Vérification des contrôles financiers cycliques – Revenus et marchés prescrits

(Approuvé le 2 octobre 2013)

Table des matières

Sommaire

Contexte

La plupart des revenus de la Commission de la fonction publique (CFP) proviennent des services de dotation et d'évaluation offerts à d'autres ministères en vertu des pouvoirs en matière de recouvrement des coûts de la CFP. Il s'agit de services facultatifs offerts à des organismes de l'administration publique centrale comme de l'extérieur, selon la définition donnée dans la Loi sur l'emploi dans la fonction publique. Ces dernières années, le volume des services fournis a été plus faible et la direction s'attend à ce que les revenus fléchissent un peu, en partie à cause d'une activité moindre à l'échelle du gouvernement et d'une capacité accrue des ministères de gérer leur propre dotation. Les revenus recouvrés ont atteint 10,5 millions de dollars en 2011-2012, et s'élevaient à environ 8,3 millions de dollars en 2012-2013.

Les marchés prescrits, s'ils ne sont pas bien gérés, représentent un risque potentiel pour l'efficacité et la crédibilité des activités d'approvisionnement. Au plan de l'approvisionnement, le pourcentage des marchés de services non concurrentiels est passé de 47 % en 2009-2010 à 7 % en 2012-2013. Au cours de l'exercice 2011-2012, duquel proviennent les échantillons, la CFP a attribué pour 4,022 millions de dollars de marchés concurrentiels, et pour 3,218 millions de dollars de marchés non concurrentiels, soit une valeur totale de 7,240 millions de dollarsFootnote 1.

Fondement

En février 2012, le Bureau du vérificateur général (BVG) a annoncé qu'il ne ferait plus la vérification des relevés financiers de la CFP, étant donné le faible risque qu'ils représentent. En juillet de la même année, le Comité exécutif de gestion a décidé de confier l'examen des contrôles des rapports financiers à la Direction de la vérification interne (DVI).

Compte tenu des efforts déployés par la CFP pour les marchés non concurrentiels, l'examen des progrès dans ce domaine de la gestion budgétaire a été jugé opportun.

Objectif

La présente vérification visait à évaluer la pertinence et l'efficacité des contrôles financiers relatifs à la déclaration des revenus et à la gestion des approvisionnements au moyen de marchés prescrits.

Conclusions générales

En général, les contrôles financiers relatifs à la déclaration des revenus sont suffisamment fiables pour les fins envisagées. Dans l'ensemble, les membres du personnel comprennent leurs rôles et responsabilités, dont la plupart sont documentés. La constatation des revenus est fondée sur la facturation, mais non sur le moment de l'émission des factures, ce qui crée un écart par rapport à la politique. Nous avons constaté que pour l'intégralité et l'exactitude de la déclaration des revenus, les contrôles étaient efficaces. Toutefois, le délai de la facturation pose un problème, certains retards dans la facturation survenant au cours de l'année mais étant corrigés à la fin de l'exercice financier. Les tâches des membres du personnel étaient correctement séparées. La plupart des processus et des contrôles internes touchant les principales transactions et chaque flux de revenus sont documentés, quoique de façon non uniforme. La direction adopte une approche fondée sur le risque pour composer avec les processus de contrôle sur le plan de la surveillance, mais les contrôles concernant les transactions ne sont pas gérés aussi clairement de cette façon. Nous attribuons en partie cet écart à la diversité et à la complexité des processus de facturation.

Même si les risques résiduels individuels signalés précédemment sont peut-être faibles, leur incidence combinée réduit la capacité de se fier aux contrôles. En outre, si des changements organisationnels entraînent une diminution des contrôles informels comme les connaissances des employés, les niveaux de risque augmentent. Les écarts dans la documentation ne devraient pas coûter cher à combler.

Globalement, les contrôles concernant la gestion des marchés prescrits en matière d'approvisionnement sont adéquats. La gestion des marchés prescrits nécessite une étroite collaboration entre les Services d'approvisionnement (SA) et les gestionnaires de centres de responsabilité (CR). À cette fin, les SA ont mis en œuvre des outils et des mécanismes pour appuyer l'administration des demandes d'approvisionnement relatives aux marchés prescrits. Les usagers de la CFP sont informés de ces outils et documents de diverses façons. Une formation est offerte aux gestionnaires et aux adjoints qui traitent les ententes de marchés de services. Le recours à l'exception exigée est justifié s'il est motivé et les dossiers sont en général bien documentés.

Par conséquent, les contrôles en place permettent au personnel des SA de mettre en application les diverses exigences prévues par les lois, les règlements et les politiques relativement aux demandes de services d'approvisionnement. Pour la délégation des pouvoirs financiers, les rôles et responsabilités devraient être plus clairs concernant la reddition de comptes des SA, de leurs représentants et des gestionnaires de CR.

La direction a fourni des plans d'action détaillés qui, selon nous, permettront de résoudre les anomalies signalées.

1. Introduction

En août 2012, le Comité de vérification interne a approuvé la vérification des contrôles financiers dans le cadre du plan de vérification interne fondé sur les risques de 2012-2013. La vérification comporte deux volets : revenus et marchés prescrits.

L'étape de la planification de la présente vérification s'est amorcée en octobre 2012.

2. Contexte

Revenus

Selon les états financiers pour l'exercice 2011–2012 préparés à l'aide de la méthode de comptabilité d'exercice, les revenus de la Commission de la fonction publique (CFP) s'élevaient à 12,850 millions de dollars. Compte tenu de l'importance de ce montant, une solide gestion des revenus est essentielle pour veiller à ce que la CFP atteigne son objectif global de gestion budgétaire responsable.

Chaque année depuis 2005–2006, le Bureau du vérificateur général (BVG) a vérifié les états financiers de la CFP. Le BVG a toujours émis une opinion sans réserve quant au respect des règles et des principes comptables et a conclu que les états financiers vérifiés sont un reflet exact de la situation financière de la Commission. En février 2012, le BVG a annoncé qu'il ne ferait plus la vérification des états financiers de plusieurs ministères et organismes fédéraux de plus petite taille, notamment la CFP, en raison du faible risque qu'ils représentent. En juillet 2012, le Comité exécutif de gestion a décidé de confier l'examen des contrôles financiers à la Direction de la vérification interne (DVI). À cette fin, la DVI compte effectuer des tests et contrôles annuels à l'égard de diverses questions reliées à la gestion financière, y compris la présentation des résultats financiers.

Selon la Politique sur la gestion financière des ressources, l'information et les rapports financiers et la nouvelle Politique sur les contrôles internes, les ministères et organismes doivent produire des états financiers vérifiables (c'est-à-dire des états financiers qui peuvent résister à une vérification fondée sur les contrôles). Ils ne sont pas tenus de faire vérifier ces états chaque année.

La plupart des revenus de la CFP proviennent des services de dotation et d'évaluation offerts à d'autres organisations en vertu des pouvoirs en matière de recouvrement des coûts qui lui sont dévolus. Il s'agit de services facultatifs offerts à des organismes de l'administration publique centrale et de l'extérieur, selon la définition donnée dans la Loi sur l'emploi dans la fonction publique. Parmi les offres de services habituelles, mentionnons l'aide aux ministères pour doter les postes vacants, pour évaluer les candidats en fonction des critères de mérite et pour offrir des services de counseling aux fonctionnaires. Les tarifs sont présentés dans des listes de prix détaillées. La prestation des services est régie par des protocoles d'entente avec les organisations, lesquels sont complétés par des demandes de services détaillées.

