Autoévaluation des activités de dotation

Rapport final
19 septembre 2017

1.0 Contexte

En avril 2016, la Commission de la fonction publique (CFP) a mis en œuvre un nouveau cadre de nomination des ressources humaines. L’un des objectifs de ce cadre était d’améliorer les pratiques d’embauche des ministères et organismes fédéraux qui relèvent de la CFP. Afin de vérifier dans quelle mesure la nouvelle politique en matière de dotation et les activités de dotation du BCP sont conformes au nouveau cadre de nomination de la CFP, une autoévaluation des activités de dotation a été approuvée par le greffier du Bureau du Conseil privé dans le Plan de vérification axé sur les risques du BCP pour 2016-2019.

Processus de nomination au BCP

Au sein du gouvernement fédéral, la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), ainsi que la Politique de nomination de la CFP et l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN), décrit les rôles et responsabilités des administrateurs généraux qui doivent élaborer leurs propres systèmes de dotation, assurer une surveillance continue et évaluer si leur organisme respecte les exigences de la CFP. La politique de nomination de la CFP et l’IDRN forment le nouveau cadre de nomination de la CFP qui a été mis en œuvre le 1er avril 2016.

Le commissaire de la CFP délègue le pouvoir d’embauche aux administrateurs généraux de divers organismes gouvernementaux qui, à leur tour, subdélèguent ce pouvoir aux membres de leurs équipes de direction. Par conséquent, en vertu de l’IRDN de la CFP, le greffier du bureau du Conseil privé est responsable d’exercer ses pouvoirs délégués en matière de dotation ou de subdéléguer ces pouvoirs aux gestionnaires d’embauche du BCP. 

Afin de se conformer au cadre de nomination de la CFP, le BCP a publié sa propre politique de dotation, en vigueur depuis le 1er avril 2016. Cette politique, qui s’harmonise aux lignes directrices de la CFP, définit le processus qui permet au greffier de subdéléguer certaines de ses tâches et de nommer des gestionnaires subdélégués. Les gestionnaires d’embauche admissibles doivent suivre une formation obligatoire avant de se voir accorder un rôle subdélégué. Une fois toutes les exigences satisfaites, un certificat est remis au gestionnaire d’embauche par la Division des ressources humaines des Services ministériels.

Afin d’aider et d’appuyer les gestionnaires d’embauche dans leurs tâches déléguées, en avril 2017, la Division des ressources humaines du BCP a préparé des outils et du matériel de formation et a également publié un guide d’application qui leur fournit une orientation supplémentaire sur la Politique de dotation du BCP. De plus, une liste de vérification a été élaborée le 1er avril 2016 pour assurer l’exactitude et l’exhaustivité des dossiers.

Structure, portée et critères de l’autoévaluation

L’autoévaluation effectuée par la Division de la vérification et de l’évaluation du BCP comprenait une évaluation de la nouvelle politique de dotation du BCP et de l’IDRN, qui ont tous deux été mis en œuvre le 1er avril 2016. Entre le 1er avril 2016 et le 30 juin 2017, nous avons sélectionné un échantillon de dossiers de nomination qui ont été soumis à un test de conformité avec le cadre de dotation de la CFP. Pour atteindre les objectifs de l’autoévaluation, nous avons élaboré des critères qui incluent les exigences établies dans le cadre de nomination de la CFP.

La pertinence du cadre général qui appuie la politique de dotation du BCP a été évaluée par divers moyens, notamment en faisant une comparaison minutieuse avec la politique de nomination de la CFP, en menant des discussions auprès de la direction et des entrevues avec des personnes qui ont pris part aux nominations ministérielles et en effectuant un test pour vérifier la conformité d’un échantillon restreint de dossiers de nomination fermés entre le 1er avril 2016 et le 30 juin 2017.

2.0 Conclusion

Lorsque nous avons comparé la politique de dotation du BCP, l’IDRN et les procédures connexes au cadre de nomination de la CFP, nous en sommes venus à la conclusion générale que toutes les exigences de la CFP ont été satisfaites dans la politique du BCP et la documentation pertinente. De plus, le test de conformité de l’échantillon restreint de dossiers de nomination a démontré que les dossiers étaient bien structurés et contenaient la documentation pertinente nécessaire à l’appui qui vient confirmer le respect de la politique de dotation du BCP. De plus, la liste de vérification de nomination était remplie et était présente dans tous les dossiers de l’échantillon. Toutefois, des problèmes ont été remarqués dans certains dossiers, ce qui nous permettra d’apporter des améliorations, notamment :

  • s’assurer que les gestionnaires sans pouvoir subdélégué qui entreprennent des activités de dotation signent un formulaire d’attestation, comme l’exige la politique;
  • prêter davantage attention aux détails et aux procédures de contrôle de la qualité lors de la saisie des données dans le système des ressources humaines.

