Guide relatif à l'évaluation des personnes handicapées - Comment établir et mettre en place des mesures d'adaptation en matière d'évaluation - Établir et mettre en place des mesures d'adaptation en matière d'évaluation

Les processus de nomination doivent être gérer de façon à tenir compte des besoins des personnes handicapées tout au long du processus. Vous trouverez ci-dessous une procédure en 6 étapes afin d'aider les responsables de l'évaluation à établir et à mettre en place des mesures d'adaptation dans le cadre d'un processus de nomination.

Toutes les demandes de mesures d'adaptation en matière d'évaluation et toutes les évaluations faites avec ces mesures doivent être bien documentées. Vous trouverez pour chaque étape présentée une liste des documents et des renseignements liés aux demandes de mesures d'adaptation en matière d'évaluation qui doivent être conservés dans le dossier du processus de nomination.

Étape 1 - Communiquer l'information essentielle de façon appropriée

Dès le début du processus de nomination, les personnes responsables du processus de nomination doivent fournir l'information en temps opportun. Les personnes handicapées qui ne peuvent lire les documents imprimés en caractères réguliers fournis aux postulants et postulantes ne devraient pas attendre longtemps pour d'avoir accès à ces documents, puisque ce délai pourrait constituer un désavantage.

Gardez à l'esprit les besoins des personnes handicapées en :

  • fournissant de l'information sur le droit de bénéficier de mesures d'adaptation dans les communications avec les postulantes et les postulants éventuels, notamment les affiches des processus de nomination et tout autre moyen de communication et ce, dès les premières étapes d'un processus de nomination;
  • donnant aux postulants et aux postulantes, dans les plus brefs délais, de l'information sur les outils et les méthodes d'évaluation choisis, puisqu'ils ou elles auront besoin de cette information pour décider s'ils ou elles feront une demande de mesures d'adaptation en matière d'évaluation;
    • Par exemple, une personne sourde d'une oreille, mais qui n'a pas de problème lorsqu'elle dialogue avec une seule personne, peut se rendre compte que son handicap se répercutera sur son rendement uniquement après avoir découvert que l'évaluation comportera une discussion de groupe, autour d'une table.
  • remettre aux postulants et aux postulantes tous les renseignements portant sur l'évaluation, y compris les annonces et les trousses d'études, dans un format leur étant accessible. Il est recommandé de discuter des besoins en matière de format avec chaque postulant ou postulante afin d'en garantir l'accessibilité. Les coûts liés au matériel dans plusieurs formats doivent être assumés par l'organisme d'embauche.

Si une personne indique pour la première fois qu'elle a besoin de mesures d'adaptation lors de la session d'évaluation, il est recommandé de remettre l'évaluation à une date ultérieure. Ce délai est nécessaire non seulement pour prendre des mesures d'adaptation en matière d'évaluation adéquates, mais pour s'assurer que les autres postulants et postulantes ne soient pas dérangés par les différences dans les procédures d'administration qui pourraient être requises. Les administrateurs et les administratrices d'évaluation doivent expliquer à la personne qu'il s'agit d'une procédure normale et lui mentionner qu'elle ne sera pas désavantagée en étant évaluée à une date ultérieure.

Quelle information doit être conservée dans le dossier de nomination?

  • Tous les documents et la correspondance fournie par l'organisme d'embauche aux postulants et aux postulantes, y compris les documents informant les postulants et les postulantes de leur droit à des mesures d'adaptation (habituellement l'annonce du processus) et tout document informant le postulant ou la postulante des outils d'évaluation qui seront utilisés.
  • Toute la correspondance avec la personne handicapée, y compris les courriels, concernant sa demande de mesures d'adaptation en matière d'évaluation.

