à un employé pour les dépenses qu'il engagera dans le cadre de l’exploitation de votre entreprise. L’employé est tenu de rendre compte de ces dépenses en produisant des pièces justificatives et en retournant tout montant qu'il n'a pas dépensé.
Sur cette page
Étapes
Déterminer si l'automobile ou le véhicule à moteur a été utilisé à des fins professionnelles (liées à l'emploi)
Un usage à des fins professionnelles (liées à l'emploi) désigne généralement toute utilisation du véhicule par un employé entre différents lieux de travail pour exercer les fonctions liées à son emploi. Il s'agit notamment des lieux de travail habituels et des lieux de destination. Il pourrait y avoir d'autres situations où l'utilisation du véhicule est considérée comme étant liée à l'emploi.
L'usage à des fins personnelles est toute utilisation du véhicule par un employé à des fins qui ne sont pas liées à son emploi.
Qu'est-ce qu’un lieu de travail habituel
L'ARC considère comme lieu de travail habituel tout endroit où votre employé :
- Se présente régulièrement au travail
- Exerce régulièrement les fonctions liées à son emploi
« Régulièrement » signifie qu'il y a un certain degré de fréquence ou de répétition dans le fait que votre employé se présente à ce lieu de travail particulier au cours d'une période (hebdomadaire, mensuelle ou annuelle). Il ne doit pas nécessairement s'agir de votre établissement. Un employé peut avoir plus d’un lieu de travail habituel.
En règle générale, tout déplacement de votre employé entre son domicile et son lieu de travail habituel est considéré comme un usage du véhicule à des fins personnelles.
Exemples de lieux de travail habituel
Un lieu de travail habituel peut inclure :
- Le bureau où votre employé se présente chaque jour
- Plusieurs magasins qu'un gérant visite chaque mois
- Les locaux d'un client lorsque l'employé s'y présente chaque jour dans le cadre d'un projet d’une de six mois
- Les locaux d'un client si l'employé doit assister à des réunions aux deux semaines
Quelles sont les exceptions pour le transport vers un lieu de travail habituel dans des situations spécifiques
L'avantage pourrait ne pas être imposable si vous fournissez à votre employé un moyen de transport vers un lieu de travail habituel dans l'une des situations suivantes :
- Vous devez fournir à votre employé le transport depuis des points d'embarquement vers un lieu de travail où les véhicules publics ou privés ne sont ni permis ni pratiques sur place pour des raisons de sécurité ou autres
- Vous devez fournir un moyen de transport à votre employé qui travaille dans des endroits éloignés
- Vous devez fournir un moyen de transport à votre employé qui travaille sur des chantiers particuliers, y compris dans des zones visées par règlement
Que se passe-t-il si votre employé utilise son véhicule pour se rendre à plusieurs lieux de travail habituels au cours d'une même journée
Selon la situation, votre employé peut avoir plus d'un lieu de travail habituel où il doit se présenter régulièrement dans le cadre de ses fonctions. L'ARC considère que si votre employé utilise son véhicule pour se rendre à plusieurs lieux de travail habituels au cours d'une même journée, les déplacements suivants sont considérés comme des déplacements à des fins personnelles :
- Entre le domicile de votre employé et son premier lieu de travail
- Entre le dernier lieu de travail et le domicile de votre employé
Tout autre déplacement de votre employé entre ses lieux de travail habituels est considéré comme un déplacement à des fins professionnelles (liées à l’emploi).
Qu'est-ce qu'un lieu de destination
L'ARC considère qu’un lieu de destination est tout endroit autre que le lieu de travail habituel où votre employé se rend pour exercer ses fonctions d’emploi.
En règle générale, tout déplacement de votre employé entre son domicile et un lieu de destination est considéré comme un déplacement à des fins professionnelles (liées à l'emploi), si vous permettez ou avez besoin que votre employé se rendre directement de son domicile à un lieu de destination, ou retourne chez lui à partir de ce lieu. Pour être considéré comme un déplacement à des fins professionnelles (liées à l'emploi), il doit être raisonnable que le déplacement de votre employé vers le lieu de destination soit effectué à ce moment-là et sur le chemin du travail ou du retour.
