Préparation des déclarations de revenus : avant, pendant et après

Remarque importante

Les renseignements des particuliers doivent être gardés en sécurité et demeurer confidentiels en tout temps.

  • N'utilisez et ne divulguez aucun des renseignements obtenus des particuliers pour d'autres fins que la préparation de leur déclaration.
  • Traitez les renseignements des particuliers de façon sûre et gardez les documents dans un tiroir ou un classeur fermé à clé. Ne laissez jamais les renseignements sur un particulier sans surveillance.
  • Si vous constatez une infraction à la sécurité de n'importe quel type, comme des données perdues, volées ou compromises, communiquez immédiatement avec votre organisme communautaire et votre coordonnateur de l'Agence.

Avant de préparer des déclarations de revenus

Le processus de préparation des déclarations de revenus comporte de nombreuses étapes. Pour vous assurer d’être bien prêts à remplir des déclarations, nous vous recommandons de suivre les lignes directrices suivantes.



Rappels à propos de l’inscription

Avant de commencer à préparer des déclarations de revenus, vous devrez vous affilier à un organisme participant au Programme communautaire des bénévoles en matière d’impôt (PCBMI) et vous inscrire :

  • en tant que bénévole du PCBMI (inscription annuelle);

  • à la transmission électronique des déclarations (TED), ce qui vous permettra de transmettre des déclarations de revenus par voie électronique (inscription initiale et renouvellement annuel);

  • pour obtenir votre ID Rep (inscription unique et seulement nécessaire si vous utilisez le service Préremplir ma déclaration).

Vous devrez également fournir une vérification de dossier de police valide à votre organisme si vous prévoyez utiliser le service Préremplir ma déclaration.

Remarque

Si vous ne prévoyez pas transmettre de déclarations par voie électronique, mais que vous avez accès aux renseignements des particuliers, vous aurez également besoin d’une vérification de dossier de police valide.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la page S’inscrire comme bénévole.

Matériel et logistique

Vérifiez auprès de l’organisme pour confirmer la disponibilité du matériel et connaître la logistique du comptoir.

Matériel recommandé :

  • Ordinateur de bureau ou ordinateur portatif;
  • Formulaires TIS60 (obligatoire) et demande d’autorisation – Page de signature (si vous utilisez le service Préremplir ma déclaration);
  • Clé d’activation d’ImpôtExpert;
  • Numéro de la TED et mot de passe;
  • Connexion Internet.

Matériel utile :

  • Imprimante et clé USB;
  • Stylos, crayons, papier, bloc-notes, papillons adhésifs, calculatrice, agrafeuse et arrache-agrafes;
  • Formulaires, comme la demande de redressement T1 (formulaire T1-ADJ), la demande de changement d’adresse (formulaire RC325), le certificat pour le crédit d’impôt pour personnes handicapées (formulaire T2201);
  • Guide d’impôt et de prestations fédéral, enveloppes pré-adressées aux centres fiscaux et formulaires d’inscription au dépôt direct.

Remarque

La plupart des formulaires fréquemment utilisés par les bénévoles du PCBMI sont disponibles et peuvent être imprimés directement à partir de la page Ressources, sous l’onglet Formulaires importants. Vous pouvez également imprimer ou commander des formulaires à partir de la page Commander des formulaires et des publications, en appelant la ligne d'aide téléphonique réservée aux bénévoles ou en communiquant avec votre coordonnateur de l’Agence.

Logistique :

  • Heure d’arrivée (avant le début de votre quart de travail);
  • Durée des rendez-vous (combien de temps est prévu pour chaque rendez-vous).

Remarque

Nous vous recommandons d’arriver au moins 30 minutes avant le début de votre quart de travail, afin d’avoir suffisamment de temps pour aménager votre poste de travail. Vérifiez auprès des responsables de l’organisme s’ils peuvent vous accorder du temps pour vous préparer avant l’ouverture du comptoir.

Configurer ImpôtExpert

Une nouvelle version du logiciel ImpôtExpert pour le PCBMI est lancée chaque année. Si vous avez l’intention de télécharger le logiciel sur votre ordinateur portatif personnel afin de l’utiliser aux comptoirs du PCBMI, votre organisme ou votre coordonnateur de l’Agence vous enverra un courriel contenant le lien requis pour télécharger le logiciel ImpôtExpert pour le PCBMI, ainsi qu’une clé d’activation. Dans les cas où l’organisme fournit l’ordinateur ou l’ordinateur portatif, il est probable qu’il installe et active le logiciel pour vous.

Il est aussi possible de télécharger les versions des années antérieures du logiciel ImpôtExpert pour le PCBMI et d’obtenir les clés d’activation applicables. Si vous avez besoin de la version d’ImpôtExpert pour le PCBMI d’une année d’imposition antérieure, communiquez avec votre organisme ou un coordonnateur de l’Agence.

