Autorisation d’accès aux renseignements en ligne

Un propriétaire d’entreprise (qui, dans ce contexte, fait référence à un administrateur ou à un dirigeant d’une société) ou un particulier avec pouvoir délégué doit préciser les renseignements en ligne auxquels un représentant désigné peut accéder et mettre à jour.

Niveaux d’autorisation

La liste des services auxquels un représentant a accès dépend du niveau d’autorisation que l’entreprise lui a consenti.

Un propriétaire d’entreprise décide à quels comptes de programme de l’Agence du revenu du Canada (l’Agence ci-après) son représentant pourra accéder en ligne. Il peut convenir d’accorder à un représentant une autorisation sans restriction, ou de limiter l’accès à des renseignements propres à un programme en particulier, comme les retenues sur la paie, ou encore de limiter l’accès à un compte précis d’un programme (identifié par son numéro d’entreprise à 15 chiffres).

Les propriétaires d’entreprise et leurs délégataires sont responsables de :

Pour les autorisations des employés, les propriétaires d’entreprise peuvent créer des identificateurs de groupes (ID Groupe) afin de simplifier le processus d’autorisation.

Les exemples suivants illustrent comment la portée de l’autorisation et le niveau de l’autorisation déterminent ce à quoi un représentant peut accéder et ce qu’il peut faire en ligne.

Exemple 1 – Accès de niveau 3, autorisation de portée étendue

Christine est l’administratrice fiscale d’Entreprise Multinationale Ltée. (EML). Elle est responsable de la production de toutes les déclarations de revenus de la société au Canada. Le Conseil d’administration de EML a déterminé que Christine devrait avoir accès à tous les renseignements en ligne pour tous les programmes; qu’elle devrait être en mesure de voir et d’apporter des changements à tous les renseignements en ligne; et qu’elle devrait avoir le pouvoir délégué d’accorder à d’autres employés une autorisation de niveau 3.

Exemple 2 – Accès de niveau 2, autorisation de portée moyenne

L’Agence du revenu a sélectionné Entreprise Multinationale Ltée. (EML) pour une vérification de l’impôt sur le revenu. EML a une équipe de quatre personnes qui travaillera avec les vérificateurs de l’Agence durant la vérification. EML a autorisé l’équipe à répondre aux demandes de renseignements de l’Agence concernant la vérification et à fournir les documents demandés, au besoin. L’équipe n’a pas besoin d’accéder aux renseignements sur la TPS/TVH ou la paie, car ces renseignements ne sont pas liés à la vérification de l’impôt sur le revenu. Étant donné que l’équipe soumettra des documents à l’Agence, EML a déterminé que l’accès de niveau 2 est approprié pour tous les comptes de programme RC (impôt sur le revenu des sociétés).

Exemple 3 – Accès de niveau 1, autorisation de portée limitée

Jason vient récemment de commencer à travailler au sein du département de la paie de d’Entreprise Multinationale Ltée. (EML). L’une de ses tâches consiste à s’assurer que les versements de retenues sur la paie pour les employés non-exécutifs de EML sont calculés correctement. S’il détermine qu’il y a eu une erreur ou un mauvais calcul pour une période antérieure, Jason en informe Christian, le gestionnaire du département de la paie. EML a deux comptes de paie : le compte 12345 6789 RP0001 est celui utilisé pour la rémunération des exécutifs, et le compte 12345 6789 RP0002 est celui utilisé pour la rémunération des employés non-exécutifs. Donc, l’autorisation en ligne de Jason a été limitée pour qu’il ait seulement accès au visionnement des renseignements du compte de programme 12345 6789 RP0002.

Exemple 4 – Accès de niveau 1 par rapport à accès de niveau 2

Patricia travaille au département de la comptabilité d’Entreprise Multinationale Ltée. (EML). L’une des tâches de celle-ci est de confirmer que l’Agence a bien crédité les paiements de EML aux comptes de programme appropriés, que ce soit les versements mensuels pour la TPS/TVH, les retenues sur la paie ou les acomptes provisionnels de l’impôt sur le revenu des sociétés. Lorsque Patricia trouve une erreur, elle en informe Jody, la gestionnaire du département de la comptabilité, qui est responsable de corriger l’erreur. EML a accordé à Patricia une autorisation de niveau 1 et à Jody une autorisation de niveau 2 pour tous les comptes de programme.

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