Remboursement ou avance pour frais de déplacement

Un remboursement est un paiement que vous versez à l'employé pour lui rembourser des dépenses (comme l'essence et les repas) qu'il a engagées dans l'exercice de ses fonctions, pendant qu'il était à votre service. En général, l'employé doit présenter un relevé détaillé des sommes dépensées. N'incluez pas dans le revenu de l'employé un remboursement raisonnable qui devient une partie des dépenses de votre entreprise.

Une avance est une somme que vous remettez à l'employé pour les dépenses qu'il est appelé à engager pendant qu'il est à votre service. Une avance à justifier est une avance que vous avez donnée et selon laquelle votre employé doit rendre compte de ses dépenses en soumettant des pièces justificatives et en vous remettant toute somme non dépensée.

En général, un remboursement ou une avance pour frais de déplacement dont l'employé doit justifier l'utilisation ne constitue pas un revenu pour l'employé, à moins que cette somme lui soit versée pour payer ses frais personnels.

Exemple : Avance à justifier pour une allocation pour frais automobile et véhicule à moteur  

Diane est propriétaire d’un magasin d’équipements de sports. Son entreprise participe à une conférence de vente à l’extérieur de la ville et elle a prévu la présence d’un vendeur. Deux semaines avant le voyage, elle verse une avance au vendeur  pour couvrir les dépenses liées à l’utilisation de sa voiture personnelle pour se rendre à la conférence et en revenir. Le montant a été basé selon le taux raisonnable par kilomètre prévus à l’article 7306 du Règlement de l’impôt sur le revenu. Le vendeur devra rendre compte de ses dépenses à son retour.

Dans cet exemple, l’avance n’est pas considérée comme un avantage imposable, car :

  • le taux par kilomètre est considéré raisonnable
  • l’employé devra rendre compte de ses dépenses en soumettant des pièces justificatives et remettant tout somme non dépensée

L’employé ne peut pas réclamer les dépenses dans leur déclaration d’impôts.

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