Si le déplacement n'est pas raisonnable, l'utilisation du véhicule est considérée comme un usage à des fins personnelles.
Exemples d'usage à des fins personnelles
- Les voyages de vacances
- Les courses personnelles
- Les déplacements entre le domicile et le lieu de travail habituel, autre qu'un lieu de destination
- Les déplacements entre le domicile et le lieu de travail habituel, même si vous obligez l'employé à utiliser le véhicule pour se rendre à son domicile, par exemple lorsqu'il est de garde
Exemples d'usage à des fins professionnelles (liées à l’emploi)
- Les déplacements entre le lieu de travail habituel de votre employé et le lieu de travail d'un client (lieu de destination)
- Les déplacements pour des courses à des fins professionnelles
- Les déplacements entre le domicile et un lieu de destination, par exemple :
- Pour visiter des clients
- Pour assister à une réunion
- Pour faire une réparation
S'il n'y a pas d'usage à des fins professionnelles (liées à l'emploi) du véhicule, l'allocation ou le remboursement versé à votre employé est imposable.
Passez à : Étape 5 - Calculer la valeur de l’allocation ou du remboursement à inclure sur le feuillet T4.
S’il y a un usage à des fins professionnelles (liées à l’emploi) du véhicule, l’allocation ou le remboursement versé à votre employé pourrait ne pas être imposable.
Obtenir les registres détaillés de votre employé pour confirmer le nombre total de kilomètres parcourus à des fins professionnelles (liées à l'emploi)
Si vous versez une allocation ou un remboursement à votre employé afin de compenser les frais payés pour l’utilisation de sa propre automobile ou son véhicule à moteur dans le cadre de ses fonctions, celui-ci doit tenir un registre du nombre de kilomètres parcourus à des fins professionnelles (liées à l’emploi) avec son propre véhicule.
Les registres, tels que les notes de frais, les reçus, les journaux de bord ou d'autres documents, permettront de confirmer que les kilomètres ont été parcourus dans le cadre de l’exercice des fonctions de l’employé. Vous devez obtenir ces registres de votre employé.
Registres détaillés
Selon la situation, votre employé doit inclure les renseignements suivants dans son registre :
- Les reçus
- Un relevé de tous les kilomètres parcourus au cours de l'année dans le cadre de l’exercice de ses fonctions
- Un relevé de tous les déplacements professionnels effectués indiquant la date, la destination et l’objet du déplacement
Si aucun registre n'est tenu, l'allocation ou le remboursement est généralement imposable.
Passez à : Étape 5 - Calculer la valeur de l'allocation ou du remboursement à inclure sur le feuillet T4.
Si votre employé a conservé les registres détaillés et que vous en avez reçu une copie, l'allocation ou le remboursement pourrait ne pas être imposable.
Passez à : Étape 3 - Déterminer si une exception s'applique à l'allocation ou au remboursement que vous fournissez.
Déterminer si une exception s'applique à l'allocation ou au remboursement que vous fournissez
Si vous versez une allocation ou un remboursement à votre employé ayant une déficience motrice sévère et prolongée pour l'utilisation de son véhicule, l'avantage pourrait ne pas être imposable.
Si le véhicule est utilisé dans la situation décrite ci-dessus, ne passez pas à l'étape suivante.
Apprenez-en plus sur l'exception mentionnée ci-dessus en cliquant sur le lien.
Si l'utilisation du véhicule ne correspond pas à la situation décrite ci-dessus, l'allocation ou le remboursement pourrait être imposable.
Passez à : Étape 4 – Déterminer si l'allocation ou le remboursement est imposable.
Déterminer si l'allocation ou le remboursement est imposable
Selon votre situation, les montants que vous payez à votre employé pour l'utilisation d'un véhicule qu’ils possèdent et qu'ils utilisent dans le cadre de leurs fonctions peuvent ne pas être imposables selon la Loi de l'impôt sur le revenu ou la politique administrative de l'ARC .