Téléchargez toujours les mises à jour d’ImpôtExpert afin de vous assurer que vous utilisez la version la plus récente disponible. Nous vous recommandons de configurer votre logiciel de sorte qu’il repère automatiquement les mises à jour.

Remarque importante

Afin de s’assurer que les renseignements sur les contribuables sont protégés et d’éviter des problèmes de système avec le logiciel ImpôtExpert du PCBMI , les ordinateurs de bureau ou les ordinateurs portatifs doivent être mis à niveau au système d’exploitation Windows 10. Les systèmes d’exploitation Macintosh (Apple) ne sont pas compatibles avec le logiciel ImpôtExpert du PCBMI . Pour obtenir de plus amples renseignements sur les exigences du système, consultez Aperçu du logiciel ImpôtExpert pour le PCBMI.

Version texte

Page de démarrage d’ImpôtExpert 2018

Fenêtre contextuelle ouverte pour la mise à jour d’ImpôtExpert 2018

Montage de TED-ImpôtNet dans les paramètres

Si vous travaillez sur un ordinateur qui est également utilisé par d’autres bénévoles du même organisme, n’oubliez pas d’accéder à Montage de TED-ImpôtNet pour vous assurer que votre numéro de la TED et votre mot de passe sont saisis correctement avant de remplir les déclarations.

Remarque

Comme nouveauté cette année, votre organisme recevra un Numéro d’identification de l’organisme pour le PCBMI (NIOP) dans la lettre d’approbation de son inscription.

Le NIOP est un numéro d’identification unique et permanent à huit chiffres. Votre organisme conservera ce numéro d’une année à l’autre, même s’il y a une pause dans sa participation au PCBMI.

Votre organisme doit partager le NIOP aux bénévoles et veiller à ce qu’il soit entré dans le champ approprié du logiciel de préparation de déclarations de revenus fourni par le PCBMI.

  • Si le NIOP n’est pas entré, le logiciel de préparation de déclarations fourni par le PCBMI demande à l’utilisateur de l’entrer avant la transmission.
  • Si vous n’avez pas de NIOP, vous pouvez sélectionner Non et procéder comme d’habitude.
  • Le fait de ne pas entrer le NIOP ne vous empêchera pas de préparer et de transmettre une déclaration de revenus. Toutefois, cette déclaration ne sera pas comprise dans le nombre total de déclarations produites par votre organisme s’il demande la subvention du PCBMI.

Pour plus de renseignements, consultez Numéro d’identification de l’organisateur du comptoir d’impôts gratuit.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la façon d’entrer votre numéro de la TED, votre mot de passe et les renseignements du NIOP, consultez Montage de TEDImpôtNet.

Préparer des déclarations de revenus

La mise en place d’un processus cohérent peut vous aider à préparer les déclarations de revenus de façon plus efficace.

La section suivante vous donnera un aperçu des étapes nécessaires pour remplir une déclaration de revenus, ainsi que des suggestions et des conseils qui pourraient vous aider à peaufiner votre propre méthode de travail.



Examen préalable pour confirmer l'admissibilité

L'examen préalable des renseignements du particulier pour déterminer s'il satisfait aux critères d'admissibilité du PCBMI peut être effectué par un bénévole dont le rôle précis est l'examen préalable ou par un préparateur de déclarations de revenus bénévole. Si vous êtes responsable de l'examen préalable des renseignements des particuliers, consultez les critères d'admissibilité.

Remarque

Certaines personnes peuvent être admissibles au service Produire ma déclaration qui leur permet de produire leur déclaration de revenus et de prestations au moyen d’un service téléphonique automatisé en répondant à une série de brèves questions. Le service est uniquement offert aux personnes ayant reçu une lettre d’invitation par la poste au plus tard en février. La lettre d’invitation leur donnera tous les renseignements dont ils auront besoin pour utiliser le service automatisé.

Si, au cours du processus de l’examen préalable, un individu confirme avoir reçu une lettre d’invitation pour Produire ma déclaration, les bénévoles doivent vérifier s’il a communiqué avec l’ARC.

  • S’il n’a pas encore communiqué avec l’ARC, vous pourriez :
    • leur demander de le faire ; ou
    • lui offrir de remplir sa déclaration de revenus sur place ou virtuellement à l’aide du logiciel de préparation des impôts fourni
  • Si l’individu a communiqué avec l’ARC pour utiliser le service Produire ma déclaration:
    • Aucune autre mesure n’est requise au nom du bénévole

Pour plus de renseignements sur ce service automatisé, consultez Produire ma déclaration.

Valider l'identité du particulier

Rappel concernant les comptoirs virtuels du PCBMI

Des mesures temporaires sont en place pour vous aider dans cette démarche. Veuillez-vous référer à la Remarque importante : Comptoirs virtuels du PCBMI – Lignes directrices et ressources à l’intention des bénévoles.

Vous devez obtenir une preuve d'identité du particulier avant de remplir sa déclaration.

