Formulaire T1013 – Demander ou annuler l'autorisation d'un représentant – FAQ de 2018 à l'intention des déclarants par voie électronique

Quoi de neuf dans la foire aux questions de 2018?

Le formulaire T1013, Demander ou annuler l'autorisation d'un représentant a été révisé en janvier 2019. Voici un résumé des modifications qui lui ont été apportées :

• Des informations supplémentaires ont été ajoutées pour définir ce qui constitue un représentant légal.

Quels sont les avantages de transmettre le formulaire T1013 par voie électronique?

• La soumission électronique est la façon la plus rapide d'obtenir l'accès au compte de votre client. L'ARC traite immédiatement la plupart des formulaires T1013 transmis par voie électronique comparativement à une demande en format papier qui peut prendre jusqu'à quatre semaines.
• Dans la plupart des cas, vous serez en mesure de consulter immédiatement les renseignements de vos clients par l'intermédiaire du service en ligne Représenter un client.
• Vous pouvez soumettre par voie électronique le formulaire T1013 et ce, 21 heures par jour, sauf entre 3 h et 6 h (heure de l'Est).

Que dois-je considérer avant de transmettre un formulaire T1013 par voie électronique?

De quoi ai-je besoin pour transmettre un formulaire T1013 par voie électronique?

• Vous devez être un déclarant par voie électronique en règle et utiliser un logiciel de préparation de déclarations professionnel homologué par l'ARC vous permettant de transmettre le formulaire T1013. Pour en savoir plus, consultez le site de la transmission électronique des déclarations.

Puis-je transmettre un formulaire T1013 par voie électronique avant que le contribuable l'ait signé et daté?

Non. Le contribuable ou son représentant légal doit signer et dater le formulaire T1013 avant que vous le transmettiez à l'ARC par voie électronique.

L'ARC accepte-t-elle les signatures électroniques sur le formulaire T1013?

Oui. L'ARC accepte les signatures électroniques sur le formulaire T1013.

Dois-je transmettre un nouveau formulaire T1013 chaque année?

Non. Vous n'avez qu'à envoyer un nouveau formulaire T1013 si vous devez modifier votre autorisation. Autrement, celle-ci demeurera en vigueur jusqu'à ce qu'elle soit annulée par vous ou par le contribuable, jusqu'à ce qu'elle atteigne la date d'expiration choisie ou jusqu'au décès du contribuable.

Qu'est-ce que signifie le filigrane sur le formulaire T1013 ?

Un filigrane s'affichera sur le formulaire T1013 si vous l'imprimez après l'avoir transmis par voie électronique. Ce filigrane indiquera à l'ARC qu'il s'agit d'un formulaire en double et qu'elle ne doit pas le traiter.

Comment puis-je vérifier si je suis déjà autorisé sur le compte de mon client?

• Vous pouvez consulter votre liste de clients dans le portail Représenter un client pour vérifier vos niveaux d'autorisation ou le nom de vos clients; ou
• Vous pouvez saisir le numéro d'assurance sociale (NAS) de votre client dans le portail Représenter un client pour vérifier si vous avez accès à son dossier en ligne.

Un syndic de faillite peut-il transmettre un formulaire T1013 par voie électronique?

Oui, dans la mesure où il répond aux conditions se retrouvant sous l'entête « De quoi ai-je besoin pour transmettre un formulaire T1013 par voie électronique? ».

Quelles sont les conséquences de soumettre des demandes en double?

Qu'est-ce qu'une demande en double?

Si vous envoyez le formulaire T1013 d'un client pour qui vous êtes déjà un représentant autorisé, vous créez une demande en double. Si vous soumettez un formulaire T1013 en vue de demander un changement, tel qu'un nouveau niveau d'autorisation, l'accès à des années additionnelles ou l'obtention d'un accès en ligne, l'ARC ne considèrera pas qu'il s'agit d'une demande en double.

Que se passera-t-il si je continue de transmettre des copies papier du formulaire T1013 et que je suis déjà le représentant inscrit au compte du contribuable?

Si l'ARC reçoit plusieurs formulaires T1013 en double de la part d'un même représentant, l'ARC vous retournera tous vos formulaires et vous demandera de supprimer les demandes en double.

Vous pouvez vérifier votre liste de clients ou vos niveaux d'autorisation à partir du portail Représenter un client.

Quelle est la marche à suivre si mon client est une autre personne que le contribuable?

