Rapport annuel du Comité de vérification à l’intention du greffier du Conseil privé 2015-2016

Message à l’intention du greffier

Mes collègues et moi sommes heureux de vous présenter le Rapport annuel du Comité de vérification du Bureau du Conseil privé. Il souligne les progrès réalisés par rapport aux priorités établies dans notre dernier rapport et présente nos principales activités et évaluations dans nos secteurs de responsabilité de base.

Nous souhaitons d’abord vous offrir nos plus sincères félicitations pour votre nomination à titre de greffier et vous remercier du grand soutien et des sages conseils que vous nous avez fournis lorsque, à titre de sous-greffier, vous faisiez partie du Comité. Nous aimerions également souligner l’apport de Janice Charette pour son grand leadership et le soutien qu’elle a offert au Comité de vérification pendant ses années comme greffière.

Comme vous le savez, les changements au sein des cadres supérieurs du BCP ont eu de grandes répercussions sur la composition du Comité de vérification. En plus de votre départ, la deuxième membre interne du Comité, Coleen Volk, et la dirigeante principale des finances, Michelle Doucet, ont quitté leur poste. Nous aimerions profiter de l’occasion pour souligner les efforts exceptionnels qu’elles ont déployés pour aider le Comité ces dernières années.

Nous sommes ravis que Serge Dupont vous ait succédé comme sous-greffier, et nous l’avons chaleureusement accueilli lors de son retour au Comité comme membre interne. De plus, au cours de notre réunion de juin 2016, Matthew Mendelsohn et Kami Ramcharan, à titre de deuxième membre interne et de dirigeante principale des finances, respectivement, se sont joints à nous, et nous sommes impatients à l’idée de travailler avec eux.

Le Comité aimerait également souligner le soutien très professionnel de tous les membres du BCP, y compris l’aide dévouée du dirigeant principal de la vérification, Jim Hamer, et de son personnel. Nous désirons également remercier Derek Mersereau, [ * ] pour le soutien incroyable qu’il a offert au Comité depuis sa création il y a sept ans. Nous souhaitons par ailleurs souhaiter la bienvenue à Patricia Morrell, qui a remplacé Derek.

En 2015-2016, soit sa septième année d’activité, le Comité s’est réuni à quatre reprises. Ce dernier est fier de dire qu’il a réalisé des progrès dans tous les domaines de responsabilité de son mandat. Des progrès importants ont été réalisés dans trois secteurs prioritaires établis pour 2015-2016. Une évaluation détaillée des progrès par rapport à ces priorités est incluse dans la section Enjeux et observations du présent rapport.

En 2016-2017, le Comité continuera d’axer ses efforts sur ses responsabilités essentielles. Il recommande les priorités suivantes :

  1. Assurer l’efficacité continue du Comité tout en gérant les changements en cours des membres internes et la succession à venir des membres externes.
     
  2. Continuer de mettre l’accent sur la production d’assurances très ciblées et examiner des produits dans les secteurs qui présentent les plus grands risques et sont les plus importants, ainsi que sur la mise en œuvre des plans d’action de la direction.
     
  3. Maintenir la priorité du Comité sur la gestion des risques pour la sécurité.
     
  4. Offrir soutien et conseils afin d’aider le BCP à respecter les exigences de la nouvelle Politique sur les résultats du Conseil du Trésor.
     
  5. Continuer d’appuyer les efforts du BCP déployés en vue de renforcer son approche en matière de gestion des risques.

Les membres du Comité de vérification seraient heureux de discuter de ce rapport avec vous.

Cordialement,


Larry Murray
Président, Comité de vérification du BCP 

Introduction 

Ce septième rapport annuel du Comité de vérification (CV) du Bureau du Conseil privé (BCP) couvre la période du 3 avril 2015 au 1er avril 2016. Il est présenté conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor (CT).

Outre le point sur les priorités fait à la section Enjeux et observations, le rapport comprend un sommaire des activités ainsi que l’évaluation du CV dans ses principaux secteurs de responsabilité. Les annexes précisent la composition et les activités du Comité, de même que son auto-évaluation et son plan annuel pour 2016-2017.

Enjeux et observations : progrès à l’égard des priorités

Le CV du BCP a rencontré l’ancienne greffière le 28 septembre 2015 pour discuter de la version provisoire de son rapport annuel 2014-2015 et pour parachever les priorités pour 2015-2016. Les prochaines pages portent sur les progrès réalisés par rapport à ces priorités.

Priorité 1) Continuer de mettre l’accent sur la production d’assurances très ciblées et d’autres produits pour les secteurs où les risques sont les plus importants.

Le Comité est heureux de souligner que les consultations exhaustives menées par le dirigeant principal de la vérification (DPV) auprès des cadres supérieurs, des membres du CV et des autres intervenants (y compris les DPV de Services partagés Canada et d’autres partenaires ministériels potentiels) sont devenues une pratique normale de l’approche visant la production du Plan de vérification fondé sur le risque du BCP. Les séances continues d’échange d’information avec les sous-secrétaires pendant la majorité des réunions du CV ont également aidé le Comité et le DPV à mieux comprendre les risques et les défis dans divers secteurs du BCP.

L’élaboration et la variété des produits d’assurance ont également été d’un bon niveau cette année, particulièrement à la suite de plusieurs changements au sein du personnel de la Vérification interne. La vérification des contrôles internes sur les rapports financiers (CIRF) et l’évaluation des risques de fraude du BCP ont été achevées et approuvées par le greffier pendant l’année. Le CV a accepté la vérification de la gestion des technologies de l’information (TI) et la vérification de la transformation de la tenue de documents, vers la fin de l’exercice, et chacune des vérifications a été recommandée au greffier, qui les a approuvées peu après la fin de l’exercice.