La preuve d'identité doit :

  • être valide;
  • être émise par le gouvernement;
  • inclure une photo.

Exemples de preuves d'identité valides :

  • pièce d'identité avec photo ou permis de conduire provincial ou territorial (ou l'équivalent à l'étranger);
  • passeport canadien ou étranger;
  • certificat de statut d'indien et carte d'identité;
  • carte d'identité militaire ou d'employé du gouvernement.

Remarque importante

Une procuration est un document juridique qui confère à une personne le pouvoir d’agir au nom d’une autre personne. La procuration peut être accordée pour agir au nom d’un particulier, spécifiquement pour les biens et les affaires financières, ou spécifiquement pour les décisions en matière de santé ou de soins personnels, ou pour les deux. Il est important de s’assurer que le particulier dispose de l’autorité appropriée avant de procéder. Si un particulier indique qu’il a une procuration pour agir au nom de quelqu’un, mais qu’il n’a pas les documents juridiques en main, communiquez avec la ligne d’aide téléphonique réservée aux bénévoles. Le particulier devra s’entretenir avec un agent des services téléphoniques et répondre à un certain nombre de questions de confidentialité. Si les critères de la vérification de confidentialité sont validés, l’agent sera en mesure de confirmer si la procuration figure dans les dossiers de l’Agence. Cliquez ici pour obtenir de plus amples renseignements sur une procuration.

Signer les formulaires d'autorisation (Section I du formulaire TIS60, Demande d'autorisation – Page de signature)

Rappel concernant les comptoirs virtuels du PCBMI

Des mesures temporaires sont en place pour vous aider dans cette démarche. Veuillez-vous référer à la Remarque importante : Comptoirs virtuels du PCBMI – Lignes directrices et ressources à l’intention des bénévoles.

Pour être autorisé à remplir la déclaration de revenus d’un particulier (sur papier ou par voie électronique), en tant que bénévole du PCBMI , vous devez demander au particulier de signer le formulaire TIS60, Programme communautaire des bénévoles en matière d’impôt – Autorisation du contribuable.

  • Voir l'image ci-dessous, suivie de l'étape 1 de 2 – Remplir le formulaire TIS60.

Si vous utilisez le service Préremplir ma déclaration pour remplir la déclaration, vous devez également demander au particulier de signer la Demande d’autorisation – page de signature.

Remarque

Si vous utilisez le service Préremplir ma déclaration, assurez-vous de lire le script avant de demander au particulier de signer la page de signature de la demande d'autorisation. Consultez l'onglet Formulaires importants sous Ressources pour obtenir une copie du script.

Pour savoir comment envoyer la Demande d’autorisation – page de signature, consultez les instructions écran par écran à la page Utilisation du service Préremplir ma déclaration pour produire une déclaration pour 2018, 2019 et 2020.

TIS60, Programme communautaire des bénévoles en matière d'impôt – Autorisation du contribuable

Section I

Version texte

Programme communautaire des bénévoles en matière d'impôt – Autorisation du contribuable

Protégé B

Section I – Autorisation

Partie A – La section Identification est vide

Partie B – La section Renonciation est vide

Étape 1 de 2 – Remplir le formulaire TIS60

Avant que vous puissiez commencer à préparer la déclaration de revenus, la section I – Autorisation doit être remplie et signée. En signant le formulaire TIS60, le particulier consent à ce qu'un bénévole du PCBMI remplisse sa déclaration de revenus. Un formulaire TIS60 doit être signé pour chaque déclaration préparée par un bénévole.

  • La Partie A – Identification sert à identifier le particulier.
  • En signant la Partie B – Renonciation, le particulier accepte que sa déclaration de revenus soit préparée par un bénévole. Le particulier dont les renseignements figurent à la Partie A doit signer la Partie B. La partie B peut être signée par un représentant légal, au nom du particulier, à condition qu’il ait l’autorisation de le faire. Vous trouverez de plus amples renseignements à ce sujet dans la Remarque importante relative à la procuration.

Remarque

La section II du formulaire TIS60 ne s’applique qu'à la transmission électronique des déclarations (TED), et les instructions pour remplir cette section (Étape 2 de 2, Remplir le formulaire TIS60) sont fournies plus loin dans cette rubrique.

Remarque

Le logiciel ImpôtExpert du PCBMI générera automatiquement le formulaire TIS60. Le formulaire est également disponible à l'onglet Formulaires importants sous Ressources.

Si vous ne pouvez pas imprimer les formulaires, vous pouvez obtenir des copies papier du formulaire TIS60 en communiquant avec votre coordonnateur de l’Agence ou en téléphonant à la ligne d’aide téléphonique réservée aux bénévoles.

Vérifier les renseignements sur les feuillets et les reçus

Assurez-vous que les renseignements sur les feuillets sont exacts (par exemple, le nom, le NAS et l'émetteur).

Confirmez que le particulier a en sa possession tous les feuillets de renseignements et les reçus nécessaires.