La direction s'attendait à ce que les revenus baissent un peu, en partie en raison de la diminution des activités de dotation à l'échelle du gouvernement et de la capacité accrue des ministères de gérer leur propre dotation. En 2011-2012, les revenus recouvrés ont été de 10,5 millions de dollars, et d'environ 8,3 millions de dollars en 2012-2013. Une fois la vérification sur le terrain terminée, la CFP a annoncé une restructuration importante de l'organisation de ses services en recouvrement des coûts et des produits qu'elle offre. Cette décision a été prise en raison de la plus faible demande de services de dotation. Ces changements entreront en vigueur en 2013-2014.

Marchés prescrits

En 2011-2012, la CFP a attribué 4,022 millions de dollars en marchés concurrentiels, et 3,218 millions de dollars en marchés non concurrentiels, soit une valeur totale de 7,240 millions de dollarsFootnote 2. Ces données ne représentent pas les dépenses réelles, mais seulement la valeur totale des contrats attribués et modifiés au cours de la période.

Le Règlement sur les marchés de l'État énonce les conditions pour conclure des marchés. Même si les appels d'offres concurrentiels constituent la norme, il existe des exceptions à la règle qui permettent de passer des marchés prescrits. Le mécanisme permet à l'autorité contractante d'accorder le marché à un fournisseur présélectionné lorsque la décision est prise de ne pas recourir à un appel d'offres concurrentiel. La DVI a également tenu compte d'autres instruments de politique connexes comme la Politique sur les marchés et les Lignes directrices sur la divulgation proactive des marchés du Conseil du Trésor, de même que les procédures internes d'adjudication des marchés et les Lignes directrices sur l’acquisition des biens et services de la CFP.

En 2011, la CFP a procédé à une vérification de certains Préavis d'adjudication de contrats (PAC) et le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement a également publié un examen des pratiques d'approvisionnement de ces dossiers. Les deux organismes ont formulé des recommandations au sujet des processus d'approvisionnement et de leur conformité aux politiques et règlements applicables. Les plans d'action de la direction, tant pour la vérification interne que l'examen des pratiques, ont été intégralement mis en œuvre.

Les Services d'approvisionnement (SA) de la Direction des finances et de l'administration fournissent des services centraux de passation de marchés aux bureaux régionaux et à l'administration centrale de la CFP. En 2011-2012, les SA ont administré 1 024 marchés de services; 74 % d'entre eux étaient concurrentiels tandis que 26 % ne l'étaient pas. En 2010-2011, 33 % des marchés de services n'étaient pas concurrentiels, comparativement à 47 % en 2009-2010. En 2012-2013, sur 710 marchés de services, seulement 7 % n'étaient pas concurrentiels. Cette dernière statistique traduit les efforts déployés par la haute direction pour maximiser les processus concurrentiels dans toute la mesure du possible. Les marchés prescrits sont ceux pour lesquels l'exigence de lancer des appels d'offres concurrentiels est mise de côté en vertu de certaines exceptions, p. ex., moins de 25 000 $ ou le marché ne peut être exécuté que par une seule personne.

À la CFP, trois secteurs d'activités sont concernés par les opérations visées par la présente vérification :

  • La Direction de la gestion opérationnelle et du soutien de la Direction générale des services de dotation et d'évaluation (DGSDE) joue un rôle d'appui pour divers services en recouvrement des coûts, en particulier pour ce qui est de la facturation et des rapports de la Commission, non seulement à l'administration centrale mais également dans les sept bureaux régionaux.
  • La Direction des opérations comptables de la Direction générale de la gestion ministérielle (DGGM) est chargée de la comptabilisation des transactions financières et de s'assurer que les politiques comptables sont efficacement appliquées dans toute la CFP.
  • La Division des services d'administration - services d'approvisionnement de la DGGM offre à la CFP une aide spécialisée à chaque étape du cycle d'approvisionnement et met au point des outils afin d'accélérer et de faciliter l'achat de produits et de services.

3. Risques

À la CFP, les contrôles relatifs aux déclarations de revenus doivent être adéquats afin de permettre des opérations efficaces dans un environnement complexe consistant en de nombreuses unités de prestation offrant un éventail de services. Dernièrement, la demande pour certains services a fluctué de façon importante, tout en demeurant stable pour d'autres, ce qui a une incidence sur les possibilités d'économies résultant d'améliorations apportées aux processus opérationnels.

En fonction des demandes de services des clients, la plupart des revenus sont générés et facturés au cours du dernier trimestre de l'exercice, un défi pour les opérations, la budgétisation et la facturation. En outre, le travail effectué en recouvrement des coûts à l'égard d'une demande de services peut s'étaler sur deux années. Plusieurs processus de facturation sont utilisés avec divers flux d'information, documents et processus de contrôle, et ils concernent de nombreux intervenants. Des facteurs liés à la gestion des relations avec la clientèle font qu'il est difficile de normaliser ou de rationaliser certains processus.

Le nombre et la complexité des règles et règlements en matière d'approvisionnement et les pressions exercées sur la direction pour obtenir des résultats peuvent entraîner des risques sur le plan matériel, des règlements et de l'atteinte à la réputation. Ces règles énumèrent les mécanismes d'approvisionnement disponibles et indiquent comment chacun doit être utilisé. Bon nombre de ces exigences font aussi référence à d'autres documents tels que les politiques qui renvoient aux obligations prévues dans les accords commerciaux. Le non-respect des procédures internes ou des règlements en matière d'approvisionnement peut exposer la CFP à des contestations, à une augmentation des inspections gouvernementales ou à une incapacité de faire respecter les marchés. Une mauvaise gestion des marchés pourrait donner lieu à des différends et peut-être même à des litiges. Il y a un autre risque potentiel qui découle de l'insuffisance ou du non-respect des pouvoirs délégués. On court également le risque que les agents d'approvisionnement ne soient pas correctement formés ou que les gestionnaires et les adjoints ne reçoivent pas une formation adéquate relativement à l'administration des marchés.

4. Objectif

La présente vérification visait à évaluer la pertinence et l'efficacité des contrôles financiers relatifs à la déclaration des revenus et à la gestion des approvisionnements au moyen de marchés prescrits.

5. Portée

En ce qui concerne les revenus de la CFP, la vérification portait sur les contrôles en matière de facturation, de comptabilisation et de déclaration. L'efficience, la saisie du temps consacré par les employés et l'établissement du prix des services rendus ne faisaient pas partie de la présente vérification étant donné que ces aspects étaient ou feront l'objet d'autres vérifications. Les processus des contrôles et les transactions échantillonnées provenaient de l'exercice financier 2012-2013.

Dans le cas des approvisionnements, la présente vérification a examiné des marchés prescrits de produits ou de services afin de déterminer s'ils respectaient les politiques et règlements pertinents du gouvernement fédéral. Plusieurs engagements et transactions à haut risque pour l'exercice financier 2011-2012 ont été utilisés à cette fin.

6. Énoncé de conformité

Le présent projet de vérification interne est conforme aux Normes relatives à la vérification interne du gouvernement du Canada, comme le confirment les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

Le travail de vérification décrit dans la section Méthodologie a été planifié de façon à fournir un niveau d'assurance raisonnable pour les conclusions tirées.

7. Méthodologie

Le processus de vérification standard de la CFP comporte trois phases principales : planification, examen détaillé et présentation de rapport. Le présent processus de vérification respecte les Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne.

Tous les résultats ont été examinés et approuvés par le directeur de la vérification interne. Des séances d'information et des validations des observations ont continuellement eu lieu durant le déroulement de la vérification avec les dirigeants de la DGGM et de la DGSDE dans le cadre du processus de vérification. La DGGM et la DGSDE ont fourni un accès à tous les employés et documents nécessaires.

