Déclaration de renseignements T4A

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Méthodes de production électronique

Après avoir produit

Dans tous les cas, vous devez produire votre déclaration de renseignements T4A au plus tard le dernier jour de février de l'année qui suit l'année civile visée par la déclaration. Si le dernier jour de février est un samedi, un dimanche ou un jour férié reconnu par l'ARC, vous avez jusqu'au prochain jour ouvrable suivant pour produire la déclaration.

Nous pourrons vous imposer une pénalité si vous produisez votre déclaration en retard.

Si vous avez plus d'un compte de retenues sur la paie, vous devrez produire une déclaration de renseignements distincte pour chaque compte.

Si vous avez payé en trop, envoyez-nous une lettre expliquant la raison du paiement en trop et comment vous voulez qu'on l'applique. Si vous devez un montant, envoyer le numéro de compte et l'année d'imposition avec votre paiement.

Service externe de paie qui produit des déclarations Même si vous faites appel à un service externe de paie, vous êtes responsable de l'exactitude des renseignements donnés et de tout solde dû et de produire votre déclaration à temps.

Succursales qui soumettent des déclarations Si une de vos succursales nous envoie des retenues d'impôt sur le revenu pour un compte qu'elle seule utilise, vous devez produire une déclaration de renseignements distincte (Sommaire et feuillets correspondants) pour cette succursale.

Méthodes de production électronique

Les services de production par internet seront accessibles à compter du 11 janvier 2021.

Si vous produisez plus de 50 déclarations de renseignements (feuillets) pour une année civile, vous devez produire la déclaration de renseignements par Internet.

Si vous utilisez un logiciel de paie commercial ou un logiciel maison pour gérer votre entreprise, vous pouvez produire jusqu'à 150 Mo par Transfert de fichiers par Internet. Par exemple, un service de paie peut produire plusieurs déclarations en une seule transmission pourvu que le fichier total ne dépasse pas 150 Mo.

Remarque

Si votre fichier contient plus de 150 Mo, vous pouvez comprimer votre déclaration ou vous pouvez le diviser afin que chaque soumission ne dépasse pas 150 Mo.

Production par Internet

Formulaires Web

Notre service Formulaires Web est gratuit et sécurisé. Pour l’utiliser, il vous suffit d’avoir un accès Internet. Grâce à ce service, il vous sera facile de remplir une déclaration de renseignements en suivant les instructions étape par étape.

Le service Formulaires Web vous permet de faire ce qui suit :

  • produire jusqu’à 100 feuillets originaux, supplémentaires, modifiés ou annulés directement à partir de notre site Web;
  • calculer les totaux du sommaire;
  • créer une déclaration de renseignements électronique contenant des feuillets et un sommaire, que vous pourrez sauvegarder et importer plus tard;
  • imprimer tous vos feuillets et votre sommaire;
  • valider les données en temps réel.

Une fois que vous aurez produit votre déclaration de renseignements, nous vous enverrons un numéro de confirmation comme preuve de réception.

Pour utiliser le service Formulaires Web, vous aurez besoin d’un code d’accès Web. Si vous n’en avez pas, vous pouvez en obtenir un facilement en ligne ou en nous appelant. Pour en savoir plus, lisez Code d’accès Web.

Pour commencer à utiliser le service Formulaires Web ou pour en savoir plus à son sujet, consultez Formulaires Web.

Transfert de fichiers par Internet

Cette méthode vous permet de nous transmettre une déclaration originale ou modifiée contenant un maximum de 150 Mo. Tout ce qu'il vous faut c'est un navigateur Web pour vous connecter à l'Internet. Vous pourrez alors, au moyen de votre logiciel, créer, imprimer et sauvegarder votre déclaration de renseignements que vous produirez en format XML. Pour en savoir plus au sujet de cette méthode, communiquez avec votre concepteur de logiciel ou consultez Produire les déclarations de renseignements par voie électronique (T4/T5 et autres genres de déclarations).