La vérification de la gestion et de l’utilisation des cartes d’acquisition, la stratégie de mesure du rendement pour le Centre d’innovation et l’évaluation des risques associés aux fonds de renseignements personnels du BCP avaient été lancées et avaient progressé à la fin de l’année, et seront terminées en 2016-2017.

On a complètement mis en œuvre les plans d’action de la direction pour trois vérifications pendant l’année, soit la vérification de la santé et de la sécurité au travail, la vérification des responsabilités de l’administrateur des comptes, notamment la gestion des risques, et la vérification de la passation des marchés. De même, la fonction de vérification interne a terminé la mise en œuvre de l’une des dernières mesures précisées dans le plan d’action de la direction pour l’inspection des pratiques. La mise en œuvre de huit mesures tirées des plans d’action de la direction était en cours à la fin de l’année (une mesure relative à la vérification de la sécurité matérielle et du personnel, trois mesures touchant à la vérification de suivi relative à la continuité des activités, et quatre mesures relatives à la vérification des CIRF). Toutes ces mesures devraient être achevées avant la date d’échéance originale ou modifiée comme convenu par le CV.

Le Comité demeure satisfait des progrès réalisés dans ce secteur de priorité. Toutefois, il sera toujours nécessaire de maintenir comme prioritaire la production en temps opportun de divers produits d’assurance de la qualité. à ce sujet, le CV a encouragé la création continue de deux projets d’assurance conjoints, la vérification conjointe 2016-2017 du nouveau processus d’examen des documents confidentiels du Cabinet en vue d’une exemption de divulgation, avec Justice Canada, et la Vérification conjointe 2017-2018 de la planification du BCP et de Sécurité publique Canada pour la continuité de l’état constitutionnel.

Priorité 2) Maintenir la priorité du CV sur la gestion des risques pour la sécurité.

Le Comité a continué d’accorder une grande priorité à l’examen des questions de sécurité pendant l’année.

Lors des réunions du CV de juin et de décembre, le sous-secrétaire du Cabinet, Sécurité et renseignement, et le directeur exécutif, Opérations de sécurité, ont donné de l’information au Comité sur le programme de sécurité du BCP, y compris l’état des plans d’action des Opérations de sécurité en réponse à des vérifications internes touchant la sécurité, les plans de continuité des activités, les priorités des Opérations de sécurité, les principales activités opérationnelles et les mesures prises à la suite des récents événements touchant la sécurité. Au cours de la réunion de juin, le Comité a également mentionné qu’il était important que les secrétaires adjoints soumettent leur plan de continuité des activités avant le début de l’automne 2015.

Le conseiller adjoint en matière de sécurité nationale auprès du premier ministre a présenté son bilan au Comité pendant la réunion de décembre sur les mesures de continuité des activités prises par le BCP et a donné un aperçu des principales activités, des risques et des stratégies d’atténuation du risque du Bureau du conseiller national en matière de sécurité auprès du premier ministre.

Pendant la réunion de décembre, lors des discussions sur le plan d’action de la direction de la vérification sur la gestion des TI, le CV a recommandé (ce qu’a approuvé la gestion) de mener une auto-évaluation de haut niveau relativement aux 10 plus importantes mesures de sécurité des TI afin de protéger les réseaux interconnectés et l’information du gouvernement du Canada, établies par le Centre de la sécurité des télécommunications Canada.Le Comité examinera l’évaluation initiale au cours de sa réunion de juin 2016 et procédera à une évaluation plus poussée en septembre 2016.

Lors de la réunion de mars 2016, le sous-ministre adjoint par intérim des Services ministériels et le dirigeant principal des finances (DPF) ont informé le CV de l’augmentation du financement pour le BCP définie dans le Budget 2016. Le Comité a été particulièrement heureux des fonds accordés pour une plateforme de sécurité et de TI nouvelle et moderne pour le BCP.

Même s’il reste encore beaucoup à faire et que les risques de sécurité demeureront une grande priorité pour le Comité au cours de la prochaine année, il trouve encourageants les progrès considérables réalisés jusqu’à présent et le soutien continu du gouvernement dans cet important secteur.

Priorité 3) Continuer d’aider le BCP à renforcer son approche en matière de gestion des risques.

Le Comité a continué d’aider le BCP dans ses efforts visant à renforcer son approche à l’égard de la gestion des risques relativement au Rapport annuel du Comité de vérification à l’intention du greffier du Conseil privé 2015-2016.

Notre point de vue est fondé sur le travail d’assurance réalisé par le personnel de la Vérification interne et la mise en œuvre des plans d’action de la direction connexes, en combinaison avec l’examen des déclarations financières et des documents de rapport sur les comptes publics mené par le CV, les discussions avec divers employés du BCP pendant l’année, et les efforts constants déployés pour améliorer le profil de risques ministériel.

Lors de la réunion de juin du CV, la plus récente ébauche du profil de risque ministériel a été présentée et débattue. Les améliorations des dernières versions comprenaient une meilleure intégration de l’information sur le risque avec le processus de planification opérationnelle, un vaste processus de consultation interne et un effort accru visant à déterminer les risques particuliers auxquels sont confrontées les directions générales ainsi que les risques qui sont hors du contrôle immédiat du BCP. Le CV a loué les efforts déployés et la pertinence accrue du document dans le cadre du processus décisionnel. Le Comité a également jugé que l’importance accordée au risque en matière de cybersécurité n’était pas aussi grande qu’elle le devrait.

