Organismes de bienfaisance enregistrés accordant des subventions à des donataires non reconnus

Lignes directrices

Numéro de référence
CG-032

Date de publication
Le 19 décembre 2023

Les exigences générales pour l’enregistrement à titre d’organisme de bienfaisance 

En plus des exigences énoncées dans ces lignes directrices, il y a de nombreuses exigences d’ordre général liées à l’enregistrement à titre d’organisme de bienfaisance. Pour en savoir plus, consultez les lignes directrices CG-017, Exigences générales pour l’enregistrement à titre d’organisme de bienfaisance

Les lignes directrices peuvent être mises à jour. Si vous avez des commentaires ou des suggestions qui permettraient d’améliorer ces lignes directrices, nous aimerions les connaître. Pour fournir de la rétroaction ou obtenir des renseignements supplémentaires, communiquez avec la Direction des organismes de bienfaisance.  

1.0 Introduction et principes clés

1.1 Contexte

1. De nombreux organismes au Canada et à l’échelle internationale contribuent à des activités de bienfaisance, mais n’ont pas le statut d’organisme de bienfaisance enregistré auprès de l’Agence du revenu du Canada (Agence). L’Agence appelle ces organismes « donataires non reconnus » dans les présentes lignes directrices.Footnote 1 

2. La Loi de l’impôt sur le revenu a été modifiée en 2022Footnote 2  pour permettre aux organismes de bienfaisance enregistrés de travailler avec des donataires non reconnus : en accordant des subventions.

3. Les organismes de bienfaisance peuvent également travailler avec des donataires non reconnus à titre d’intermédiaires. Un organisme de bienfaisance peut le faire s’il maintient la direction et le contrôle continus de l’activité que le donataire non reconnu réalise en son nom. Dans ce type d’arrangement, l’activité doit être propre à l’organisme de bienfaisance.Footnote 3

4. Grâce aux subventions, un organisme de bienfaisance peut appuyer les activités propres à l’organisation donataire, à condition que l’organisme de bienfaisance montre qu’il satisfait aux exigences de la Loi de l’impôt sur le revenu énoncées dans ces lignes directrices. 

5. Cette modification législative reconnaît la valeur importante que les donataires non reconnus apportent aux activités de bienfaisance au Canada et à l’échelle internationale. Cette nouvelle option a été mise en place afin de fournir aux organismes de bienfaisance un moyen d’établir des partenariats plus collaboratifs et équitables.Footnote 4

6. Ces lignes directrices n’ont pas force de loi. Elles recommandent plutôt des façons dont un organisme de bienfaisance peut répondre aux exigences de la Loi de l’impôt sur le revenu tout en prenant des mesures raisonnables, flexibles et proportionnées en fonction de la nature de chaque subvention. Pour ce faire, l’organisme de bienfaisance doit faire preuve de diligence raisonnable lorsqu’il alloue une subvention. Cela permet à l’organisme de bienfaisance de rendre compte de son utilisation des ressources bénéficiant d’une aide fiscale.

1.2 Termes techniques et définitions

7. Aux fins des présentes lignes directrices :

1.3 Exigences en matière de responsabilisation de la Loi de l’impôt sur le revenu

8. Un organisme de bienfaisance peut conclure une grande variété d’arrangements de subvention avec les organisations donataires, pourvu que l’organisme de bienfaisance respecte les exigences de la Loi de l’impôt sur le revenu :Footnote 8

Versement admissible : s’entend d’un versement effectué par un organisme de bienfaisance, sous forme de don ou par la mise à disposition de ressources :

(a) … à un donataire reconnu;

(b) à une organisation donataire si, à la fois :

(i) le versement est effectué en vue de la réalisation de fins de bienfaisance (déterminées sans tenir compte de la définition de fins de bienfaisance au [paragraphe 149.1(1) de la Loi de l’impôt sur le revenu]) de l’organisme de bienfaisance;

(ii) l’organisme de bienfaisance veille à ce que le versement s’applique exclusivement à des activités de bienfaisance en vue de la réalisation de fins de bienfaisance de celui-ci;

(iii) l’organisme de bienfaisance tient des documents qui permettent de montrer :

(A) d’une part, le but du versement effectué;

(B) d’autre part, le fait que l’organisation donataire applique exclusivement le versement à des activités de bienfaisance en vue de la réalisation de fins de bienfaisance de l’organisme.