Voici des exemples de feuillets de renseignements et de reçus :

  • T4, T5, T5007, T4A et T4(OAS);

  • les reçus pour la garde d'enfants, les frais médicaux et les cotisations à un REER;

  • les reçus de dons de bienfaisance, y compris les dons effectués au cours de l'année en cours et les dons faits et non réclamés au cours des cinq dernières années;

  • les reçus de frais de scolarité, comme le T2202, le TL11A ou le TL11B.

Remarque

S'il manque un feuillet au particulier, il y a plusieurs façons d'essayer d'obtenir les renseignements. Vous pouvez utiliser le service Préremplir ma déclaration, téléphoner à la ligne d'aide téléphonique réservée aux bénévoles en composant le 1-866-398-3488, ou demander au particulier de communiquer avec son employeur ou payeur. Si un feuillet n'est pas disponible, vous pouvez utiliser des talons de paye ou des relevés pour estimer le revenu et les déductions manquants.

Si vous téléphonez à la ligne d'aide téléphonique réservée aux bénévoles pour obtenir les renseignements du particulier, ce dernier doit être présent. Le particulier devra s'entretenir avec un agent des services téléphoniques afin de répondre aux questions de confidentialité. Si les critères de la vérification de confidentialité sont validés, le particulier peut fournir à l’agent une autorisation verbale pour que vous puissiez parler en son nom. L'autorisation verbale n'est valide que pendant la durée de l'appel.

Remarque importante

Si vous savez ou soupçonnez que les renseignements que le particulier vous a remis sont inexacts ou comportent des omissions, cessez de lui fournir vos services.

Organiser les feuillets et les reçus

Il est recommandé d’organiser les feuillets en fonction des différentes sections de la Déclaration de revenus et de prestations, comme le revenu, les déductions et les crédits. Ensuite, classez les documents par type (par exemple, conservez tous les feuillets T4 ensemble). Vous suivrez ainsi la structure d'ImpôtExpert, ce qui peut faciliter l'entrée des feuillets.

Questions à poser au particulier

Même si votre organisme communautaire a peut-être déjà confirmé les renseignements avec le particulier lors de la planification du rendez-vous ou lors du processus d'examen préalable, il est recommandé de poser les questions suivantes :

  • Pour combien d'années d'imposition devez-vous préparer une déclaration de revenus? Pour quelles années?
  • Allons-nous préparer des déclarations pour d’autres membres de la famille, comme un époux ou un conjoint de fait?
  • Avez-vous des enfants ou d’autres personnes à charge? Si oui, combien?
  • Est-ce que vous, votre époux ou vos personnes à charge (s’il y a lieu) avez reçu l’approbation au sujet du T2201, Certificat pour le crédit d’impôt pour personnes handicapées?
  • À combien d'endroits avez-vous travaillé cette année?
  • Au cours de la dernière année, y a-t-il eu des changements à votre état civil, à votre adresse ou à vos personnes à votre charge (par exemple, changement de garde)?
  • Avez-vous reçu ou gagné des pourboires?

N'oubliez pas que cette liste de questions n'est pas exhaustive!

Remarque

Les revenus comme les pourboires, les gratifications ou les gains occasionnels peuvent figurer ou non sur un feuillet T4. S'ils n'y apparaissent pas, il incombe au particulier de vous fournir les montants.

Entrer les renseignements dans ImpôtExpert

Cliquez sur Créer un nouveau fichier fiscal et entrez tous les renseignements requis dans les différents champs de l’onglet Entrevue. Lisez attentivement chaque question afin de vous assurer que les renseignements exacts sont fournis.

Remarque

Nous vous recommandons fortement de lire la section Scénarios de clients les plus fréquents. Ces exemples vous aideront à vous familiariser avec les situations les plus fréquemment rencontrées lors de la préparation des déclarations de revenus à des comptoirs d’impôt gratuits. Chaque scénario comprend des instructions écran par écran pour vous guider dans l’utilisation du logiciel de préparation de déclarations de revenus. Selon vos besoins individuels et la clientèle assistée de votre organisme, il pourrait être avantageux pour vous de consulter plus d’un scénario.

Il est également recommandé de vous familiariser avec prestations et les crédits provinciaux et territoriaux pour votre région.

Identification

Entrez les renseignements d'identification du particulier, comme le nom, le numéro d'assurance sociale, la date de naissance, la province de résidence et l'état civil.

Adresse actuelle

Entrez l’adresse postale actuelle du contribuable. Si le particulier a déménagé depuis la dernière fois qu’il a produit une déclaration et qu’il n’en pas informé l’ARC, fournir l’adresse postale actuelle ici permettra de s’assurer que son dossier est à jour.

Questions de l'ARC

Remplissez tous les champs qui se trouvent sur la page Questions de l'ARC.