La planification a débuté en octobre 2012. Cette phase sert à définir les champs d'enquête au moyen d'une évaluation sommaire des risques et d'un examen des documents. La DVI a élaboré des critères provisoires relatifs à l'approvisionnement en se fondant sur le Règlement sur les marchés de l'État et des documents connexes. Les critères provisoires relatifs à la déclaration des revenus se fondaient sur une évaluation des risques au terme d'entrevues et d'un examen de politiques, de documents relatifs au processus et de rapports. Les critères sont en grande partie issus de la politique et de la législation du gouvernement du Canada, de même que des normes comptables du Conseil du Trésor. La direction de l'entité vérifiée a examiné et approuvé les critères provisoires (voir l'annexe A).

La phase de planification est suivie de celle de l'examen détaillé. Les méthodes comportaient des entrevues avec la direction et les membres du personnel, ainsi qu'un examen et une analyse des dossiers d'approvisionnement, des documents et des principaux processus relatifs aux 45 marchés prescrits sélectionnés qui étaient actifs en 2011-2012. L'examen des revenus comprenait une analyse des transactions liées aux revenus, un échantillonnage des divers types de transactions et des contrôles connexes, des entrevues et un examen des documents relatifs aux processus et aux contrôles. En mai 2013, les observations ont été envoyées à la direction de l'entité vérifiée à des fins de validation.

8. Observations et recommandations

La section qui suit présente les principales observations de la vérification ainsi que les répercussions et les recommandations qui s'y rapportent.

Cycle des revenus

Objectif de contrôle no 1

Gouvernance : Il existe une structure de contrôle de gestion efficace pour gérer les revenus.

1.1 Rôles et responsabilités

Les vérificateurs s'attendaient à des rôles et responsabilités clairement établis pour le cycle des revenus de la CFP. À cette fin, nous avons examiné les documents relatifs aux rôles et responsabilités et nous avons interviewé des représentants des diverses fonctions qui participent aux processus du cycle des revenus. En outre, nous avons retracé des exemples de transactions dans le processus de facturation.

Le cycle des revenus relève de deux organisations. La DGSDE génère les revenus et administre les demandes de facturation. La facturation réelle et l'inscription des données financières relèvent de la Division des opérations comptables (DOC) de la DGGM. Les fonctions qui participent aux opérations liées aux revenus comprennent :

  • Unités de prestation de services de la DGSDE : fournissent des services aux clients;
  • Chargés de projet de prestation de services de la DGSDE : signent les ententes de services avec les clients, consignent les demandes dans le Système de gestion des revenus (SGR) et approuvent la facturation des clients;
  • Division des services intégrés (DSI) de la DGSDE : coordonne la facturation des clients, l'assurance de la qualité en ce qui a trait aux intrants relatifs à la facturation, le soutien à la facturation, p. ex., copies des factures des clients si on en fait la demande;
  • DOC : émet les factures, surveille les comptes débiteurs, supervise le règlement, rapproche les comptes.

Nous avons trouvé deux documents clés qui décrivent les rôles et responsabilités. Le Narratif du processus lié aux revenus (2011) résume les processus de haut niveau. Il n'aborde pas complètement le rôle de la DSI et ne documente pas non plus la complexité et la diversité des processus de facturation. La Politique sur les revenus, les recouvrements et les comptes débiteurs (2006) décrit la structure de la facturation de la CFP, quoiqu'une mise à jour s'impose. Les entrevues avec les membres du personnel ont démontré qu'ils possédaient une solide compréhension de leurs rôles et responsabilités respectifs.

À un niveau plus détaillé (individuel), il existe une variante dans la façon dont les responsabilités sont définies et documentées. Un manque de clarté à l'égard du processus et des responsabilités est constaté dans des domaines clés :

  • établissement d'un protocole d'entente (PE);
  • modification des demandes de services lorsque la valeur du service dépasse l'estimation initiale;
  • annulation ou rajustement de factures;
  • rôle des PE par opposition aux demandes de services, à savoir lequel constitue le principal document de contrôle.

En général, les rôles et responsabilités dans le cycle des revenus sont établis, compris et documentés. Toutefois, il manque une documentation uniforme et détaillée de ces rôles et responsabilités aux niveaux fonctionnel et individuel. Dans un milieu opérationnel stable, les écarts en matière de documentation sont compensés par les connaissances des employés, ce qui maintient le risque faible. Ces contrôles compensateurs pourraient ne pas s'avérer efficaces dans un milieu moins stable. Les dirigeants de la DOC et de la DSI ont une possibilité d'améliorer la documentation relative aux rôles et responsabilités.

1.2 Politique et orientation en matière de constatation des revenus

On s'attendait à ce que la CFP ait établi et documenté une orientation stratégique détaillée pour appuyer la constatation appropriée des revenus. À cette fin, nous avons examiné les documents qui portent sur la constatation des revenus.

La Politique sur les revenus, recouvrements et comptes débiteurs de 2006 précise : « ...revenus doivent être constatés au cours de la période dans laquelle des transactions ou des événements économiques donnent lieu à des revenus. Au lieu de consigner les revenus au moment où l'argent ou un règlement interministériel est reçu, les revenus sont consignés lorsqu'ils sont facturés aux clients ». Elle précise également que le principe de constatation des revenus de la CFP est « le fondement pour consigner les revenus dans un contexte de comptabilité d'exercice. Ce principe stipule que les revenus sont consignés au cours de la période dans laquelle ils sont gagnés. » Parce que les états financiers annuels sont préparés selon une comptabilité d'exercice et que les états financiers trimestriels le sont selon une « comptabilité axée sur les dépenses », nous nous attendions également à une orientation supplémentaire, mais nous n'en avons trouvé aucune.

Bien que la politique donne une orientation sur le moment auquel les revenus devraient être consignés (c.-à-d. au moment de la facturation d'un client), nous n'avons constaté aucune orientation définitive semblable sur le moment opportun d'une facturation par rapport à la prestation de services sous-jacente. Notre échantillonnage de transactions indiquait des incohérences entre le moment de la prestation du service et la date de la facturation. Cette situation peut être attribuable en partie au libellé habituellement utilisé dans les PE examinés : « S’il y a lieu, la facturation des frais pour les services rendus sera mensuelle ou selon les modalités mutuellement convenues, mais jamais après la fin de l’exercice financier en cours. La facturation comprendra tous les services fournis pendant cette période ». Cette formulation accorde beaucoup de discrétion quant au moment où la facturation devrait se faire au cours de l'exercice financier, sans déterminer les principes dont il faut tenir compte dans le choix du moment pour faire les factures.

Globalement, l'actuelle orientation stratégique définit clairement à quel moment les revenus devraient être constatés (c.-à-d., au moment de la facturation), mais non à quel moment les factures devraient être établies par rapport au moment de la prestation sous-jacente du produit ou du service.

Recommandation no 1 : Le directeur de la Division des opérations comptables devrait mettre à jour l'actuelle orientation stratégique en matière de revenus afin de s'assurer que les attentes de la direction quant au moment opportun de la facturation sont clairement énoncées.

Réponse de la direction :

Afin que la DOC traite une transaction créancière dans le cadre d'un règlement interministériel (RI) avec d'autres ministères au moyen du Système normalisé de paiement (SNP), la DGSDE doit d'abord évaluer si les produits et les services prévus au PE ont été fournis. Une fois cette évaluation terminée, le montant à facturer est consigné dans le SGR, qui fait l'interface avec le système financier de la CFP. L'information est ensuite extraite par la DOC et le traitement du RI peut se faire dans le SNP.

Plan d'action :

Dans le but d'assurer une perception rapide des montants dus, le directeur de la DOC consultera l'entité qui produit les revenus (DGSDE) quant à la faisabilité de rajuster le libellé actuel du PE afin d'énoncer clairement le moment le plus rapproché auquel les produits et services sont fournis. Il s'ensuivra une mise à jour de l'actuelle orientation stratégique en matière de revenus afin de clarifier les attentes de la direction quant au moment opportun de la facturation.
Achèvement : 31 mars 2014

Objectif de contrôle no 2

Contrôle interne : Il existe des contrôles internes efficaces pour assurer une déclaration exacte et opportune des revenus.