9. Pour répondre à ces exigences en matière de responsabilisation, un organisme de bienfaisance doit être en mesure d’interpréter et d’appliquer des termes clés dans la loi, comme ce qui suit :

10. Notre interprétation et notre application de ces termes sont expliquées en un coup d’œil à la section 1.4, et en détail tout au long des présentes lignes directrices.

11. Un organisme de bienfaisance n’est pas tenu de suivre nos recommandations en matière de subvention. Il peut démontrer dans ses registres comptables qu’il a utilisé d’autres mesures pour répondre aux exigences en matière de responsabilisation.

12. Un organisme de bienfaisance pourrait compromettre son enregistrement s’il ne répond pas aux exigences de la Loi de l’impôt sur le revenu.Footnote 9  Selon le degré d’inobservation, l’organisme de bienfaisance sera assujetti aux mesures d’observation de l’Agence. Cela pourrait comprendre des lettres d’information, des ententes d’observation, des sanctions ou, dans les cas les plus graves, la révocation de l’enregistrement.Footnote 10

1.4 Interprétation et application par l’Agence des exigences en matière de responsabilisation

13. En un coup d’œil, voici comment nous interprétons et appliquons les exigences en matière de responsabilisation :

interprétons et appliquons les exigences en matière de responsabilisation

Texte de la loi 

(accent ajouté)

Interprétation de l’Agence Application et recommandation de l’Agence Détails dans les lignes directrices
« Le versement est effectué en vue de la réalisation de fins de bienfaisance (déterminées compte non tenu de la définition de fins de bienfaisance au [paragraphe 149.1(1) de la Loi de l’impôt sur le revenu]) de l’organisme de bienfaisance. Nous interprétons cette exigence comme signifiant qu’un organisme de bienfaisance ne peut accorder des subventions qu’à des fins de bienfaisance de common law énoncées, c’est-à-dire des fins qui relèvent d’une des quatre catégories d’organismes de bienfaisance. 

Un organisme de bienfaisance peut devoir modifier ses fins pour allouer des subventions.

S’il n’est pas possible de démontrer que l’activité de subvention réalise une fin de bienfaisance de l’organisme de bienfaisance, l’organisme de bienfaisance ne devrait pas procéder avec la subvention. 

Les fins de bienfaisance sont abordées à la section 3.1
« L’organisme de bienfaisance veille à ce que le versement s’applique exclusivement à des activités de bienfaisance... » Un organisme de bienfaisance doit veiller à ce que les ressources de la subvention soient utilisées uniquement dans le cadre d’activités de bienfaisance qui réalisent ses fins de bienfaisance. 

Malgré tous ses efforts, un organisme de bienfaisance peut ne pas être en mesure de « veiller » à ce que les ressources seront utilisées exactement comme prévu ou garantir qu’elles le seront. C’est pourquoi l’Agence vise à adopter une approche raisonnable, souple et proportionnelle à l’égard de la subvention.

Nous recommandons à l’organisme de bienfaisance de faire preuve de diligence raisonnable en utilisant des outils de responsabilisation pendant la durée de la subvention. Le niveau de risque de la subvention influe sur le niveau de diligence raisonnable requis : limité, modéré ou étendu.  

Les outils de diligence raisonnable et de responsabilisation sont abordés à la section 3.
« l’organisme de bienfaisance tient des documents qui permettent de montrer… » La Loi de l’impôt sur le revenu exige qu’un organisme de bienfaisance tienne des registres comptables adéquats. Elle ajoute également une exigence précise en matière de documentation pour les subventions. 

Nous visons à adopter une approche raisonnable, souple et proportionnée à l’égard des documents de subventions.

Nous recommandons à l’organisme de bienfaisance de conserver de la documentation permettant de montrer :

  1. Le but de la subvention;
  2. La façon dont l’organisation donataire a utilisé les ressources exclusivement à cette fin;
  3. l’organisme de bienfaisance a fait preuve de diligence raisonnable pour répondre à cette exigence lorsqu’il alloue la subvention;

L’étendue de la documentation est fondée sur le niveau de diligence raisonnable requis pour chaque subvention. 