Étape 2 - S'entretenir avec le postulant ou la postulante pour obtenir l'information sur ses limitations fonctionnelles

Une fois que les postulantes et les postulants ont informé l'employeur de leurs besoins de mesures d'adaptation pour le processus d'évaluation, ils ou elles se sont acquittés de leur obligation initiale et il incombe désormais au gestionnaire ou à la gestionnaire ou aux personnes responsables de l'évaluation d'y donner suite et d'obtenir plus d'information. Par conséquent, les responsables de l'évaluation doivent s'entretenir avec le postulant ou la postulante le plus tôt possible afin d'obtenir de plus amples renseignements sur les limitations fonctionnelles, puisque la collecte d'information peut prendre beaucoup de temps.

Les responsables de l'évaluation ont l'obligation d'obtenir, sur une base continue, les commentaires de la personne qui demandent des mesures d'adaptation, afin d'assumer leur responsabilité d'établir les mesures d'adaptation en matière d'évaluation. L'information recueillie auprès des postulants et des postulantes devra normalement comprendre :

  • Une description claire de la nature et de la portée des limitations fonctionnelles liées à la déficience, soit les restrictions dans le fonctionnement d'une personne qui entrave sa capacité à effectuer des tâches ou des activités;
  • les mesures d'adaptation utilisées par le passé dans des situations d'évaluation;
  • les mesures d'adaptation que la postulante ou le postulant utilise dans son milieu de travail, notamment la technologie d'adaptation habituellement utilisée; et
  • le cas échéant les médicaments qui pourraient avoir un effet sur le rendement aux tests.

Des renseignements additionnels peuvent être nécessaires, selon la complexité des limitations fonctionnelles. Des exemples de questionnaires pour recueillir de l'information sur les limitations fonctionnelles auprès des postulants et des postulantes sont disponibles à l'appendice 2. Notez que la divulgation du diagnostic ou de la nature d'une déficience ou de toute autre information non pertinente à l'établissement des mesures d'adaptation en matière d'évaluation n'est pas requise.

Il est souvent utile, lors de la cueillette d'information, de penser aux mesures d'adaptation en milieu de travail qui seraient disponibles à la personne pour effectuer des tâches qui sont semblables à celles effectuées durant l'évaluation. Les mesures d'adaptation en milieu de travail qui seraient fournies à ces personnes pour accomplir ces tâches peuvent constituer de bonnes mesures d'adaptation dans le processus d'évaluation. À ce titre, elles peuvent servir de base à une évaluation réaliste de la qualification évaluée.

Alors que les postulants et les postulantes sont la première source d'information, ils ou elles peuvent aussi vous suggérer d'autres personnes comme sources d'information et vous autoriser à communiquer avec elle. Avant de procéder, assurez-vous d'obtenir le consentement écrit du postulant ou de la postulante. Par exemple, le superviseur ou la superviseure du postulant ou de la postulante peut être en mesure de fournir un point de vue utile sur la façon dont le postulant ou la postulante s'acquitte de son travail et fournir de l'information que le postulant ou la postulante prend pour acquis et ne pensera pas à partager. Lorsque de l'information provenant d'une telle source est prise en compte, la subjectivité de la personne qui fournie l'information doit être considérée. De plus, si le superviseur actuel et le gestionnaire d'embauche est la même personne, des sources additionnelles d'information seraient recommandée.

Il est important de noter que, lorsque la demande de mesures d'adaptation en matière d'évaluation concerne l'utilisation de tests standardisés de la Commission de la fonction publique (CFP), le Centre de psychologie du personnel (CPP) est responsable de l'établissement de ces mesures d'adaptation. Ceci est particulièrement important afin d'assurer la cohérence des mesures d'adaptation en matière d'évaluation utilisées avec ces tests, puisque les résultats peuvent être utilisés dans des processus de nomination ultérieurs au sein de la fonction publique.

Si une personne exprime des inquiétudes à fournir des renseignements sur ses limitations fonctionnelles, consultez la section Inquiétudes à demander de mesures d'adaptation ou à fournir de l'information pour obtenir des suggestions sur la façon de réagir.