Si votre client est un représentant légal, l'ARC exigera toute la documentation juridique (toutes les pages) qui confirme ce rôle. L'ARC reconnaîtra ainsi que cette personne est autorisée à vous désigner comme représentant et à signer le formulaire T1013.

Quelles étapes devrais-je suivre pour traiter avec des représentants légaux?

• Indiquez le NAS, le prénom et le nom de famille dans la partie 1 du formulaire T1013 correspondant à ceux du contribuable que votre client représente;
  • Si le contribuable est âgé de moins de 16 ans, assurez-vous que les parents ou le tuteur légal aient signés le formulaire et inscrivez leurs noms en caractères d'imprimerie dans la partie 5, dans le format « Jane Smith – mère » ou « John Smith – père ».
• Cochez la case du représentant légal dans la partie 5;
• Faites signer et dater le formulaire par les représentants légaux;
• Envoyez une copie complète qui n'est pas le document juridique original au centre fiscal du contribuable (Les adresses sont indiquées au verso du formulaire T1013);
• Soumettez le formulaire T1013 électroniquement et le système se mettra à jour après que les documents juridiques seront traités;
• Conservez le formulaire T1013 dans vos dossiers.

Que dois-je faire si je suis le représentant autorisé d'une fiducie T3?

Présentement, l'ARC n'accepte pas les formulaires T1013 soumis électroniquement pour une fiducie T3. Vous pouvez par contre utiliser le logiciel pour générer un formulaire T1013 à code à barres pour l'envoyer à l'ARC.

Que dois-je considérer après avoir soumis un formulaire T1013?

J'ai transmis un formulaire T1013 par voie électronique et je n'ai pas accès au compte. Pourquoi?

L'ARC traite immédiatement la plupart des formulaires T1013 qui lui sont transmis par voie électronique, mais elle a parfois besoin d'une confirmation ou de renseignements supplémentaires de la part de votre client. Vous pouvez gérer ces cas en demandant à votre client de communiquer avec l'ARC au service des demandes de renseignements des particuliers, au 1-800-959-7383.

Dois-je transmettre une copie papier du formulaire T1013 après l'avoir transmis par voie électronique?

Non. Après avoir soumis un formulaire T1013 par voie électronique, vous n'avez aucune autre mesure à prendre.

Pendant combien de temps dois-je conserver le formulaire T1013 signé?

Vous devez conserver une copie signée et datée de chaque formulaire T1013 pendant six ans, dans un format papier ou électronique qui est lisible pour l'ARC. Vous devez être en mesure de fournir une copie à la demande de l'ARC.

Dois-je soumettre un autre formulaire T1013 si la déclaration de revenus de mon client est rajustée?

Si vous êtes déjà autorisé à titre de représentant sur le compte de votre client, vous n'avez pas d'autre mesure à prendre. Vous pouvez consulter votre liste de clients dans le portail Représenter un client pour confirmer si vous êtes autorisé au compte.

Que dois-je faire si un client n'a plus besoin de mes services à titre de représentant inscrit à son compte?

Vous avez la responsabilité de retirer immédiatement votre nom du compte du client, par l'intermédiaire du portail Représenter un client, ou en téléphonant au service des demandes de renseignements sur l'impôt des particuliers, au 1-800-959-7383.

Est-ce que je dois tout de même conserver une copie d'un formulaire T1013 si j'ai retiré mon autorisation sur le compte d'un contribuable?

Oui, même si vous avez retiré votre nom du compte d'un contribuable, vous devez tout de même conserver une copie de tous les formulaires T1013 que vous avez soumis pendant six ans.

Programme de contrôle de la soumission électronique du formulaire T1013

En quoi consiste le programme de contrôle de l'ARC et pourquoi ai-je été sélectionné?

L'ARC examine une partie des formulaires T1013 transmis par voie électronique tout au long de l'année. Si vous êtes sélectionné pour un examen, vous serez tenu de soumettre une copie papier des formulaires que vous avez transmis par voie électronique. Ne transmettez aucun formulaire comportant un filigrane.

Dois-je conserver une copie des formulaires T1013 qui n'ont pas été mis à jour immédiatement?

Oui. Vous devez conserver une copie de tous les formulaires T1013 que vous avez transmis par voie électronique et pour lesquels vous avez reçu un numéro de confirmation pour une période de six ans. Le contribuable ou le représentant légal doit avoir signé et daté toutes vos copies papier avant que vous ne les transmettiez par voie électronique.

Que se passe-t-il si je ne transmets pas à l'ARC les formulaires T1013 demandés?

