Demander les encouragements fiscaux pour la RS&DE - Comment appuyer votre demande

Pour appuyer votre demande de recherche scientifique et de développement expérimental (RS&DE), vous devez conserver des documents et d'autres renseignements pour démontrer que les travaux admissibles ont été effectués et que les dépenses admissibles ont été engagées au cours de l'année pour laquelle vous faites votre demande. Ces renseignements devraient permettre d'illustrer les travaux qui ont été effectués et à quel moment ils ont été effectués, qui a participé à ces travaux et la façon dont vous avez calculé les dépenses associées aux travaux.

Si l'Agence du revenu du Canada sélectionne votre demande de RS&DE pour un examen, nous vous demanderons, pour l'appuyer, de fournir les renseignements que vous avez générés pendant que les travaux de RS&DE étaient réalisés. Nous pourrions également vous demander d'expliquer comment vous avez utilisé ces renseignements pour déterminer les montants que vous avez inscrits sur le formulaire de demande.

Appuyer vos travaux de RS&DE

Les renseignements utilisés pour appuyer les travaux de RS&DE sont souvent appelés « preuve à l'appui ». Le plus souvent, ces preuves seront des documents qui ont été générés au moment où les travaux ont été effectués, mais les preuves à l'appui peuvent également comprendre des photos, des vidéos, des rebuts ou d'autres artéfacts qui ont un lien avec les travaux.

La meilleure preuve à l'appui est la documentation qui est datée et qui est propre aux travaux effectués. Toutefois, nous accepterons diverses formes de preuves. Ce qui importe le plus est que les éléments de preuve que vous conservez doivent appuyer les renseignements que vous avez fournis à la partie 2 du Formulaire T661, Demande pour les dépenses de recherche scientifique et développement expérimental (RS&DE).

Appuyer vos dépenses de RS&DE

Vous devez également tenir des registres comptables complets et organisés qui appuient les dépenses faisant l'objet de votre demande. La période de temps pendant laquelle vous devez conserver vos registres peut varier mais, de façon générale, les registres et les pièces justificatives doivent être conservés pendant une période de six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ces documents se rapportent. Consultez la page Tenue de registres comptables pour obtenir des renseignements généraux sur les registres nécessaires pour appuyer les opérations financières. Les registres et les documents qui pourraient vous être demandés au cours d'un examen comprennent les états financiers, les grands livres, les revues et les pièces de journal, y compris les registres électroniques. Nous pourrions également demander des documents sources, comme des reçus, des contrats et de la correspondance générale. En plus de ces documents financiers généraux, conservez également tous les documents et les renseignements qui appuient les dépenses précises que vous avez réclamées dans le formulaire T661.

Exemples de renseignements à l'appui

Votre environnement commercial a une influence sur les types de renseignements que vous générerez. Conservez tous les renseignements et les autres éléments qui, selon vous, appuieront votre demande de RS&DE.

Voici des exemples de renseignements à l'appui pour les travaux et les dépenses de RS&DE (sans toutefois s'y limiter) :

  • documents de planification du projet;
  • documents de planification des expériences;
  • documents de conception et dessins techniques;
  • dossiers de projet et cahiers de laboratoire;
  • conception, architecture de système et code source (développement de logiciels);
  • registres des essais;
  • rapports d'étape du projet;
  • procès-verbaux des réunions de projet et des conversations virtuelles;
  • dessins sur tableau blanc;
  • protocoles d'essai, données, résultats, analyses et conclusions;
  • rapport final de projet ou publications professionnelles;
  • photos et vidéos;
  • prototypes et échantillons;
  • matériaux détruits et preuves de disposition de matériaux;
  • contrats et contrats de location;
  • registres des ressources affectées au projet;
  • feuilles de temps, registres d'activités et registres de paie;
  • factures d'achat et preuves de paiement;
  • registres comptables.

Remarque

Bon nombre des exemples ci-dessus peuvent être utilisés pour appuyer à la fois les travaux et les dépenses de RS&DE. Consultez l’annexe 2 du guide T4088, Demande pour les dépenses de recherche scientifique et développement expérimental (RS&DE), pour obtenir de plus amples renseignements sur les différentes formes de preuve à l’appui des travaux de RS&DE et les registres financiers pouvant appuyer vos dépenses.

Nouveaux demandeurs

Si vous êtes un nouveau demandeur, vous pourriez disposer de peu de renseignements pour appuyer votre demande. Ne laissez pas cela vous décourager de produire une demande, car vous avez peut-être tout de même effectué certains travaux admissibles. Conservez tous les renseignements et autres éléments physiques qui, selon vous, pourraient appuyer votre demande. Nous pouvons vous aider à déterminer les éléments de preuve qui appuient vos travaux de RS&DE et les dépenses connexes.

Avant de produire votre demande, vous pouvez communiquer avec nous ou demander une consultation prédemande, un service gratuit visant à vous aider à déterminer si vos travaux sont admissibles.

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