La section suivante donne une liste détaillée des observations et des occasions d’amélioration. Des recommandations, ainsi que la réponse de la direction et un plan d’action sont également inclus dans ce rapport.

3.0 Observations et recommandations

3.1 Surveillance de la certification des gestionnaires chargés de l’embauche

Occasionnellement, les gestionnaires qui n’ont pas de pouvoir subdélégué participent à un comité d’embauche sans avoir acquis la certification obligatoire. Dans ces circonstances, le gestionnaire doit signer un formulaire que le BCP a élaboré à cet effet et intitulé « Formulaire d’attestation pour les gestionnaires participant aux processus de dotation » pour démontrer qu’il connaît et respecte les exigences du BCP. Ce formulaire signé devrait être inclus dans le dossier de nomination. L’un des six dossiers examinés ne contenait aucun formulaire d’attestation signé par le gestionnaire qui a participé au comité d’embauche sans avoir de pouvoir subdélégué. Sans cette attestation, le BCP ne peut démontrer qu’il satisfait aux exigences des politiques du BCP et du cadre de nomination de la CFP. Toutefois, la lettre de nomination dans ce dossier était signée par un gestionnaire ayant un pouvoir subdélégué, comme l’exige la politique.

Première recommandation

Le sous-ministre adjoint, Direction des services ministériels, devrait mettre en place des mesures visant à assurer le respect des lignes directrices du BCP, qui ont été établies dans le but de se conformer au cadre de la CFP, et l’ajout systématique de la documentation connexe.

3.2 Surveillance continue et cyclique

Après la mise en œuvre de la nouvelle politique de dotation du BCP, l’Unité des Politiques et des programmes du milieu de travail, Ressources humaines ministérielles, Direction des services ministériels, a effectué un examen de la dotation et a rédigé le Rapport de l’examen de dotation en mai 2017. Ce travail est considéré comme faisant partie de la surveillance continue et cyclique des activités de dotation de la Division des ressources humaines. Les résultats initiaux de l’autoévaluation ont indiqué que l’examen des nominations au sein des groupes de la direction, qui représentent 14 % de toutes les nominations entérinées entre le 1er avril 2016 et le 30 juin 2017, n’est pas inclus dans le Rapport de l’examen de dotation de mai 2017. En raison de leur exclusion du rapport, le BCP ne peut se faire une idée claire du degré de conformité de toutes les activités de dotation.  

Les nominations des cadres (qui ne sont pas toutes régies par la politique de dotation) ont été exclues parce que les activités de surveillance ont été consacrées exclusivement à la fonction de la nouvelle politique de dotation. Puisque le processus d’embauche de cadres est un peu différent, il a été décidé de retirer les nominations de cadres du rapport. Toutefois, une surveillance régulière a été faite au cours de l’été, et les autres renseignements qui ont été fournis à l’équipe d’autoévaluation confirment que, en ce qui concerne la nomination de cadres, le BCP satisfait également aux exigences de l’IDRN.

3.3 Exactitude des données saisies

Selon le test de conformité des dossiers de nomination, dans deux des six dossiers de nomination, des données précises relatives à la nomination saisies dans le système électronique de dossiers ne concordent pas avec les données que l’on trouve dans le dossier papier. Dans un des dossiers, par exemple, le nom du processus de sélection inscrit dans le système n’était pas le bon. Le processus inscrit dans le système était un processus de nomination interne annoncé, alors que le processus n’a pas été annoncé. Dans l’autre dossier, la date de fin du poste doté pour une période déterminée qui était inscrite dans le système n’était pas la même que celle qui était inscrite sur la lettre d’offre. Après une enquête plus poussée, l’équipe d’autoévaluation a obtenu la confirmation que la date de fin a été modifiée dans le système électronique et est maintenant la même que dans le dossier de nomination. Dans les deux cas, l’erreur de saisie des données n’a eu aucune incidence sur la rémunération des employés. Toutefois, le fait que 33 % des dossiers de ce petit échantillon contenaient des erreurs, qui auraient pu avoir une incidence sur la rémunération, suggère que le BCP devrait accorder plus d’attention à la fonction de saisie des données.