Quelle information doit être conservée dans le dossier de nomination?

  • Un registre de tous les renseignements fournis par la personne au sujet de ses limitations fonctionnelles, y compris toute la correspondance avec cette personne.
  • Quand un test standardisé de la CFP est utilisé, en plus du registre ci-dessus, tous les renseignements fournis par le CPP de la CFP, y compris toute la correspondance.

Étape 3 - Lorsque nécessaire, obtenir de l'information d'une professionnelle ou d'un professionnel qualifié

Même si la personne handicapée est toujours la première source d'information sur ses limitations fonctionnelles, il sera nécessaire, dans certains cas, d'obtenir des renseignements supplémentaires d'une professionnelle ou d'un professionnel qualifié afin d'établir les mesures d'adaptation appropriées. Il est important de souligner qu'une telle documentation professionnelle n'est pas requise en tant que preuve d'un diagnostic de handicap. Elle est requise seulement parce que, dans certains cas, une description claire de la nature et de la portée des limitations fonctionnelles nécessite les connaissances que seuls les professionnels et les professionnelles du domaine possèdent.

Il est important de souligner que la personne handicapée n'a pas l'obligation de partager l'ensemble du document professionnel avec les responsables de l'évaluation. Les sections du document portant sur la nature et la portée des limitations fonctionnelles de la personne, incluant les résultats à des tests standardisés et leur interprétation s'il y a lieu, et les recommandations du professionnel ou de la professionnelles sont habituellement suffisantes pour l'établissement des mesures d'adaptation. La divulgation des autres sections du document qui ne sont pas liées à la demande de mesures d'adaptation en matière d'évaluation est laissée à la discrétion de la personne.

Il est recommandé d'obtenir de la documentation professionnelle sur la nature et la portée des limitations fonctionnelles dans les cas suivants :

  • Quand les limitations fonctionnelles ne sont pas évidentes; sont temporaires; sont progressives ou cycliques; sont multiples ou complexes; sont sujettes à l'interprétation.
    • Par exemple : Handicaps affectant le fonctionnement mental, la concentration ou la mémoire, notamment des difficultés d'apprentissage, une hyperactivité avec déficit de l'attention, les problème de santé mentale et les blessures à la tête. Handicaps complexes qui peuvent se manifester de diverses façons selon les personnes, comme c'est le cas pour la sclérose en plaques, la dystrophie musculaire ou la paralysie cérébrale.
  • Quand une postulante ou un postulant soupçonne d'être atteint d'une déficience particulière pour laquelle elle ou il n'a jamais été évalué par un professionnel ou une professionnelle afin de le déterminer et d'obtenir une description claire de ses limitations fonctionnelles particulières.
    • Par exemple : Une postulante ou un postulant constate des limitations fonctionnelles cognitives et soupçonne d'être atteint d'un trouble d'apprentissage. Ce postulant ou cette postulante doit être évalué par un professionnel ou une professionnelle afin de confirmer ou d'infirmer son soupçon avant que des mesures d'adaptation en matière d'évaluation puisse être établies.

Il est important de souligner que l'organisation d'embauche est responsable d'assumer les coûts reliés aux évaluations professionnelles qu'elle requière pour déterminer la nature et la portée des limitations fonctionnelles. Elle doit également assumer les coûts reliés aux mesures d'adaptation en matière d'évaluation durant le processus de nomination.

Dans les cas où les personnes en charge d'établir les mesures d'adaptation en matière d'évaluation doivent consulter un professionnel ou une professionnelle pour obtenir plus de renseignements ou des documents spécifiques, la personne handicapée doit signer un consentement écrit pour autoriser cette consultation. Ce consentement écrit doit être envoyé au professionnel ou à la professionnelle avant que la consultation ne puisse avoir lieu ou qu'un document puisse être obtenu. Un exemple de formulaire de consentement est disponible à l'appendice 3.

