Liste de contrôle : Comment protéger votre organisme de bienfaisance contre l’abus à des fins terroristes

Votre organisme de bienfaisance doit être établi à des fins de bienfaisance et dédier ses ressources à des activités de bienfaisance qui correspondent à ces fins. Les contrôles que votre organisme met en place pour gérer ces exigences pourraient aussi contribuer à réduire les risques d’abus à des fins terroristes.

L’Agence du revenu du Canada (ARC) demande que votre organisme de bienfaisance comprenne les risques d’être associé à un groupe terroriste ou de permettre l’appui à un groupe terroriste. Votre organisme de bienfaisance doit mettre en place des mesures pour atténuer les risques qui pourraient nuire à son enregistrement à titre d’organisme de bienfaisance.

Sans le savoir, les organismes de bienfaisance peuvent être exploités par des groupes terroristes de différentes manières. Pour en savoir plus et avoir des exemples, allez à Évaluer et réduire les risques d’abus à des fins terroristes pour les organismes de bienfaisance.

Votre organisme de bienfaisance peut se protéger contre l’abus à des fins terroristes ou des allégations de manquement en mettant en place de solides procédures en matière :

• de gouvernance et de responsabilisation;
• de contrôle financier;
• de gestion du risque;
• de rapports transparents.

Utilisez cette liste de contrôle pour aider votre organisme :

1. à déterminer et à documenter vos risques
2. à mettre en œuvre des mesures pour gérer ces risques 

A. Déterminez et documentez vos risques

A1. Déterminez les activités de votre organisme de bienfaisance qui peuvent être vulnérables aux abus, notamment :

• Les pratiques de financement principalement en espèces et vulnérables au détournement.
• Les transactions en espèces avec des partenaires ou des fournisseurs qui ne sont pas facilement retraçables.
• L’apport de soutien à des bénéficiaires au moyen de biens qui peuvent être utilisés pour des fins qui ne relèvent pas de la bienfaisance, comme des biens en espèces ou en immobilisations.
• L’utilisation sans restriction ni supervision de biens comme des ordinateurs, des véhicules, des espaces de réunion et des installations pour des activités, ou des comptes de médias sociaux.
• L’opération de divisions, de directions générales ou de projets qui ne sont pas supervisés directement par votre organisme de bienfaisance.
• La tenue ou le financement d’activités dans des pays ou des régions qui pourraient représenter des préoccupations sur le plan géographique, légal ou politique.

A2. Examinez les préoccupations géographiques, légales et politiques possibles afin d’évaluer le pays ou la région où votre organisme de bienfaisance tiendra ses activités ou enverra des ressources, ou duquel ou de laquelle il recevra du financement. Les pays ou les régions qui augmentent les risques pour votre organisme comprennent :

• Ceux indiqués par des sources crédibles, comme le Groupe d’action financière ou la Banque mondiale, comme n’ayant pas de lois ni de règlements appropriés de lutte contre le recyclage de produits de la criminalité ou le terrorisme.
• Ceux ayant des groupes terroristes connus opérant sur leur territoire.
• Ceux indiqués comme présentant d’importants niveaux de corruption et d’activités criminelles ou de faibles cadres réglementaires et de régimes d’application de la loi en raison de conflits armés, d’instabilité politique ou d’action militaire.

A3. Examinez les personnes et les organisations employées par votre organisme ou qui le représentent pour déterminer des préoccupations possibles, comme un appui connu au terrorisme. Cela comprend les représentants, les employés, les entrepreneurs, les collecteurs de fonds, les partenaires et les bénévoles de votre organisme. Les mesures d’examen doivent être raisonnables et en fonction du rôle de la personne au sein de votre organisme, par exemple :

• effectuer des recherches en ligne;
• effectuer des vérifications des antécédents;
• examiner les documents suivants pour vous assurer que les personnes et les organisations ne sont pas associées à des terroristes ou à des groupes terroristes ni ne sont reconnues comme telles :
  • La liste des entités terroristes inscrites de Sécurité publique Canada
  • Le Décret établissant la liste d’États étrangers qui soutiennent ou ont soutenu le terrorisme de Justice Canada
  • Si votre organisme de bienfaisance œuvre dans divers territoires, vous devriez aussi consulter les sites suivants :
    • Les personnes ou groupes énumérés dans la Loi sur les Nations Unies
    • La liste des organisations terroristes étrangères du Département d’État des États-Unis
    • Liste de l'Union européenne en matière de terrorisme
    • La liste des personnes désignées : terrorisme et financement du terrorisme du ministère du Trésor du Royaume-Uni
    • La liste des organisations terroristes de la Sécurité nationale de l’Australie
    • La liste des organisations terroristes répertoriées de la police de la Nouvelle-Zélande

Si vous travaillez avec une personne ou une organisation associée au terrorisme, examinez les risques pour votre organisme de bienfaisance et déterminez s’il est approprié de poursuivre cette collaboration.

