Renseignements pour les payeurs du T1204

Que devez-vous déclarer sur la déclaration de renseignements T1204

Les ministères et organismes fédéraux ainsi que les sociétés d'État sont tenus de fournir un T1204, Paiements contractuels de services du gouvernement, pour tous les contrats de service dont les coûts annuels dépassent 500 $. Ils doivent également remplir une déclaration de renseignements T1204.

Les sous-traitants doivent fournir des renseignements d'identification appropriés lorsqu'ils concluent des contrats avec les ministères et organismes fédéraux et les sociétés d'État.

Le bénéficiaire peut-être un particulier, une société de personnes, une petite entreprise ou une société qui fournit des produits ou des services sous contrat.

Le lieu de résidence détermine quel feuillet de renseignements à remplir. Les paiements contractuels doivent être déclarés sur un feuillet T1204 si le bénéficiaire est un résident du Canada (pour des services rendus au Canada ou à l'extérieur). Utilisez le feuillet T4A-NR, État des honoraires, des commissions ou d'autres sommes payées à des non-résidents pour services rendus au Canada si le bénéficiaire est un non-résident du Canada (pour des services rendus au Canada).

Comment remplir le feuillet T1204

Conseils pour remplir les feuillets

  • Déclarez tous les montants en dollars canadiens et en cents.
  • Déclarez les montants en dollars canadiens, même s'ils ont été payés en devises étrangères.
  • N'indiquez pas de montants négatifs sur les feuillets. Pour apporter des changements à une année passée, allez à Modifier une déclaration.
  • Si vous ne devez pas inscrire un montant dans une case, laissez cette case vide.

Il est de votre responsabilité de maintenir à jour les renseignements d'identification sur les services pour les paiements contractuels. Pour passer des contrats avec les ministères, les organismes et les sociétés d'État, il est obligatoire de fournir tous les renseignements d'identification requis pour les contrats de service avec le gouvernement fédéral.

Cases d'identification et prénumérotés

Case 23 – Genre de bénéficiaire

Le bénéficiaire (sous-traitant) peut être un particulier, une petite entreprise, une société ou une société de personnes. Inscrivez à cette case le type de bénéficiaire suivant :

  • 1, pour un propriétaire unique (RT)
  • 3, pour une société (RC)
  • 4, pour une société de personnes
Case 82 – Paiements pour services seulement

Déclarez tous les paiements (les remboursements y compris) que vous avez versés pour des services qui s'élèvent à 500 $ et plus dans l'année. N'inscrivez pas les paiements pour les biens et n'incluez pas la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (TPS/TVH), ni la taxe de vente provinciale/territoriale.

Les montants déclarés dans cette case ne sont pas inclus dans la case 84.

Case 84 – Paiements composés de services et de biens

Déclarez tous les paiements liés à la fourniture de services et de biens composés (y compris les remboursements), lorsque cette fourniture comprend une part de service, et ce, peu importe si les biens ont été achetés au comptant ou loués. N'incluez pas la TPS/TVH, ni la taxe de vente provinciale/territoriale.

Les paiements suivants ne doivent pas être déclarés :

  • Location ou contrat de bail d'espace de bureau et d'équipement de bureau.
  • Achats directs faits à l'aide d'une carte d'acquisition.
  • Achats directs faits sous un ordre d'achat local.
  • Les paiements de services publics.
Case 12 – Numéro d'assurance sociale du propriétaire unique

Si le bénéficiaire est une entité non incorporée, inscrivez son numéro d'assurance sociale (NAS).

Case 61 – Numéro de compte d'entreprise du bénéficiaire

Si le bénéficiaire est une entité incorporée, inscrivez son numéro d'entreprise (NE) qu'il utilise normalement lorsqu'il fait sa propre déclaration de revenu.

Case 86 – Numéro de compte de la société de personnes

Inscrivez le NE ou le numéro de TPS/TVH de la société de personnes ainsi que le numéro d'identification du déclarant de la société de personnes s'il a été fourni par le sous-traitant.

Nom et adresse de l'entreprise du bénéficiaire

Indiquez le nom sous lequel le bénéficiaire effectue ses opérations (le nom tel qui apparaît sur les factures, ou le nom qui apparaît sur les chèques que le payeur a signés au profit du sous-traitant). Ce nom doit être associé avec le NAS ou le NE. Si le bénéficiaire est propriétaire unique, indiquez aussi son nom de famille, prénom, et initiales.

Comment remplir le T1204 sommaire

Utilisez le sommaire pour déclarer le total de tous les montants que vous avez inscrits sur les feuillets T1204 correspondants.

Instructions détaillées pour le T1204 Sommaire

Année

Inscrivez l'année civile pour laquelle vous produisez la déclaration.

Numéro de compte du payeur

Inscrivez votre numéro de compte du payeur (par exemple : 123456789RP1234), tel qu'indiqué sur le formulaire PD7A, Relevé de compte de retenues à la source courantes.

Nom et adresse du payeur

Inscrivez le nom du ministère ou l'organisme fédéral, ou de la société d'État. Sous ce nom, inscrivez l'adresse postale, y compris la province ou le territoire, le code postal et le pays.

Case 88 – Nombre total de feuillets T1204 produits

Inscrivez le nombre total de feuillets T1204 que vous produisez. Assurez-vous que ce total corresponde avec les totaux que vous avez déclarés, car des erreurs ou des omissions peuvent causer des retards dans le traitement de la déclaration.

Case 82 – Total des paiements pour services seulement

Inscrivez le total des montants de paiements de services indiqués sur les feuillets T1204.

Case 84 – Total des paiements composés de services et de biens

Inscrivez le total des montants de paiements composés de services et de biens indiqués sur les feuillets T1204.

Comment produire la déclaration de renseignement T1204

Une déclaration de renseignements T1204 comprend des feuillets T1204 et le sommaire T1204 correspondant.

Comment produire

Si vous produisez plus de 50 déclarations de renseignements (feuillets) pour une année civile, vous devez produire la déclaration de renseignements par Internet. Pour en savoir plus, voir Produire les déclarations de renseignements par voie électronique (T4/T5 et autres genres de déclarations).

Annuler ou modifier des feuillets

Si vous devez annuler un feuillet après avoir produit votre déclaration, lisez Modifier une déclaration.

Remplacer des feuillets

Si vous remplissez un feuillet T1204 pour remplacer une copie papier perdue ou détruite, ne nous envoyez pas de copie. Indiquez clairement sur chaque feuillet qu'il s'agit d'un « DUPLICAT » et gardez les copies dans vos dossiers.

Quand produire

Vous devez produire votre déclaration de renseignements T1204 au plus tard le 31 mars de l'année civile suivante visée par votre déclaration. Si le 31 mars est un samedi, un dimanche ou un jour férié reconnu par l'ARC, nous considérons la déclaration comme produite à temps, si elle nous est envoyée le premier jour ouvrable suivant.

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