Le DPF par intérim a fait le point auprès du CV sur le profil de risque ministériel pendant la réunion de mars 2016 et a informé les membres que le BCP travaillait avec l’école de la fonction publique du Canada et d’autres ministères et organismes afin de déterminer les pratiques exemplaires permettant une amélioration de l’approche du BCP à l’égard de la gestion des risques. L’élaboration de la prochaine version du profil devrait intégrer davantage d’orientations descendantes qu’auparavant.

À la lumière de ces récents développements, le CV continuera de surveiller les progrès, car il estime que le BCP doit poursuivre ses efforts en vue de renforcer ses pratiques de gestion des risques ministériels.

Principaux secteurs de responsabilité du Comité de vérification 

En 2015-2016, le CV a tenu quatre réunions pour satisfaire aux exigences en matière de surveillance énoncées dans la charte du CV du BCP et dans le plan annuel. Dans cette section, nous présentons un résumé des principales activités menées par le CV et son évaluation dans les huit secteurs suivants : 

  • Cadre de contrôle de gestion
  • Gouvernance
  • Gestion des risques
  • Valeurs et éthique
  • Fonction de vérification interne
  • Suivi des plans d’action de la direction
  • Liaison avec les fournisseurs externes de services d’assurance
  • États financiers, rapports sur les comptes publics et reddition de comptes

Activités et évaluations du Comité de vérification en 2015-2016

1) Cadre de contrôle de gestion

Le Comité estime que le cadre de gestion de contrôle du BCP demeure efficace et que les contrôles internes, de façon constante, ont été améliorés et renforcés.

En juin, le Comité a reçu de l’information sur la dernière version du cadre de contrôle de gestion du BCP, qui a été mis à jour à la suite de la réalisation de la vérification des responsabilités de l’administrateur des comptes, notamment la gestion des risques; les modifications étaient fondées sur le modèle de cadre de contrôle du Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission. Le CV a jugé qu’il était essentiel que le document révisé du cadre de contrôle de gestion reflète les mesures de contrôle officielles et informelles du BCP.

La vérification du BCP des CIRF a été examinée et acceptée par le CV en septembre, et approuvée par la greffière en octobre. La vérification s’était traduite par la formulation de quatre recommandations, mais on a tout de même conclu que le BCP avait mis en place les principales composantes d’un cadre de contrôle efficace afin de maintenir et d’évaluer le système de CIRF.

En plus des progrès relatifs aux contrôles internes susmentionnés, l’évaluation du CV a également été orientée par l’examen en cours des états financiers et des documents sur les comptes publics réalisé par le Comité, ainsi que par de nombreuses rencontres et discussions avec le personnel et la haute direction du BCP. L’une de ces discussions a eu lieu lors de la réunion de mars 2016, lors de laquelle le DPF par intérim a fait un exposé soulignant les engagements du BCP à maintenir un système efficace de CIRF et a abordé plusieurs initiatives destinées à renforcer les CIRF, notamment l’achèvement de la mise en œuvre du plan d’action de la direction tiré de la vérification des CIRF.

Le Comité compte bien examiner une ébauche de la prochaine version du cadre du BCP sur les CIRF bientôt, examen qui comprendra en annexe la nouvelle version du cadre de contrôle de gestion du BCP. En outre, le CV recevra lors de sa prochaine réunion en juin 2016 un résumé complet de la surveillance du BCP des principaux contrôles.

Le Comité recevra également des mises à jour régulières sur les progrès de mise en œuvre du plan d’action de gestion découlant de la vérification des CIRF et continuera sa pratique de longue date d’inclure une séance à huis clos avec le DPF, et une autre avec le DPV, à chacune de ses réunions.

2) Gouvernance

Malgré les nombreux changements récents au sein des cadres supérieurs du BCP, le Comité continue de croire que la structure de gouvernance globale de l’organisation demeure solide. Cependant, la fonction de vérification interne a contribué à renforcer la gouvernance dans des secteurs précis.

Comme il a été mentionné dans la section Enjeux et observations ci-devant, le Comité a poursuivi un dialogue approfondi avec de nombreux employés du BCP de différents niveaux de personnel, y compris les sous-ministres. Ces discussions sur divers sujets, pendant toute l’année, jumelées aux résultats atteints dans le cadre des travaux d’assurance et d’examen et d’autres initiatives comme la très positive approche adoptée pour améliorer la situation à la suite des résultats du Sondage auprès des employés fédéraux de 2014, permettent au Comité d’avoir confiance en sa vision générale.

Au cours de la dernière année, différents volets de la gouvernance au BCP ont été améliorés à la suite de l’achèvement de la vérification des CIRF et de la vérification de la transformation de la tenue de documents, ainsi que de la mise en œuvre complète des plans d’action de la direction faisant suite à la vérification de la santé et sécurité au travail, de la vérification des responsabilités de l’administrateur des comptes, notamment la gestion des risques, de la vérification de la passation de marchés et de l’inspection des pratiques.

D’autres améliorations à la gouvernance devraient également découler de l’achèvement de la vérification de la gestion et de l’utilisation des cartes d’achat ainsi que des travaux qui restent sur les plans d’action de la direction mis au point après la Vérification de la sécurité des lieux et du personnel, la Vérification de suivi relative à la continuité des activités et la vérification des CIRF.

