Conséquences du non-respect des obligations liées aux retenues sur la paie

Si vous ne respectez pas vos obligations liées aux retenues sur la paie, vous pourriez subir des conséquences.

Vos obligations et les exigences liées aux retenues sur la paie :

Obtenir le numéro d’assurance sociale d’un employé

Comme employeur, vous devez demander à vos employés de vous fournir leur numéro d’assurance sociale (NAS) dans les trois premiers jours de leur embauche. Si un employé ne vous a pas fourni son NAS, vous devez pouvoir démontrer que vous avez fait un effort raisonnable pour l’obtenir.

Si vous n’avez pas fait d’effort raisonnable pour obtenir le NAS d’un employé, vous pourriez devoir payer une pénalité de 100 $ pour chacun des NAS manquants.

Un employé occupant un emploi qui ouvre droit à pension ou qui est assurable doit vous fournir son NAS dans les trois premiers jours de son embauche. Une pénalité de 100 $ peut être imposée pour chacun des NAS manquants.

Selon la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social, un employé qui n’a pas de NAS lorsque vous l’embauchez doit en faire la demande et vous le fournir dans les trois jours où il le reçoit. Comme employeur, vous devez informer Service Canada dans les six jours de l’embauche de l’employé que ce dernier n’a pas de NAS. Si l’employé doit demander un NAS, dites-lui de s’adresser à un bureau de Service Canada.

Fournir le Relevé d’emploi

Si vous cessez de rémunérer un employé, vous devez, pour les besoins de l’assurance-emploi, produire un Relevé d’emploi (RE).

Si vous ne fournissez pas de Relevé d’emploi, vous pourriez être passible d’une amende maximale de 2 000 $ ou d’une peine d’emprisonnement pouvant aller jusqu’à six mois, ou les deux.

Respecter les obligations administratives

La législation fiscale prévoit diverses mesures visant à encourager le respect de la loi, notamment l’imposition de pénalités administratives aux tiers qui conseillent à d’autres personnes de produire leurs déclarations en fonction de données fausses ou trompeuses, ou qui acceptent, en connaissance de cause, de fausses données fournies par leurs clients à des fins fiscales.

Selon la situation, diverses pénalités prévues par la loi pourraient s’appliquer. Pour en savoir plus, consultez la circulaire d’information IC01-1, Pénalités administratives imposées à des tiers.

Verser les montants réputés être tenus en fiducie

En tant qu’employeur, vous êtes réputé détenir en fiducie tout montant retenu sur le revenu des employés et d’autres personnes pour : 

  • l’impôt sur le revenu;
  • les cotisations au Régime de pensions du Canada;
  • les cotisations à l’assurance-emploi.

Vous devez également inclure votre part des cotisations au Régime de pensions du Canada et à l’assurance-emploi lorsque vous versez des retenues à la source. Si vous ne le faites pas, nous calculerons le montant dû et exigerons le paiement immédiat du solde total, ainsi que les pénalités et les intérêts qui s’appliquent.

Si vous ne payez pas le solde dû, nous pouvons prendre les mesures légales suivantes au moment de l’envoi de l’avis de cotisation :

  • mettre une saisie-arrêt sur le salaire ou les autres sources de revenu;
  • saisir et vendre des biens;
  • utiliser tout autre moyen prescrit par tout règlement ou loi applicable.

Les mesures de saisie-arrêt nous permettent d’intercepter des fonds qui vous sont payables par un tiers, comme le salaire ou d’autres sources de revenu, ou par un ministère fédéral qui vous doit de l’argent.

Nous pouvons aussi inscrire un certificat devant la Cour fédérale du Canada pour des montants impayés. Une fois inscrit, le certificat a la même force exécutoire et incidence qu’un jugement obtenu en cour. Normalement, lorsque la dette est certifiée, vous en serez informé par la poste. Si vous ne payez toujours pas le montant, nous pouvons obtenir un bref ou extrait de jugement pour faire saisir vos biens ou votre propriété par l’entremise du shérif, qui devra en faire la publication avant de les vendre.

Pour en savoir plus, consultez les sections « Fonds en fiducie » et « Mesures légales pour percevoir les montants dus » de la circulaire d’information IC98-1R7, Politiques de recouvrement de l’impôt ou consultez Renseignements sur la fiducie réputée.

Tenir ou fournir des registres appropriés

Lorsqu’une personne ne tient pas les registres exigés, le ministre peut, selon le paragraphe 230(3) de la Loi de l’impôt sur le revenu, lui indiquer quels registres doivent être tenus. Si l’Agence du revenu du Canada (ARC) estime que les registres sont insuffisants, elle exigera habituellement qu’un accord écrit soit conclu, indiquant que les registres doivent être tenus de la façon exigée. Après un délai raisonnable (habituellement, au moins un mois), l’ARC fera un suivi de la demande, par écrit ou en personne, pour s’assurer que la personne s’y est conformée.

Si la personne ne respecte pas les exigences dans le délai prévu, l’ARC lui enverra une demande péremptoire décrivant les renseignements à inscrire dans les registres et expliquant les conséquences juridiques et les pénalités auxquelles elle s’expose.

Selon l’article 231.2 de la Loi de l’impôt sur le revenu, le ministre peut exiger qu’une personne qui n’a pas donné des renseignements ou des documents nécessaires, y compris des registres comptables, lui donne les renseignements ou documents demandés.

Si une personne ne tient pas les registres suffisants ou ne fournit pas les renseignements ou les documents exigés selon l’article 231.2, l’ARC peut intenter une poursuite à son égard. Sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire, en plus de devoir payer toute pénalité exigible, cette personne est passible d’une peine d’emprisonnement ou d’une amende d’au moins 1 000 $, à laquelle peut s’ajouter une peine d’emprisonnement.

Selon l’article 231.7 de la Loi de l’impôt sur le revenu, le ministre peut demander à la cour d’émettre une ordonnance selon laquelle le juge ordonnerait à la personne de donner l’accès, l’aide, les renseignements ou les documents que le ministre cherche à obtenir en application des articles 231.1 ou 231.2. Si la personne omet ou refuse de se conformer à une telle ordonnance, elle peut être reconnue coupable d’outrage au tribunal et soumise aux procédures et sanctions prévues par le tribunal.

Si votre entreprise fait l’objet d’une vérification et que vous ne pouvez pas nous fournir les renseignements ou documents demandés, nous pourrions calculer le montant dû d’après les renseignements que nous avons, ce qui pourrait ne pas être à votre avantage.

Pour en savoir plus, consultez : 

Honorer un paiement

Si votre institution financière refuse de compenser un versement (y compris en raison d’un arrêt de paiement), l’ARC vous imposera des frais.

Responsabilité des administrateurs

Lorsqu’une société (y compris une société à but lucratif ou à but non lucratif) omet de faire des retenues ou de verser les montants retenus en fiducie au receveur général (Régime de pensions du Canada, assurance-emploi et impôt sur le revenu), les administrateurs de la société en fonction à cette date seront tenus solidairement responsables, avec la société, du paiement de ces sommes. Le montant dû comprend les intérêts et les pénalités.

Cependant, les administrateurs ne seront pas tenus personnellement responsables s’ils prennent des mesures concrètes pour veiller à ce que la société fasse les retenues ou les versements nécessaires. Pour en savoir plus, lisez :

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