Rapport annuel du Comité d’audit à l’intention du greffier du Conseil privé 2016-2017

Message à l’intention du greffier 

Je suis heureux de présenter le Rapport annuel du Comité d’audit du Bureau du Conseil privé (BCP) – une première pour moi à titre de président – au nom de tous les membres du Comité. Je tiens à vous remercier personnellement de m’avoir donné la possibilité de présider ce comité qui, à mon avis, joue un rôle important afin d’aider le BCP à gérer les risques auxquels il est exposé. 

Nous avons décidé de nous prévaloir de la latitude qu’offre la nouvelle Politique sur l’audit interne du Conseil du Trésor pour la rédaction des rapports annuels. Comme vous pourrez le constater, la partie principale du Rapport est courte. Elle met l’accent sur les principales réalisations du dernier exercice et ce sur quoi nous entendons nous concentrer au cours du prochain exercice. Nous sommes d’avis que l’année qui vient de s’écouler a été très productive. À ce titre, nous serons heureux de pouvoir vous donner des conseils sur nos domaines de compétence dans l’avenir. 

Dans ce contexte, et afin de renforcer la contribution du Comité, il serait utile, selon nous, d’ajouter aux deux priorités permanentes que sont, d’une part, les risques pour la sécurité et, d’autre part, la réalisation de produits d’assurance et d’examen de grande qualité, une troisième priorité. Il s’agirait en l’occurrence de jeter un regard neuf sur les risques et la gestion des risques, à la fois dans la manière dont le BCP évalue les risques et en assure la gestion et la manière dont le Comité aborde ces questions. 

Nous profitons de l’occasion pour remercier les personnes sans qui le Comité n’aurait pas connu un tel succès au cours du dernier exercice. Parmi celles‑ci, mentionnons Kami Ramcharan, Jim Hamer, le personnel de l’audit interne et tous les employés du BCP qui se sont présentés devant le Comité. 

Les membres du Comité seraient heureux de discuter de ce rapport avec vous. 

 

Munir A. Sheikh

Président, Comité d’audit du BCP

Examen de 2016-2017 et priorités pour 2017-2018 

Introduction 

Le présent rapport fait état des travaux effectués par le Comité d’audit en 2016-2017 ainsi que des priorités proposées pour 2017-2018. Il est accompagné des annexes suivantes :

  • Une note intitulée « Examen du risque et de la gestion du risque » (annexe A);

  • Principaux secteurs de responsabilité du Comité (annexe B);

  • Plan annuel 2017-2018 du Comité d’audit du BCP (annexe C). 

A. Examen de 2016-2017

Les membres du Comité d’audit du BCP ont rencontré le greffier le 12 août 2016 afin de discuter du rapport annuel provisoire de 2015-2016 et de mettre la dernière main aux priorités pour 2016-2017. Les progrès enregistrés par rapport à ces priorités sont présentés ci‑dessous. 

Priorité 1 : Assurer l’efficacité continue du Comité tout en gérant la relève actuelle des membres internes et la relève future des membres externes 

Le comité est d’avis qu’il a été efficace dans ce domaine, comme en témoignent les renseignements présentés dans ce rapport. Il a été en mesure de respecter toutes les priorités dans une période de grande transition aussi bien parmi les membres internes que parmi les membres externes. 

Au début de l’exercice, on comptait parmi les nouveaux membres internes du Comité Serge Dupont, le nouveau sous‑greffier, Matthew Mendelsohn, le deuxième membre interne, et Kami Ramcharan, le nouveau dirigeant principal des finances. Serge Dupont, qui comprenait bien vos besoins à titre de greffier de même que les activités du BCP en tant que ministère, a joué un rôle prépondérant dans les délibérations. Il ne fait à présent plus partie du Comité. Nous souhaitons la bienvenue au sein du Comité à Andrea Lyon, notre nouveau membre interne. Nous nous réjouissons à l’idée de travailler tout aussi efficacement avec elle qu’avec Serge. 

La période a également été marquée par d’importants changements dans la composition des membres externes. En effet, deux membres ont été remplacés, dont le président. En tant que premier président venant de l’extérieur, Larry Murray s’est montré un dirigeant très efficace : il a façonné les fonctions et les activités du Comité et tissé des liens positifs avec la direction du BCP au cours des huit dernières années. Keith Coulter, un autre membre externe, a été un appui précieux grâce à son expérience et à ses commentaires incisifs sur les questions présentées au Comité. Il a terminé son mandat, et c’est Meena Roberts qui le remplace. Meena possède une vaste expérience et un riche bagage de connaissances dont elle fera profiter le Comité. Nous avons également la chance de compter Mary Ritchie parmi les membres dont le mandat se poursuit. Sa participation nous aidera énormément à transmettre la mémoire institutionnelle et à soutenir la transition au cours des deux prochaines années. 