3) Gestion des risques

Puisque la gestion des risques constituait l’une des priorités du Comité pour 2015-2016, ce secteur de responsabilité de base du CV a été abordé dans la section Enjeux et observations ci-dessus.

4) Valeurs et éthique

Pendant la réunion de septembre du CV, le champion du BCP pour les valeurs et l’éthique a décrit le Programme de valeurs et d’éthique du BCP aux membres, mentionnant que l’organisme avait approuvé un plan d’action sur les valeurs et l’éthique pour 2015-2018, qui comportera entre autres le suivi aux résultats du SAFF 2014. Le plan d’action doit être mis à jour chaque année, et il a été convenu qu’il serait communiqué au Comité en septembre 2016 après la rédaction de la nouvelle version.

Au cours de la même réunion, l’agent supérieur de la divulgation est venu décrire son rôle au Comité. Il a mentionné qu’il avait réalisé des activités de sensibilisation au cours des dix derniers mois et qu’il étendait maintenant ces séances pour combler le manque d’information illustré par les résultats du SAFF 2014. Le Comité a demandé une séance annuelle avec l’agent supérieur de la divulgation à l’avenir.

Pendant la réunion de décembre, un des deux champions du BCP pour Objectif 2020 est venu donner au Comité un aperçu des initiatives en cours pour combler les problèmes aperçus dans le SAFF en les intégrant aux initiatives d’Objectif 2020. Un rapport annuel en vidéo préparé par les employés du BCP pour le greffier a également été présenté; il précisait les initiatives lancées pour mobiliser le personnel, éviter le dédoublement des efforts et simplifier davantage les processus.

En mars 2016, le Comité a reçu de l’information sur la mise en œuvre de la nouvelle politique de dotation du BCP, qui fait suite au nouveau cadre de dotation de la Commission de la fonction publique qui entrera en vigueur le 1er avril 2016. La discussion qui a suivi a clairement mis en lumière que la direction des Ressources humaines du BCP avait déployé des efforts considérables pour s’assurer que cette évolution favorise le changement de culture considéré comme nécessaire pour permettre le passage essentiel d’un système fondé sur les règles à un système basé sur les résultats et les valeurs. Le BCP procédera à une auto-évaluation par rapport au nouveau cadre de dotation en ressources humaines de la Commission de la fonction publique d’ici septembre 2017.

La gestion du BCP déploie tous les efforts possibles pour veiller à une réponse exhaustive au SAFF 2014, ce qui constitue l’un des indicateurs positifs observés par le CV au cours de la dernière année en matière de valeurs et d’éthique. Le Comité estime que le programme de valeurs et d’éthique du BCP demeure très efficace et bien dirigé.

5) Fonction de vérification interne

Malgré plusieurs changements au sein du personnel de la vérification interne du BCP, le Comité est, de façon générale, satisfait du rendement de la fonction de vérification interne au cours de la dernière année.

Comme il a été mentionné dans la section Enjeux et observations, la production et la diversité de produits d’assurance ont été maintenues à un niveau raisonnable. De vastes consultations avec la haute direction, les membres du CV et d’autres intervenants (y compris le DPV de Services partagés Canada et d’autres ministères partenaires potentiels) font maintenant partie intégrante du processus de planification des vérifications annuelles et de l’élaboration du plan de vérification fondé sur les risques. Les commentaires postvérification demeurent positifs.

Le personnel de la Vérification interne a offert son plein soutien aux efforts du BCP en vue d’une transparence accrue et d’un gouvernement plus ouvert en améliorant les processus de coordination dans le but de faciliter la préparation et l’affichage efficaces d’un nombre croissant de produits d’assurance en ligne. Même si ces travaux se poursuivent, le cadre de mesure du rendement de la Vérification interne du BCP se raffine et revêt une utilité croissante pour le personnel, la haute direction et le CV.

De façon générale, l’équipe de la Vérification interne du BCP a continué à fournir au Comité le soutien spécialisé et professionnel dont il a eu besoin tout au long de l’année.

6) Suivi des plans d’action de la direction

Le Comité a examiné l’état de la mise en œuvre de plans d’action de la direction à partir d’auto-évaluations complétées par la direction, pendant chacune de ses quatre réunions.

Le 1er avril 2015, huit mesures tirées de plans d’action de la direction pour diverses recommandations formulées dans des vérifications du BCP n’avaient pas été implantées. Neuf mesures supplémentaires ont été ajoutées pendant l’année, ce qui porte à 17 le nombre total de mesures suivies. De ces dix-sept mesures, neuf ont été signalées au CV comme ayant été totalement mises en œuvre en 2015-2016. Il reste donc huit mesures en cours de mises en œuvre à la fin de l’année. Ces huit mesures devraient être achevées avant la date d’échéance originale ou ajustée comme convenu par le CV.

En se fiant aux progrès réalisés en vue de la mise en œuvre des plans d’action de la direction pendant l’année, le Comité juge raisonnable leur mise en place. Toutefois, afin d’évaluer la mesure dans laquelle les recommandations de vérifications et les plans d’action de la direction permettent l’atteinte des résultats escomptés, le Comité, au cours de l’année à venir, examinera s’il doit recommander un autre examen de la mise en œuvre de plans d’action similaire à celui réalisé en 2014-2015.

7) Liaison avec les fournisseurs externes de services d’assurance

Lors de chacune de ses quatre réunions, le CV a été informé des plans, des progrès et des résultats des travaux de vérification menés par divers fournisseurs externes de services d’assurance.

