Remboursement des frais de fonctionnement

Si l'employé vous rembourse, dans l'année ou dans les 45 jours suivant la fin de l'année, le montant total (y compris la TPS/TVH et la TVP) des frais de fonctionnement réel relatifs à son usage personnel de l'automobile, vous n'avez pas à calculer l'avantage relatif aux frais de fonctionnement.

Si l'employé vous rembourse seulement une partie des frais de fonctionnement de l'automobile, dans l'année ou dans les 45 jours suivant la fin de l'année, vous devez déduire le paiement concernant les avantages liés aux frais d’exploitation que vous avez calculés.

Exemple

En 2019, vous avez fourni une automobile à votre employé. Il a parcouru 30 000 km durant l'année, dont 10 000 km étaient à des fins personnelles.

Vous avez payé 3 000 $ pour les dépenses suivantes : permis, assurances et entretien d'automobile.

Calculez la portion de ces dépenses qui s'applique à l'usage personnel de l'automobile de la façon suivante :

(10 000 km ÷ 30 000 km) × 3 000 $ = 1 000 $

Si l'employé vous rembourse le total de 1 000 $ dans l'année ou dans les 45 jours suivant la fin de l'année, vous n'avez pas à calculer d'avantage relatif aux frais de fonctionnement de l'automobile.

Cependant, si l'employé vous rembourse seulement 800 $ dans l'année ou dans les 45 jours suivant la fin de l'année, l'avantage relatif aux frais de fonctionnement de l'automobile est de 2 000 $, calculé de la façon suivante :

10 000 km × 0,28 $ = 2 800 $
2 800 $ − 800 $ = 2 000 $

Frais de fonctionnement payé par l'employé à un tiers

Si vous fournissez une automobile à un employé et vous exigez à votre employé de payer un tiers pour une partie ou la totalité des frais de fonctionnement, tels que l’essence et les changements d’huile, (y compris la TPS/TVH et la TVP) durant l’année, administrativement, nous allons vous permettre de déduire la partie des dépenses payées par l’employé concernant l’usage personnel de l’avantage lié aux frais d’exploitation que vous avez calculés. Vos dossiers doivent montrer que l’employé a payé les frais directement au tiers.

Remarques

La partie des frais de fonctionnement qui est lié à l'usage personnel est le pourcentage obtenu en divisant le nombre de kilomètres par le nombre total de kilomètres parcourus par l'employé au cours de l'année alors que l'automobile était à sa disposition.

Les montants excédentaires ne peuvent pas être déduits des frais pour droit d’usage que vous avez calculés pour l’employé.  

Exemple

En 2019, vous avez fourni une automobile à votre employé. Il a parcouru 36 000 km durant l’année, dont 12 000 km pour son usage personnel.

Vous avez payé 3 000 $ pour les frais d'assurances et d’entretien de l’automobile durant l’année. L’employé a payé 1 500 $ pour l’essence et les changements d’huile. Il ne vous rembourse pas vos frais et vous ne lui remboursez pas ceux qu’il a payés.

Étape 1: Calculez l’avantage relatif aux frais de fonctionnement de l’employé de la façon suivante, en appliquant le taux de base :

    12 000 km × 0,28 $ = 3 360 $

Étape 2: Calculez la partie personnelle des frais de fonctionnement qu’il a versée à un tiers de la façon suivante :

    (12 000 km ÷ 36 000 km) × 1 500 $ = 500 $

Étape 3: Calculez ensuite la partie imposable des frais de fonctionnement de l’employé en déduisant le montant obtenu à l’étape 2 du montant obtenu à l’étape 1, c’est à dire :

    3 360 $ – 500 $ = 2 820 $

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