La diligence raisonnable, les outils de responsabilisation et les registres comptables sont abordés à la section 3

2.0 Comment un organisme de bienfaisance peut-il fonctionner?

14. La Loi de l’impôt sur le revenu permet à un organisme de bienfaisance enregistré de fonctionner des façons suivantes :

Organigramme décrivant la façon dont les organismes de bienfaisance enregistrés peuvent mener leurs opérations.

15. Lorsqu’un organisme de bienfaisance a l’intention de collaborer avec un autre organisme, il doit déterminer dès le départ s’il le fera au moyen d’une subvention à une organisation donataire ou d’un don à un donataire reconnu, ou en menant ses propres activités au moyen d’un intermédiaire. Cette décision appartient à l’organisme de bienfaisance. L’organisme de bienfaisance peut déterminer ce qui est le plus approprié dans les circonstances en fonction de ses propres processus, des renseignements et des recommandations énoncés dans les lignes directrices pertinentes. L’organisme de bienfaisance doit clairement indiquer l’approche qu’il a adoptée dans ses registres comptables.

16. Ces lignes directrices sont axées sur nos recommandations pour l’allocation de subventions à des organisations donataires. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la façon dont un organisme de bienfaisance peut fonctionner, y compris la façon dont l’allocation de subvention diffère de la direction et du contrôle, voir ci-bas

3.0 Processus de subvention recommandé par l’Agence : le modèle de diligence raisonnable

21. Nous recommandons d’appliquer les étapes de diligence raisonnable suivantes lors de l’allocation de subventions :

3.1 : Établir la façon dont l’activité de subvention favorise les fins de bienfaisance de l’organisme de bienfaisance.

3.2 : Évaluer le niveau de risque de la subvention — faible, moyen ou élevé — en fonction de facteurs qui peuvent avoir une incidence sur la capacité de l’organisme de bienfaisance à respecter les exigences de la Loi de l’impôt sur le revenu.

3.3 : Déterminer le degré de diligence raisonnable que l’organisme de bienfaisance doit appliquer au moyen des outils de responsabilisation en fonction du niveau de risque.

3.4 : En collaboration avec l’organisation donataire, appliquer les outils de responsabilisation.

3.5 : Consigner la diligence raisonnable de l’organisme de bienfaisance pendant la durée de la subvention dans ses registres comptables.

22.  Un organisme de bienfaisance devrait appliquer une approche raisonnable et uniforme à l’égard de ses subventions, c’est-à-dire traiter les subventions semblables de façon uniforme.

23.  En faisant preuve de diligence raisonnable, l’organisme de bienfaisance se protège dans le cas où l’organisation donataire n’est pas en mesure de donner suite à l’accord de subvention.

24.  Nous comprenons que les organismes de bienfaisance pourraient devoir consacrer des dépenses raisonnables à l’administration et à la gestion de la subvention.Footnote 12  Nous considérons que ces dépenses sont nécessaires et importantes.

3.1 Établir la façon dont l’activité de subvention favorise les fins de bienfaisance de l’organisme de bienfaisance

25. La subvention doit être appliquée exclusivement aux activités de bienfaisance qui contribuent à la réalisation des fins de bienfaisance de l’organisme de bienfaisance.

26. Les fins (ou « objets ») sont les buts ou les objectifs d’un organisme. Chacune d’entre elles doit être clairement énoncée dans le document constitutif d’une organisation. Nous nous fondons sur la common law pour déterminer si les fins relèvent de la bienfaisance et si les activités contribuent à la réalisation des fins de bienfaisance.

27. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les fins et les activités, consultez les sections 3.1.1 à 3.1.2 et les Lignes directrices CG-019, Comment rédiger des fins qui satisfont aux exigences de la bienfaisance en matière d’enregistrement.

3.1.1 Fins de bienfaisance

28. D’abord et avant tout, l’activité subventionnée doit favoriser une fin de bienfaisance de l’organisme de bienfaisance. La disposition est formulée de cette façon parce qu’il ne suffit pas de faire une subvention à n’importe quelle fin de bienfaisance. Un organisme de bienfaisance doit plutôt consacrer ses ressources aux fins de bienfaisance qui figurent dans son document constitutif.

29. De nombreux organismes de bienfaisance seront en mesure d’élargir leurs activités pour inclure l’allocation de subventions aux organisations donataires, avec leurs fins existantes.