Si le particulier n'a jamais rempli de déclaration de revenus et que vous devez en remplir une pour plusieurs années d'imposition, sélectionnez Oui à la question Produisez-vous une déclaration de revenus et de prestations pour la toute première fois avec l'ARC? sur la déclaration de revenus la plus ancienne. Par exemple, si le particulier doit remplir une déclaration de revenus pour 2018, 2019 et 2020, assurez-vous de répondre Oui dans la déclaration de 2018 seulement. Pour les années subséquentes à 2018, vous devez sélectionner Non.

Si le particulier indique qu'il a vendu sa résidence principale au cours de l'année d'imposition, consultez la section Personnes déclarant la vente d'une résidence principale.

À la section Élections Canada, si vous répondez Oui à la question Avez-vous la citoyenneté canadienne?, une question supplémentaire s'affichera pour demander si le particulier autorise l'Agence à communiquer son nom, son adresse, sa date de naissance et ses renseignements sur la citoyenneté à Élections Canada. Si vous répondez Oui à cette question, cela permettra de mettre à jour le Registre national des électeurs (le Registre).

En fonction de la province de résidence du particulier le 31 décembre de l'année d'imposition, d'autres questions peuvent aussi être générées à la page Questions de l'ARC, ainsi que dans le menu de gauche.  Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Questions de l'ARC dans Questions de l'ARC.

Lorsque vous sélectionnez une réponse à la question J'accepte les modalités et je choisis de recevoir des avis par courriel de l'ARC, nous vous recommandons de toujours répondre Non.

Remarque

Si vous sélectionnez Oui, cela autorisera l'Agence à fournir toute la correspondance au particulier par voie électronique au moyen de Mon dossier, y compris son avis de cotisation. Les copies papier ne seront plus émises.

Transmission par voie électronique – TED

La première question figurant sur cette page est Utiliserez-vous le service Préremplir ma déclaration de l’ARC pour ce contribuable? Si vous répondez Oui, référez-vous aux instructions écran par écran de la section Utilisation du service Préremplir ma déclaration pour produire une déclaration pour 2018, 2019 et 2020. Une fois que vous avez terminé le processus du service Préremplir ma déclaration, vous devez suivre les étapes indiquées ci-dessous.

Remarque

L’utilisation du service Préremplir ma déclaration est optionnelle. Vous pouvez tout de même produire les déclarations par voie électronique sans utiliser ce service. Toutefois, l’Agence encourage l’utilisation du service Préremplir ma déclaration, puisqu’il contribue à assurer l’exactitude des déclarations de revenus et réduit la marge d’erreur.

En tant que bénévole du PCBMI, vous pouvez transmettre des déclarations de revenus par voie électronique (TED) à l'Agence pour les années d'imposition 2017, 2018, 2019 et 2020. Si vous remplissez une déclaration de revenus pour l'une ou l'autre de ces années, sélectionnez Oui à la question Utiliserez-vous la TED pour soumettre cette déclaration à l'ARC?

Pour remplir les déclarations des années antérieures avec le logiciel ImpôtExpert pour le PCBMI, vous devez installer la version applicable pour chaque année d'imposition pour laquelle vous préparez une déclaration. Si vous préparez des déclarations de revenus pour des années antérieures, sélectionnez Oui à la question Utiliserez-vous la TED pour produire une déclaration fédérale d'une année antérieure, aujourd'hui ou d'ici les deux prochains jours?

Même si vous ne pouvez pas transmettre les déclarations par voie électronique pour les années d'imposition précédant 2017, vous pouvez tout de même remplir et imprimer les déclarations à l'aide du logiciel ImpôtExpert pour le PCBMI. Vous pouvez remplir des déclarations de revenus pour aussi loin que les 10 dernières années. Pour obtenir des renseignements sur la façon d'imprimer une déclaration de revenus, consultez la section Fournir la déclaration de revenus et les formulaires.

Remarque

Lors de la préparation des déclarations pour des années antérieures, il est recommandé de commencer par l'année la plus ancienne et de poursuivre en ordre chronologique.

Montage de l’entrevue

Dans cette section, vous devez indiquer toute situation fiscale qui s’applique au particulier en cochant les cases applicables. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez la section Montage de l’entrevue.

Révision

Une fois que tous les renseignements du particulier ont été saisis et que vous avez atteint l’onglet Révision, assurez-vous de ce qui suit :

  • tous les renseignements personnels (par exemple, le nom et l'adresse) ont été entrés correctement et sont à jour;
  • les renseignements sur le conjoint et la personne à charge sont exacts, s’il y a lieu;
  • tous les feuillets de renseignements et les reçus ont été entrés correctement;
  • vous avez demandé les prestations et les crédits provinciaux applicables;
  • vous passez en revue tous les avertissements et les messages d'erreur d'ImpôtExpert;
  • vous informez le particulier de tout montant à payer et le renvoyez à la page Options de paiement pour les particuliers et les entreprises.