Code d'accès Web

Pour produire une déclaration au moyen des services Transfert de fichiers par Internet ou Formulaires Web, vous devez avoir un code d’accès Web (CAW), à moins que vous n’utilisiez les services Mon dossier d’entreprise ou Représenter un client. Pour en savoir plus sur les services Mon dossier d’entreprise et Représenter un client, consultez Produire une déclaration sans code d’accès Web. Si vous n'avez pas reçu votre CAW ou l'avez égaré, allez à Code d'accès Web en direct. Si vous ne pouvez pas obtenir votre CAW en direct ou désirez le changer, veuillez contacter notre bureau d’aide des services électroniques au 1-800-959-7775.

Remarque

Pour produire le fichier, les services externes de paie utilisent leur propre numéro de compte de retenue sur la paie et code d'accès Web et non celui de chacune des déclarations de renseignements T4A incluses dans la transmission.

Produire une déclaration sans code d'accès Web

Pour vous inscrire en tant que propriétaire d’entreprise, allez à Représenter un client et faites ce qui suit :

  • Sélectionnez « S’inscrire à l’ARC » et créez un ID utilisateur et un mot de passe de l’ARC. Vous pouvez aussi sélectionner
  • « Partenaire de connexion Ouverture de session/Inscription» et utiliser les mêmes données d’ouverture de session que celles que vous utilisez pour d’autres services en ligne, telle que les services bancaires en ligne.
  • Pour vous inscrire, vous devrez fournir les deux renseignements suivants :
    • votre code d’accès indiqué sur votre avis de cotisation;
    • votre code postal ou code ZIP.
  • Inscrivez-vous en tant que propriétaire d’entreprise (à l’aide de votre NE) à titre personnel à ce service afin d’obtenir un identificateur du représentant (ID Rep) ou créez un groupe de représentants afin d’obtenir un identificateur de groupe (ID Groupe).
  • Obtenez l’autorisation d’accéder en ligne au compte d'épargne libre d'impôt (CELI) de l’une des façons suivantes :
    • en utilisant le service « Demande d’autorisation » à Représenter un client;
    • en donnant votre NE, votre ID Rep ou votre ID Groupe à des entreprises ou à votre employeur afin qu’ils puissent vous donner l’autorisation au moyen du service « Autoriser ou gérer les représentants » à Mon dossier d’entreprise.

Remarque 

Si l’entreprise vous donne un accès en ligne dans Mon dossier d’entreprise, vous aurez immédiatement accès au compte d’entreprise en ligne.
Une fois inscrit en tant que propriétaire d’entreprise ou enregistré et autorisé en tant que représentant, employé ou groupe d’employés, vous pourrez produire ou modifier vos feuillets T4 sans code d’accès Web.

Production sur papier

Si vous produisez de 1 à 50 feuillets de renseignement T4A, nous vous encourageons fortement à utiliser les services le Transfert de fichiers par Internet ou les Formulaires Web. Nous expliquons ces services à Produire les déclarations de renseignements par voie électronique (T4/T5 et autres genres de déclarations). Cependant, vous pouvez produire jusqu'à 50 feuillets T4A sur papier.

Si vous voulez produire votre déclaration sur papier, envoyez-la par la poste au Centre fiscal de Jonquière.

Remplissez une copie du feuillet T4A pour chacun de vos employés et faites-les nous parvenir avec votre T4A Sommaire. Inscrivez les renseignements pour deux employés distincts par feuille. Vous devez conserver une copie des feuillets T4A et du T4A Sommaire pour vos dossiers.

Après avoir produit

Lorsque nous recevons votre déclaration de renseignements, nous la vérifions pour voir si vous l'avez remplie correctement. Après une première vérification, nous acheminons votre déclaration à notre système de traitement qui saisit les renseignements et qui procède à divers contrôles de validité et de concordance. En cas d'incohérences, nous pourrions communiquer avec vous.

Si vous constatez que vous avez commis une erreur sur un feuillet T4A après avoir produit votre déclaration de renseignements, vous devez soumettre un feuillet modifié pour corriger l’information. Un feuillet annulé est considéré comme un feuillet modifié.

Remarque

Vous n’avez pas à produire un feuillet T4A modifié si la seule modification est à l’adresse du bénéficiaire.

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