2.1 Contrôles pour une constatation complète, exacte et opportune des revenus

Nous nous attendions à ce que la direction ait mis en œuvre un ensemble complet de contrôles internes pour veiller à ce que les revenus constatés dans les états financiers de la CFP soient complets, calculés avec précision et constatés en temps opportun.

Nous avons constaté que la facturation des revenus de la CFP est étayée par le Système de gestion des revenus (SGR), mais à l'aide d'un éventail de processus sous-jacents. La DSI les coordonne tous. Par exemple, six différents flux de facturation appuient les évaluations de langue seconde, avec des données provenant d'autres systèmes et sources, comme des chiffriers téléchargés dans le SGDDI. D'autres flux peuvent comporter des intrants différents, notamment des demandes de services balayées. La DOC émet les factures réelles à l'aide du processus de règlement interministériel.

Chaque flux de facturation comporte des contrôles internes et des étapes uniques, un effort « manuel » étant habituellement exigé de la DSI. Il peut s'agir entre autres de la saisie de données (p. ex., l'inscription dans le SGR), de la validation (p. ex., pour confirmer l'approbation) et du rapprochement (p. ex., feuilles de suivi pour les transactions par rapport aux demandes de services). La vérification a également relevé des aspects inefficaces dans le cycle de facturation. Il s'agit notamment de la saisie de données en double pour configurer les transactions dans divers flux, de dossiers papier et électroniques en double, et de la réémission de 23 % des factures émises en 2012-2013, en fonction des demandes de copies de la part des clients. Nous constatons que différents flux de revenus sont survenus au fil du temps dans diverses unités opérationnelles de la CFP.

Sur le plan des coûts, les répercussions de ces pratiques non efficientes sont amplifiées par le nombre élevé de transactions liées à la facturation, un grand nombre d'entre elles étant plutôt petites. Dans le cas des revenus facturés à la fin de février pour l'exercice 2012-2013, 9 153 factures totalisaient 6 266 960 $. De ces factures, 5 136 représentaient un montant supérieur à 50 $ (moyenne de 1 192 $) et 4 017 représentaient des montants de 50 $ ou moins (moyenne de 37 $).

Afin d'assurer une facturation exacte, la CFP compte de multiples niveaux de contrôles internes. Il importe de signaler que la DSI surveille les demandes de services afin de s'assurer que la facturation est exacte et complète et elle réalise des vérifications détaillées et des rapprochements des intrants pour s'assurer que les transactions sont correctement approuvées. Pour sa part, la DOC effectue des rapprochements quotidiens, mensuels et trimestriels afin de s'assurer que les montants inscrits dans le SGR correspondent aux montants inscrits dans le système financier FreeBalance. Toutes les semaines, la DOC prélève également des échantillons de transactions pour divers aspects et met aussi périodiquement à l'essai des contrôles clés des revenus aux fins des contrôles internes en matière de rapports financiers. Notre échantillonnage de vérification des transactions facturées ainsi que d'autres mesures indique que ces contrôles sont efficaces pour fournir une déclaration exacte et complète des revenus.

Les contrôles pour s'assurer que les revenus sont constatés en temps opportun (facturés dans le mois qui suit la prestation des services) sont moins évidents. Des retards dans la facturation contribuent par la suite à un écart dans la constatation des revenus au cours de l'année, jusqu'à ce qu'ils soient éliminés à la fin de l'exercice. Certains retards surviennent en tant qu'aspects intrinsèques de certains flux de revenus, notamment en ce qui concerne le counseling pour les cadres de direction. Dans d'autres cas, les explications des retards sont plus difficiles à cerner. Il importe de signaler que les vérificateurs ont contrôlé 10 facturations de revenus pour les 11 premiers mois de 2012-2013 et qu'ils ont constaté que six d'entre elles comportaient des retards de facturation de plus d'un mois. (La plage variait entre deux et neuf mois.) Les efforts déployés par la DGSDE en fin d'exercice pour rattraper la facturation sont compliqués davantage par les taux élevés des demandes de clients qui sont habituellement reçues au cours du quatrième trimestre. Le processus de la « période 13 » du gouvernement donne un peu de latitude au personnel comptable.

En conclusion, nous constatons qu'il existe des contrôles efficaces pour s'assurer que les revenus figurant dans les états financiers annuels sont complets, calculés avec précision et constatés en temps opportun. Toutefois, une attention supplémentaire de la direction s'impose afin d'assurer une constatation opportune à tous les mois.

2.2 Séparation des tâches

Nous nous attendions à ce que la CFP maintienne une séparation appropriée des tâches aux divers stades d'approbation de la facturation, de production des factures et de règlement ou perception des revenus.

L'échantillonnage des transactions nous a permis de constater que différentes personnes dans différentes organisations étaient chargées de ce qui suit :

  • produire une demande ou autorisation de facturation – chargé de projet de la DGSDE;
  • valider la demande ou l'autorisation de facturation et produire la demande de facture du SGR – analyste de la DGSDE-DSI;
  • produire la facture du client – processus automatisé de la DOC;
  • Règlement de la facture – géré par la DOC avec l'accord de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et l'organisme client.

On a jugé que ces contrôles étaient appropriés.

2.3 Documentation et communication des contrôles internes

Nous nous attendions à voir une documentation détaillée du processus des contrôles internes, y compris une détermination des principaux intrants de contrôle, des activités de contrôle, des extrants de contrôle, des processus de traitement des exceptions et des rôles et responsabilités en matière de soutien.

Au sein de la DOC, nous avons trouvé divers documents liés au contrôle des processus. L'un des principaux d'entre eux est le « Narratif du processus lié aux revenus »; il résume les processus clés, les facteurs relatifs aux contrôles ainsi que les rôles au sein du cycle des revenus. En outre, dans le cadre de ses contrôles internes en matière de rapports financiers, la DOC a documenté ses contrôles internes relativement aux revenus et aux comptes débiteurs à l'appui de ses tests périodiques de contrôles internes clés.

Au sein de la DSI, nous avons trouvé des documents qui décrivent la plupart mais non la totalité des processus et des contrôles. En outre, il existe un guide détaillé de l'utilisateur pour le SGR 1.0. Dans le même ordre d'idées, le personnel de la DSI dispose de plusieurs documents de description des processus concernant leurs responsabilités.

Nous avons constaté le niveau varié d'intégralité et de détails dans ces documents sur les processus et les contrôles internes qui appuient divers flux de revenus. Il en est de même pour les niveaux de détail et d'intégralité des documents à l'appui de domaines connexes comme le traitement du rajustement des revenus et les rapprochements (p. ex., de FreeBalance au SGR).

Des entrevues avec des membres du personnel de la DOC et de la DSI ont confirmé leur compréhension des processus détaillés. Cependant, le manque de documents détaillés sur les processus et les contrôles internes oblige les gens à se fier aux connaissances du personnel actuel - un risque en cas d'absence d'un employé.

En conclusion, il existe des documents sur les processus et les contrôles internes dont les niveaux de détail et d'intégralité varient. En outre, nous avons constaté des aspects pour lesquels on ne disposait d'aucun document sur les processus (p. ex., rapprochement FreeBalance/SGR, rajustement des revenus). Nous considérons que les niveaux de risque sont actuellement moyens, étant donné le nombre de lacunes en matière de documentation.

Recommandation no 2 : Le directeur de la gestion opérationnelle et du soutien et le directeur des opérations comptables devraient s'assurer que les principaux processus du cycle des revenus (y compris la facturation, le rajustement et le rapprochement) ont été documentés de façon détaillée et uniforme.

