Pension et logement et transport – Fournis à un employé travaillant sur un chantier particulier

En général, si vous fournissez un avantage ou une allocation  pour pension et logement ou pour le transport à votre employé, l’avantage ou l’allocation est imposable.

En fonction de votre situation, l’avantage ou l’allocation pour pension et logement ou pour le transport que vous fournissez à votre employé travaillant sur un chantier particulier peut ne pas devoir être inclus dans le revenu de votre employé. Lorsque l’avantage doit être inclus dans le revenu de votre employé, la valeur de cet avantage sera établie en fonction de sa juste valeur marchande (JVM).

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• Étapes
• Références

Étapes

1. Déterminez si des exceptions s’appliquent à l’avantage ou à l’allocation

   Si vous fournissez un avantage ou une allocation pour pension et logement ou pour le transport, il est possible que votre employé travaille dans un endroit considéré à la fois comme un chantier particulier et un lieu de travail éloigné. Cependant, l’avantage ne peut être exclu du revenu de l’employé qu’une seule fois.

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   •  Si l’avantage ou l’allocation, après examen des conditions à remplir pour exclure ce montant du revenu de votre employé, est fourni à un employé travaillant dans un lieu de travail éloigné, ne passez pas à l’étape suivante.

     Consultez : Pension et logement et transport – Fournis à un employé travaillant dans un lieu de travail éloigné.

   •  Si l’avantage ou l’allocation, après examen des conditions à remplir pour exclure ce montant du revenu de votre employé, est fourni à un employé travaillant sur un chantier particulier, passez à : Étape 2 – Déterminez si le lieu de travail est considéré comme un chantier particulier.

2. Déterminez si le lieu de travail est considéré comme un chantier particulier

   En général, un chantier particulier est un endroit où un employé travaille de façon temporaire en tenant ailleurs, comme lieu principal de résidence, un établissement domestique autonome (EDA). On ne peut pas s’attendre à ce que l’employé retourne tous les jours à son lieu principal de résidence, étant donné la distance entre celui-ci et le chantier.

   Qu’est-ce qu’un EDA

   Un EDA est une maison, un appartement ou un autre lieu de résidence semblable où une personne dort et prend habituellement ses repas.

   Il s’agit le plus souvent d’une unité d’habitation à accès restreint comprenant une cuisine, une salle de bain et des installations de couchage. L’EDA doit être distinct de toute autre unité d’habitation située dans le même immeuble.

   Ce que l’ARC considère généralement comme un chantier particulier

   L’ARC considère un endroit comme chantier particulier en tenant compte des facteurs suivants :

   1. Déterminez si les fonctions effectuées par votre employé sont considérées comme temporaires

      En général, l’ARC considère que les fonctions de votre employé sont temporaires (effectuées à court terme ou de manière intérimaire) si l’on peut raisonnablement s’attendre à ce qu’elles ne fournissent pas un emploi continu à votre employé au-delà d’une période de plus de 2 ans. Pour déterminer la durée d’emploi prévue, tenez compte des faits connus au moment où votre employé a commencé à travailler pour vous.

      Pour déterminer si le travail est considéré comme temporaire, l’ARC tient compte des facteurs suivants :

      • La nature des fonctions que votre employé doit accomplir.
      • La durée totale estimée d’un projet ou de la portion spécifique du projet pour laquelle votre employé a été embauché.
      • La période convenue pour laquelle votre employé a été embauché selon le contrat de travail ou d’autres modalités de l’engagement.

      Cette évaluation doit reposer sur un examen approfondi des faits dans chaque situation spécifique.

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      •  Si les fonctions effectuées ne sont pas considérées comme temporaires, passez à : Étape 5 – Calculez la valeur de l’avantage.

      •  Si les fonctions effectuées sont considérées comme temporaires, passe à : Étape 2b – Déterminez si votre employé a maintenu un EDA comme lieu principal de résidence.

   2. Déterminez si votre employé a maintenu un EDA comme lieu principal de résidence

      Vous devez déterminer si votre employé a maintenu, à un autre endroit, un EDA  comme lieu principal de résidence.

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      •  Si votre employé ne maintient pas un EDA à un autre endroit, passez à : Étape 5 – Calculez la valeur de l’avantage.

