Pension et logement, et transport – Fournis à un employé travaillant dans un endroit éloigné

En général, si vous fournissez un avantage ou une allocation  pour pension et logement ou pour le transport à un employé, l’avantage ou l’allocation est imposable.

En fonction de votre situation, l’avantage ou l’allocation pour pension et logement ou pour le transport que vous fournissez à votre employé travaillant dans un endroit éloigné peut ne pas être inclus dans le revenu de votre employé. Lorsque l’avantage doit être inclus dans le revenu de votre employé, la valeur de cet avantage sera établie en fonction de sa juste valeur marchande (JVM).

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• Étapes
• Références

Étapes

1. Déterminez si des exceptions s’appliquent à l’avantage ou à l’allocation

   Si vous fournissez un avantage ou une allocation pour pension et logement ou pour le transport, il se peut que votre employé travaille dans un endroit considéré à la fois comme un lieu de travail éloigné et un chantier particulier. Toutefois, l’avantage ne peut être exclu du revenu de l’employé qu’une seule fois.

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   •  Si l’avantage ou l’allocation, après examen des conditions à remplir pour exclure ce montant du revenu de votre employé, est fourni à un employé travaillant sur un chantier particulier, ne passez pas à l’étape suivante.

     Consultez : Pension et logement, et transport – Fournis à un employé travaillant dans un chantier particulier

   •  Si l’avantage ou l’allocation, après examen des conditions à remplir pour exclure ce montant du revenu de votre employé, est fourni à un employé travaillant dans un lieu de travail éloigné, passez à : Étape 2 – Déterminez si le lieu de travail est considéré comme éloigné.

2. Déterminez si le lieu de travail est considéré comme éloigné

   Vous devez déterminer si le lieu de travail est considéré comme un lieu de travail éloigné.

   Ce que l’ARC considère généralement comme un lieu de travail éloigné

   En général, l'ARC considère un lieu de travail comme éloigné lorsqu'il se trouve à 80 kilomètres ou plus, selon l’itinéraire le plus direct normalement emprunté, de l'agglomération établie la plus proche comptant une population d’au moins 1 000 habitants.

   Un endroit est considéré comme une agglomération établie si des services essentiels y sont fournis ou s'ils sont disponibles à une distance raisonnable.

   Quels sont les services essentiels

   Les services essentiels peuvent comprendre l'accès à :

   • un magasin d'aliments de base;
   • un magasin de vêtements ordinaires pourvu d'un inventaire (plutôt que seulement un comptoir de commandes postales);
   • l'hébergement;
   • certains services médicaux;
   • certains établissements d'enseignement.

   Pour déterminer si le lieu de travail est éloigné d’une agglomération établie, les facteurs suivants seront généralement pris en compte :

   • La disponibilité des transports.

   • La distance entre le lieu de travail éloigné et l’agglomération établie la plus proche.

   • Le temps requis pour parcourir cette distance.

   Situation particulière - Pêcheurs et marins

   En général, un navire peut être considéré comme un lieu de travail éloigné s’il se trouve en mer pendant 36 heures ou plus, en raison de l’association des deux endroits, lieu de travail et emplacement physique ou géographique, du navire.

   Le temps passé en mer peut inclure le temps à bord en raison de l’une des situations suivantes :

   • quarantaine;
   • attente pour accoster;
   • chargement ou le déchargement de cargaison lorsque le navire reste au port pour une très courte période avant de repartir en mer;
   • attente pour l’inspection par l’immigration ou les douanes.

    Cependant, une fois que le bateau est amarré et que votre employé est libre de quitter le bateau (sans inclure les exceptions mentionnées ci-dessus), le bateau n’est plus considéré comme étant « en mer » et ne peut pas être considéré comme un lieu de travail éloigné.

   La qualification d’un navire comme lieu de travail éloigné pour votre employé dépend des faits propres à chaque situation. Chaque cas est unique et nécessite un examen approfondi des faits.

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   •  Si le lieu de travail n’est pas considéré comme éloigné, passez à : Étape 4  – Calculez la valeur de l'avantage.

   •  Si le lieu de travail est considéré comme éloigné, passez à : Étape 3 – Déterminez si l’avantage ou l’allocation doit être inclus dans le revenu de votre employé.

3. Déterminez si l’avantage ou l’allocation doit être inclus dans le revenu de votre employé

   En général, si vous fournissez un avantage ou une allocation pour pension et logement ou pour le transport à votre employé, vous devez inclure la valeur de l’avantage ou de l’allocation dans le revenu de votre employé.

   En fonction de votre situation, si l’avantage ou l’allocation est accordé à votre employé travaillant dans un lieu de travail éloigné, le montant peut être exclu du revenu de votre employé selon la Loi de l’impôt sur le revenu (LIR).

   1. Avantage ou allocation : Pension et logement

      Si vous fournissez pension et logement ou une allocation  (ne dépassant pas un montant raisonnable) à votre employé qui travaille dans un lieu de travail éloigné (étape 2) la valeur de la pension et logement ou de cette allocation peut être exclue de son revenu si toutes les conditions suivantes sont remplies :

      • La pension et logement ou l’allocation (ne dépassant pas un montant raisonnable) est fourni pour une période d’au moins 36 heures et l’une des conditions suivantes s’applique :
        • Votre employé devait s’absenter de son lieu principal de résidence en raison de ses fonctions d’emploi
        • Votre employé devait se trouver au lieu de travail éloigné
      • Il ne serait pas raisonnable de s’attendre à ce que votre employé établisse et entretienne un établissement domestique autonome (EDA)  because of the remoteness of the location and the distance from any established community.
      • Vous n’avez pas fourni d’EDA à votre employé.