B. Appliquez des mesures pour gérer les risques pour votre organisme de bienfaisance

B1. Assurez-vous que vos ressources sont utilisées correctement :

• Élaborez des descriptions claires, complètes et détaillées des activités et des responsabilités du personnel, des bénévoles, des partenaires et d’autres personnes.
• Offrez une formation aux représentants, aux employés et aux bénévoles sur les risques liés aux abus à des fins terroristes et les types d’activités qui pourraient soutenir le terrorisme et, ainsi, seraient inacceptables pour votre organisme de bienfaisance. Par exemple, la distribution ou la publication de documents qui appuient le terrorisme.
• Mettez en place des politiques et des procédures pour vous assurer que l’espace, les biens et d’autres ressources ne sont pas utilisés à des fins ne relevant pas de la bienfaisance.
• Établissez des lignes directrices et des attentes claires pour les conférenciers invités sur ce qui est inacceptable dans les discours pour votre organisme. Effectuez des vérifications des antécédents pour déterminer des préoccupations possibles, comme un appui connu au terrorisme, la promotion de la violence ou l’incitation à la haine fondée sur la race, la religion ou l’orientation sexuelle.
• Surveillez le site Web de votre organisme, sa présence en ligne et ses publications pour vous assurer que le contenu est approprié.

B2. Gérez les risques particuliers au travail avec des partenaires :

• Définissez clairement la nature des activités, ainsi qu’un budget détaillé.
• Signez une entente avec vos partenaires et appliquez les termes de cette entente.
• Assurez-vous que vos partenaires ont une expérience pertinente du pays où les activités se tiendront et ont la capacité de les entreprendre.
• Exigez de vos partenaires qu’ils fassent le suivi de l’utilisation de vos ressources sur une base individuelle.
• Effectuez des transferts périodiques de ressources en fonction du rendement démontré et retenez les futurs transferts, au besoin.
• Surveillez les activités pour vous assurer que vos partenaires utilisent les ressources de votre organisme comme il se doit, notamment au moyen de rapports écrits et d’autres preuves appropriées de la prestation des programmes, comme des photos, des reçus de dépenses et des rapports de vérification.

B3. Tenez à jour des registres comptables adéquats

• Adoptez de solides pratiques de tenue de registres pour démontrer comment les ressources sont utilisées et veillez à ce que vos registres comptables soient appropriés pour les risques d’abus à des fins terroristes déterminés. Les activités à risque plus élevé exigent des registres plus détaillés.
• Conservez des relevés de transaction, y compris pour les services de traitement des paiements offerts par un tiers.
• Documentez toutes les décisions prises relatives à la gestion du risque d’abus à des fins terroristes.
• Conservez tous les registres comptables à l’adresse canadienne inscrite au dossier de votre organisme de bienfaisance. Cela comprend tous les registres comptables liés aux activités tenues à l’extérieur du Canada.

B4. Mettez en œuvre des contrôles financiers internes :

• Adoptez des pratiques bancaires fiables et faites affaire avec des banques bien établies pour les dépôts et les paiements, dans la mesure du possible.
• Limitez l’accès aux livrets de reçus.
• Établissez et faites le suivi des procédures de bonne gestion des espèces, y compris la collecte, la manipulation et le dépôt de fonds, et l’émission de reçus.
• Faites le suivi des fonds et documentez la façon dont ils sont utilisés.
• Limitez le nombre de personnes qui ont accès aux comptes financiers et aux cartes de crédit et qui ont un pouvoir de signature.
• Songez à exiger des reçus signés pour les transactions en espèces.
• Songez à effectuer des vérifications internes.

B5. Mettez en œuvre des mesures de surveillance administrative, opérationnelle et financière :

• Veillez à ce que le conseil d’administration connaisse bien le fonctionnement de votre organisme de bienfaisance, ses fins et ses activités, et qu’il est entièrement responsable de l’utilisation des biens et des fonds de l’organisme.
• Songez aux moments où les preneurs de décisions de l’organisme devraient consulter d’autres représentants ou membres du conseil d’administration sur les activités régulières de votre organisme.
• Revoyez régulièrement la structure de gouvernance, les politiques internes, les contrôles financiers et les procédures et politiques internes de votre organisme.
• Mettez en œuvre des politiques et des procédures sur la façon de signaler les manquements ou les plaintes relatives à des manquements possibles, ainsi que sur les mesures à prendre pour répondre aux préoccupations.
• Songez à effectuer des visites sur place des activités et des programmes pour vous assurer qu’ils sont tenus comme il se doit.

Si vous voulez plus d’information, consultez la page Organismes de bienfaisance et dons ou communiquez avec la Direction des organismes de bienfaisance.