30. Toutefois, un organisme de bienfaisance devrait modifier ses fins s’il :

31. Un organisme de bienfaisance ne pourrait pas faire une subvention dans le seul but « d’effectuer des versements admissibles » ou « d’accorder des subventions ». Une fin « d’allocation de subvention » en soi ne relève pas de l’une des quatre catégories de fins de bienfaisance. Également, lors de la rédaction des fins de bienfaisance, il n’est pas nécessaire de préciser que l’organisme de bienfaisance accordera des subventions.

32. Voici un exemple d’une fin qui conviendrait à une subvention qui réalise la promotion de l’éducation :

33. Voici un exemple d’une fin qui conviendrait à une subvention qui soulage la pauvreté :

34. Pour plus d’exemples de fins de bienfaisance, allez à Fins de bienfaisance. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la modification des fins et des activités, allez à Changer les fins et les activités.

3.1.2 Activités de bienfaisance

35. Voici quelques exemples d’exigences générales qu’un organisme de bienfaisance devrait garder à l’esprit lorsqu’il accorde des subventions :

Pour obtenir de plus amples renseignements, voir la section 3.2, ainsi que description de l'activité de subvention et subvention de biens immobiliers. Consultez également l’énoncé de politique CPS-024, Lignes directrices pour l’enregistrement d’un organisme de bienfaisance : satisfaire au critère du bienfait d’intérêt public.

3.2 Évaluer le niveau de risque de la subvention — faible, moyen ou élevé — en fonction de facteurs qui peuvent avoir une incidence sur la capacité de l’organisme de bienfaisance à respecter les exigences de la Loi de l’impôt sur le revenu

36. Pour « veiller » à ce que les ressources de la subvention soient « appliquées exclusivement » à des activités de bienfaisance qui réalisent les fins de bienfaisance de l’organisme de bienfaisance, un organisme de bienfaisance peut trouver utile d’évaluer le niveau de risque au début de la subvention. Le tableau ci-dessous est une ligne directrice pour expliquer les facteurs non exhaustifs que l’organisme de bienfaisance devrait prendre en compte. L’organisme de bienfaisance peut évaluer les conditions de la subvention pour déterminer le niveau de risque global : faible, moyen ou élevé. 