En outre, Jim Hamer, le dirigeant principal de l’audit, est aussi parti. Les travaux réalisés par la Division de l’audit interne au cours de l’exercice qui vient de s’écouler, et qui sont résumés ci‑dessous, mettent en évidence la contribution de Jim. C’est Anne Weldon‑Lacroix qui le remplace. Anne a travaillé auparavant à Affaires mondiales Canada; elle possède une vaste expérience de l’audit. 

Nous sommes sûrs que, malgré tous ces changements, le Comité continuera d’obtenir de bons résultats et de vous fournir les meilleurs conseils qui soient. 

Priorité 2 : Continuer de mettre l’accent sur la réalisation de produits d’assurance et d’examen très ciblés dans les secteurs qui présentent les plus grands risques et qui sont les plus importants, ainsi que sur la mise en œuvre des plans d’action de la direction. 

Le Comité est satisfait tant de « la réalisation de produits d’assurance et d’examen très ciblés dans les secteurs qui présentent les plus grands risques et qui sont les plus importants » que de « la mise en œuvre des plans d’action de la direction ». Toutefois, le Comité est d’avis qu'il est possible d'apporter des améliorations dans l’avenir, particulièrement en ce qui a trait à l’examen du risque et de la gestion du risque (annexe A). 

Détermination des secteurs où les risques sont les plus importants : Le Comité est satisfait du processus qui a permis de mettre au jour les problèmes en matière d’audit dont il faudra tenir compte dans l’élaboration du plan d’audit axé sur les risques, préparé par le dirigeant principal de l’audit. Les renseignements présentés au Comité par les sous-secrétaires se sont révélés particulièrement utiles relativement à la détermination des secteurs qui présentent les plus grands risques. 

Une question sur laquelle le Comité devra se pencher, et qui fait partie des priorités établies ci‑dessous pour le prochain exercice, est celle de savoir s’il est possible de renforcer ce processus (annexe A). 

Produits d’assurance et autres produits réalisés en 2016-2017 : Le Comité a connu un autre exercice productif. En effet, il a terminé cinq produits importants de grande qualité, lesquels ont été approuvés par le greffier. 

Ces produits sont les suivants : Audit de la gestion et de l’utilisation des cartes d’acquisition, Stratégie de mesure du rendement pour le Centre d’innovation du BCP, Évaluation des risques associés aux fonds de renseignements personnels du BCP, Examen du cadre de gestion du rendement des employés du BCP et Audit de la fonction des comptes créditeurs du BCP. 

Mise en œuvre des plans d’action de la direction (PAD) : Des progrès importants ont été réalisés dans la mise en œuvre des PAD durant l’année. Les efforts constants déployés par la direction pour mettre en œuvre intégralement ses PAD reflètent la valeur ajoutée de la fonction d’audit interne pour le BCP. Toutefois, selon le Comité, il y aurait des améliorations à apporter dans la manière de communiquer les renseignements concernant les conséquences liées aux retards pris dans la mise en œuvre des PADNote de bas de page 1  et aux risques résiduels connexes. 

Priorité 3 : Axer les activités du Comité sur la gestion du risque en matière de sécurité 

À chacune de ses réunions trimestriellesNote de bas de page 2 , le Comité a obtenu des mises à jour sur les questions de sécurité et formulé des commentaires et des conseils à cet égard, ce qui témoigne de l’importance qu’il y accorde.

Le Comité est satisfait du travail réalisé au BCP pour traiter les risques pour la sécurité. Par nature, les questions sont complexes et comportent de nombreuses incertitudes. Une vigilance constante est requise. Voilà pourquoi le Comité continuera, tout comme par le passé, d’accorder une grande importance au fait d’être informé sur ces questions et de conseiller des améliorations.

Priorité 4 : Offrir soutien et conseils afin d’aider le BCP à respecter les exigences de la nouvelle Politique sur les résultats du Conseil du Trésor. 

Le Conseil du Trésor a publié sa nouvelle Politique sur les résultats. Celle‑ci est entrée en vigueur le 1er juillet 2016, et les ministères ont jusqu’au 1er novembre 2017 pour la mettre en œuvre. La politique, qui remplace différentes anciennes politiques, simplifie la reddition de comptes sur les résultats. Le BCP a entrepris des travaux afin de respecter les exigences de la politique et a tenu le Comité au courant des progrès réalisés. 