       

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      •  Si toutes les conditions ci-dessus ne sont pas remplies, l’avantage ou l’allocation pour pension et logement doit être inclus dans le revenu de votre employé.

         Passez à : Étape 4 – Calculez la valeur de l'avantage.

      •  Si toutes les conditions ci-dessus sont remplies, l’avantage ou l’allocation pour pension et logement est exclu du revenu de votre employé.

         Si vous avez également fourni un avantage ou une allocation pour le transport à votre employé, passez à : Étape 3b – Avantage ou allocation de transport que vous fournissez à votre employé.

   2. Avantage ou allocation : Transport

      Si vous fournissez un transport ou une allocation (ne dépassant pas un montant raisonnable) à votre employé qui travaille dans un lieu de travail éloigné (étape 2), l’avantage ou l’allocation peut être exclu de son revenu si toutes les conditions suivantes sont remplies :

      • Les fonctions de votre employé l’obligent à s’absenter de son lieu principal de résidence ou demeurer dans un lieu de travail éloigné pendant une période d’au moins 36 heures.
      • Le transport a été fourni pendant une période durant laquelle vous (ou un tiers) avez fourni pension et logement ou une allocation raisonnable pour pension et logement à votre employé.
      • Le transport doit être effectué entre l’un des lieux suivants :

        • Lieu de travail éloigné au Canada

          Entre le lieu de travail éloigné au Canada et tout lieu au Canada

        • Lieu de travail éloigné à l’extérieur du Canada

          Entre le lieu de travail éloigné à l’extérieur du Canada et tout lieu au Canada ou tout lieu dans le pays d’emploi de votre employé

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      •  Si toutes les conditions ci-dessus ne sont pas remplies, l’avantage ou l’allocation doit être inclus dans le revenu de votre employé.

         Passez à : Étape 4 – Calculez la valeur de l'avantage.

      •  Si toutes les conditions ci-dessus sont remplies, l’avantage ou l’allocation est exclu du revenu de votre employé.

         Vous n’avez aucun calcul à effectuer.

         Ne remplissez pas le formulaire TD4, Déclaration d’exemption – Emploi sur un chantier particulier, car ce formulaire est utilisé seulement pour les employés qui travaillent dans un chantier particulier.

         Ne passez pas à l’étape suivante.

4. Calculez la valeur de l’avantage

   Si l’avantage est imposable, la valeur de l’avantage est égale à :

   Pension et logement

   • JVM  de pension et logement, y compris toute TPS/TVH et TVP
   • minus Tout montant que votre employé vous a remboursé
   • equals Valeur de l’avantage pour pension et logement à inclure dans le feuillet T4 à l’aide du code 30 et de la case 14 (ou du code 028 dans le feuillet T4A si vous n’êtes pas l’employeur de l’employé)

   Transport

   • Valeur du transport, y compris toute TPS/TVH et TVP
   • minus Tout montant que votre employé vous a remboursé
   • equals Valeur de l’avantage pour le transport à inclure dans le feuillet T4 à l’aide du code 40 et de la case 14 (ou du code 028 dans le feuillet T4A si vous n’êtes pas l’employeur de l’employé)

   Si vous fournissez une allocation imposable, la valeur de l’avantage correspond au montant de l’allocation.

   Les montants doivent être inclus dans la période de paie au cours de laquelle ils ont été reçus ou utilisés.

5. Effectuez les retenues sur la paie et versez la TPS/TVH

   Les exigences en matière de retenues et de versements dépendent du type de rémunération : en espèces , autres qu'en espèces , ou quasi-espèces .

   Si l'avantage est imposable, vous devez retenir les déductions suivantes :

   • Autres qu'en espèces ou quasi-espèces: Option 1

     Retenir :

     • Impôt sur le revenu
     • RPC
     • AE (ne pas retenir à moins que des gains en espèces aient également été versés durant la période de paie)

     Verser :

     • TPS/TVH dans certaines situations

   • En espèces: Option 2

     Retenir :

     • Impôt sur le revenu
     • RPC
     • AE

     Ne pas verser :

     • TPS/TVH (ne pas verser)

   Les montants doivent être inclus dans la période de paie au cours de laquelle ils ont été reçus ou utilisés.

    Apprenez la façon de calculer les retenues et la TPS/TVH à verser sur les avantages : Comment calculer – Calculer les retenues sur la paie et les cotisations

6. Déclarez l’avantage sur un feuillet

   Si l'avantage est imposable, vous devez inscrire les montants suivants dans le feuillet T4 ou T4A :

   • Feuillet T4 – Employeur

     • Autres qu'en espèces: Option 1

       • Case 14 - Revenus d’emploi
       • Case 26 - Gains ouvrant droit à pension du RPC/RRQ
       • Code 30 - Pension et logement
       • Code 40 - Autres allocations et avantages imposables, y compris le transport

     • En espèces: Option 2

       • Case 14 - Revenus d’emploi
       • Case 24 - Gains assurables d’AE
       • Case 26 - Gains ouvrant droit à pension du RPC/RRQ
       • Code 30 - Pension et logement
       • Code 40 - Autres allocations et avantages imposables, y compris le transport

   • Feuillet T4A – Payeur

     • Code 028 - Autres revenus, montant total de pension et logement et du transport

    Apprenez la façon de déclarer l'avantage dans un feuillet : Remplir les feuillets et les sommaires – Produire les déclarations de renseignements de retenues sur la paie (feuillets et sommaires)

Références

Lois