Situations
Situation : Vous versez une allocation à votre employé
Situation où l'allocation est non imposable
Si vous versez une allocation à votre employé pour compenser les coûts liés à l’utilisation de son propre véhicule, l'allocation n'est pas imposable si toutes les conditions suivantes s’appliquent :
- L'allocation est basée uniquement sur les kilomètres parcourus à des fins professionnelles (liées à l'emploi) dans le cadre de l’exercice des fonctions de l’employé (étape 1)
- Vous n'avez pas remboursé à votre employé les dépenses liées à la même utilisation du véhicule (ne s'applique pas aux situations où vous remboursez à votre employé l'assurance affaires supplémentaire, ou les péages sur les autoroutes et les frais de traversier si vous avez calculé l'allocation sans tenir compte de ces remboursements)
Qu'est-ce qu'un taux raisonnable par kilomètre
Utiliser les taux par kilomètre prescrits
En règle générale, l'ARC considère comme raisonnable une allocation basée sur les taux par kilomètre prescrits à l'article 7306 du Règlement de l’impôts sur le revenu (RIR) (montant maximal déductible au titre des dépenses d'entreprise).
Le taux est supérieur de 0,02 $ (ou 0,04 $ pour 2023 et les années précédentes) au Yukon, dans les Territoires du Nord-Ouest et au Nunavut.Taux par kilomètre prescrits Année Premier 5 000 kilomètres Kilomètres supplémentaires 2024 0,70 $ 0,64 $ 2023 0,68 $ 0,62 $ 2022 0,61 $ 0,55 $ Taux des années précédentes
Le taux est plus élevé de 0,04 $ au Yukon, dans les Territoires du Nord-Ouest et au Nunavut.Taux par kilomètre prescrits des années précédentes Année Premier 5 000 kilomètres Kilomètres supplémentaires 2021 0,59 $ 0,53 $ 2020 0,59 $ 0,53 $ 2019 0,58 $ 0,52 $ 2018 0,55 $ 0,49 $ 2017 0,54 $ 0,48 $ 2016 0,54 $ 0,48 $ 2015 0,55 $ 0,49 $ Utiliser des taux par kilomètre inférieurs ou supérieurs
En règle générale, si vous utilisez le taux prescrit à l'article 7306 du RIR pour couvrir les principaux coûts de votre employé liés à la possession et à l'utilisation de son véhicule dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, ce taux est considéré comme raisonnable.
Si vous utilisez un taux inférieur ou supérieur au taux prescrit, il pourrait ne pas être considéré comme raisonnable.
Tous les faits relatifs à la situation de votre employé doivent être pris en compte pour déterminer si un taux inférieur ou supérieur est considéré comme raisonnable. Par exemple, des facteurs tels que le type de véhicule, les conditions de conduite ou un coût de carburant plus élevé à un endroit précis peuvent être des situations où vous déterminez que les taux raisonnables sont inférieurs ou supérieurs.
Toutefois, si vous payez à votre employé une allocation basée sur le taux par kilomètre qui n’est pas considéré comme raisonnable dans cette situation, l’allocation est imposable.
Situation où l'allocation est imposable
Si vous versez une allocation à votre employé pour l’utilisation de son propre véhicule, l'allocation est imposable si aucune des conditions ci-dessus ne s’applique.
Voici des exemples de situations où l’allocation est imposable :
- Les taux par kilomètre ne sont pas considérés comme raisonnables parce qu'ils sont soit supérieurs ou inférieurs
- Vous avez versé une allocation à taux fixe qui n'est pas basée sur le nombre de kilomètres parcourus
- Vous avez combiné des allocations pour lesquelles vous avez utilisé un taux fixe et un taux par kilomètre considéré comme raisonnable pour une même utilisation du véhicule (le montant combiné est considéré comme une seule allocation)
Exemples – Imposable
Examples of allowances that are taxable Exemples Résultat Vous êtes propriétaire d'une entreprise de fournitures de bureau où vous employez des vendeurs itinérants.