Remarque

Le cas échéant, assurez-vous qu'un profil a été ajouté pour chacune des personnes à charge admissibles du particulier, car cela pourrait avoir une incidence sur le calcul des prestations et des crédits auxquels il a droit. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Personnes ayant une personne à charge.

Remplir la section II du formulaire TIS60

Rappel concernant les comptoirs virtuels du PCBMI

Des mesures temporaires sont en place pour vous aider dans cette démarche. Veuillez-vous référer à la Remarque importante : Comptoirs virtuels du PCBMI – Lignes directrices et ressources à l’intention des bénévoles.

TIS60, Programme communautaire des bénévoles en matière d'impôt – Autorisation du contribuable

Section II

Version texte

TIS60, Programme communautaire des bénévoles en matière d'impôt – Autorisation du contribuable

Protégé B

Section II – Transmission électronique des déclarations (TED)

Partie C – Déclaration est vide

Partie D – Déclaration et autorisation est vide

Partie E – Identification du transmetteur électronique est vide

Partie F – Numéro de contrôle du document est vide

Étape 2 de 2 – Remplir le formulaire TIS60

Si la déclaration est transmise par voie électronique, le bénévole et le particulier doivent tous les deux remplir la Section II.

  • Partie C – Déclaration : Le bénévole doit inscrire les montants du revenu total et du revenu imposable, le total des crédits d’impôt non remboursables fédéraux et, s’il y a lieu, le remboursement ou le solde dû de la déclaration de revenus complétée.
  • Partie D – Déclaration et autorisation : En signant, le particulier reconnaît qu’il a révisé les renseignements fournis à la Partie A (Identification) et à la Partie C (Déclaration), et qu’ils sont exacts. La signature du particulier autorise également le bénévole à transmettre la déclaration de revenus par voie électronique. La partie D peut être signée par un représentant légal, au nom du particulier, à condition qu’il ait l’autorisation de le faire. Vous trouverez de plus amples renseignements à ce sujet dans la Remarque importante relative à la procuration.
  • Partie E – Identification du transmetteur électronique : Le bénévole doit inscrire son nom et son numéro de la TED.
  • Partie F – Numéro de contrôle du document : Un numéro est généré au moment de la transmission de la déclaration de revenus par la TED et il doit être inscrit par le bénévole.

Remarque

Le Numéro de contrôle du document est un numéro qui est attribué à la déclaration de revenus au moment de sa transmission et qui sert d’identifiant pour cette déclaration pendant qu’elle est traitée par l’ARC. Un Numéro de contrôle du document peut également être attribué à une déclaration de revenus lorsqu’elle est enregistrée pour la première fois. Il est important de rappeler que l’attribution d’un Numéro de contrôle du document ne signifie pas que la déclaration a été transmise avec succès à l’ARC. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les déclarations de la TED Acceptées, consultez la section Transmettre la déclaration de revenus par la TED.

N'oubliez pas

  • Remettez toujours au particulier le formulaire TIS60 rempli afin qu'il le conserve dans ses dossiers.

  • Ne lui dites pas de l'envoyer à l'Agence.

  • Ne gardez jamais une copie du formulaire TIS60 et ne l'envoyez jamais au coordonnateur de l'Agence.

Assurez-vous que le formulaire TIS60 a été signé par le particulier et que, si vous préparez des déclarations pour une famille, chaque membre de la famille pour lequel vous remplissez une déclaration de revenus a signé son propre formulaire.

Fournir la déclaration et les formulaires

L’ARC encourage la déclaration électronique; cependant, elle reconnaît également que vous pouvez avoir besoin de fournir des pages spécifiques ou une copie de la déclaration d’impôt à un individu. Vous pouvez soit les sauvegarder en format PDF, ou de les imprimer pour l’individu. Consultez la section Fournir la déclaration de revenus et les formulaires.

Si sauvegarder ou imprimer n'est pas une option, vous pouvez obtenir des copies papier du formulaire TIS60 en communiquant avec votre coordonnateur de l'Agence. Ce dernier peut aussi vous fournir une copie du formulaire T1260, Sommaire de la déclaration de revenus et de prestations, au lieu d'avoir recours au sommaire T1 imprimé.

Ces formulaires se trouvent également à l'onglet Formulaires importants sous Ressources.

Remarque importante

Si vous imprimez des déclarations de revenus ou d'autres documents contenant les renseignements du particulier à l'aide d'une imprimante partagée, assurez-vous de les ramasser rapidement. Ne les laissez pas à la vue des autres.

Certains photocopieurs, numériseurs et imprimantes peuvent conserver le contenu en mémoire.

  • Si vous utilisez une imprimante personnelle dotée de cette fonction, il est important que vous effaciez la mémoire régulièrement.
  • Si vous utilisez une imprimante partagée, votre organisme s'assurera que la mémoire est effacée régulièrement.
Transmettre la déclaration

La déclaration de chaque personne doit être transmise individuellement immédiatement après l’avoir terminée. Pour obtenir des instructions étape par étape sur la façon de transmettre la déclaration à l’aide du logiciel ImpôtExpert du PCBMI, consultez la section Transmettre la déclaration de revenus par la TED.