Pour de plus amples renseignements sur les documents professionnels et ce qu'ils doivent contenir, consultez la section Normes en matière de documents professionnels. Si une personne exprime des inquiétudes à fournir des documents professionnels, consultez la section Inquiétudes à demander des mesures d'adaptation ou à fournir de l'information pour obtenir des suggestions sur la façon de réagir.

Quelle information doit être conservée dans le dossier de nomination?

  • Une copie, si fournie, de tout document provenant d'un professionnel ou d'une professionnelle.
  • Le cas échéant, une copie du formulaire de consentement dûment signé par le postulant ou la postulante permettant de communiquer avec un professionnel ou une professionnelle ou d'obtenir des renseignements de ce professionnel ou de cette professionnelle.
  • Le cas échéant, un registre de toutes les conversations et la correspondance avec le professionnel ou la professionnelle.

Étape 4 - Déterminer des mesures d'adaptation en tenant compte de toute l'information

Lorsque l'information appropriée a été recueillie et que les limitations fonctionnelles du postulant ou de la postulante sont comprises, on peut déterminer des mesures d'adaptation en tenant compte de deux objectifs principaux. Premièrement, que les mesures d'adaptation ne modifient pas la nature ou le niveau de la qualification évaluée et deuxièmement, que les mesures d'adaptation, dans la mesure du possible, ressemblent à celles qui seraient mises à la disposition du postulant ou de la postulante dans le poste visé afin d'accomplir des tâches semblables. L'analyse des renseignements suivants est essentielle à l'atteinte de ces objectifs.

  • La nature et la portée des limitations fonctionnelles du postulant ou de la postulante. Règle générale, l'information recueillie auprès de la personne handicapée sur la nature et la portée des limitations fonctionnelles (étape 2) et, s'il y a lieu, auprès d'un professionnel ou d'une professionnelle qualifié (étape 3) devrait être suffisante pour avoir une compréhension claire de leur incidence sur la capacité de fonctionner de la personne.
  • L'outil d'évaluation utilisé. Il est essentiel d'avoir une compréhension approfondie des outils ou des méthodes d'évaluation utilisés afin de déterminer les mesures d'adaptation en matière d'évaluation. S'agit-il d'un test à développement, d'une étude de cas, d'un test à livre ouvert ou à choix multiples, d'un exercice de panier de gestion, d'une situation de groupe, d'un test oral, d'une entrevue? Quel est le nombre de questions, le temps alloué, la longueur prévue des réponses à fournir oralement ou par écrit? Y a-t-il beaucoup de lecture?
  • La qualification évaluée. Il est nécessaire d'avoir une bonne connaissance de la qualification évaluée. Cela assure que les mesures d'adaptation en matière d'évaluation ne modifient pas la nature et le niveau de la qualification évaluée. Quelles sont les qualifications évaluées : connaissances, compétences, aptitudes ou qualités personnelles? Y a-t-il une exigence liée à la rapidité d'exécution? Etc.

Dans le but de déterminer les mesures d'adaptation en matière d'évaluation appropriées, il est nécessaire de procéder à une analyse méthodique des trois éléments, des répercussions qu'ils ont les uns sur les autres tout en tenant compte des Principes des mesures d'adaptation en matière d'évaluation. L'information tirée de cette analyse est particulièrement importante puisqu'elle donne une justification solide aux mesures d'adaptation en matière d'évaluation. Cette justification explique de quelle façon les mesures empêchent les limitations fonctionnelles d'un postulant ou d'une postulante de lui causer un désavantage, tout en lui permettant de démontrer pleinement ses qualifications. Cette justification explique également de quelle façon la personne n'est pas avantagée comparativement aux autres postulants et postulantes protégeant ainsi le mérite dans le processus de nomination.