Chaque vendeur a un territoire précis dont il doit s'occuper et il se déplace avec son propre véhicule.
Ils reçoivent une allocation d'un montant fixe mensuel de 600 $, peu importe leur destination ou la distance parcourue.
Ce montant a été établi au moment de l'embauche et figure dans le contrat d'embauche des vendeurs.
L'allocation est imposable pour votre employé parce que :
- L'allocation d'un montant fixe n'est pas basée sur le nombre de kilomètres parcourus dans le cadre de l’exercice des fonctions de l’employé.
Vous versez une allocation à votre employé sous la forme d'un taux fixe par jour pour compenser les frais fixes liés à l’utilisation de son véhicule chaque jour que celui-ci est utilisé à des fins professionnelles (liées à l'emploi).
Vous lui payez également un montant calculé selon un taux raisonnable par kilomètre pour chaque kilomètre parcouru afin de compenser ses frais de fonctionnement.
L'allocation mixte totale est imposable pour votre employé parce que :
- Le taux fixe par jour est fourni pour compenser la même utilisation du véhicule que celle sur laquelle s’appuie l'allocation calculée selon un taux raisonnable par kilomètre. En d'autres termes, le taux fixe par jour et le taux par kilomètre couvrent tous deux une partie ou la totalité des mêmes dépenses fixes.
- Le montant combiné est considéré comme une seule allocation et n'est pas basé uniquement sur le nombre de kilomètres parcourus par le véhicule dans le cadre de l’exercice des fonctions de l’employé.
Vous versez à votre employé une allocation d’un montant fixe mensuel pour les déplacements au sein du territoire dont il s’occupe.
Vous lui versez également un montant calculé selon un taux raisonnable par kilomètre pour les déplacements liés à son emploi en dehors du territoire dont il s’occupe.
Les allocations sont considérées séparément et l'une d'entre elles est imposable pour votre employé, car :
- L'allocation d’un montant fixe ne compense pas la même utilisation du véhicule que celle sur laquelle est basée le montant calculé selon un taux raisonnable par kilomètre, donc les allocations sont considérées séparément.
- L'allocation raisonnable par kilomètre versée pour les déplacements en dehors du territoire dont l’employé s’occupe n’est pas imposable.
- Le montant fixe versé pour les déplacements à l'intérieur du territoire dont l’employé s’occupe est imposable, car il n'est pas basé uniquement sur le nombre de kilomètres parcourus dans le cadre de ses fonctions.
Situation : Vous remboursez votre employé
Situation où le remboursement n’est pas imposable
Si vous remboursez votre employé pour les coûts liés à l'utilisation de son propre véhicule dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, le remboursement n'est pas imposable si toutes les conditions suivantes s’appliquent :
- Le remboursement concerne les dépenses que l’employé a engagées pour l’utilisation de son propre véhicule dans le cadre ou en raison de son emploit
- Les montants remboursés sont raisonnables et vous pouvez les justifier
- Le remboursement est appuyé par les registres de l'employé, tels que les reçus, les notes de frais, les pièces justificatives, les journaux de bord et d'autres documents (étape 2)
Situation où le remboursement est imposable
Si le montant que vous avez remboursé à votre employé pour compenser les coûts liés à l’utilisation de son propre véhicule ne remplit pas toutes les conditions ci-dessus, le remboursement est imposable. En règle générale, le remboursement est imposable seulement si vous remboursez à votre employé ses dépenses personnelles.
Situation : Vous versez une avance comptable à votre employé
Situation où l’avance comptable n’est pas imposable
Si vous fournissez une avance comptable pour compenser les dépenses que l'employé a engagées pour l'utilisation de son propre véhicule dans le cadre de son travail l’avance n’est pas imposable si toutes les conditions suivantes s’appliquent :
- Le montant est raisonnable et vous pouvez le justifier
- L'avance est appuyée par les registres de l'employé, tels que les reçus, les notes de frais, les pièces justificatives, les journaux de bord et d'autres documents (étape 2)
- Vous avez reçu de votre employé tout montant de l'avance qu'il n'a pas dépensé
Exemple - Non imposable
Example of an accountable advance that is not taxable Exemple Résultat Vous êtes propriétaire d'un magasin d'articles de sport.