La majorité de ces travaux concernaient le rôle du BCP à titre d’organisme central. Le Comité s’est également penché sur les produits d’assurance indiqués, qui portent sur des enjeux pertinents pour le CV. La vérification horizontale de la sécurité des TI au sein des petits et grands ministères du Bureau du contrôleur général (BCG) et les 10 plus importantes mesures de sécurité des TI afin de protéger les réseaux interconnectés et l’information du gouvernement du Canada, établies par le Centre de la sécurité des télécommunications Canada, permettent au personnel du BCP de mener une auto-évaluation utile relativement à la sécurité des TI.

En outre, le commissaire à l’information a également renseigné le Comité sur les politiques de gestion de l’information en vigueur au BCP; il juge qu’elles sont exhaustives et respectent les pouvoirs législatifs. Le rapport du commissaire fait état de neuf risques. Le CV a suggéré, et la gestion a accepté, une auto-évaluation de la façon dont le BCP gère les risques recensés dans le rapport du commissaire à l’information. Le CV est impatient à l’idée de recevoir les résultats de cette auto-évaluation lors de la réunion de septembre 2016.

8) États financiers, rapports sur les comptes publics et reddition de comptes

Le Comité examine les états financiers trimestriels et l’énoncé annuel des opérations axé sur le futur, et il est satisfait de la qualité et de la discipline en matière de rapports financiers. Le CV est particulièrement heureux de l’incidence positive de la vérification des CIRF sur l’amélioration des processus connexes dans cet important secteur.

Il a examiné et commenté le Rapport ministériel sur le rendement de 2014-15 et le Rapport sur les plans et les priorités de 2016-17. Même si le Comité est satisfait des progrès réalisés pour améliorer les thèmes de ces documents, ces progrès demeurent lents en ce qui a trait à la mesure du rendement. Le Comité espère que la nouvelle Politique sur les résultats du Conseil du Trésor, qui accorde une priorité accrue aux renseignements sur le rendement, mènera à des améliorations à cet égard.

Les commentaires exhaustifs formulés au Comité sur ces divers documents par le personnel concerné du BCP sont appréciés et font en sorte que l’exercice s’avère particulièrement profitable. 

Auto-évaluation du Comité de vérification

L’auto-évaluation annuelle réalisée par les trois membres externes figure à l’annexe C. 

Plans et priorités futurs

En 2016-2017, le Comité continuera d’axer ses efforts sur ses responsabilités essentielles et se consacrera aux priorités suivantes : 

  1. Assurer l’efficacité continue du Comité tout en gérant les changements en cours des membres internes et la succession à venir des membres externes.
     
  2. Continuer de mettre l’accent sur la production d’assurances très ciblées et examiner des produits dans les secteurs qui présentent les plus grands risques et sont les plus importants, ainsi que sur la mise en œuvre des plans d’action de la direction.
     
  3. Maintenir la priorité du CV sur la gestion des risques pour la sécurité.
     
  4. Offrir soutien et conseils afin d’aider le BCP à respecter les exigences de la nouvelle Politique sur les résultats du Conseil du Trésor.
     
  5. Continuer d’appuyer les efforts du BCP déployés en vue de renforcer son approche en matière de gestion du risque.

Annexe A – Composition et activités du Comité de vérification

Composition du Comité de vérification

Le Comité de vérification (CV) du Bureau du Conseil privé (BCP) existe depuis sept ans.
Il respecte toutes les dispositions relatives à sa composition, conformément à l’article 6.4 de la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada

  1. Trois des cinq membres du CV sont des membres externes recrutés en dehors de l’administration publique fédérale. Les deux membres internes sont des fonctionnaires du BCP au niveau de sous-ministre.
     
  2. Les trois membres externes ont été sélectionnés conjointement par la greffière du Conseil privé et secrétaire du Cabinet et par le contrôleur général, et leur nomination a été approuvée par le Conseil du Trésor.
     
  3. Les deux membres internes nommés par la greffière étaient Michael Wernick, alors sous-greffier du Conseil privé et secrétaire associé du Cabinet, et Coleen Volk, sous‑secrétaire du Cabinet, Personnel supérieur, Transformation opérationnelle et renouvellement. Michael Wernick a été nommé greffier le 20 janvier 2016 et est demeuré au sein du CV jusqu’à son remplacement par Serge Dupont, nouveau sous-greffier du Conseil privé et secrétaire associé du Cabinet, au début mai 2016. Coleen Volk a été nommée sous-ministre associée de l’Environnement en avril 2016 et a été remplacée au sein du Comité par Matthew Mendelsohn, sous-secrétaire du Cabinet, Résultats et livraison.
     
  4. Les membres externes disposent des diverses compétences, connaissances et expériences nécessaires à leur travail. [ * ]
     
  5. Larry Murray, qui est un membre externe, remplit actuellement son deuxième mandat de quatre ans, qui prendra fin en février 2017. Keith Coulter terminera son deuxième mandat de quatre ans en juin 2017. Mary Ritchie vient d’être confirmée pour un deuxième mandat de quatre ans au sein du Comité de vérification du BCP en novembre 2015; elle demeurera donc en poste jusqu’en novembre 2019.
     
  6. Le CV suit le « modèle privilégié » défini dans la Directive, selon lequel la présidence est assurée par un membre externe.
     