Réponse de la direction :

DFA : Dans le présent rapport, on a indiqué que les principaux processus du cycle des revenus sont documentés dans le Narratif des processus liés aux revenus de la DOC. Ce document résume les principaux processus, les facteurs liés aux contrôles ainsi que les rôles au sein du cycle des revenus. Dans le cadre de ses tests périodiques par rotation de l'efficacité opérationnelle du CIRF à l'automne, la DOC documentera davantage ses contrôles internes relatifs aux revenus et comptes débiteurs.

DGSDE : la direction générale est en train de restructurer son organisation de services et elle examinera par la suite ses processus ainsi que ses besoins connexes en matière de documentation.

Plan d'action :

  1. Dans le cadre de son évaluation annuelle de l'efficacité opérationnelle du système des CIRF de la CFP réalisée à l'automne, le directeur de la DOC renforcera la documentation actuelle des principaux contrôles afin de s'assurer que les processus clés du cycle des revenus, y compris la facturation, le rajustement et les rapprochements, sont documentés de façon détaillée et uniforme.
    Date d'achèvement : 31 décembre 2013
  2. Dans le cas de tous les flux de revenus que la DGSDE tient à jour, le directeur général du Centre de psychologie du personnel et les régions combleront et documenteront les lacunes en matière de documentation pour les processus de prestation de services afin de formaliser le processus.
    Date d'achèvement : fin de juillet 2014

Objectif de contrôle no 3

Gestion des risques : Les contrôles internes du cycle des revenus tiennent bien compte des risques pour les transactions liées aux revenus.

3.1 Les contrôles sont adaptés aux risques pour les divers flux de revenus.

Dans la mise en application, à la fois des processus de contrôle liés à la surveillance et des processus de contrôle axés sur les activités, nous nous attendions à voir des contrôles axés sur les risques.

Nous avons constaté qu'aux fins de la surveillance, on avait recours à une approche axée sur les risques. Par exemple, à l'appui de ses tests périodiques relatifs aux contrôles clés des revenus, la DOC a procédé à une évaluation des risques afin de recenser les principaux risques du cycle des revenus, de déterminer comment les contrôles y répondaient et de concevoir un cycle d'essai des contrôles qui se concentre sur les contrôles les plus pertinents.

Les approches axées sur les risques dans le cas des contrôles internes fondés sur les transactions aux fins de la facturation sont moins évidentes. Cette situation est attribuable en partie à la variété, la complexité et l'inefficience des processus de facturation, ce qui a une incidence sur les procédures de contrôle nécessaires. Par exemple, une nouvelle saisie des données de facturation, comme cela se fait dans certains processus, ajoute à la fois de la complexité au processus et introduit un risque (p. ex., erreurs dans les données) auquel les contrôles doivent répondre. Le volume élevé de transactions de faible valeur signalé plus tôt est une indication qu'il est possible de réaliser des économies en simplifiant le traitement des transactions. Cette simplification pourrait commencer par une rationalisation, c'est-à-dire en réduisant les étapes, et par une normalisation, c'est-à-dire instaurer plus d'uniformité entre les flux.

La DSI avait demandé que l'on modifie le SGR afin de tenir compte de quelques anomalies sur le plan des contrôles et des processus, mais cette proposition n'a pas été approuvée.

Il y a des indices d'une approche axée sur les risques dans la mise en application de certains processus de contrôle de la surveillance, mais non dans les processus axés sur les transactions. Cette situation résulte en partie de la complexité et de la diversité sous-jacentes des processus de facturation de la CFP. Étant donné le nombre de risques introduits par la complexité des processus, nous estimons que les niveaux de risque sont actuellement moyens.

Recommandation no 3 : Le directeur de la gestion opérationnelle et du soutien et le directeur des opérations comptables devraient entreprendre un examen du cycle des revenus « de bout en bout » afin de cerner les possibilités d'améliorer la rapidité et l'efficience du traitement des transactions liées aux revenus.

Réponse de la direction :

En 2012-2013, l'entité de production des revenus (DGSDE) a présenté une demande de services des technologies de l'information afin d'améliorer les capacités d'interface du SGR dans le but de réduire le nombre de systèmes sources, de saisies manuelles actuellement nécessaires, et de fournir des fonctions de rapprochement automatisées (mesures de contrôle). Cependant, on a estimé que la demande de service était une faible priorité pour la CFP et qu'elle fera l'objet d'une nouvelle demande au cours de l'exercice financier 2013-2014.

Plan d'action :

Compte tenu des retards dans la mise en œuvre des contrôles des systèmes, le directeur de la DOC collaborera avec les directeurs généraux du CPP et des régions afin de déterminer les processus manuels qui pourraient être normalisés, rationalisés ou réduits afin d'améliorer le traitement rapide et efficace des transactions liées aux revenus.
Date d'achèvement de la détermination : 31 mars 2014
Date d'achèvement de la mise en œuvre : 30 septembre 2014

Marchés prescrits

Objectif de contrôle no 4

Contrôles internes - il existe des contrôles internes efficaces pour assurer la conformité des services d'approvisionnement avec les lois, règlements, politiques et procédures applicables.

4.1 Outils et procédures

Les vérificateurs s'attendaient à ce que les outils, procédures et listes de vérification soient en place et soient efficaces pour aider les agents de négociation des contrats à gérer les activités liées à l'approvisionnement non concurrentiel.

Les marchés prescrits pour l'approvisionnement de produits et de services sont assujettis à diverses exigences prévues par les lois, les règlements et les politiques, notamment la Loi sur la gestion des finances publiques, le Règlement sur les marchés de l'État (RME), et la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor.

Liste de contrôle

Les Services d’approvisionnement (SA) ont dressé une liste de contrôle pour les approvisionnements individuels afin de saisir les éléments clés des services ou des produits recherchés et le mécanisme convenu, p. ex., les modifications attendues et les marchés antérieurs avec le même fournisseur. Cette liste de contrôle est un outil utile pour améliorer l'uniformité et l'intégralité des dossiers, en plus d'assurer la surveillance tout au long du processus d'approvisionnement.

Les vérificateurs ont constaté que les 45 dossiers examinés contenaient une liste de contrôle. Dans tous les dossiers, un élément de la liste de contrôle n'avait pas été coché, à savoir celui sur l'utilisation des quatre exceptions qui permettent de mettre l'appel d'offres de côté. L'agent d'approvisionnement cochera ce critère si les renseignements appuyant la sélection de l'exception sont inclus dans le dossier. Un examen des dossiers a révélé que même si l'on n'avait pas coché ce critère, les principaux renseignements justificatifs se trouvaient dans les dossiers d'approvisionnement.

L'examen a révélé que la plupart des listes de contrôle étaient par ailleurs complètes, des renseignements ayant été omis ou mal classés dans seulement quatre d'entre elles. La plus fréquente irrégularité concernait le critère relatif à l'attribution d'un marché au même fournisseur. Même si les vérificateurs n'ont pas constaté que ces marchés avaient été attribués de façon inappropriée, ces erreurs en matière de documentation sont révélatrices de lacunes dans le processus d'examen et pourraient avoir une incidence sur l'efficacité du processus de surveillance.

La sélection des dossiers d'approvisionnement se fondait sur une analyse des marchés attribués pendant l'exercice financier 2011-2012. Depuis, les SA ont mis en place une liste de contrôle révisée qui corrige les anomalies ou les ambiguïtés relevées sur la liste précédente. Par exemple, la version révisée comprend les exigences clés pour le traitement des Préavis d’adjudication de contrats (PAC).