3.2.1 Évaluation des risques

Évaluation des risques
Facteurs Risque faible Risque moyen  Risque élevé
Expérience de l’organisme de bienfaisance
  • Une expérience importante en matière de subventions ou de travail avec des donataires non reconnus (tel qu’un intermédiaire).
  • Une certaine expérience en matière de subventions ou de travail avec des donataires non reconnus (tel qu’un intermédiaire).
  • Aucune expérience en matière de subventions ou de travail avec des donataires non reconnus (tel qu’un intermédiaire).
Expérience de l’organisation donataire
  • Une expérience approfondie et efficace avec des organismes de bienfaisance et des programmes de bienfaisance.
  • Une certaine expérience dans le domaine des organismes de bienfaisance ou des programmes de bienfaisance.
  • Une organisation donataire ou un programme de bienfaisance nouvellement établi.
Fins et document constitutif de l’organisation donataireFootnote 14
  • Les fins sont étroitement alignées avec celles de l’organisme de bienfaisance.
  • Il y a certaines différences entre les fins de l’organisme de bienfaisance et de l’organisation donataire, comme une fin qui ne relève pas de la bienfaisance. Toutefois, l’activité subventionnée peut tout de même s’inscrire dans au moins une des fins de bienfaisance de l’organisation donataire; par exemple, une entité à but lucratif qui a une fin qui pourrait également relever de la bienfaisance, comme la prestation de services éducatifs.
  • Il n’est pas clair que l’activité de bienfaisance subventionnée s’inscrive dans une fin de bienfaisance de l’organisation donataire.
Structure de gouvernance de l’organisation donataireFootnote 15
  • Un cadre clair des responsabilités et de la structure hiérarchique au sein de l’organisation.
  • Une certaine structure organisationnelle est en place, mais elle n’est pas exhaustive. 
  • Il y a peu ou pas de structure organisationnelle en place.
Réglementation et surveillance de l’organisation donataire 
  • Assujettie à la réglementation des organismes de bienfaisance, y compris dans une administration à l’extérieur du Canada.
  • N’est pas assujettie à la réglementation sur les organismes de bienfaisance, mais est assujettie à d’autres mesures de surveillance gouvernementale dans une administration à l’extérieur du Canada.
  • Ne fait pas l’objet d’une surveillance réglementaire.
Préoccupations relatives aux avantages privésNote de bas de page 16
  • Peu de préoccupations relatives aux avantages privés.
  • Un certain degré de préoccupations relatives aux avantages privés. 
  • Un potentiel important d’avantages privés inacceptables, comme le fait d’accorder une subvention à une partie ayant un lien de dépendanceNote de bas de page 17
Emplacement de l’activité de subvention
  • Au Canada;
  • Dans un pays ou une région stable, y compris en ce qui a trait à la sécurité et la stabilité sociale;
  • Une infrastructure solide;
  • Dans un pays où l’organisme de bienfaisance ou l’organisation donataire a une présence établie. 
  • À l’extérieur du Canada;Note de bas de page 18
  • Dans un pays ou une région présentant une certaine stabilité, tout en étant socialement instable, ou présentant des préoccupations en matière de sécurité;
  • Au moins une infrastructure de base, comme des banques ou un accès fiable à Internet;
  • Dans un pays où l’organisme de bienfaisance ou l’organisation donataire n’ont pas d’expérience ou de lien antérieur significatif.
  • À l’extérieur du Canada;
  • Dans un pays ou une région présentant une instabilité importante, y compris des conflits violents ou toute autre instabilité sociale, ou présentant des préoccupations en matière de sécurité;
  • Un manque d’infrastructure, comme un accès limité aux institutions financières, comme les banques, ou à Internet;
  • Dans un pays où l’organisme de bienfaisance ou l’organisation donataire n’ont pas d’expérience ou de lien antérieurs.
Montant de la subvention
  • Subvention à faible valeur (jusqu’à 5 000 $).
  • Subvention à valeur modérément élevée (plus de 5 000 $ jusqu’à 50 000 $).
  • Subvention à valeur élevée (plus de 50 000 $).
Nature des ressources allouées
  • Ressources autres qu’en espèces susceptibles d’être utilisées uniquement à des fins de bienfaisance, comme des biens de bienfaisance, notamment des manuels scolaires ou des fournitures médicales.Note de bas de page 19
  • Ressources quelque peu susceptibles d’être utilisées à des fins autres que de bienfaisance, comme une combinaison de ressources en espèces ou autre qu’en espèces.
  • Ressources susceptibles d’être utilisées à des fins autres que de bienfaisance, comme l’argent comptant, la cryptomonnaie et les biens immobiliers.
Durée de la subvention
  • Subventions à court terme (moins de deux ans).
  • Subventions à plus long terme avec une date de fin (entre deux et cinq ans).
  • Subventions d’une durée de plus de cinq ans, y compris les subventions sans date de fin (comme les subventions immobilièresNote de bas de page 20).

 

37. S’il y a un changement important dans les conditions de la subvention, l’organisme de bienfaisance doit évaluer si le niveau de risque global de la subvention a changé et collaborer avec l’organisation donataire pour ajuster les conditions de la subvention. Pour en savoir davantage, voir ci-bas.

Quels sont des exemples de changements importants aux conditions de subvention?

38. Voici quelques exemples de risques accrus :

  • la modification des modalités de la subvention;
  • un changement dans le leadership de l’organisme de bienfaisance ou de l’organisation donataire;
  • l’effondrement de l’infrastructure financière dans un pays;
  • des préoccupations concernant la tenue de dossiers et l’établissement de rapports;
  • la baisse des conditions de sécurité dans le pays ou la région où l’activité de subvention a lieu;
  • présence de préoccupations relatives à un avantage privé; par exemple l’organisme de bienfaisance apprend que l’organisation donataire tire profit de l’activité de subvention et qu’il n’applique pas les profits pour la fin de bienfaisance de la subvention.

39. Voici quelques exemples de risques diminués :

  • l’établissement de solides antécédents avec une organisation donataire, par exemple, elle continue de respecter les plans de travail, fournit des rapports de grande qualité ou l’organisme de bienfaisance établit une relation avec une organisation donataire après avoir travaillé ensemble pendant un temps considérable;
  • la diminution de la valeur des ressources de bienfaisance; par exemple, il n’est plus difficile d’avoir accès aux médicaments subventionnés et leur coût est réduit;
  • l’amélioration des conditions de sécurité dans le pays ou la région où l’activité de subvention a lieu. 