      •  Si votre employé a maintenu un EDA à un autre endroit comme lieu principal de résidence, passez à : Étape 2c – Déterminez si la distance entre le lieu principal de résidence de votre employé et le lieu de travail n’est pas considérée comme raisonnable pour que votre employé y retourne quotidiennement.

   3. Déterminez si la distance entre le lieu principal de résidence de votre employé et le lieu de travail n’est pas considérée comme raisonnable pour que votre employé y retourne quotidiennement

      En général, l’ARC considère qu’il n’est pas raisonnable pour votre employé de se déplacer entre son lieu principal de résidence et le lieu de travail si la distance entre ces deux endroits, selon l’itinéraire direct normalement emprunté, dépasse 80 kilomètres.

      Même si la distance est inférieure à 80 kilomètres, l’ARC peut tout de même considérer qu’il n’est pas raisonnable pour votre employé d’effectuer ce déplacement après avoir tenu compte de facteurs tels que :

      • Le nombre d’heures de travail exigées de votre employé à chaque quart de travail sur un chantier particulier
      • Le temps de repos dont disposerait votre employé s’il retournait à son domicile chaque jour
      • Les moyens de transport disponibles et l’état de la route à emprunter (par exemple, la qualité de la chaussée, les conditions météorologiques saisonnières)
      • L’état général de santé physique et mentale de votre employé
      • Le temps nécessaire pour parcourir la distance et le moment de la journée où le déplacement a lieu

      Situation particulière – Pêcheurs et marins

      Un navire peut être considéré comme un chantier particulier lorsqu’un employé est tenu de rester à bord, que ce soit au port ou en mer, pendant une période de 36 heures ou plus.

      Les fonctions exercées par l’employé doivent être de nature temporaire et toutes les autres conditions doivent être remplies.

      Le temps passé en mer peut inclure du temps passé à bord en raison de l’une des situations suivantes :

      • quarantaine;
      • attente pour accoster;
      • chargement ou le déchargement de cargaison lorsque le navire reste au port pour une très courte période avant de repartir en mer;
      • attente pour l’inspection par l’immigration ou les douanes.

      Cependant, le fait qu’un employé travaille sur différents navires appartenant au même employeur n’implique pas automatiquement qu’il exerce plusieurs emplois temporaires. Cette distinction est essentielle pour que l’avantage lié à un chantier particulier puisse être exclu de son revenu.

      La qualification d’un navire comme chantier particulier pour un employé dépend des faits propres à chaque situation; chaque cas est unique et nécessite un examen attentif.

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      •  Si votre employé peut raisonnablement être tenu de se déplacer quotidiennement entre son lieu principal de résidence et le lieu de travail, passez à : Étape 5 – Calculez la valeur de l’avantage.

      •  Si la distance n’est pas considérée comme raisonnable et que le lieu de travail respecte toutes les conditions énoncées aux étapes 2a, 2b et 2c, le lieu de travail peut être considéré comme un chantier particulier.

         Passez à : Étape 3 – Déterminez si l’avantage ou l’allocation doit être inclus dans le revenu de votre employé.

3. Déterminez si l’avantage ou l’allocation doit être inclus dans le revenu de votre employé

   En général, si vous fournissez un avantage ou une allocation  pour logement et repas ou pour le transport à votre employé, vous devez inclure la valeur de cet avantage ou de cette allocation dans le revenu de votre employé.

   Selon la situation, si l’avantage ou l’allocation est fourni à votre employé travaillant sur un chantier particulier, le montant peut être exclu du revenu de l’employé selon la Loi de l’impôt sur le revenu (LIR).

   1. Avantage ou allocation : Pension et logement

      Si vous fournissez pension et logement ou une allocation (ne dépassant pas un montant raisonnable) pour pension et logement à votre employé, la valeur de la pension et du logement ou de l’allocation peut être exclue de son revenu si toutes les conditions suivantes sont remplies :