L’objectif du Comité était d’offrir du soutien et des conseils qui aideraient le BCP à satisfaire aux exigences de la nouvelle Politique sur les résultats. Le Comité estime que le BCP réalise des progrès en ce sens, mais qu’il reste beaucoup à faire, étant donné qu’il faut quantifier les résultats et les lier aux priorités du BCPNote de bas de page 3 . 

Selon le Comité, le BCP peut en faire davantage pour renforcer sa démarche en matière de gestion axée sur les résultats. Il continuera donc d’encourager et de soutenir ces efforts. 

Le Comité continuera de surveiller les progrès réalisés dans ce domaine important en 2017-2018 et d’offrir des conseils sur l’orientation proposée et la mise en œuvre des changements. 

Priorité 5 : Continuer d’appuyer les efforts déployés par le BCP dans le but de renforcer son approche en matière de gestion des risques

Au cours du dernier exercice, le Comité s’est penché sur différents sujets, preuve du soutien continu qu’il s’est engagé à offrir au BCP afin de l’aider à renforcer sa gestion du risque. 

Le Comité formule des conseils à la lumière de différentes activités, à savoir : une discussion détaillée des profils de risque de l’organisation et sa contribution à l’amélioration de ceux‑ci; les travaux d’assurance du personnel chargé de l’audit interne; l’examen permanent concernant la mise en œuvre des PAD; l’examen des états financiers et des rapports sur les comptes publics; les discussions régulières avec les sous‑secrétaires; et les exposés présentés par le personnel du BCP. 

Opinion générale concernant les priorités

Le Comité est satisfait de ce qui suit :

  • Les efforts déployés par le BCP pour comprendre et gérer les nombreux risques auxquels ce dernier est exposé;
  • Sa propre contribution aux progrès réalisés par le BCP à cet égard;
  • La qualité des activités entreprises par la Division de l’audit interne et de l’évaluation et leur nombre.

Cela dit, le Comité estime qu’une plus grande rigueur dans l’examen du risque et de la gestion du risque améliorerait la qualité des résultats dans ces domaines essentiels. L’annexe A offre des précisions à ce sujet.

B. Priorités pour 2017-2018

Le Comité a pour rôle de donner des conseils. Dans ce contexte, voici les priorités proposées pour l’exercice en cours. 

Priorités

  1. Réaliser des produits d’assurance et d’examen très ciblés dans les secteurs qui présentent les plus grands risques et qui sont les plus importants, ainsi que sur la mise en œuvre des plans d’action de la direction;
  2. Fournir des conseils sur la gestion du risque en matière de sécurité;
  3. Appuyer le BCP relativement à l’élaboration d’un cadre de gestion du risque qui permettrait d’aborder le risque et la gestion du risque avec la rigueur voulue (consulter l’annexe A).

Annexe A – Note : Examen du risque et de la gestion du risque

Compte rendu des décisions : réunion du 9 juin 2017 du Comité d’audit 

Le Comité est d’accord avec la conclusion de la présente note : il s’agit d’un moment opportun pour revoir la pratique de la gestion du risque et étudier la nécessité d’élaborer un cadre de gestion du risque, étant donné son importance à la fois pour l’organisation et pour les travaux du Comité. 

À cette fin, le Comité convient qu’à la prochaine étape, le DPF examinera l’actuel cadre de gestion intégrée du risque et déterminera la façon de l’adapter pour tenir compte des points soulevés dans ce document. L’examen réalisé par le DPF fera l’objet d’une discussion à la réunion du Comité en septembre.

La « Charte du Comité d’audit du Bureau du Conseil privé » décrit le rôle du Comité comme suit :

« [Le Comité] veille à ce que le greffier obtienne des conseils et des recommandations objectifs concernant le caractère suffisant, la qualité et les résultats des activités d’audit interne quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance du BCP. Pour ce faire, le Comité utilise une approche fondée sur les risques, où il fait des examens et des recommandations sur les thèmes […]. »

Le document énumère huit thèmes extraits directement de l’ensemble des politiques sur l’audit interne du Conseil du Trésor et sur lesquels le Comité a la responsabilité de se pencher :

  1. Valeurs et éthique
  2. Gestion du risque
  3. Cadre de contrôle de gestion
  4. Audit interne
  5. Fournisseurs externes de services d’assurance
  6. Suivi des plans d’action de la direction
  7. Rapports sur les états financiers et les comptes publics
  8. Rapports sur la reddition de comptes

Dans un contexte où la gestion du risque et une approche fondée sur les risques sont importantes pour les travaux du Comité, la présente note a été préparée en vue de la réunion de juin et vise à déterminer s’il pourrait être avantageux d’accroître la rigueur avec laquelle les divers aspects du risque et de la gestion du risque sont traités au BCP et présentés au Comité. 