Pour des exemples de mesures d'adaptation pouvant être prises, consultez la section Définitions clés au niveau de la définition des mesures d'adaptation dans le processus d'évaluation, et la section Enjeux relatifs à certaines déficiences.

Quand une consultation additionnelle est-elle nécessaire?

Il peut y avoir des occasions où les responsables de l'évaluation ne sont pas certains des répercussions que peuvent avoir, les unes sur les autres, les limitations fonctionnelles de la personne, les exigences de l'outil d'évaluation et la qualification évaluée. Par conséquent, il est recommandé de demander conseil à d'autres experts ou expertes dans les circonstances suivantes :

  • lorsque le handicap est complexe, qu'il est sujet à l'interprétation et qu'il peut se manifester par diverses limitations fonctionnelles selon les personnes, comme c'est le cas pour la sclérose en plaques, la dystrophie musculaire ou la paralysie cérébrale;
  • pour tous les handicaps affectant le fonctionnement cognitif, la concentration ou la mémoire, notamment les troubles d'apprentissage, les troubles de déficit de l'attention et/ou hyperactivité, des problèmes de santé mentale et des blessures à la tête;
  • pour des handicaps multiples, par exemple une personne ayant des limites à la fois visuelles et motrices;
  • pour les personnes qui sont sourdes et pour qui les capacités de lecture et d'écriture sont un enjeu.

Quelle information doit être conservée dans le dossier de nomination?

  • Une copie des mesures d'adaptation en matière d'évaluation proposées et de leur justification.
  • Quand un test standardisé de la CFP est utilisé, tous les renseignements fournis par le CPP de la CFP, y compris toute la correspondance.
  • Si une experte ou un expert a été consulté, une copie de toute information partagée avec l'experte ou l'expert; ainsi qu'une copie du formulaire de consentement à contacter l'expert ou l'experte signé par le postulant ou la postulante.

Étape 5 - Informer la personne handicapée des mesures d'adaptation en matière d'évaluation proposées bien avant la date de l'évaluation

Il est impératif que la personne handicapée soit informée des mesures d'adaptation en matière d'évaluation proposées avant l'évaluation. La personne doit disposer de suffisamment de temps pour demander des éclaircissements ou suggérer des modifications aux mesures d'adaptation proposées. Cette consultation précoce doit donner à la personne du temps pour prendre, de son côté, ses propres dispositions pour l'évaluation, par exemple prévoir des services de transport adapté.

Si la personne a des questions ou des préoccupations sur les mesures d'adaptation en matière d'évaluation proposées, il est crucial d'y répondre avant l'évaluation. Il est essentiel que la personne se sente à l'aise avec les mesures d'adaptation en matière d'évaluation proposées puisqu'il s'agit d'une condition préalable pour lui permettre de donner son plein rendement. Le fait de ne pas informer les postulantes et les postulants des mesures d'adaptation en matière d'évaluation prévues suffisamment à l'avance a précédemment donné lieu à des plaintes qui ont été entendues.

Quelle information doit être conservée dans le dossier de nomination?

  • Toute la correspondance avec la personne handicapée, y compris les courriels, concernant les propositions de mesures d'adaptation en matière d'évaluation.
  • Un registre de tous les commentaires émis par la personne sur les propositions de mesures d'adaptation en matière d'évaluation.
  • Quand un test standardisé de la CFP est utilisé, en plus de l'information ci-dessus, tous les renseignements fournis par le CPP, y compris toute la correspondance.

Étape 6 - Préparer et procéder à la séance d'évaluation

Préparer la session d'évaluation : Dans un premier temps, vous devez choisir les administrateurs ou administratrices d'évaluation. Certaines choses devraient être prises en considérations à ce niveau. À savoir, les administrateurs ou administratrices devraient être sensibles aux besoins des postulants et des postulantes. Ils ou elles devraient également être en mesure de faire preuve de jugement éclairé si une certaine souplesse s'impose en cas de situations inhabituelles ou imprévues. Ils ou elles devraient comprendre comment l'évaluation avec des mesures d'adaptation diffère de la procédure habituelle.

