Étalement des allocations
Pour suivre les règles concernant les allocations calculées selon un taux par kilomètre jugé raisonnable, les employés doivent régulièrement vous remettre des demandes de remboursement, et ce, à partir du début de l'année.
Vous ne pouvez pas étaler à la fin de l'année une allocation forfaitaire ou un montant fixe qui n'est pas basé sur le nombre de kilomètres parcourus en vue de déterminer un taux par kilomètre jugé raisonnable et d'exclure ainsi cette allocation du revenu de l'employé.
L'ARC comprend les problèmes administratifs que cela peut entraîner et l'ARC vous offre l'option suivante. Si vous versez à un employé une avance à justifier pour frais de véhicule, vous n'avez pas à l'inclure dans son revenu si toutes les conditions suivantes sont remplies :
- il existe un taux par kilomètre prédéterminé ne dépassant pas un montant raisonnable;
- le taux et les avances sont raisonnables dans les circonstances;
- vous justifiez l'utilisation de cette méthode dans le dossier de l'employé;
- aucune autre disposition de la Loi de l'impôt sur le revenu ne prévoit que les avances doivent être incluses dans le revenu de l'employé.
L'employé doit rendre compte des kilomètres parcourus pour affaires ainsi que des avances reçues, au plus tard à la première des dates suivantes : la date où prend fin son emploi ou le 31 décembre.
À ce moment-là, vous devez verser à l'employé tout montant que vous lui devez et l'employé doit vous rembourser tout montant qui dépasse les dépenses réelles. S'il n'y a aucun remboursement, vous ne pouvez tout simplement pas indiquer l'excédent des avances sur le feuillet T4 de l'employé.
Exemple : Étalement des allocations pour frais automobile et véhicule à moteur
Vous êtes directeur pour une compagnie d'assurances. Vos employés voyagent fréquemment pour rencontrer des clients nouveaux et des clients existants dans le cadre de leurs fonctions. Compte tenu de la fréquence des déplacements des représentants, vous utilisez la méthode de l'étalement des allocations pour calculer les avances à justifier que vos employés reçoivent à chaque paie pour couvrir les dépenses éligibles liées à l'utilisation de leur véhicule personnel. Le montant a été basé selon le taux raisonnable par kilomètre prévus à l'article 7306 du Règlement de l'impôt sur le revenu et sont enregistrés dans les dossiers des employés.
À la fin de l'année, les employés remettent à vous un carnet de route qui répertorie le nombre de kilomètres parcourus pour affaires et les avances qu'ils ont reçues. Vous revoit les avances versées à vos employés et leurs dépenses admissibles, et à ce moment-là, l'entreprises paie tout montant dû ou l'employé rembourse tout montant reçu qui dépasse vos dépenses admissibles.
Dans cet exemple, l'avance n'est pas considérée comme un avantage imposable, car :
- il existe un taux par kilomètre prédéterminé ne dépassant pas un montant raisonnable
- le taux et les avances sont raisonnables dans les circonstances
- l'utilisation de cette méthode est justifiée dans le dossier de l'employé
L'avance ne devrait pas être incluse dans le revenu de l'employé.
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