Remarque

  • La transmission est l’envoi de la déclaration de revenus.
  • Acceptée signifie que l’ARC a bien reçu la déclaration de revenus.

Une fois que la déclaration a été transmise, vérifiez le statut figurant dans le Rapport de TED fédérale.

  • Si le rapport indique le statut Échec (en rouge) :

Pour obtenir de plus amples renseignements sur le Rapport de TED fédérale du logiciel ImpôtExpert du PCBMI, consultez la section Transmettre la déclaration de revenus par la TED.

Remarque

Le service Web TED n’est disponible que pour la transmission des déclarations de l’année d’imposition en cours et des trois années d’imposition précédentes. Si vous produisez des déclarations pour des années postérieures à cette période, il faudra les imprimer. Le particulier devra les envoyer par la poste au centre fiscal approprié. Consultez Imprimer la déclaration de revenus et les formulaires.

Remarque importante

Idéalement, les déclarations devraient être transmises immédiatement après l’avoir terminée. Toutefois, cela n’est pas toujours possible dans certains cas, comme dans les comptoirs où l’Internet n’est pas disponible. Dans les cas où vous ne pouvez pas transmettre une déclaration immédiatement, assurez-vous de faire ce qui suit :

  • Toujours chiffrer les déclarations à l’aide du logiciel d’impôt et sauvegarder les fichiers sur une clé USB seulement.
  • Ne jamais sauvegarder une copie de la déclaration du particulier sur le disque dur de votre ordinateur. Consultez la section Sauvegarder une déclaration de revenus pour obtenir de plus amples renseignements sur le processus du logiciel ImpôtExpert du PCBMI.
  • Supprimer la déclaration sauvegardée au plus tard 48 heures après que la transmission a été acceptée par l’ARC. Pour vous assurer de supprimer les renseignements de façon appropriée, reportez-vous aux étapes fournies à la section Formater la clé USB pour effacer les données.
Vérifier les erreurs de la TED

Si vous recevez des messages d'erreur lors de la transmission de la déclaration de revenus, consultez le chapitre 2 du guide RC4018 Manuel des déclarants par voie électronique pour obtenir de plus amples renseignements.

Il explique comment les codes d’erreur sont établis, leur signification et comment y répondre.

Assurez-vous de corriger les renseignements conformément aux instructions figurant dans le manuel, avant de tenter de transmettre la déclaration de nouveau.

Si vous n'arrivez pas à trouver un code d'erreur dans le guide RC4018, ou si vous avez besoin d'aide supplémentaire pour résoudre un code d'erreur, communiquez avec le Soutien des bureaux d'aide de la TED de votre région. Vous trouverez également ces renseignements sous Ressources.

Remarque

Lorsque vous tentez de transmettre une déclaration après avoir corrigé une erreur, il est important de vous assurer que vous avez reçu soit le statut accepté (vert), soit le statut rejeté (rouge) dans le Rapport de TED fédérale généré par le logiciel ImpôtExpert du PCBMI avant de passer à la déclaration de revenus d’une autre personne.

Si le statut du Rapport de TED fédérale aux fins de retransmission est :

Déclarations papier

Voici quelques rappels si vous préparez des déclarations sur papier :

  • Additionnez tous les chiffres dans les cases pour les mêmes types de feuillets de revenus et entrez les totaux aux lignes applicables de la déclaration papier. Par exemple, additionnez les montants inscrits à la case 14 pour tous les feuillets T4 d’un particulier et inscrivez le total à la ligne 10100.
  • Assurez-vous que le particulier signe la déclaration, au bas de la page 8.
  • Entrez 1 dans la case 48700 de la déclaration papier, au bas de la page 8, pour indiquer qu’elle a été préparée par un bénévole. Ce champ est rempli automatiquement lorsque la déclaration est préparée à l’aide du logiciel ImpôtExpert du PCBMI .
  • Joignez l’ensemble des annexes, des feuillets de renseignements, des formulaires requis et des reçus dûment remplis.
  • Demandez au particulier d'envoyer sa déclaration papier par la poste au centre fiscal.
  • Rappelez au particulier de poster sa déclaration avant la date limite de production afin d’éviter des retards dans le traitement de ses paiements de prestations et les pénalités possibles pour production tardive.

Remarque

Si un particulier souhaite savoir quand il peut raisonnablement s’attendre à recevoir sa cotisation fiscale, vous pouvez vous reporter aux Normes de service à l’ARC pour obtenir les délais de traitement les plus récents.

Après la préparation des déclarations de revenus

Une fois que la déclaration de revenus a été préparée et transmise, les étapes suivantes vous aideront à vous assurer que la TED a réussi et que les renseignements du contribuable sont bien protégés.



