Demander les encouragements fiscaux pour la RS&DE - Quels sont les documents requis

Quels sont les documents requis

Conservez les renseignements et les documents à l’appui pour prouver que les travaux de la RS&DE ont été effectués et que des dépenses admissibles ont été engagées au cours de l’année. L’environnement opérationnel dans lequel les activités de la RS&DE sont exercées influe sur le type et les sources de preuve qui sont disponibles pour appuyer la demande de la RS&DE. Si votre demande de la RS&DE est sélectionnée aux fins d’examen, nous vous demanderons de fournir des documents à l’appui qui ont été générés à mesure que les activités de la RS&DE étaient menées.

Les sections suivantes décrivent le type de documents et d’autres éléments que les examinateurs de l’Agence considèrent généralement comme des éléments de preuve à l’appui. Si vous êtes un nouveau demandeur, vous pourriez ne pas avoir suffisamment de renseignements documentaires pour étayer votre demande. Cela ne doit pas vous dissuader de faire une demande; il ne s’agit pas d’une indication que la RS&DE n’a pas eu lieu. Demandez plutôt à l’Agence de vous aider à déterminer les éléments de preuve que vous pouvez utiliser pour appuyer vos travaux de la RS&DE et les dépenses connexes :

Preuve à l’appui

Les sections suivantes décrivent le type de documents et d’autres éléments que les examinateurs de l’Agence considèrent généralement comme des éléments de preuve à l’appui.

Soutien pour les travaux de la RS&DE effectués

La plupart du temps, les éléments de preuve à l’appui sont sous forme de documents qui ont été générés pendant la réalisation des travaux de la RS&DE. En fait, la documentation qui est datée, signée et propre aux travaux effectués est la meilleure preuve à l’appui que vous pouvez fournir. Si vous choisissez d’utiliser des éléments de preuve qui ont été produits après l’exécution des travaux de la RS&DE, vous devez vous assurer que les éléments de preuve traitent clairement des renseignements sur le projet dans la partie 2 du formulaire T661.

Soutien pour les demandes de dépenses de la RS&DE

Vous devez également tenir des registres comptables complets et organisés qui appuient les dépenses faisant l’objet d’une demande. Reportez-vous à la section Tenue de registres comptables pour savoir ce que vous devez conserver pour appuyer les opérations financières. Les registres et les documents que l’Agence pourrait demander au cours de l’examen comprennent les états financiers, les registres comptables, les grands livres, les revues et les pièces de journal, y compris les registres électroniques. Nous pourrions également demander des documents sources, comme des reçus, des contrats et de la correspondance générale. En plus de ces documents financiers généraux, conservez tous les documents et les renseignements connexes à l’appui des dépenses précises que vous avez réclamées dans le formulaire T661.

Comme il est décrit à l’annexe 2 du Guide T4088, soit le Guide pour le formulaire T661, les éléments de preuve à l’appui des travaux de la RS&DE peuvent prendre plusieurs formes différentes :

Remarque

Il ne s’agit pas d’une liste exhaustive. Conservez les documents et les éléments de preuve qui, à votre avis, appuieront votre demande.

  • documents de planification du projet;
  • documents sur la conception des expériences;
  • plan d’expérimentation;
  • documents de conception et dessins techniques;
  • dossiers de projet, blocs-notes de laboratoire;
  • conception, architecture de système et code source (développement de logiciels);
  • registres des essais;
  • rapports d’étape du projet;
  • procès-verbaux des réunions de projet;
  • protocoles d’essai, données, résultats, analyses et conclusions;
  • rapport final de projet ou publications professionnelles;
  • photos, vidéos;
  • prototypes, échantillons;
  • matériaux détruits, enregistrements d’élimination de matériaux;
  • contrats, contrats de location;
  • registres des ressources affectées au projet, feuilles de temps, dossiers d’activité, registres de paie;
  • factures d’achat et preuve de paiement;
  • registres comptables.
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