L'ARC retirera votre nom, à titre de représentant autorisé, de tous les comptes de contribuables visés.

Si, à maintes reprises, vous omettez de fournir à l'ARC les formulaires demandés, celle-ci peut suspendre votre privilège lié à la soumission de formulaires T1013 par voie électronique.

Vos responsabilités en tant que représentant

À titre de représentant, vous devez préserver la confidentialité des renseignements du contribuable et consentir aux trois conditions ci-dessous chaque fois que vous soumettez un formulaire T1013 par voie électronique :

• Vous devez soumettre électroniquement le formulaire T1013 dûment rempli dans les six mois suivant la signature et la datation à la main par le contribuable.
• Qu'un formulaire T1013 rempli par le contribuable n'a pas été modifié avant d'être rempli et que le contribuable a eu la possibilité de choisir une date d'expiration et de préciser le niveau d'autorisation approprié.
• Vous devez conserver et mettre à la disposition de l'ARC, sur demande, l'original, ou tout autre format accepté par l'ARC, pour une période de six ans à partir de la date à laquelle ces renseignements sont transmis à l'ARC. 

Si vous ne respectez pas votre partie de l'entente, l'ARC suspendra vos privilèges liés à la soumission de formulaires T1013 par voie électronique.

Afin de vous assurer que l'ARC peut traiter votre demande de façon efficace, veuillez suivre les directives relatives à chaque message d'avertissement ci-dessous.

W101

Merci d'avoir utilisé le service de soumission électronique pour nous envoyer le formulaire T1013, intitulé Demander ou annuler l'autorisation d'un représentant.

Un délai de traitement supplémentaire est nécessaire pour traiter votre demande.

Si des renseignements sont manquants et que le formulaire ne peut pas être traité, l'ARC cherchera à obtenir l'information requise directement auprès du contribuable.

Nous visons à traiter ce formulaire dans les trois jours ouvrables. Après cette période, veuillez consulter votre liste de clients dans le portail Représenter un client pour confirmer que votre soumission a été traitée.

Ne pas envoyer la copie papier du formulaire T1013 à l'ARC. Conservez le T1013 dans vos dossiers pour six ans.

Assurez-vous d'indiquer l'adresse actuelle du contribuable sur la déclaration.

Voici quelques raisons pour lesquelles vous pourriez obtenir un message W101 :

• Le contribuable est âgé de moins de 16 ans et l'ARC examine le formulaire T1013 pour confirmer que soit les deux parents ou les tuteurs légaux ont signé le formulaire.
• Un exécuteur testamentaire a signé le formulaire T1013 au nom d'une personne décédée et l'ARC examine le formulaire T1013 pour confirmer que la personne qui l'a signé est désignée à titre de représentant légal inscrit au compte de la personne décédée.

Directive :

Si vous recevez le message W101, aucune autre mesure n'est requise de votre part ou de celle de votre client. Si vous n'avez pas accès aux renseignements de votre client après 3 jours ouvrables, celui-ci devra téléphoner au service des demandes de renseignements sur l'impôt des particuliers, au 1-800-959-7383.

W103

Merci d'utiliser le service de soumission électronique pour nous envoyer le formulaire T1013, « Demander ou annuler l'autorisation d'un représentant ».

L'Agence du revenu du Canada (ARC) envoie une lettre au contribuable lui demandant de nous contacter.

En attendant, les informations du compte du contribuable peuvent être disponibles par téléphone et par écrit.

Ne pas envoyer la copie du formulaire T1013 à l'ARC. Conservez le T1013 dans vos dossiers pour six ans.

Assurez-vous d'indiquer l'adresse actuelle du contribuable sur la déclaration.

Raison pour laquelle vous pourriez recevoir un message W103 :

Il est nécessaire que votre client communique avec l'ARC pour confirmer des renseignements.

Directive :

Si vous recevez le message W103, demandez à votre client de téléphoner au service des demandes de renseignements des particuliers, au 1-800-959-7383, pour confirmer l'autorisation sur son compte.

W104

Merci d'avoir utilisé le service de soumission électronique pour nous envoyer le formulaire T1013, « Demander ou annuler l'autorisation d'un représentant ».

L'Agence du revenu du Canada traitera le formulaire après avoir traité la déclaration de revenus et de prestations du contribuable.

Ne pas envoyer la copie papier du formulaire T1013 à l'ARC. Conservez le T1013 dans vos dossiers pour six ans.