Outils et lignes directrices

Les SA ont publié dans l'intranet une série de documents d'information et d'outils de gestion de l'approvisionnement, p. ex., Lignes directrices sur l’acquisition des biens et services de la CFP, Plan de travail pour l'approvisionnement, Liste de contrôle du chargé de projet. Ces documents définissent les rôles et responsabilités du client et des SA, en plus de fournir des renseignements détaillés sur la sélection d'un mécanisme d'approvisionnement adéquat et la conformité aux instruments de la politique du gouvernement sur les marchés. Un document essentiel à la sélection des PAC en tant que mécanisme d'approvisionnement, l'Avis sur la Politique des marchés 2007-4, ne faisait pas partie de la liste des outils connexes en dépit du fait que cet élément a depuis été ajouté à la nouvelle liste de contrôle révisée.

Le Système de gestion des marchés (SGM) est un système interne créé pour gérer les marchés de services de la CFP, y compris les modifications. Pour que les SA approuvent un marché, les gestionnaires de centre de responsabilité (CR) doivent d'abord fournir des renseignements, notamment un formulaire de justification et d'approbation de marché rempli et signé. L'examen des preuves a indiqué que le SGM n'a pas la capacité de valider les renseignements saisis. Les SA doivent examiner l'information séparément et, en cas de doute, poser des questions aux gestionnaires de CR.

Les lignes directrices de la CFP en matière d'approvisionnement comportent des dispositions pour les « marchés après coup », qui constituent des engagements pris sans que le contrat officiel soit signé. Ce genre d'entente ne respecte pas les dispositions de la Loi sur la gestion des finances publiques et les exigences des directives sur les marchés du CT. Les vérificateurs ont trouvé des dossiers dans lesquels l'achat d'équipement avait fait l'objet d'un engagement verbal avant qu'un contrat soit signé par les SA pour les gestionnaires respectifs de CR. Les deux engagements avaient été pris par des employés des gestionnaires respectifs de CR et ne l'emportaient pas sur une décision des SA. Dans les deux cas, les SA ont collaboré avec les gestionnaires de CR pour corriger la situation. Dans un cas, le fournisseur a accepté de reprendre le matériel. Dans l'autre, on a suivi la disposition relative aux marchés après coup : le superviseur du gestionnaire de CR a fourni des documents expliquant la situation irrégulière, en plus de mesures d'atténuation. Les SA ont ensuite inscrit avoir « vu » le contrat, au lieu de le « recommander ».

Les SA ont indiqué qu'étant donné que le pouvoir de passation de marchés relève des gestionnaires de CR, les SA ne font pas actuellement de suivi de la mise en œuvre des mesures d'atténuation. Leur rôle se limite à formuler des conseils et recommandations. Toutefois, les SA exercent une fonction de surveillance à l'égard de tous les marchés afin de réduire le plus possible les risques pour la CFP.

Selon les lignes directrices de la CFP en matière d'approvisionnement, les SA rendent compte de l'intégrité de tout le processus de passation de marchés. Les SA formulent des conseils et des recommandations à l'intention des gestionnaires de CR tout au long de l'administration du processus d'approvisionnement afin de s'assurer que le processus respecte toutes les exigences prévues par les lois, les règlements ou les politiques. À cette fin, ils reçoivent le soutien du Conseil de révision des contrats (CRC), qui sert de mécanisme de surveillance. Le CRC se compose du directeur général, Finances et Administration; du directeur, Services d'administration; du chef, Services d'approvisionnement, et de l'agent principal d'approvisionnement, Services d'approvisionnement. Le CRC a pour mandat de renforcer le processus d'approvisionnement de la CFP en assurant : la conformité aux exigences prévues par la loi, les délégations, l'intégration avec les programmes, la surveillance et l'établissement de rapports.

Malgré les lignes directrices en matière d'approvisionnement, la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses de la CFP indique que les gestionnaires de CR ont pleins pouvoirs de passation de marchés. À ce titre, il leur incombe de respecter les exigences prévues par les lois, les règlements et les politiques en matière d'approvisionnement. En fin de compte, les SA signent les marchés au nom du gestionnaire de CR, dans un rôle « transactionnel ».

Les éléments justificatifs recueillis au cours des entrevues et de l'examen des dossiers d'approvisionnement ont révélé que les deux parties travaillent en collaborion afin de respecter leurs obligations respectives. Il n'en demeure pas moins un risque théorique, c'est-à-dire qu'un gestionnaire de CR pourrait exercer son pouvoir en approuvant un marché à l'encontre des recommandations des SA. De telles situations exceptionnelles seraient documentées, comme l'ont indiqué les SA, même s'il n'existe actuellement aucune procédure pour acheminer ces cas à un palier supérieur.

Cette divergence dans les rôles et responsabilités des SA et des gestionnaires de CR n'a apparemment pas eu d'incidence sur l'administration régulière des exigences en matière d'approvisionnement. Toutefois, une harmonisation des responsabilités énoncées dans les Lignes directrices sur l’acquisition des biens et services de la CFP, dans le mandat du CRC et dans la Délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses de la CFP clarifierait les responsabilités respectives et aiderait à déterminer si une mesure supplémentaire s'impose pour atténuer tout risque découlant d'une telle situation.

La CFP et les Services d'approvisionnement (SA) ont mis en œuvre, de façon globale, des mécanismes et des outils pour appuyer l'administration des demandes d'approvisionnement et s'assurer que les processus respectent les objectifs de la CFP et sont conformes à ces exigences.

Recommandation no 4 : Le directeur général, Direction des finances et de l'administration, devrait harmoniser les responsabilités énoncées dans les documents et instruments de politique en matière d'approvisionnement de la CFP et dans la Délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses de la CFP afin de clarifier les responsabilités respectives du personnel ou des représentants des SA et des gestionnaires de CR.

Réponse de la direction :

À titre de spécialistes, les Services d'approvisionnement sont chargés de fonctions précises à l'appui du processus d'approvisionnement. Il leur incombe également d'exercer, au nom de la présidente, un rôle de surveillance de la fonction de passation des marchés de la CFP. En même temps, le pouvoir de passation de marchés est dévolu aux gestionnaires de CR qui doivent rendre compte de tâches précises de mise en œuvre. Les obligations de rendre compte, les responsabilités et les rôles distincts et complémentaires des Services d'approvisionnement et des gestionnaires de CR seront clarifiés et documentés.

Plan d'action :

Par suite de la consultation d'un spécialiste fonctionnel au Secrétariat du Conseil du Trésor, le directeur de la Division des services administratifs (DSA) et le DG, DFA :

  • élaboreront une proposition afin de clarifier les obligations de rendre compte, les responsabilités et les rôles distincts et complémentaires pour les Services d'approvisionnement et les gestionnaires de CR;
  • présenteront la proposition au CEG pour examen;
  • apporteront les révisions nécessaires aux documents suivants :
    • Lignes directives en matière d'approvisionnement de produits et de services;
    • Mandat du Conseil de révision des contrats;
    • Délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses
  • Date d'achèvement : 31 mars 2014
4.2. Surveillance du processus d'approvisionnement

La surveillance du processus d'approvisionnement est un mécanisme dont disposent les SA pour déceler et empêcher tout morcellement inutile par les utilisateurs d'une exigence détaillée en matière de services ou de produits en plus petits contrats de façon à éviter les contrôles à l'égard des pouvoirs d'approbation des marchés, des limites applicables ou de la durée d'engagement.

Fractionnement de marché

La liste de contrôle des SA est le point de départ de la surveillance du processus d'approvisionnement. La liste de contrôle présente les caractéristiques clés des exigences individuelles en matière d'approvisionnement et aide les SA à assurer la conformité aux lois, politiques et délégations de pouvoirs de passation de marchés. Les agents d'approvisionnement (AA) discuteront également des dossiers plus complexes lors de leurs réunions d'équipe régulières; cela aide à donner une vue d'ensemble de tous les problèmes ou tendances qui émergent concernant les risques liés à l'approvisionnement.