      • Les fonctions de votre employé l’ont obligé à s’absenter de son lieu principal de résidence ou à se trouver sur le chantier particulier.
      • Votre employé devait travailler sur un chantier particulier où les fonctions exercées étaient de nature temporaire (étape 2a).
      • Votre employé conservait, à un autre endroit, un EDA  comme lieu principal de résidence (étape 2b) et toutes les conditions suivantes sont remplies :
        • L’EDA était disponible pour l’occupation de l’employé pendant toute la période et l’employé ne l’a pas loué à une autre personne.
        • Il n’était pas raisonnable de s’attendre à ce que l’employé retourne chez lui quotidiennement depuis le chantier particulier en raison de la distance (étape 2c).
      • L’avantage ou l’allocation (ne dépassant pas un montant raisonnable) pour pension et logement que vous fournissez à votre employé devait couvrir une période pendant laquelle l’employé devait se trouver sur le chantier particulier pendant au moins 36 heures, y compris le temps de déplacement entre son lieu principal de résidence et le chantier particulier.

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      •  Si toutes les conditions ci-dessus ne sont pas remplies, l’avantage ou l’allocation pour pension et logement doit être inclus dans le revenu de votre employé.

         Passez à : Étape 5 – Calculez la valeur de l’avantage.

      •  Si toutes les conditions ci-dessus sont remplies, l’avantage ou l’allocation est exclu du revenu de votre employé.

         Si vous avez également fourni un avantage ou une allocation pour le transport à votre employé, passez à : Étape 3b – Avantage ou allocation de transport que vous fournissez à votre employé.

   2. Avantage ou allocation : Transport

      Si vous fournissez un transport gratuit ou subventionné, ou une allocation (ne dépassant pas un montant raisonnable) pour le transport à votre employé travaillant sur un chantier particulier, l’avantage ou l’allocation peut être exclu du revenu de l’employé si toutes les conditions suivantes sont remplies :

      • Le transport doit servir aux déplacements entre le chantier particulier et le lieu principal de résidence de votre employé.
      • Les fonctions de votre employé l’obligent à s’absenter de son lieu principal de résidence ou à se trouver sur le chantier particulier pendant au moins 36 heures (y compris le temps passé à se déplacer entre son lieu principal de résidence et le chantier particulier).
      • Vous (ou un tiers) avez fourni à votre employé pension et logement ou une allocation raisonnable pour pension et logement pendant cette période.

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      •  Si toutes les conditions mentionnées ci-dessus ne sont pas remplies, l’avantage ou l’allocation doit être inclus dans le revenu de votre employé.

         Passez à : Étape 5 – Calculez la valeur de l’avantage.

      •  Si toutes les conditions mentionnées ci-dessus sont remplies, l’avantage ou l’allocation doit être exclus du revenu de votre employé.

         Passez à : Étape 4 – Remplissez le formulaire TD4, Déclaration d’exemption – Emploi sur un chantier particulier.

4. Remplissez le formulaire TD4, Déclaration d’exemption – Emploi sur un chantier particulier

   Vous et votre employé devez remplir le formulaire TD4 pour exclure les montants du revenu de votre employé.

   Vous devez remplir ce formulaire dans les situations suivantes :

   • Votre employé commence son emploi sur un chantier particulier
   • La situation de votre employé sur un chantier particulier changes

   Une fois que vous avez rempli le formulaire TD4, n’incluez pas ces montants dans un feuillet T4 à l’aide du code 30 ou de la case 14 (ou du code 028 dans un feuillet T4A si vous n’êtes pas son employeur).

   Vous devez conserver le formulaire TD4 rempli avec les dossiers de votre employé. N’envoyez pas de copie à l’ARC.

   Situation particulière : Montants exclus pour pension et logement, et pour le transport fourni sur un chantier particulier situé dans une zone visée par règlement

   Si vous avez fourni un avantage ou une allocation exclu à votre employé sur un chantier particulier situé dans une zone visée par règlement et qu’il a conservé son lieu principal de résidence à l’extérieur d’une zone visée par règlement, vous devez déclarer la partie exemptée liée aux chantiers :

   • Se situant à moins de 30 kilomètres de l’agglomération urbaine la plus proche
   • Comptant une population d’au moins 40 000 personnes

   Vous devez inclure le montant dans le feuillet T4 à l’aide du code 31 (ou du code 124 dans un feuillet T4A si vous n’êtes pas l’employeur de l’employé).

   Votre employé utilisera ce montant pour calculer les déductions pour les habitants de régions éloignées dans sa déclaration de revenus et de prestations.