3.3 Déterminer le degré de diligence raisonnable que l’organisme de bienfaisance doit appliquer au moyen des outils de responsabilisation et en fonction du niveau de risque

40. Le niveau de risque aide à déterminer si l’utilisation des outils de responsabilisation sera limitée, modérée ou étendue. Les outils de responsabilisation aident un organisme de bienfaisance à répondre aux exigences en matière de responsabilisation.

3.3.1 Explorer les outils de responsabilisation

41. Voir ci-bas pour plus d'information sur chaque outil.

3.3.2 Déterminer le niveau de diligence raisonnable en fonction du risque

66. À l’aide de l’outil d’évaluation du risque, à la section 3.2.1, déterminer le niveau de diligence raisonnable nécessaire pour satisfaire aux exigences en matière de responsabilisation. Les outils de responsabilisation ne sont pas exhaustifs et leur pertinence dépend de la nature de chaque subvention. Nous recommandons d’utiliser les outils de responsabilisation indiqués dans le tableau ci-dessous, selon le cas.Footnote 22 

Outils de responsabilisation
Outils de responsabilisation  Risque faible Risque moyen Risque élevé
Recherche et examen Examen limité, surtout lorsque l’organisme de bienfaisance a une relation préexistante avec l’organisation donataire  Examen modéré, comme une recherche indépendante sur l’organisation donataire  Examen approfondi, comme demander des renseignements auprès de l’organisation donataire ou une visite en personne
Description des activités subventionnées Description simple de l’activité subventionnée Description écrite des éléments clés de l’activité subventionnée Description écrite détaillée de l’activité subventionnée
Création d’un accord écrit Simple accord ou d’autres documents, comme les courriels et les procès-verbaux des réunions, probablement suffisants pour les subventions non récurrentes de 5 000 $ ou moins Accord écrit officiel avec des termes clés Accord écrit officiel avec des termes complets
Plan d’établissement de rapports Rapport final écrit simple Rapport final écrit, couvrant les principaux produits livrables et, si cela est pertinent pour l’organisme de bienfaisance, des rapports provisoires  Rapport final écrit détaillé et, le cas échéant, rapports provisoires 
Établir un calendrier de transfert À considérer par l’organisme de bienfaisance, selon les circonstances S’il est probable que l’organisme de bienfaisance ait des préoccupations Oui, sauf si les ressources ne peuvent pas être transférées périodiquement 
Comptabilisation séparée des fonds Oui, par exemple, un registre simple et les documents à l’appui Oui, par exemple, un registre des éléments clés et les documents à l’appui  Oui, par exemple, un registre détaillé et les documents à l’appui

3.4 En collaboration avec l’organisation donataire, appliquer les outils de responsabilisation

67. En collaboration avec l’organisation donataire, l’organisme de bienfaisance peut répondre aux exigences en matière de responsabilisation en utilisant les outils de responsabilisation décrits à la section 3.3. Voir ci-bas pour un exemple de comment utiliser les outils de responsabilisation lors d'une subvention.

Exemple

Un organisme de bienfaisance a pour fin de soulager la pauvreté. Lors d’un court voyage à des fins de secours et de développement à l’extérieur du Canada, l’équipe d’employés et de bénévoles de l’organisme de bienfaisance est interpellée par un organisme local qui réalise des projets d’assainissement de l’eau. L’organisme demande si l’organisme de bienfaisance est disposé à contribuer à ses travaux. Grâce à ces interactions, l’équipe de l’organisme de bienfaisance évalue les capacités et les antécédents du groupe local en matière de planification et de réalisation d’une gamme de projets d’approvisionnement en eau. En se fondant sur cette expérience, l’équipe recommande au conseil de l’organisme de bienfaisance qu’il accorde une subvention à ce groupe local, ce qui permettrait de réaliser les fins de bienfaisance de l’organisme de bienfaisance.

