Dépenses d'emploi admissibles pour les employés
Votre employé a peut-être le droit de demander certaines dépenses d'emploi dans sa déclaration de revenus et de prestations si, dans le cadre du contrat de travail, l'employé devait payer les dépenses en question. Ce contrat de travail n'a pas à être fait par écrit, mais vous et votre employé devez-vous entendre sur les modalités et comprendre ce qui est prévu.
Exemples
- Vous permettez à votre employé d'utiliser son véhicule personnel pour votre entreprise et vous lui versez une allocation mensuelle pour frais de véhicule à moteur afin de payer les frais de fonctionnement. Vous incluez cette allocation dans le revenu de l'employé comme un avantage imposable.
- Vous avez une entente de télétravail officielle avec votre employé qui lui permet de travailler à la maison et il paye les frais de bureau à domicile.
Vous devez remplir et signer un formulaire T2200, Déclaration des conditions de travail et le donner à votre employé pour qu'il puisse déduire des dépenses d'emploi de son revenu. En signant le formulaire, vous attestez seulement que l'employé a respecté les conditions exigées et qu'il devait payer les dépenses selon le contrat de travail.
C'est la responsabilité de l'employé de déclarer ses dépenses d'emploi dans sa déclaration de revenus et de prestations, et de garder des registres pour appuyer sa demande.
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Exemple : Remboursement d'autres frais d'automobile et véhicule à moteur
Vous êtes propriétaire d'une épicerie. Vous avez 20 employés, dont certains travaillent en magasin et d'autres se déplacent dans le cadre de leurs fonctions. Vous ne versez pas d'allocation aux employés qui se déplacent, mais il exige qu'ils tiennent un carnet de route et conservent leurs reçus aux fins de remboursement. Ils doivent produire un rapport de dépenses et y joindre leurs reçus. Selon la politique de l'entreprise, vous remboursez seulement les montants qui figurent sur les reçus, comme l'essence et les frais de vidange d'huile.
Dans cet exemple, le remboursement n'est pas considéré comme un avantage imposable car parce que l'employé reçoit un remboursement pour des dépenses relatives à la même utilisation du véhicule
Vos employés ne peuvent pas déduire les dépenses remboursées dans leur déclaration de revenus. Ils pourraient toutefois avoir le droit de demander des frais supplémentaires relatifs à l'usage d'un véhicule automobile, comme les frais liés aux droits d'immatriculation et les permis et la déduction pour l'amortissement, en y joignant le formulaire T777, État des dépenses d'emploi.
Vous devrez aussi compléter le formulaire T2200, Déclaration des conditions de travail et le remettre aux employés.
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