Analyse 

  • Définitions : La définition générale de la gestion du risque utilisée par le Conseil du Trésor est la suivante : « La gestion du risque est une démarche systématique visant à établir la meilleure façon de procéder dans des circonstances incertaines par la détermination, l’évaluation, la compréhension, le règlement et la communication des questions liées aux risques ». Il serait utile de préciser la façon dont cette définition s’applique aux huit thèmes dont le Comité est responsable. La gestion du risque est nommée au point 2 de la liste ci‑dessus. Pourtant, il semble que les sphères de responsabilité indiquées aux points 3 à 8 ci-dessus sont toutes des composantes servant à orienter la gestion du risque mentionnée au point 2. Les valeurs et l’éthique font donc figure de thème distinct : il pourrait s’agir ou non d’un secteur de risque selon le domaine où elles sont appliquées.  

  • Point de vue courant sur le risque : Il existe en ce moment un certain nombre de sources d’information sur le risque, notamment le plan ministériel, les points de vue des experts-conseils, le profil de risque de l’organisation, l’opinion des sous‑secrétaires sur les risques auxquels ils sont exposés, ainsi que le profil de risque qui sous-tend le Plan d’audit fondé sur les risques (PAFR), lequel est établi par le DPA en fonction de vastes consultations qu’il mène auprès des employés du BCP. Bien qu’on puisse constater des similitudes entre les diverses listes de risques, on observe aussi d’importantes différences. 

  • Cadre : Pour ce qui est du cadre de gestion du risque, le Conseil du Trésor ne suggère pas d’en établir un : il demande seulement si le ministère en a un (p. 20 de son Guide à l’intention des comités ministériels de vérification). 

Questions clés 

La question la plus importante consiste à se demander s’il serait avantageux pour le BCP d’élaborer un « cadre de risque » explicite (on pourrait notamment répondre à cette question en passant en revue les références sur la gestion du risque mentionnées dans le Cadre de contrôle de gestion du BCP). Il pourrait être utile de réfléchir à cette question et d’en discuter davantage en fonction des questions connexes suivantes, qui découlent de l’analyse ci-dessus et qu’on pourrait peut-être régler en élaborant un cadre : 

  • Étant donné la souplesse accrue accordée aux comités d’audit, en dépit de laquelle toutes les obligations énoncées par le Bureau du contrôleur général doivent être respectées, devrait-on présenter au Comité les travaux liés au risque d’une façon différente afin qu’ils soient clairs et plus rigoureux, c’est-à-dire à l’aide des rubriques « Risques auxquels le BCP est exposé » et « Comment ces risques sont gérés »? Cette question est soulevée dans le contexte de la nécessité de préciser les huit sphères de responsabilité du Comité afin d’accroître la rigueur de ses travaux.

  • Si l’on procède de cette façon, quels sont les principaux aspects du risque qui doivent être présentés sous la première et la deuxième rubrique?

  • Dans quelle mesure est-il important que les risques soient évalués de façon unifiée au sein du BCP?

  • Ce cadre laisse-t-il supposer que nous travaillons de façon équilibrée dans les domaines de ces deux rubriques afin de cerner les plus importants problèmes qui touchent le BCP?

  • Y a-t-il des lacunes dans le travail effectué dans ces deux domaines, et/ou accorde-t-on trop d’importance à l’un ou à l’autre? Par exemple, peut-on évaluer avec suffisamment de précision la mesure dans laquelle le risque a changé après la prise de mesures pour le gérer?

  • Comment le BCP gère-t-il les risques lorsqu’ils surviennent à court préavis? Et quel est le rôle du Comité dans ce genre de situation?

Quel est le bon équilibre à atteindre entre la réalisation d’un audit interne et d’un examen des stratégies optimales de gestion du risque? Dans le mode de fonctionnement proposé, y a-t-il une façon d’effectuer de courts examens rapides qui soient différents des examens exhaustifs, à titre d’exemple pour traiter les problèmes qui sont importants, mais qui surviennent sans préavis et qui nécessitent une intervention rapide?

  • Quel est le bon équilibre à atteindre dans les audits entre les processus et les résultats afin de mieux comprendre la nature des risques qui se posent? 

Dans la présente note, la question d’un changement dans les évaluations effectuées au BCP et présentées au Comité n’est pas abordée ni étudiée. 

Conclusion 

On observe un taux de roulement assez élevé au sein du Comité d’audit. Puisque la gestion du risque est au cœur des travaux du Comité, il s’agit d’un moment opportun pour l’examiner. Cet examen devrait aider le Comité à être mieux informé et plus rigoureux dans sa façon d’évaluer les risques et de conseiller la direction. L’analyse vise à s’interroger sur le bien-fondé de l’élaboration par le BCP d’un cadre de gestion du risque qui pourrait contribuer à répondre à certaines des questions qui sont résumées ci‑dessus, ce qui cadrerait tout à fait avec les directives du Conseil du Trésor.