Les employés de l’organisme de bienfaisance ont évalué l’organisation donataire. Le conseil d’administration de l’organisme de bienfaisance révise et évalue la recommandation. L’organisation donataire proposée est expérimentée et capable, elle a une présence bien établie au sein de sa communauté, et elle jouit d’une reconnaissance générale et d’un vaste soutien pour ses travaux. Le pays où se dérouleraient les activités connait une certaine instabilité politique, mais cela n’a jamais nui aux travaux de l’organisation donataire. Le groupe local a besoin de 50 000 $ en plus de ses propres investissements pour mener à bien ce projet. Le conseil d’administration conclut que la subvention représente un risque modéré, exerce une diligence raisonnable en conséquence, approuve la subvention, et note les motifs de cette décision dans le procès-verbal de sa réunion.

Le personnel de l’organisme de bienfaisance prépare un accord écrit qui comprend une description du projet. L’accord prévoit deux versements de 25 000 $. Avant d’envoyer le deuxième versement, l’organisme de bienfaisance exige un bref rapport provisoire et une réunion par téléconférence pour poser des questions. Les modalités de la subvention exigent également un rapport final écrit.

Comme prévu au calendrier de transferts, la subvention est faite en deux versements. Le premier versement est envoyé à la date prévue. Le deuxième versement est temporairement retenu jusqu’à ce que l’organisation donataire se procure les outils et équipements requis pour continuer le projet.

Le rapport provisoire est un résumé d’une page des progrès réalisés jusqu’à présent. La téléconférence est prévue lors de l’une des réunions régulières du conseil d’administration de l’organisme de bienfaisance. L’organisation donataire fournit des réponses satisfaisantes aux questions du conseil. Le conseil fait un compte-rendu du rapport et de la téléconférence dans son procès-verbal.

Une fois le programme terminé, l’organisme de bienfaisance reçoit par courriel un rapport comprenant des liens vers des photos et des vidéos qui montrent que la communauté utilise le nouveau puits et système de filtration de l’eau. Le rapport comprend également les états financiers de l’organisation donataire. L’organisme de bienfaisance consigne ces détails dans ses registres comptables, en indiquant qu’il est convaincu que l’organisation donataire a respecté les modalités de la subvention et réalisé les fins de bienfaisance de l’organisme de bienfaisance. 

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Dans cet exemple, si l’organisation donataire ne produit pas de rapport satisfaisant, l’organisme de bienfaisance pourrait considérer demander un rapport de suivi afin de répondre à certaines questions spécifiques. L’organisme de bienfaisance pourrait également décider de ne pas envoyer le deuxième versement. La décision de l’organisme de bienfaisance et ses motifs pour suspendre la subvention devraient être indiqués dans ses registres comptables. 

3.5 Consigner la diligence raisonnable de l’organisme de bienfaisance pendant la durée de la subvention dans ses registres comptables

68. En vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu, un organisme de bienfaisance doit tenir des registres comptables adéquats au Canada. Ceux-ci doivent contenir suffisamment de renseignements pour nous permettre de déterminer si l’organisme de bienfaisance est exploité conformément à la Loi de l’impôt sur le revenu.Footnote 23  La Loi de l’impôt sur le revenu contient également des exigences précises sur les documents requis pour les subventions.

69. En ce qui a trait aux subventions, les registres comptables d’un organisme de bienfaisance doivent nous permettre de vérifier ce qui suit :

70. Nos recommandations à l’égard de la tenue de registres comptables adéquats sont liées aux outils de responsabilisation adaptés à une entente de subvention précise. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez les commentaires sur les outils de responsabilisation formulés tout au long de la section 3.

71. L’organisme de bienfaisance devrait être en mesure d’obtenir de l’organisation donataire tout document à l’appui de la subvention en format original ou électronique, notamment sous forme de photocopie, de document numérisé ou de photographie.

72. Un organisme de bienfaisance qui omet de tenir des registres comptables adéquats pourrait se voir imposer des mesures d’observation par l’Agence. Cela pourrait comprendre des lettres d’information, des ententes de conformité, des sanctions ou, dans les cas les plus graves, la révocation de l’enregistrement.Footnote 24

4.0 Sujets spéciaux : limites, dons dirigés et canalisateurs, déclarations, subventions groupées, biens de bienfaisance, biens immobiliers, secours en cas de catastrophe ou d'urgence, considérations antiterroristes, subventions à l’intérieur et à l’extérieur du Canada

73. Le reste de ces lignes directrices décrit en détail les sujets spéciaux relatifs aux subventions. Voir ci-bas pour en apprendre plus sur chaque sujet.

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