Dès la présentation d'une demande concernant une exigence en matière d'approvisionnement, l'AA examine la documentation liée à l'exigence pour déceler des indications d'un fractionnement possible de marché. Il recensera également tous les marchés antérieurs attribués par la CFP au même fournisseur et examinera la portée du travail pour tous les éléments qui peuvent être perçus comme un fractionnement de marché. Cette information est consignée sur la liste de contrôle.

Dans l'échantillon de dossiers d'approvisionnement, six contrats indiquaient qu'au moins un contrat avait été attribué au même fournisseur au cours de l'année précédente ou suivante. La DVI a examiné ces contrats et conclu qu'il n'y avait aucune indication de fractionnement de marché.

Les vérificateurs internes ont constaté que les contrats étaient conformes aux limites correspondantes de passation de marchés et que leur valeur respectait le seuil établi en vertu de la politique.

Modifications

La Directive du CT sur les marchés permet de modifier des contrats dans certaines conditions, dans la mesure où ces modifications sont dans l'intérêt du gouvernement.

Étant donné qu'une modification peut avoir une incidence sur la sélection initiale d'un mécanisme d'approvisionnement ou sur les limites des pouvoirs délégués, le gestionnaire des SA a indiqué que l'on vérifie, dès le début d'un processus d'approvisionnement, s'il y a une possibilité de modifications. Le gestionnaire des SA demandera aux gestionnaires de CR s'ils ont des modifications prévues ou prévisibles et il examinera les descriptions du travail ou les énoncés des travaux afin de déceler des changements, retards ou prolongements éventuels. S'il y a une possibilité de modification, les SA vérifieront si les dispositions du contrat font en sorte qu'il est conforme à la politique d'approvisionnement afin d'éviter, par exemple, un fractionnement de marché. Si une modification est demandée, le gestionnaire de CR doit fournir aux SA une justification pour expliquer pourquoi celle-ci n'avait pas été prévue et pourquoi elle représente une bonne valeur. Les SA s'assureront également que les bons pouvoirs sont exercés conformément aux exigences de la Politique sur les marchés du CT.

La DVI a examiné 14 contrats comportant des modifications. Dans la majorité des cas, la valeur totale était inférieure à 25 000 $. Dans tous les cas, les justifications fournies étaient adéquates et les bons pouvoirs avaient été exercés.

Établissement des rapports

La surveillance fait partie intégrante du processus de gestion de l'approvisionnement. Elle permet à la direction de faire preuve de diligence raisonnable, notamment en ce qui concerne les aspects à risques plus élevés comme les modifications à un contrat ou le fractionnement de marché, et de généralement faire rapport sur les activités d'approvisionnement.

Dans le rapport mensuel, les SA font rapport sur le nombre de marchés de services en régime concurrentiel et non concurrentiel. Le gestionnaire des SA a indiqué que l'analyse nécessaire pour la présentation de ces rapports réguliers donne également l’occasion à l'équipe d'examiner les nouvelles tendances ou les dossiers qui pourraient être litigieux. À la demande de la direction, les SA préparent également des rapports ponctuels sur l'approvisionnement. Au début de 2012, les SA ont préparé, à l'intention de la présidente, plusieurs rapports sur les marchés à fournisseur unique pour l'exercice 2011-2012.

En conclusion, la direction a mis en place des processus efficaces pour surveiller les activités liées à la passation de marchés.

4.3 Exception à un approvisionnement concurrentiel et justification

Nous nous attendions à voir des contrôles efficaces pour veiller à ce que les approvisionnements non concurrentiels soient justifiés et consignés, conformément à la politique.

Même si les appels d'offres concurrentiels constituent la norme pour l'approvisionnement en produits et services au gouvernement du Canada, le Règlement sur les marchés de l’État (RME) accorde une certaine souplesse dans certaines conditions.

L'article 6 du RME comporte quatre exceptions à cette obligation :

  • lorsqu'il y a un cas d'extrême urgence;
  • lorsque la valeur de l'approvisionnement est inférieure à 25 000 $;
  • lorsqu'un appel d'offres ne servirait pas l'intérêt public;
  • lorsque le marché ne peut être exécuté que par une seule personne.

Pour invoquer l'une de ces quatre exceptions qui permettent un marché prescrit, le RME exige de la part de la direction qu'elle démontre et documente comment son exigence en matière d'approvisionnement répond aux critères relatifs à l'exception choisie.

La vérification a permis de constater que tous les dossiers d'approvisionnement examinés contiennent un énoncé qui justifie la sélection de la stratégie correspondante pour un approvisionnement non concurrentiel. Étant donné que tous les contrats avaient une valeur inférieure à 25 000 $, c'était la seule exception invoquée. Les justifications consignées et documentées sont, en général, succinctes, consistant plus souvent qu'autrement en un énoncé faisant référence à la faible valeur des produits ou services achetés. Un seul client a donné des précisions sur l'expertise, l'expérience et les compétences du fournisseur et a expliqué comment cela constituait une bonne valeur pour le gouvernement.

4.4 Documents de référence et communication

Les vérificateurs ont constaté que les SA ont mis à la disposition des employés de la CFP un ensemble détaillé de documents de référence sur divers aspects de l'approvisionnement. Les documents affichés dans l'intranet comprennent les lignes directrices de la CFP ainsi que les instruments de politique du gouvernement sur l'approvisionnement, notamment des documents d'orientation et de soutien propres aux marchés prescrits.

Les SA offrent de la formation sur l'approvisionnement adaptée à la fois aux gestionnaires et à la clientèle administrative. La séance de sensibilisation à l'approvisionnement et à la passation de marchés, qui cible les gestionnaires, est donnée une fois par année et a été offerte pour la dernière fois en décembre 2012. La formation à l'intention des adjoints administratifs est offerte dans le cadre de la formation sur la gamme de systèmes de la CFP. La séance donne des renseignements essentiels sur la façon de traiter les marchés de services, y compris les éléments clés des politiques, des pratiques et l'utilisation du SGM. Au moment de rédiger ce rapport, la séance officielle n'avait pas été offerte depuis 20 mois en raison des changements de systèmes en cours et du manque de participants. La Division des systèmes financiers et administratifs offre une orientation à l'égard des systèmes aux nouveaux utilisateurs, ainsi qu'une formation individuelle sur demande.

Les SA informent également les employés de la CFP des nouveautés dans le domaine de l'approvisionnement. Les SA ont élaboré un nouveau formulaire à l'intention des fournisseurs afin de confirmer s'ils sont d'anciens fonctionnaires de façon à s'assurer qu'ils se conforment aux nouvelles mesures de présentation de rapports adoptées en vertu de l'Avis sur la politique des marchés : 2012-2 récemment adopté.

En conclusion, les contrôles internes en matière d'approvisionnement de la CFP dans le cas des marchés prescrits sont documentés et communiqués grâce à divers moyens afin que ces documents de référence ou outils soient à la disposition des utilisateurs.

4.5 PAC

Les vérificateurs s'attendaient à ce qu'il y ait des contrôles efficaces pour s'assurer que le mécanisme des PAC est utilisé de façon efficace.

Dans la mesure où leur marché prescrit proposé se qualifie en vertu de l'une des quatre exceptions, le RME donne aux gestionnaires un mécanisme d'approvisionnement supplémentaire : le Préavis d'adjudication de contrat (PAC). Le RME exige que l'adjudication proposée soit annoncée par un PAC au moyen de la méthode de l'invitation électronique à soumissionner. Si aucun fournisseur potentiel ne fournit un énoncé valide des capacités qui respecte les exigences énoncées dans le PAC dans un délai de quinze jours civils, le marché proposé est alors jugé concurrentiel et peut être adjugé conformément au pouvoir de passer des marchés faisant l'objet d'une invitation électronique à soumissionner.