  7. Tous les membres externes ont une connaissance des rapports financiers du secteur public, notamment parce qu’ils font aussi partie de comités de vérification d’autres ministères. [ * ]
     
  8. Conformément à la Charte du CV du BCP, la dirigeante principale des finances (DPF) (sous-ministre adjointe, Direction des services ministériels) ou le DPF par intérim et le dirigeant principal de la vérification (DPV) assistent à toutes les réunions du CV.
     
  9. En outre, comme le prévoit la Charte, le quorum requis lors des réunions est la majorité des membres, dont au moins un membre interne et deux membres externes. Il ne peut y avoir de remplaçants.
     
  10. D’autres hauts fonctionnaires du BCP, notamment les sous-secrétaires et le greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet, participent aux réunions, au besoin. La Charte indique clairement que le CV dispose d’un accès direct à tous les fonctionnaires du BCP, et qu’il peut inviter des fournisseurs externes de services d’assurance ou des fonctionnaires du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) pour discuter de questions qui l’intéressent.
     
  11. Les membres externes ne sont l’objet d’aucun conflit d’intérêts réel ou perçu et comprennent parfaitement que tout conflit d’intérêts, réel ou perçu, doit être immédiatement signalé au président ainsi qu’au greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet.

Opérations du Comité de vérification

Le mandat du Comité est précisé dans la Charte du CV du BCP, laquelle décrit de manière détaillée et concrète les rôles, responsabilités et activités du CV. La Charte est révisée chaque année; la dernière mise à jour a été effectuée en avril 2016.

Le CV s’est réuni quatre fois pendant la période visée par le rapport. Il s’agissait de réunions en personne auxquelles tous les membres ont assisté.

Pour la période visée par le présent rapport, les coûts supplémentaires associés au fonctionnement du CV s’élèvent 83 189 $. Une grande part de ce montant(74 196 $, ou 89 %) était des fonds de la masse salariale destinés à la rémunération directe de membres externes. Comme un membre externe se déplace régulièrement depuis [ * ] et qu’un autre a fait la navette à partir [ * ] pendant une portion de l’exercice, la majeure partie des autres dépenses (7 661 $, ou 9 %) couvraient les frais de déplacement et d’hébergement. La somme restante (1 332 dollars, ou 2 %) était destinée au paiement de frais divers, notamment les repas fournis aux membres lors de réunions d’une journée. Tous les efforts ont été déployés encore une fois cette année pour réduire au minimum les frais de déplacement et d’hébergement en organisant les réunions en même temps que les autres engagements des autres membres à Ottawa, dans la mesure du possible.

Des séances à huis clos ont eu lieu dans le cadre de chaque réunion du CV. Il pouvait s’agir de séances réunissant seulement les membres, de séances réunissant le DPV et les membres seulement, ou de séances réunissant la DPF et les membres seulement. Le CV a en outre rencontré le greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet à huis clos lors de sa réunion de septembre.

Pour veiller à ce que le CV exerce ses responsabilités essentielles, un ordre du jour des prochaines réunions et un plan d’activités pour chaque année sont préparés et acceptés par le CV, puis approuvés par le greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet. En outre, le plan de travail du CV est abordé à la fin de chaque réunion, pour que les membres aient la possibilité de formuler des commentaires et pour assurer la discipline collective concernant la mise en œuvre.

Conformément à l’orientation fournie dans le Guide des pratiques : Rapport annuel du Comité ministériel de vérification, publié en avril 2013 par le SCT, les premières ébauches du rapport annuel du CV du BCP et de l’annexe A ont été préparées par le président. Les premières ébauches des annexes B et C ont été préparées avec l’aide du DPV et de son personnel. L’intégralité de l’ébauche du rapport a ensuite fait l’objet de discussions, et la version définitive a été établie lors d’une réunion spéciale à laquelle tous les membres externes ont participé. Conformément à la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada, le présent rapport annuel reflète l’opinion des membres externes indépendants. 

Annexe B – Plan annuel 2016-2017 du Comité de vérification du BCP

Les principaux secteurs de responsabilité qui doivent être étudiés par le Comité de vérification (CV) durant l’exercice 2016-2017 sont énumérés ci-après. Le cas échéant, le CV définira les cibles et les priorités en consultation avec le greffier et en tenant compte du mandat, des objectifs et des priorités du Bureau du Conseil privé (BCP), ainsi que des risques connexes qui se posent pour le BCP et le gouvernement. Il convient de noter que les mesures d’«examen» du CV peuvent prendre plusieurs formes, notamment l’examen de documents (pendant les réunions ou par correspondance), la présentation d’exposés par des experts en la matièère et la tenue de discussions avec des représentants du BCP.