Annexe B – Principaux secteurs de responsabilité 

En 2016-2017, le Comité a tenu quatre réunions pour respecter les exigences en matière de surveillance. Il a examiné des questions liées aux huit secteurs de responsabilité suivants énumérés dans la Directive sur l’audit interne du CT et dans la Charte du Comité d’audit du BCP :

  1. Valeurs et éthique
  2. Gestion des risques
  3. Cadre de contrôle de gestion
  4. Fonction d’audit interne
  5. Prestataires externes des services d’assurance
  6. Suivi des plans d’action de la direction
  7. États financiers et rapports sur les comptes publics
  8. Rapports sur la reddition de comptes

1. Valeurs et éthique

Le Comité est satisfait de l’approche robuste que le BCP a adoptée en matière de valeurs et d’éthique à laquelle les gestionnaires et le personnel se sont ralliés. 

À la réunion du mois de septembre, le champion des valeurs et de l’éthique du BCP et l’agent supérieur chargé des divulgations ont présenté au Comité l’Étude de climat sur les valeurs et l’éthique et ont fait remarquer que, même si le taux de réponse à l’Étude était faible, les résultats qualitatifs ont été significatifs. Le Comité a félicité le BCP pour cette initiative et la façon dont il a intégré, à partir de cette initiative, les recommandations à son Plan d’action sur les valeurs et l’éthique actuellement en place. 

À la réunion du mois de mars 2017, le Comité a discuté de nombreux points liés aux valeurs et à l’éthique. Premièrement, Objectif 2020 a mis en évidence un certain nombre de programmes novateurs pour promouvoir la santé mentale et l’équilibre travail-vie personnelle. Le Comité reconnaît le bon travail accompli, mais a suggéré de mettre davantage l’accent sur les nouveaux défis que présente le milieu du travail et sur la façon de les surmonter. Le Comité a également proposé des moyens d’étendre et de renforcer les programmes de mentorat. 

Deuxièmement, le Comité a accepté l’audit du Cadre de gestion du rendement pour les employés et le Plan d’action de la direction (PAD), mais a suggéré certaines améliorations liées à la clarification des rôles entre le Comité consultatif des ressources humaines et le Comité d’examen du BCP. 

Troisièmement, une mise à jour a été fournie au Comité sur le mandat de l’Auto-évaluation des activités de dotation du BCP. Le Comité a été heureux du travail accompli et a proposé des suggestions afin de l’améliorer, plus précisément en ce qui a trait au niveau d’uniformité entre la Politique de dotation du BCP et le nouveau cadre de nomination de la CFP.

2. Gestion des risques

Puisque la gestion des risques était l’une des priorités du Comité pour 2016-2017, ce principal secteur de responsabilité du Comité est décrit dans la partie principale du rapport et à l’annexe A.

3. Cadre de contrôle de gestion

Le Comité estime que le Cadre de contrôle de gestion du BCP est toujours efficace et que les contrôles internes continuent d’être améliorés et renforcés.

Le BCP a, dans la dernière année, mis en œuvre un nouveau cadre de contrôle interne en matière de rapports financiers, qui comprend une version à jour du Cadre de contrôle de gestion (CCG) du BCP en annexe.

En septembre 2016, le Comité a discuté de la Déclaration annuelle de responsabilité de la direction sur le contrôle interne en matière de rapports financiers. Le Comité avait recommandé que le CCG reflète les mesures de contrôle officielles et informelles du BCP. Le dirigeant principal de l’audit (DPA) et le Comité ont convenu qu’à l’avenir, comme le CCG est stable, ils n’en discuteront que lorsque ce sera nécessaire et que le travail accompli par le BCP fera l’objet d’un suivi par correspondance. 

En mars 2017, le Comité a discuté du dossier « Résultats de la surveillance 2016-2017 » sur les principaux contrôles, lequel précisait quels sont les processus opérationnels à haut risque et l’évaluation utilisée pour ces processus (Efficace par rapport à À améliorer), donnait un sommaire des résultats de surveillance, les recommandations visant l’amélioration et l’état d’avancement des mesures correctives. Les processus clés comprenaient l’affectation des ressources, les comptes de fournisseur, un examen budgétaire, la délégation de pouvoirs financiers, les immobilisations, le passif du ministère, les comptes débiteurs et les frais de déplacement. De ces sept processus clés surveillés dans les deux dernières années, cinq nécessitaient des mesures correctives mineures alors que deux de ces processus étaient considérés comme « Efficaces ». 