   Exemple

   Situation

   L’employeur a versé 4 000 $ à l’employé pour pension et logement sur un chantier particulier situé dans une zone visée par règlement.

   L’employeur et l’employé ont rempli le formulaire TD4.

   Sur les 4 000 $ versés par l’employeur, 1 200 $ concernent un chantier particulier situé à 27 kilomètres d’une ville de 43 000 habitants (la portion des 30 kilomètres).

   Résultat

   L’employeur doit inscrire 1 200 $ à l’aide du code 31 dans le feuillet T4, même si ce montant n’a pas été inscrit à l’aide du code 30.

   L’employé doit inscrire 1 200 $ dans son formulaire T2222, Déductions pour les habitants de régions éloignées.

5. Calculez la valeur de l’avantage

   Si l’avantage doit être inclus dans le salaire de votre employé, la valeur de l’avantage est égale à :

   Pension et logement

   • JVM  de pension et logement, y compris toute TPS/TVH et TVP
   • minus Tout montant que votre employé vous a remboursé
   • equals Valeur de l’avantage pour pension et logement  à inclure dans le feuillet T4 à l’aide du code 30 et de la case 14 (ou du code 028 dans un feuillet T4A si vous n’êtes pas l’employeur de l’employé)

   Transport

   • JVM  du transport, y compris toute TPS/TVH et TVP
   • minus Tout montant que votre employé vous a remboursé
   • equals Valeur de l’avantage pour le transport à inclure dans le feuillet T4 slip à l’aide du code 30 et de la case 14 (ou du code 028 dans un feuillet T4A si vous n’êtes pas l’employeur de l’employé)

   Si l’allocation doit être incluse dans le revenu de votre employé, le montant payé pour l’allocation est la valeur de l’avantage.

   Les montants doivent être inclus dans la période de paie au cours de laquelle ils ont été reçus ou utilisés.

6. Effectuez les retenues sur la paie et versez la TPS/TVH

   Les exigences en matière de retenues et de versements dépendent du type de rémunération : en espèces , autres qu'en espèces , ou quasi-espèces .

   Si l’avantage est imposable, vous devez retenir les déductions suivantes :

   • Autres qu’en espèces et quasi-espèces: Option 1

     Retenir :

     • Impôt sur le revenu
     • RPC
     • AE (ne pas retenir)

     Verser :

     • TPS/TVH dans certaines situations

   • En espèces: Option 2

     Retenir :

     • Impôt sur le revenu
     • RPC
     • AE

     Ne pas verser :

     • TPS/TVH (ne pas verser)

   Les montants doivent être inclus dans la période de paie au cours de laquelle l'employé les a reçus ou en a bénéficié.

    Apprenez la façon de calculer les retenues et la TPS/TVH à verser sur les avantages : Comment calculer – Calculer les retenues sur la paie et les cotisations

7. Déclarez l’avantage dans un feuillet

   Si l’avantage est imposable, vous devez inscrire les montants suivants dans un feuillet T4 ou T4A :

   • Feuillet T4 – Employeur

     • Autres qu'en espèces et quasi-espèces: Option 1

       • Case 14 - Revenus d’emploi
       • Case 26 - Gains ouvrant droit à pension du RPC/RRQ
       • Code 30 - Pension et logement (imposable, étape 5)
       • Code 31 - Chantier particulier (exclu, étape 4)
       • Code 40 - Autres allocations et avantages imposables, y compris le transport (imposable, étape 5)

     • En espèce: Option 2

       • Case 14 - Revenus d’emploi
       • Case 24 - Gains assurables d’AE
       • Case 26 - Gains ouvrant droit à pension du RPC/RRQ
       • Code 30 - Pension et logement (imposable, étape 5)
       • Code 31 - Chantier particulier (exclu, étape 4)
       • Code 40 - Autres allocations et avantages imposables, y compris le transport (imposable, étape 5)

   • Feuillet T4A – Payeur

     • Case 028 - Autres revenus
     • Case 124 - Logement et repas sur les chantiers particuliers (exclu, étape 4)

    Apprenez la façon de déclarer l’avantage dans un feuillet : Remplir les feuillets et les sommaires – Produire les déclarations de renseignements de retenues sur la paie (feuillets et sommaires)

Références

Lois