Votre entreprise participe à une conférence commerciale à l’extérieur de la ville et vous avez prévu qu'un vendeur, votre employé, y assiste.
Deux semaines avant le voyage, vous versez une avance comptable à votre vendeur pour couvrir les dépenses liées à l'utilisation de son véhicule personnel pour se rendre à la conférence et en revenir.
Le vendeur a rendu compte de ses dépenses.
Dans cet exemple, l'avance comptable n'est pas imposable pour votre employé parce que tous les éléments suivants s'appliquent aux dépenses encourues :
- Elles ont été engagées dans le cadre de l’exercice des fonctions de l'employé
- Elles ont toutes été justifiées par des reçus
- L'employé a remboursé tout montant de l’avance qu’il n’a pas dépensé.
Situation où l’avance comptable est imposable
Si vous fournissez une avance comptable pour compenser les dépenses que l'employé a engagées pour l'utilisation de son propre véhicule dans le cadre de son travail l’avance est imposable si elle ne remplit pas toutes les conditions mentionnées ci-dessus.
Situation : Vous étalez les allocations versées à votre employé
Situation où l'allocation est imposable
Si vous versez à votre employé une allocation à taux fixe ou forfaitaire qui n'est pas basée sur le nombre de kilomètres parcourus, vous ne pouvez pas faire la moyenne des allocations à la fin de l'année pour déterminer un taux raisonnable par kilomètre .
Les allocations sont imposables et doivent être incluses dans le revenu de votre employé.
Situation où l’allocation n’est pas imposable
Lorsque vous versez des allocations, calculées à l’aide d’un taux raisonnable par kilomètre, en fonction du nombre de kilomètres parcourus, vos employés doivent régulièrement vous envoyer des demandes de remboursement, et ce, à partir du début de l'année.
Afin d'alléger la charge que ces problèmes administratifs représentent pour les employeurs, si vous fournissez en avance des allocations pour frais de véhicule à vos employés, ces allocations pourraient ne pas être imposables si toutes les conditions suivantes s’appliquent :
- Vous avez préétabli un taux par kilomètre débutant au début de l'année
- Le taux et les avances sont raisonnables dans les circonstances et vous pouvez les justifier
- Vous inscrivez cette méthode dans le dossier de votre employé
- Aucune autre disposition de la Loi de l'impôt sur le revenu ne vous oblige à inclure les avances dans le revenu de votre employé
Quoi faire à la fin de l'année
En plus des conditions mentionnées ci-dessus, votre employé doit aussi rendre compte du nombre de kilomètres parcourus à des fins professionnelles (liées à son emploi) et des avances qu'il a reçues. Il doit le faire à la date à laquelle leur emploi prend fin au cours de l'année ou au plus tard le 31 décembre, selon la première de ces dates. À ce moment, vous devrez revoir le montant total des allocations ou des avances que vous avez versées en utilisant le calcul suivant :
- Nombre de kilomètres parcourus à des fins professionnelles au cours de l'année
- multiply by Le taux par kilomètre préétabli
- égal Résultat A
- moins Le total des allocations ou avances que vous avez versées à votre employé au cours de l'année
- égal Résultat B
Si le résultat B est positif, vous devez payer la différence à votre employé à ce moment.
Si le résultat B est négatif, votre employé doit vous rembourser la différence à ce moment. Vous ne pouvez pas simplement déclarer l'excédent de l'avance sur le feuillet T4 de l'employé.
Si l'allocation ou le remboursement n'est pas imposable, vous n'avez pas à faire de calculs.
Ne passez pas à l'étape suivante.
- Si l'allocation ou le remboursement est imposable, passez à : Étape 5 - Calculer la valeur de l'allocation ou du remboursement à inclure sur le feuillet T4.