No
Description des mesures de suivi
Échéance
Juin 2016
Sept. et oct. 2016
Déc. 2016/ janv. 2017
Mars et avr. 2017
Infrastructure du CV  
1 Charte du Comité de vérification
Réexaminer la Charte du CV et, au besoin, la soumettre de nouveau à l’approbation du greffier.
      X
2 Plan annuel des réunions du Comité de vérification Le président, en consultation avec les autres membres du CV, préparera un plan à l’intention du greffier, qui assurera que les responsabilités annuelles et permanentes du Comité sont pleinement prises en compte et assumées. X      
Responsabilités du Comité de vérification
3a Valeurs et éthique
  • Examiner les systèmes et les pratiques du BCP établis pour surveiller la conformité aux lois, aux règlements, aux politiques et aux normes en matière d’éthique, ainsi que formuler des conseils à ce sujet, pour relever et régler toutes les violations des lois et des règles d’éthique.
X   X  
3b
  • Examiner les systèmes et pratiques du BCP associés au rôle de divulgation de la haute direction de l’organisme.
  X    
4 Gestion des risques
Examiner les dispositions du BCP en matière de gestion des risques, y compris le profil de risque de l’organisme, et formuler des conseils à ce sujet.
X X X X
5 Cadre de contrôle de gestion
Examiner les mesures de contrôle interne du BCP et donner des avis à ce sujet; être informé des questions importantes liées au mandat du CV et à l’efficacité des dispositions découlant des travaux réalisés par d’autres fournisseurs de services d’assurance qui remettent des rapports à la haute direction et au greffier.
X      
6a Charte de vérification interne ministérielle
Examiner la Charte de vérification interne du BCP et la recommander à des fins d’approbation par le greffier, au besoin.
  X    
6b Suffisance des ressources en matière de vérification interne
Conseiller le greffier quant au caractère suffisant des ressources affectées à la fonction de vérification interne.

Cette mesure sera liée à la discussion relative au rapport annuel du CV (point 11) et au rapport annuel du dirigeant principal de la vérification (DPV) au greffier (point 6g).
  X    
6c Plan de vérification interne fondé sur les risques
Examiner et recommander à des fins d’approbation le Plan de vérification interne pluriannuel fondé sur les risques.
X
PVFR 2016-2019
    X
PVFR 2017-2020
6d Rendement de la fonction de vérification interne/DPV
  • Surveiller et évaluer le rendement de la fonction de vérification interne.
  • Donner son avis au greffier sur le rendement du DPV.
X      
6e Rapports de vérification interne et plans d’action de la direction (PAD)
Examiner et recommander à des fins d’approbation les rapports de vérification interne et les PAD correspondants pour donner suite aux recommandations.
X X X X
6f Progrès réalisés quant au plan de vérification interne fondé sur les risques
Examiner les rapports périodiques faisant état des progrès réalisés à l’égard du plan de vérification interne fondé sur les risques.
X   X X X
6g Rapport annuel du DPV
Examiner le rapport annuel préparé par le DPV.
X      
6h Engagements de vérification ne donnant pas lieu à un rapport
Être mis au courant des tâches ou des engagements de vérification qui ne donnent pas lieu à la présentation d’un rapport au CV, et être informé de tout sujet d’importance découlant de ces travaux.
X X X X
Au besoin
7 Fournisseurs externes de services d’assurance
Être informé et aviser le greffier, au besoin :
  • de tous les travaux de vérification concernant l’organisme que doivent effectuer les fournisseurs externes de services d’assurance, y compris la réponse de la direction;
  • des questions et des priorités liées à la vérification soulevées par les fournisseurs externes de services d’assurance.
X X X X
8 Suivi des plans d’action de la direction
Examiner les rapports périodiques sur la progression de la mise en œuvre des PAD approuvés, qui donnent suite aux recommandations issues de vérifications internes antérieures, ainsi que les PAD qui découlent des travaux des fournisseurs externes de services d’assurance.
X X X X
9a États financiers et rapports des comptes publics
  • Examiner les principaux rapports de gestion financière et des divulgations de l’organisme, y compris les rapports financiers trimestriels, les états financiers annuels et les comptes publics, et donner des conseils à cet égard au greffier.
Cette activité se fait normalement par correspondance.
X X X X
Au besoin
9b
  • Examiner la Déclaration annuelle de responsabilité de la direction, y compris le contrôle interne en matière de rapports financiers, et donner des conseils au greffier au sujet des plans d’évaluation fondés sur les risques et des résultats connexes associés à l’efficacité du système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers.
  X    
10 Reddition des comptes par le BCP
Recevoir et examiner le Rapport ministériel sur le rendement et le Rapport sur les plans et les priorités du BCP, et tout autre rapport de reddition des comptes important. Le Comité peut aussi obtenir, à titre d’information, copie des plans et des rapports produits par la fonction d’évaluation de l’organisme.

Cette activité se fait normalement par correspondance.
X X X X
Au besoin
Rapports de reddition des comptes par le CV
11 Rapport annuel du CV à l’intention du greffier
Les membres externes indépendants du CV prépareront et présenteront au greffier un rapport annuel.

Le greffier sera pleinement informé du contenu du rapport annuel du CV avant qu’il ne soit mis au point définitivement.
X      
Autres
12 Séances à huis clos
Le CV tiendra des séances à huis clos à chacune de ses réunions en personne avec la dirigeante principale des finances et le DPV du BCP, ainsi qu’avec tout autre représentant dont le CV juge la présence nécessaire.
X X X X
13 Inspection externe des pratiques
Le cas échéant, le CV examinera les rapports périodiques sur la progression de la mise en œuvre de tout plan d’action découlant des recommandations formulées dans le cadre d’une inspection externe des pratiques.
X X X X

Annexe C – Auto-évaluation du Comité de vérification

Le tableau ci-dessous comprend les réponses au questionnaire d’évaluation du Comité de vérification (CV) du Bureau du Conseil privé (BCP) reçues des membres du CV, de la dirigeante principale des finances (DPF) et du dirigeant principal de la vérification (DPV).

Note – Ce questionnaire d’auto-évaluation sera modifié dans les futures versions du rapport du CV pour tenir compte du questionnaire modèle présenté dans la version récemment modifiée du Guide à l’intention des comités ministériels de vérification du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Q.1 Le CV compte-t-il le nombre approprié de membres (c.-à-d. de trois à cinq)?

