Lettre de suivi aux administrateurs généraux sur le système de rémunération

Chers(ères) collègues,

Je tiens à vous remercier de la rapidité avec laquelle vous avez répondu à ma récente lettre sur le système de paye. J’ai lu toutes les réponses, et j’aimerais maintenant vous faire part de certaines de mes observations, ainsi que des pratiques exemplaires que j’ai remarquées.

  • La plupart d’entre vous ont indiqué avoir renforcé les capacités en matière de ressources humaines au sein de leurs organisations pour aider à résoudre les problèmes liés au système de paye. En outre, dans certains cas, vous avez affecté des ressources humaines supplémentaires au centre de paye et aux bureaux satellites de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC).
  • La plupart d’entre vous ont aussi mis en place des procédures accélérées pour les avances sur salaire d’urgence et les paiements prioritaires afin de répondre aux besoins immédiats de leurs employés. Toutefois, il semble que ce ne sont pas tous les employés qui connaissent les services qui leur sont offerts.
  • Vous êtes nombreux à avoir établi des unités de liaison en matière de paye ou des unités interdisciplinaires. Ces unités, qui sont composées d’employés spécialisés en ressources humaines, en finances et en rémunération, sont chargées de relever et de résoudre efficacement les problèmes liés à la paye, d’en faire le suivi ou de les communiquer aux échelons supérieurs.
  • Certains d’entre vous ont instauré des processus de vérification préalable, effectués par les unités des ressources humaines et des finances, dans le but de surveiller étroitement les opérations comportant un risque élevé et d’éviter que des problèmes ne surviennent.

Depuis la transformation de l’administration des services de paye, des employés ont dû faire face à des problèmes de paye dans chaque organisation. Si les pratiques exemplaires mentionnées ci‑dessous n’existent pas dans la vôtre, je vous demande de les mettre en œuvre dès maintenant. Je suis persuadé que ces mesures auront un effet positif sur la santé du système de paye.

1. Formation obligatoire pour les gestionnaires et les employés

Certaines organisations ont de leur propre chef mis sur pied une formation obligatoire, et je m’en réjouis. Je me réjouis également du fait que le secrétaire du Conseil du Trésor vous ait écrit le 27 novembre 2017 pour vous informer du lancement, le 4 décembre 2017, de nouveaux modules de formation sur le système de paye à l’intention des gestionnaires et des employés. Cette formation est obligatoire. Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) du Canada fera le suivi des taux de participation et présentera des rapports à ce sujet. Cette information sera intégrée dans le tableau de bord bimensuel de votre ministère. Je suis convaincu que le secrétaire peut compter sur vous pour mettre cette importante initiative en œuvre rapidement.

2. Actualité des renseignements personnels

Les gestionnaires doivent rappeler à leurs employés de s’assurer que leur adresse domiciliaire et leur adresse courriel sont à jour. Ces renseignements servent à produire les relevés d’impôt et à déterminer la province de résidence aux fins du calcul des déductions fiscales. Si vous ne l’avez pas déjà fait, je vous invite à rappeler à vos employés d’examiner et de mettre à jour leurs renseignements personnels à la fois dans le système des ressources humaines et dans celui de la paye, ce qui devrait par ailleurs être fait régulièrement. À cet égard, vous pourriez peut-être organiser une campagne éclair entre aujourd’hui et le 31 décembre 2017, en prévision de la période des impôts.

3. Communications internes rigoureuses

La plupart d’entre vous ont mis en œuvre des pratiques de communication internes rigoureuses auprès de vos employés, comme des réunions d’équipe à intervalles réguliers, des assemblées publiques et des activités de sensibilisation s’adressant directement aux employés touchés. En janvier 2018, les directeurs généraux des communications et les chefs des ressources humaines de l’ensemble du gouvernement se réuniront afin de répertorier des moyens de renforcer les communications internes liées à la paye. Il est important que toutes les organisations participent à cette importante réunion et fassent part de leur expérience pour que nous puissions répondre aux besoins en information de nos employés plus efficacement. Je suis impatient de prendre connaissance du résultat de ces réunions et de voir comment votre organisation a contribué à leur succès. J’ai demandé aux responsables des communications de proposer les liens plus efficaces entre les sites Web et les sites intranet ministériels.

4. Établissement de normes de service pour l’approbation des transactions liées aux ressources humaines et à la paye

D’ici juin 2018, des normes de service et des mesures de rendement pour l’approbation des transactions liées aux ressources humaines qui entraînent des opérations de paye seront mises en œuvre dans toutes les organisations. Le SCT est chargé de cette tâche, en collaboration avec SPAC. Dans l’intervalle, je recommande que vous vous assuriez que tous les gestionnaires de votre organisation prennent l’habitude d’examiner et d’approuver, selon le cas, les transactions liées aux ressources humaines et à la paye toutes les semaines (articles 33 et 34).

Une analyse approfondie des mesures des ministères est en cours afin de repérer les mesures qui ont le plus d’incidences positives sur l’administration et le traitement de la paye. SPAC et le SCT vous feront part de ces renseignements dès qu’ils seront disponibles. SPAC a publié des renseignements sur les mesures que le gouvernement du Canada a prises pour stabiliser le système de paye depuis sa mise en œuvre en février 2016. Ces renseignements seront mis à jour régulièrement; vous pouvez les consulter sur la page Web du Ministère

Je tiens à rappeler que le système de paye, ainsi que le bien-être de nos employés, est une responsabilité collective. Je suis préoccupé par le nombre de reportages dans les médias qui laissent entendre que certains employés se demandent encore vers qui se tourner pour obtenir de l’aide. Je compte sur vous pour vous assurer que tous les employés de votre organisation savent où trouver de l’aide et leur dire que leurs inquiétudes sont entendues et qu’on y répondra sans délai. Un engagement ministériel concernant votre contribution à la stabilisation du système de paye sera ajouté à votre entente de gestion du rendement 2018-2019, et je vous demanderai de faire rapport des progrès lorsque vous fournirez votre rétroaction pendant le cycle d’examen du rendement 2017-2018.

Je vous prie d’agréer, chers(ères) collègues, l’expression de mes sentiments les meilleurs.


Michael Wernick
Greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet

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