Assurez-vous d'indiquer l'adresse actuelle du contribuable sur la déclaration.

Raison pour laquelle vous pourriez recevoir un message W104 :

L'ARC doit traiter la déclaration de revenus de votre client avant de pouvoir traiter le formulaire T1013.

Directive :

Si vous recevez le message W104 et si vous avez déjà envoyé la déclaration de revenus de votre client à l'ARC, vous n'avez aucune autre mesure à prendre. L'ARC traitera le formulaire T1013 une fois qu'elle aura traité la déclaration de revenus.

W105

Merci d'avoir utilisé le service de soumission électronique pour nous envoyer le formulaire T1013, « Demander ou annuler l'autorisation d'un représentant ».

Le contribuable doit mettre à jour ses renseignements personnels avec l'ARC. Nous traiterons le formulaire T1013 une fois que nous aurons mis à jour les renseignements du contribuable.

Ne pas envoyer la copie papier du formulaire T1013 à l'ARC. Conservez le T1013 dans vos dossiers pour six ans.

Assurez-vous d'indiquer l'adresse actuelle du contribuable sur la déclaration.

Raison pour laquelle vous pourriez recevoir un message W105 :

Il est nécessaire que votre client communique avec l'ARC afin de clarifier ses renseignements personnels.

Directive :

Si vous recevez le message W105, demandez à votre client de téléphoner au service des demandes de renseignements des particuliers, au 1-800-959-7383, pour confirmer les renseignements de son compte.

W106

Merci d'avoir utilisé le service de soumission électronique pour nous envoyer le formulaire T1013, « Demander ou annuler l'autorisation d'un représentant ».

L'Agence du revenu du Canada (ARC) a besoin de plus de renseignements pour pouvoir donner suite à votre demande.

Le contribuable est décédé et le formulaire T1013 est signé par le liquidateur.

Envoyez sans délai, le document juridique, tel qu'un testament ou une lettre d'administration, qui nomme le liquidateur au centre fiscal du contribuable. Allez sur le site Web de l'ARC pour les adresses des centres fiscaux.

Nous traiterons le formulaire une fois que nous aurons ajouté le nom du liquidateur au compte du contribuable.

Ne pas envoyer la copie papier du formulaire T1013 à l'ARC. Conservez le T1013 dans vos dossiers pour six ans.

Assurez-vous d'indiquer l'adresse actuelle du contribuable sur la déclaration.

Raison pour laquelle vous recevez un message W106 :

L'ARC n'a pas traité les documents juridiques supportant l'autorisation du représentant légal.

Directive :

Si vous recevez le message W106, veuillez envoyer les documents juridiques appuyant la personne qui a signé le formulaire T1013 à titre de représentant légal pour le compte du contribuable. S'ils sont déjà envoyés, aucune action additionnelle n'est nécessaire. Si vous avez besoin de plus amples renseignements, vous pouvez téléphoner au service des demandes de renseignements des particuliers, au 1-800-959-7383.

W107

Merci d'avoir utilisé le service de soumission électronique pour nous envoyer le formulaire T1013, « Demander ou annuler l'autorisation d'un représentant ».

L'Agence du revenu du Canada (ARC) a besoin de plus de renseignements pour pouvoir donner suite à votre demande.

Le formulaire T1013 est signé par le mandataire ou le tuteur légal du contribuable.

Envoyez sans délai, le document juridique, comme une procuration ou le jugement d'un tribunal, qui nomme le mandataire ou le tuteur légal du contribuable au centre fiscal du contribuable. Allez sur le site Web de l'ARC pour les adresses des centres fiscaux.

Nous traiterons le formulaire une fois que nous aurons ajouté le nom du mandataire ou du tuteur légal au compte du contribuable.

Ne pas envoyer la copie papier du formulaire T1013 à l'ARC. Conservez le T1013 dans vos dossiers pour six ans.

Assurez-vous d'indiquer l'adresse actuelle du contribuable sur la déclaration.

Raison pour laquelle vous pourriez recevoir un message W107 :

L'ARC n'a pas traité les documents juridiques supportant l'autorisation du représentant légal.

Directive :

Si vous recevez le message W106, veuillez envoyer les documents juridiques appuyant la personne qui a signé le formulaire T1013 à titre de représentant légal pour le compte du contribuable. S'ils sont déjà envoyés, aucune action additionnelle n'est nécessaire. Si vous avez besoin de plus amples renseignements, vous pouvez téléphoner au service des demandes de renseignements des particuliers, au 1-800-959-7383.