Afin de préparer les administrateurs ou administratrices d'évaluation, il est important de tenir compte des points suivants :

  • Ils ou elles devraient être informés en détail des besoins spécifiques des postulants et des postulantes relativement aux mesures d'adaptation en matière d'évaluation et être en mesure d'identifier tous les secteurs où ils ou elles pourraient avoir à faire preuve de souplesse, comme des variations dans le temps alloué ou dans la durée des pauses.
  • Ils ou elles devraient passer les consignes et les mesures d'adaptation en revue avec le postulant ou la postulante avant la date de l'évaluation afin de s'assurer que les procédures sont appropriées avant que l'évaluation commence.
  • Les administrateurs et les administratrices d'évaluation doivent, s'il y a lieu et à l'avance, essayer avec le postulant ou la postulante les logiciels ou les aides techniques qui seront utilisées durant l'évaluation, afin de s'assurer que ces aides répondent à ses besoins pour la tâche à accomplir.

Procéder à l'évaluation : Les administrateurs ou administratrices d'évaluation doivent observer avec soins les mesures d'adaptation en matière d'évaluation qui ont été établies lorsqu'ils ou elles procèdent à l'évaluation de la postulante ou du postulant. Ils ou elles doivent rester attentives afin de s'assurer que les mesures d'adaptation sont adéquates; et lorsque approprié, ils ou elles doivent s'en assurer auprès du postulant ou de la postulante tout en faisant attention de ne pas interrompre inutilement l'évaluation.

Dans certains cas, il peut être nécessaire de modifier les procédures d'administration qui ont été établies précédemment ou de reporter la séance d'administration de tests. N'oubliez pas de documenter ces circonstances. Voici quelques exemples qui justifieraient ce changement :

  • lorsqu'on découvre que le logiciel ou les aides technologiques ne sont pas adaptés aux besoins du postulant ou de la postulante. Notez que, lorsque possible, on devrait essayer le matériel à l'avance;
  • lorsqu'une personne ayant un niveau de tolérance limitée devient excessivement fatiguée et ne peut plus fonctionner efficacement;
  • lorsque les mesures d'adaptation en matière d'évaluation sont perçues comme inadéquates dès le départ, ce qui parfois devient évident au moment où les instructions sont données. Par exemple, une personne handicapée auditive qui a de la difficulté à comprendre les consignes données verbalement à un groupe. À noter qu'il est possible de passer les consignes en revue avec le postulant ou la postulante avant la date de l'évaluation afin de vérifier à l'avance la compréhension et ainsi éviter des problèmes éventuels.

Quelle information doit être conservée dans le dossier de nomination?

  • Nom et coordonnées de l'administrateur ou de l'administratrice d'évaluation.
  • Un registre de tous les commentaires pertinents émis par le postulant ou la postulante durant son évaluation et tous les détails concernant son comportement qui sont indicatifs de la pertinence des mesures d'adaptation.
  • Un registre de tous les commentaires pertinents émis par l'administrateur ou l'administratrice d'évaluation en ce qui a trait à l'évaluation.
  • Un registre détaillé des modifications apportées aux mesures d'adaptation en matière d'évaluation dans les cas où il était nécessaire de les modifier. On doit retrouver dans ce registre :
    • le temps réel pris par le postulant ou la postulante pour compléter chaque test, sous test ou exercice;
    • les problèmes qui sont survenus durant l'évaluation (par exemple, des signes d'une fatigue accrue, toute plainte exprimée par le postulant ou la postulante, l'heure, la nature et la durée des bruits dérangeants à l'extérieur de la salle d'évaluation, etc.); et
    • toute mesure prise pour résoudre les problèmes.
  • Quand un test de la CFP est utilisé, une copie des registres ci-dessus doit être envoyée au CPP.
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