Calculez la valeur de l'allocation ou du remboursement à inclure sur le feuillet T4
Si l'allocation ou le remboursement versé à votre employé pour l'utilisation de son propre véhicule est imposable, la valeur de l'avantage est égale au montant versé à votre employé dans l'année. Ce montant doit être inclus sur le feuillet T4 de votre employé.
Déterminer si vous devez remplir le formulaire T2200
Si l'allocation a été incluse dans le revenu de votre employé, celui-ci pourrait être admissible à une déduction des frais d'emploi si certaines conditions sont remplies et vous pourriez avoir à remplir le formulaire T2200, Déclaration des conditions de travail.
C'est la responsabilité de l'employé de déclarer ses dépenses d'emploi dans sa déclaration de revenus et de prestations, et de garder des registres pour appuyer sa demande.
Pour en savoir plus sur les dépenses d'emploi admissibles :
Effectuer les retenues sur la paie et verser la TPS/TVH
Si l'avantage est imposable, vous devez effectuer les déductions suivantes :
Retenir :
- Impôt sur revenu
- RPC
- AE
Ne pas verser :
- TPS/TVH (ne pas verser)
Les montants doivent être inclus dans la période de paie pendant laquelle ils ont été reçus ou utilisés.
Apprenez-en plus sur comment calculer les retenues et la TPS/TVH à verser sur les avantages : Comment calculer - Calculer les retenues sur la paie et les cotisations.
Déclarer l'avantage sur un feuillet
Si l'avantage est imposable, vous devez déclarer les montants suivants sur le feuillet T4 :
- Case 14 - Revenus d'emploi
- Case 24 - Gains assurables d'AE
- Case 26 - Gains ouvrant droit à pension – RPC/RRQ
- Code 40 - Autres renseignements
Apprenez-en plus sur comment déclarer l'avantage sur un feuillet : Remplir les feuillets et les sommaires – Déclarations de renseignements (feuillets et sommaires).
Références
Connexes
Lois et mesures législatives
- LIR : 6(1)a)
- Valeur des avantages
- LIR : 6(1)b)
- Frais personnels ou de subsistance
- LIR : 6(1)b)(v)
- Allocations raisonnables pour frais de déplacement (liées à la vente de biens ou à la négociation de contrats pour son employeur)
- LIR : 6(1)b)(vii)
- Allocations raisonnables pour frais de déplacement (restriction au niveau municipal ou régional)
- LIR : 6(1)b)(vii.1)
- Allocations raisonnables pour l’usage d’un véhicule à moteur (qu’un employé a reçues de son employeur pour voyager dans l’accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi)
- LIR : 6(1)b)(x)
- L’usage du véhicule n’est pas, pour la fixation de l’allocation, uniquement évalué en fonction du nombre de kilomètres parcourus
- LIR : 6(1)b)(xi)
- Remboursement pour frais d’assurance-automobile commerciale supplémentaire, frais de péage routier ou frais de traversier si l’allocation a été déterminée compte non tenu des dépenses ainsi remboursées
- LIR : 6(6)
- Emploi sur un chantier particulier ou en un endroit éloigné
- LIR : 248
- Définition d’automobile
- LIR : 248(1)
- Définitions
- LIR : 251(2)a)
- Relation entre deux particuliers
- LIR : 251(2)b)
- Relation entre une société et une personne (particulier, société, partenariat ou fiducie)
- LIR : 251(2)c)
- Relation entre deux sociétés
- RIR : 7305.1
- Montant prescrit lié au fonctionnement de l’automobile
- RIR : 7306
- Plafond du montant prescrit déductible de l’allocation versée par l’employeur
- RPC : 12(1)
- Montant des traitement et salaire cotisables
- LTA : 173
- Avantage imposable considéré comme une fourniture aux fins de la TPS/TVH
- RRAPC : 2(1)
- Rémunération assurable
- RRAPC : 2(3)
- Rémunération provenant d’un emploi assurable
- RRAPC : 2(3)a.1)
- Rémunération provenant d’un emploi assurable - somme qui est exclue du revenu en vertu des alinéas 6(1)a) ou b) ou des paragraphes 6(6) ou (16) de la LIR
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