En plus des progrès accomplis à l’égard des contrôles internes cités plus haut, l’évaluation du Comité reposait également sur l’examen continu des états financiers et des documents liés à la responsabilisation à l’égard du public, ainsi que sur les nombreuses rencontres et discussions avec le personnel et la haute direction du BCP.

En outre, le Comité recevra des mises à jour régulières sur les progrès de mise en œuvre du Plan d’action de la direction découlant de l’audit des contrôles internes en matière de rapports financiers (CIRF) et continuera sa pratique de longue date d’inclure une séance à huis clos avec le DPF, et une autre avec le DPA, à chacune de ses réunions.

Malgré les nombreux changements récents au sein de la direction du BCP, le Comité continue de croire que la structure de gouvernance globale de l’organisation demeure solide en ce qui concerne l'orientation de la direction sur le contrôle et la gestion du risque. Dans ce contexte, le Comité a poursuivi le dialogue avec de nombreux employés du BCP de différents niveaux, dont les sous-secrétaires. Les discussions sur divers sujets, pendant toute l’année, jumelées aux résultats atteints dans le cadre des travaux d’assurance et d’examen permettent au Comité d’avoir confiance en sa vision positive générale. 

4 - Fonction d’audit interne

Le Comité est satisfait du rendement de la fonction d’audit interne au cours de la dernière année, qui a dû composer avec un roulement de personnel important. 

Le nombre, la variété et la qualité des produits d'assurance ont également été maintenus à un niveau raisonnable. De vastes consultations avec la haute direction, les membres du Comité et d'autres intervenants (dont le DPA de Services partagés Canada et d'autres ministères partenaires éventuels) font maintenant partie intégrante du processus de planification des audits annuels et de l'élaboration du plan d’audit fondé sur les risques. Les commentaires consécutifs à l’audit demeurent généralement positifs.

Le personnel de l’audit interne a offert son plein soutien aux efforts du BCP en vue d’une transparence accrue et d’un gouvernement plus ouvert en améliorant les processus de coordination dans le but de faciliter la préparation et l’affichage efficaces d’un nombre croissant de produits d’assurance en ligne. L’amélioration du Cadre de mesure du rendement de l’audit interne du BCP se poursuit cette année, et ce cadre est de plus en plus utile au personnel, à la haute direction et au Comité. 

5. Fournisseurs externes de services d'assurance (FESA)

La discussion sur la mise à jour trimestrielle des audits externes de l’appareil gouvernemental constitue une partie régulière du travail du Comité sur ce sujet. À la réunion de juin, le Comité a discuté des audits qui se trouvent dans le Rapport des fournisseurs externes de services d'assurance présenté au greffier par le DPA. À la réunion de décembre, le Comité a été informé de la nouvelle approche adoptée pour le processus de nomination par le gouverneur en conseil et du récent rapport du BCP intitulé Le processus de nomination par le gouvernement en conseil aux tribunaux administratifs. 

L'un des problèmes récurrents dont le Comité a discuté à la plupart de ses réunions au cours de la dernière année est l’absence d’un mécanisme fiable pour s’assurer que les audits externes réalisés au BCP, en tant que ministère (et non comme organisme central), lui sont soumis pour information et examen. À la réunion de septembre, le Comité a demandé au BCP de revoir les dispositions actuelles pour établir de meilleurs mécanismes afin de s’assurer qu’il est tenu informé des audits des FESA et des PAD connexes. À titre de suivi, trois améliorations ont été apportées : premièrement, le DPA a présenté un rapport sur les Projets d'audit par les FESA dans lequel se trouve une liste de tous les projets des FESA, afin que le Comité ait l’occasion de participer aux projets liés à son mandat. Le Comité utilisera ce rapport pour se tenir au courant des projets des FESA et demander de l’information ou des présentations au besoin. Deuxièmement, le secrétaire adjoint au Cabinet, Appareil gouvernemental, a discuté de modalités visant à améliorer la communication de l’information au Comité. Troisièmement, le DPF a convenu de communiquer avec la section Appareil gouvernemental pour s’assurer que ces renseignements circulent de manière efficace. 

Le Comité estime qu’il devrait non seulement être informé des audits externes, mais qu’il devrait également l’être de façon plus rapide, afin de pouvoir fournir des conseils au moment opportun (comme l’exige la Politique sur l’audit interne, l’ancienne et la nouvelle). Nous avons confiance dans les nouvelles dispositions, mais nous surveillerons étroitement leur mise en œuvre. 

6 Suivi des plans d'action de la direction

Le Comité a examiné l’état de la mise en œuvre des plans d’action de la direction à partir d’auto-évaluations remplies par la direction, pendant chacune de ses quatre réunions.