Les SA ont élaboré un document d'orientation sur l'utilisation des PAC. Ces lignes directrices, de même que les documents et les outils tels que le Guide pour les gestionnaires - pratiques exemplaires liées aux préavis d'adjudication de contrats du CT sont à la disposition des employés de la CFP pour les aider à choisir le mécanisme d'approvisionnement qui répond le mieux à leurs besoins. Le gestionnaire des SA a indiqué qu'il conseille toujours à ses clients d'envisager l'appel d'offres concurrentiel, mais si un client devait présenter de solides arguments en faveur de l'exception selon laquelle une seule entreprise ou personne peut exécuter le marché (par exemple, en raison d'un brevet ou d'un droit d'auteur), les SA accepteraient alors de présenter un PAC. Les SA effectueraient quand même une recherche préliminaire pour la prestation de produits ou de services semblables, y compris sur Internet ou dans le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG). Si la recherche n'est pas probante, les SA mettraient alors en application le Règlement sur les marchés de l'État pour traiter les PAC. Avant qu'un PAC puisse être affiché, indépendamment de sa valeur, il doit être soumis à l'examen du Conseil de révision des contrats et à l'approbation du directeur général, Finances et Administration.

Le gestionnaire des SA a indiqué que depuis 2011, la CFP a publié un PAC, et que suite à cette annonce, aucun énoncé de qualifications n'a été reçu. La direction a toutefois décidé par la suite de ne pas adjuger de contrat.

Les vérificateurs ont constaté que dans le cas du PAC annoncé, la sélection de l'exception avait été justifiée et qu'elle était raisonnable. Conformément aux exigences, les pièces justificatives étaient documentées dans le dossier d'approvisionnement.

En conclusion, nous constatons que des contrôles sont en place pour veiller à ce que les PAC soient gérés conformément aux exigences des politiques.

9. Conclusion générale

En général, les contrôles financiers relatifs à la déclaration des revenus sont suffisamment fiables pour les fins envisagées. Dans l'ensemble, les membres du personnel comprennent leurs rôles et responsabilités, dont la plupart sont documentés. La constatation des revenus est fondée sur la facturation, mais non sur le moment de l'émission des factures, ce qui crée un écart par rapport à la politique. Nous avons constaté que pour l'intégralité et l'exactitude de la déclaration des revenus, les contrôles étaient efficaces. Toutefois, le délai de la facturation pose un problème, certains retards dans la facturation survenant au cours de l'année mais étant corrigés à la fin de l'exercice financier. Les tâches des membres du personnel étaient correctement séparées. La plupart des processus et des contrôles internes touchant les principales transactions et chaque flux de revenus sont documentés, quoique de façon non uniforme. La direction adopte une approche fondée sur le risque pour composer avec les processus de contrôle sur le plan de la surveillance, mais les contrôles concernant les transactions ne sont pas gérés aussi clairement de cette façon. Nous attribuons en partie cet écart à la diversité et à la complexité des processus de facturation.

Même si les risques résiduels individuels signalés précédemment sont peut-être faibles, leur incidence combinée réduit la capacité de se fier aux contrôles. En outre, si des changements organisationnels entraînent une diminution des contrôles informels comme les connaissances des employés, les niveaux de risque augmentent. Les écarts dans la documentation ne devraient pas coûter cher à combler.

Globalement, les contrôles concernant la gestion des marchés prescrits en matière d'approvisionnement sont adéquats. La gestion des marchés prescrits nécessite une étroite collaboration entre les Services d'approvisionnement (SA) et les gestionnaires de centres de responsabilité (CR). À cette fin, les SA ont mis en œuvre des outils et des mécanismes pour appuyer l'administration des demandes d'approvisionnement relatives aux marchés prescrits. Les usagers de la CFP sont informés de ces outils et documents de diverses façons. Une formation est offerte aux gestionnaires et aux adjoints qui traitent les ententes de marchés de services. Le recours à l'exception exigée est justifié s'il est motivé et les dossiers sont en général bien documentés.

Par conséquent, les contrôles en place permettent au personnel des SA de mettre en application les diverses exigences prévues par les lois, les règlements et les politiques relativement aux demandes de services d'approvisionnement. Pour la délégation des pouvoirs financiers, les rôles et responsabilités devraient être plus clairs concernant la reddition de comptes des SA, de leurs représentants et des gestionnaires de CR.

La direction a fourni des plans d'action détaillés qui, selon nous, permettront de résoudre les anomalies signalées.

Annexe A – Liste des critères de vérification

Revenus
Objectif de contrôle no 1 : Il existe une structure de contrôle de gestion efficace pour gérer les revenus.
Critère 1.1 Des rôles et responsabilités clairs ont été établis pour le cycle des revenus de la CFP.
Critère 1.2 La direction a établi une orientation stratégique détaillée concernant le cycle des revenus afin d'assurer une constatation appropriée des revenus de la CFP.
Objectif de contrôle no 2 : Il existe des contrôles internes efficaces pour assurer une déclaration exacte et opportune des revenus.
Critère 2.1 Il existe des contrôles internes pour veiller à ce que les revenus constatés dans les états financiers de la CFP soient complets, calculés avec précision et constatés en temps opportun.
Critère 2.2 La séparation des tâches au sein du cycle des revenus de la CFP est appropriée.
Critère 2.3 Les contrôles internes du cycle des revenus de la CFP ont été documentés et communiqués de façon appropriée.
Objectif de contrôle no 3 : Les contrôles internes du cycle des revenus tiennent bien compte des risques pour les transactions liées aux revenus.
Critère 3.1 Le niveau de contrôles internes appliqué aux transactions liées au cycle des revenus reflète de façon appropriée le niveau de risque associé à ces transactions.
Marchés prescrits
Objectif de contrôle no 4 : Il existe des contrôles internes efficaces pour assurer la conformité des services d'approvisionnement aux lois, règlements, politiques et procédures applicables.
Critère 4.1 Des outils, procédures et listes de vérification efficaces sont en place pour aider les agents de négociation des marchés à gérer les activités liées à l'approvisionnement non concurrentiel.
Critère 4.2 Une surveillance efficace des activités liées à la passation des marchés est en place pour s'assurer que la direction fait preuve de diligence raisonnable, en particulier pour ce qui est des modifications aux contrats ou du fractionnement de marché.
Critère 4.3 II existe des contrôles efficaces pour s'assurer que la sélection d'une stratégie d'approvisionnement non concurrentiel est entièrement justifiée et consignée conformément aux exigences de la Politique sur les marchés du CT.
Critère 4.4 Les marchés prescrits respectent au moins une des quatre exceptions à la concurrence précisées dans la Politique sur les marchés du CT.
Critère 4.5 Les contrôles internes en matière d'approvisionnement de la CFP concernant les marchés prescrits ont été documentés et communiqués de façon appropriée.
Critère 4.6 Il existe des contrôles efficaces pour s'assurer que le mécanisme des PAC est utilisé de façon appropriée.

Annexe B - Glossaire

  • AA Agent d’approvisionnement
  • BVG Bureau du vérificateur général
  • CR Centre de responsabilité
  • CFP Commission de la fonction publique
  • CRC Conseil de révision des contrats
  • CT Conseil du Trésor
  • DVI Direction de la vérification interne
  • DGGM Direction générale de la gestion ministérielle
  • DGSDE Direction générale des services de dotation et d'évaluation
  • DOC Division des opérations comptables
  • DSI Division des services intégrés
  • PAC Préavis d'adjudication de contrat
  • PE Protocole d'entente
  • RME Règlement sur les marchés de l'État
  • SA Services d'approvisionnement
  • SGM Système de gestion des marchés
  • SGR Système de gestion des revenus

Footnotes

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