Deuxième recommandation

Le sous-ministre adjoint, Direction des services ministériels, devrait instaurer un programme d’examen cyclique régulier des données saisies dans le système de dossiers électroniques des ressources humaines dans le but de s’assurer de leur exactitude. L’examen devrait comporter des mesures de suivi et la production de rapports pour veiller à ce que les changements requis soient apportés.

3.4 Conclusion

Cette autoévaluation permet de conclure que le BCP respecte les exigences de la nouvelle politique et du cadre, mais qu’il pourrait apporter certaines améliorations à ses processus administratifs.

4.0 Plan d’action de la direction

Autoévaluation des activités de dotation
La responsabilité globale du Plan d’action incombe au sous-ministre adjoint, Direction des services ministériels.
Recommandations Degré de risque Réponse de la direction et mesures prévues Responsabilité Échéance
Nous recommandons au sous-ministre adjoint, Direction des services ministériels :  
1. de mettre en place des mesures visant à assurer le respect des lignes directrices du BCP, qui ont été établies dans le but de se conformer au cadre de la CFP, et l’ajout systématique de la documentation connexe. Modéré Le SMA, DSM accepte la recommandation. Il veillera, à l’aide de vérifications sporadiques, à ce que la liste de vérification de la dotation tienne compte de cette exigence et à ce que les dossiers contiennent la documentation connexe. Comme la politique de dotation du BCP régit les nominations plutôt que les processus de dotation, elle exige déjà que, les personnes qui autorisent ces nominations signent l’attestation pour recevoir leurs pouvoirs subdélégués de dotation. Directeur général –Ressources humaines Octobre 2017
2. d’instaurer un programme d’examen cyclique régulier des données saisies dans le système de dossiers électroniques des ressources humaines dans le but de s’assurer de leur exactitude. L’examen devrait comporter des mesures de suivi et la production de rapports pour veiller à ce que les changements requis soient apportés. Modéré Les Ressources humaines ministérielles effectuent déjà un examen cyclique régulier des dossiers de dotation; toutefois, ils feront un examen régulier des dossiers électroniques pour assurer l’exactitude des données.

De plus, les Opérations des ressources humaines ont récemment créé un poste AS-03 qui sera chargé notamment de la fournir une formation normalisée et un encadrement individuel aux adjoints aux RH. En outre, le titulaire du poste mettra en œuvre de façon proactive des mesures de contrôle de la qualité. Il examinera activement les aspects administratifs des dossiers de dotation et présentera ses observations au directeur et aux gestionnaires, Opération des RH.
Directeur général – Ressources humaines Décembre 2017

Le degré de risque de la recommandation renvoie à l’urgence de la recommandation en fonction de l’exposition au risque du BCP. La DVE recommande, selon le degré de risque, que les mesures soient adoptées selon les échéanciers suivants :

Degré de risque de la recommandation
Degré de risque Attention Échéancier
Élevé L’attention immédiate de la direction est requise. Le plan d’action doit être mis en œuvre d’ici 6 mois.
Modéré L’attention de la direction en temps opportun est justifiée. Le plan d’action doit être mis en œuvre d’ici 12 mois.
Faible L’attention de la direction est justifiée. Le plan d’action doit être mis en œuvre d’ici 18 mois.
Source : Institute of Internal Auditors Practice Guide: Formulating and Expressing Internal Audit Opinions

Annexe A – Approche, critères et méthodologie d’autoévaluation

L’autoévaluation a été menée en trois étapes : planification, examen et rapport, au cours des mois de juillet et août 2017. À l’étape de la planification, l’équipe a mené des consultations avec la haute direction de la Commission de la Fonction publique (CFP), a mené des entrevues avec des représentants du BCP et a rassemblé et examiné des documents pertinents. L’équipe a défini les critères devant être utilisés pour l’étape de l’examen, a préparé un document de planification de l’examen présentant les résultats de l’étape de la planification et a fourni la feuille de route pour l’élaboration des critères d’examen et la réalisation du projet. Les critères utilisés pour l’autoévaluation étaient les exigences de la politique de nomination, ainsi que les exigences de l’IDRN de la CFP.

À l’étape de l’examen, l’équipe a effectué une comparaison détaillée de la politique de dotation du BCP et de l’IDRN au cadre de nomination de la CFP et a effectué un test sur un échantillon restreint de dossiers de nomination pour vérifier la conformité au cadre de nomination.

À la fin de l’étape de l’examen, l’équipe a présenté et validé ses observations avec les paliers de direction appropriés. Un rapport d’autoévaluation préliminaire a été rédigé et fourni au directeur exécutif, Ressources humaines, à des fins d’approbation et pour l’élaboration d’un plan d’action de la direction visant à donner suite aux recommandations.

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