Au début de 2016-2017, huit mesures  concernant les audits au BCP pouvant faire l’objet d’un suivi étaient en cours. Onze (11) nouvelles mesures ont été ajoutées au cours de l’exercice à la suite de deux audits que le greffier a approuvés en 2016-2017, ce qui comprend sept mesures dans le cadre de l’audit de la gestion des TI et quatre dans le cadre de l’audit de la gestion et de l’utilisation des cartes d’achat. Ainsi, un total de dix-neuf (19) mesures font l’objet d’un suivi relativement à cinq audits du BCP au cours de l’exercice financier. De ces dix-neuf (19) mesures, six ont été entièrement mises en œuvre au cours de l’exercice. Il en reste donc treize (13) qui en étaient à différentes étapes de leur mise en œuvre en lien avec cinq audits du BCP en fin d’exercice. Les efforts constants de la direction pour mettre en œuvre leurs PAD sont le reflet de la valeur ajoutée que la fonction d’audit interne apporte au BCP.

En se fiant aux progrès réalisés en vue de la mise en œuvre des plans d’action de la direction pendant l’année, le Comité juge leur mise en place raisonnable. Toutefois, afin d’évaluer la mesure dans laquelle les recommandations d’audits et les plans d’action de la direction permettent d’atteindre les résultats escomptés, au cours de l’année à venir, le Comité examinera s’il doit recommander un autre examen de la mise en œuvre de plans d’action similaire à celui réalisé en 2014-2015. 

Le Comité continuera de faire le suivi de la mise en œuvre à venir des PAD. De plus, le comité examinera l’ampleur du risque résiduel qui découle des retards dans la mise en œuvre des PAD. 

7. Rapport sur les états financiers et les comptes publics

Le Comité examine les états financiers trimestriels et l’énoncé annuel des opérations axé sur le futur, et il est satisfait de la qualité et de la rigueur des rapports financiers. Le Comité est particulièrement heureux de l’incidence positive de l’audit des CIRF sur l'amélioration des processus connexes dans cet important secteur.

8. Responsabilisation et rapports

Le Comité a examiné le Rapport ministériel sur le rendement de 2015-2016 et le Plan ministériel de 2017-2018 (autrefois appelé Rapport sur les plans et les priorités) et a fourni ses observations. Même si le Comité est satisfait des progrès réalisés pour améliorer les thèmes de ces documents, ces progrès demeurent lents en ce qui a trait à la mesure du rendement. Le Comité espère que la nouvelle Politique sur les résultats du Conseil du Trésor, qui accorde une priorité accrue aux renseignements sur le rendement, mènera à des améliorations à cet égard.

Les commentaires exhaustifs que le personnel concerné du BCP formule à l’intention du Comité sur ces divers documents sont appréciés et font en sorte que l’exercice s’avère particulièrement profitable.

Annexe C - Plan annuel 2017-2018 du Comité d’audit du Bureau du Conseil privé 

Les principaux secteurs de responsabilité qui doivent être étudiés par le Comité d’audit durant l’exercice 2017-2018 sont énumérés ci-après. S’il y a lieu, le Comité définira les cibles et les priorités en consultation avec le greffier et en tenant compte du mandat, des objectifs et des priorités du Bureau du Conseil privé (BCP), ainsi que des risques connexes qui se posent pour le BCP et le gouvernement. Il convient de noter que les mesures d’« examen » du Comité peuvent prendre plusieurs formes, notamment l'examen de documents (pendant les réunions ou par correspondance), la présentation d'exposés par des experts en la matière et la tenue de discussions avec des représentants du BCP.

No.
Description des mesures de suivi.Footnote 4
Échéancier
Juin 2017
Sept/oct. 2017
Déc 2017 et janv. 2018
Mars-avril 2018
Infrastructure du Comité d’audit
1 Charte du comité d’audit
Réexaminer la Charte du Comité et, au besoin, la soumettre de nouveau à l’approbation du greffier.
      X
2 Plan annuel des réunions du Comité
Le président, en consultation avec les autres membres du Comité, préparera à l’intention du greffier un plan qui assurera que les responsabilités annuelles et permanentes du Comité sont pleinement prises en compte et assumées.
X      
Responsabilités du Comité d’audit
3 Valeurs et éthique
Examiner les systèmes et les pratiques du BCP établis pour surveiller la conformité aux lois, aux règlements, aux politiques et aux normes en matière d’éthique, ainsi que formuler des conseils à ce sujet, pour relever et régler toutes les violations des lois et des règles d’éthique.
  X    
4 Gestion du risque
Examiner les dispositions du BCP en matière de gestion des risques, y compris le profil de risque de l’organisme, et formuler des conseils à ce sujet.
X X X X
5 Cadre de contrôle de gestion
Examiner les mesures de contrôle interne du BCP et donner des avis à ce sujet; être informé des questions importantes liées au mandat du Comité et à l’efficacité des dispositions découlant des travaux réalisés par d’autres fournisseurs de services d’assurance qui remettent des rapports à la haute direction et au greffier.
X      
6a Charte d’audit interne ministérielle
Examiner la Charte d’audit interne du BCP et la recommander à des fins d’approbation par le greffier, au besoin.
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6b Suffisance des ressources en matière d’audit interne

