Étalement des allocations

Pour suivre les règles concernant les allocations calculées selon un taux par kilomètre jugé raisonnable, les employés doivent régulièrement vous remettre des demandes de remboursement, et ce, à partir du début de l'année.

Vous ne pouvez pas étaler à la fin de l'année une allocation forfaitaire ou un montant fixe qui n'est pas basé sur le nombre de kilomètres parcourus en vue de déterminer un taux par kilomètre jugé raisonnable et d'exclure ainsi cette allocation du revenu de l'employé.

Nous comprenons les problèmes administratifs que cela peut entraîner et nous vous offrons l'option suivante. Si vous versez à un employé une avance à justifier pour frais de véhicule, vous n'avez pas à l'inclure dans son revenu si toutes les conditions suivantes sont remplies :

  • il existe un taux par kilomètre prédéterminé ne dépassant pas un montant raisonnable;
  • le taux et les avances sont raisonnables dans les circonstances;
  • vous justifiez l'utilisation de cette méthode dans le dossier de l'employé;
  • aucune autre disposition de la Loi de l'impôt sur le revenu ne prévoit que les avances doivent être incluses dans le revenu de l'employé.

L'employé doit rendre compte des kilomètres parcourus pour affaires ainsi que des avances reçues, au plus tard à la première des dates suivantes : la date où prend fin son emploi ou le 31 décembre.

À ce moment-là, vous devez verser à l'employé tout montant que vous lui devez et l'employé doit vous rembourser tout montant qui dépasse les dépenses réelles. S'il n'y a aucun remboursement, vous ne pouvez pas tout simplement indiquer l'excédent des avances sur le feuillet T4 de l'employé.

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