Veiller à ce que la déclaration soit acceptée par l’Agence

Vérifiez que la déclaration a bien été transmise et acceptée. Même si le logiciel ImpôtExpert vous fournit un rapport indiquant que l’Agence a reçu la déclaration avec succès, vous devez vérifier que la transmission a été acceptée. Suivez les étapes ci-dessous :

  • Ouvrez une session dans votre compte de la TED.
  • Sélectionnez Transmission(s) acceptée(s).
  • Assurez-vous que la transmission a été acceptée en entrant la date de transmission et en sélectionnant Soumettre. Une liste des transmissions acceptées s’affiche avec la plus récente au tout début.

Si la transmission ne figure pas dans la liste des transmissions acceptées :

  1. Cliquez sur le bouton Sélectionnez une action pour revenir au menu principal de votre compte de la TED.

  2. Sélectionnez Correction(s) nécessaire(s) pour transmission(s) rejetée(s)

  3. Entrez la date de transmission, puis cliquez sur Soumettre.

  4. Sélectionnez le nom du fichier pour voir le fichier d’accusé de réception.

  5. Prenez note de tout code d’erreur ou code d’activité :

  6. Corrigez les erreurs dans la déclaration.

  7. Transmettez la déclaration corrigée.

  8. Vérifiez si cette transmission a été Acceptée.

Retourner tous les documents au particulier (incluant le TIS60)

Ne conservez aucun document du particulier (papier ou électronique). Cela comprend les formulaires TIS60 remplis ainsi que tous les calculs que vous avez faits ou toutes les notes que vous avez prises pendant que vous travailliez.

Effacer tous les renseignements de l’utilisateur du logiciel ImpôtExpert

Si l’ordinateur sur lequel vous travaillez est également utilisé par d’autres bénévoles de votre organisme, assurez-vous d’effacer tous vos renseignements d’utilisateur à la fin de votre quart de travail.

  • Sélectionnez Montage de TED-ImpôtNet dans les paramètres.
  • Cliquez sur Effacer la Partie A pour supprimer les renseignements de la Partie A – Informations d’identification.
  • Cliquez sur Sauvegarder.
Version texte

Écran Montage de TED-ImpôtNet

Bouton Effacer tout est encadré

Bouton Effacer la Partie A est encadré

Bouton Sauvegarder est encadré.

Lorsque vous sélectionnez Effacer la Partie A, les renseignements sur l’entreprise ou l’organisme demeureront dans la Partie B. Si vous devez supprimer tous les renseignements, y compris ceux de l’organisme, cliquez sur Effacer tout, puis sur Sauvegarder.

Formater la clé USB pour effacer les données

Si vous devez sauvegarder la déclaration, assurez-vous de formater votre clé USB dans les 48 heures suivant l’acceptation de la déclaration par l’Agence. Ainsi, toutes les données seront effacées. Pour formater votre clé USB, suivez les étapes ci-dessous :

1. Connectez la clé USB à votre ordinateur.

2. Cliquez sur l’icône Windows, effectuez une recherche et sélectionnez Ce PC.

Version texte

Écran d’ordinateur

Ce PC est encadré.

3. Dans la fenêtre affichée, trouvez le nom de la clé USB que vous souhaitez formater sous Périphériques et lecteurs.

4. Faites un clic droit sur la clé USB et sélectionnez Formater dans le menu contextuel.

Version texte

Menu d’ordinateur

Option Déverrouiller le lecteur

Option Formater est encadrée

5. Sélectionnez l’option Formatage rapide, puis cliquez sur Démarrer pour formater le lecteur.

Version texte

Sous-menu Formater

Case Formatage rapide cochée et option encadrée

Bouton Démarrer est encadré

6. Cliquez sur OK pour confirmer que vous effacerez toutes les données sur le lecteur.

Remarque

Vous n’avez pas à sauvegarder la déclaration de revenus pour la transmettre par voie électronique ou l’imprimer. Par conséquent, cette étape est seulement nécessaire si vous avez dû sauvegarder la déclaration de revenus. Consultez la section Sauvegarder une déclaration de revenus.

Après la préparation – Renseignements utiles

Si un particulier retourne à l’organisme où sa déclaration de revenus a été remplie avec des renseignements supplémentaires qu’il a oublié de fournir au moment de la préparation, il ne vous incombe pas de rajuster la déclaration.

Vous pouvez lui suggérer de présenter une demande de redressement T1 (T1-ADJ), ainsi que tout document à l’appui, à son centre fiscal afin que la déclaration soit rajustée.

Vous pouvez accéder au formulaire T1-ADJ, ainsi qu’à d’autres formulaires couramment utilisés par les bénévoles du PCBMI à la page Ressources, sous l’onglet Formulaires importants.

Si un particulier retourne à l’organisme avec des questions de suivi au sujet de sa déclaration, veuillez le renvoyer à la ligne des demandes de renseignements sur l’impôt des particuliers de l’Agence au 1-800-959-7383.

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