Conseiller le greffier quant au caractère suffisant des ressources affectées à la fonction d’audit interne.

Cette mesure sera liée à la discussion relative au rapport annuel du Comité (point 11) et au rapport annuel du dirigeant principal de l’audit (DPA) (point 6g).
  X    
6c Risk-Based Internal Audit Plan
Review and recommend for approval the multi-year risk-based internal audit plan.
      X
6d Performance of the Internal Audit Function/CAE
  • Monitor and assess the performance of the internal audit function; and
  •  Provide advice to the Clerk on the performance of the Chief Audit Executive.
X      
6e Rapports d’audit interne et plans d’action de la direction (PAD)
Examiner et recommander à des fins d’approbation les rapports d’audit interne et les PAD correspondants pour donner suite aux recommandations.         
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6f Progrès réalisés quant au plan d’audit interne fondé sur les risques
Examiner les rapports périodiques faisant état des progrès réalisés à l’égard du plan d’audit interne fondé sur les risques.
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6g Rapport annuel du DPA
Examiner le rapport annuel préparé par le DPA.
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7 Fournisseurs externes de services d’assurance

Être informé grâce au rapport périodique du BCP au greffier, et après avoir demandé et reçu des présentations et/ou des renseignements détaillés des gestionnaires hiérarchiques sur les projets d’audit, aviser le greffier, au besoin :

  • de tous les travaux d’audit concernant l’organisme que doivent effectuer les fournisseurs de services d’assurance, y compris la réponse de la direction;
  • des questions et des priorités liées à l’audit soulevées par les fournisseurs externes de services d’assurance.
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8 Suivi des plans d’action de la direction
Examiner les rapports semestriels sur la progression de la mise en œuvre des PAD approuvés qui donnent suite aux recommandations formulées dans le cadre d’audits internes précédents ainsi que les plans d'action de la direction découlant de travaux de prestataires externes de services d'assurance, y compris l’examen et les demandes de prolongation de la date d’achèvement des PAD par la direction, ainsi que l’évaluation du dirigeant principal de l’audit concernant le risque résiduel de chacune des recommandations de ces PAD à mesure qu'elles sont mises en œuvre.
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9a États financiers et rapports des comptes publics

    Reporting

  • Examiner les principaux rapports de gestion financière et des divulgations de l’organisme, y compris les rapports financiers trimestriels, les états financiers annuels et les comptes publics, et donner des conseils à cet égard au greffier. .
    Cette activité se fait normalement par correspondance.
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Au besoin
9b
  • Examiner la Déclaration annuelle de responsabilité de la direction, y compris le contrôle interne en matière de rapports financiers, et donner des conseils au greffier au sujet des plans d’évaluation fondés sur les risques et des résultats connexes associés à l’efficacité du système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers.
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10 Reddition des comptes par le BCP

Recevoir et examiner le Rapport sur les résultats ministériels (anciennement Rapport ministériel sur le rendement - RMR), le Plan ministériel (Rapport sur les plans et les priorités - RPP), et tout autre rapport de reddition de compte important. Le Comité peut aussi obtenir, à titre d’information, copie des plans et des rapports produits par la fonction d’évaluation de l’organisme.
Cette activité se fait normalement par correspondance.

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As required
Reddition de comptes par le Comité
11 Rapport annuel du Comité à l’intention du greffier

 

Les membres externes indépendants du Comité prépareront et présenteront au greffier un rapport annuel.
Le greffier sera pleinement informé du contenu du rapport annuel du Comité avant qu’il ne soit mis au point définitivement

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Autre
12 Séances à huis clos
Le Comité tiendra des séances à huis clos à chacune de ses réunions en personne avec le dirigeant principal des finances et le dirigeant principal de l’audit du BCP, ainsi qu’avec tout autre représentant dont le Comité juge la présence nécessaire.
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13 Inspection externe des pratiques
S’il y a lieu, le Comité examinera les rapports périodiques sur la progression de la mise en œuvre du plan d’action du DPA découlant des recommandations formulées dans le cadre de l’inspection externe des pratiques de 2013.
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