Oui. La composition actuelle (trois membres externes, dont le président, et deux membres internes, dont le sous-greffier) fonctionne bien.

Q.2 Les membres du Comité ont-ils les compétences et les connaissances requises compatibles avec le profil de compétences du Comité ministériel de vérification? Si ce n'est pas le cas, quelles compétences et/ou connaissances sont requises?

Oui. Collectivement, les membres possèdent toutes les compétences et l'expertise nécessaires.

Q.3 Tous les membres sont-ils encore indépendants, au sens donné par les politiques applicables au ministère? En plus de correspondre à la définition technique du terme « indépendant», les membres du CV font-ils preuve d'objectivité lors des réunions, dans leur comportement pour réaliser un programme, examiner avec rigueur les dossiers, consulter les autres parties et faire appel à des spécialistes, au besoin?

Oui. Tous les membres sont indépendants et se sentent libres de formuler les interventions et les conseils qu'ils souhaitent.

Q.4 Les divergences de vues sur des dossiers sont-elles réglées à la satisfaction du CV?

Oui. Le président parvient facilement à faire en sorte que les membres s'entendent et que l'avis du Comité représente ce consensus.

Q.5 Les membres remettent-ils en question le travail du président, s'il y a lieu?

Oui. Le président encourage tous les membres à fournir une évaluation franche des questions, et les membres se sentent à l'aise de le faire.

Q.6 Le CV utilise-t-il sa charte ou son mandat pour orienter ses travaux et établir son programme d'activités?

Oui. La Charte oriente les travaux du Comité et son ordre du jour. Elle est examinée et mise à jour au besoin, et confirmée chaque année par le greffier et le Comité.

Q.7 Le CV consacre-t-il suffisamment de temps à l'examen et à la discussion des dossiers dont il est saisi?

Oui. Les points qui requièrent le plus de temps et d’énergie sont précisés lors de chaque réunion, et le président s’assure qu’on consacre un temps suffisant à toutes les questions. Au besoin, et lorsqu’il est approprié de le faire, les points sont abordés une nouvelle fois pour approfondir la discussion, soit par correspondance ou lors de réunions subséquentes.

Q.8 Le Comité rencontre-t-il la direction pour discuter des états financiers et des principaux documents de reddition des comptes (p. ex. le Rapport sur les plans et les priorités (RPP), le Rapport ministériel sur le rendement (RMR)) avant leur publication?

Normalement, non. Ces documents sont transmis par courriel, et les membres formulent les commentaires importants par écrit, et ce, dans le but d’assurer le respect des échéances associées aux documents. La gestion prend les commentaires des membres très au sérieux et offre une excellente rétroaction aux membres, généralement par écrit. Cette approche fonctionne bien.

Q.9 Le CV fait-il appel à des spécialistes externes, s'il y a lieu?

Oui. Même si le Comité n'a pas fait appel à des spécialistes externes jusqu'à présent, il n'hésiterait pas à le faire s'il le jugeait nécessaire ou indiqué.

Q.10 Les contrôles de gestion de l'organisation, y compris ceux sur les rapports financiers, sont-ils plus rigoureux en raison des interactions de la direction avec le CV?

Oui. De par ses interactions avec la gestion et la vérification internes, le Comité a eu une incidence positive sur le Plan de vérification fondé sur le risque, sur les vérifications individuelles et sur les plans d'action de la direction. L'influence positive a contribué à renforcer les contrôles de gestion dans des secteurs particuliers.

Q.11 Le CV connaît-il la frontière entre son rôle et celui de la direction, et s'efforce-t-il de respecter cette limite?

Oui. Le Comité comprend que son rôle en est un de formulation de conseils et il respecte les prérogatives et les responsabilités de la gestion.

Q.12 Le CV organise-t-il des séances à huis clos qui offrent aux personnes invitées la possibilité de s'exprimer librement, et qui permettent de poser des questions difficiles, mais nécessaires, d'évaluer les réponses et de régler de façon satisfaisante des problèmes qui pourraient surgir?

Oui. Les séances à huis clos (membres seulement, avec le DPV ou avec le DPF) font régulièrement partie des réunions.

Q.13 Les membres du CV participent-ils aux activités de formation continue, afin de se tenir au courant de l'évolution des secteurs dont ils doivent assurer la surveillance?

Oui. Les membres assistent au symposium annuel du Comité de vérification organisé chaque année par le Bureau du contrôleur général. Le président assiste également à la réunion des présidents de comités de vérification, qui précède généralement chaque symposium. Au besoin, les membres apportent aussi leur expérience de membre (présent ou passé) de CV d'autres ministères.

Q.14 Le CV collabore-t-il aux efforts visant à assurer l'objectivité de l'équipe de vérification interne?

Oui. Le Comité comprend l’importance fondamentale de l’objectivité, et participe très activement à la gestion et aux vérifications internes pour veiller au respect de cette neutralité.

Q.15 Le Comité fait-il des commentaires constructifs au dirigeant principal de la vérification, au moins une fois l'an?

Oui. Le Comité formule régulièrement des commentaires constructifs au DPV. Qui plus est, le président et le sous-greffier offrent une rétroaction supplémentaire individuellement.

Q.16 Autres commentaires:

Le Comité de vérification du BCP est très reconnaissant de l'excellent soutien qu'il reçoit du DPV et de l'ensemble du personnel de la Division de la vérification et de l'évaluation. Le Comité est efficace en raison du grand leadership exercé par le président.

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