Audit du processus des documents parlementaires

[ * ] Il y a un astérisque quand des renseignements sensibles ont été enlevés aux termes de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

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Rapport final
13 octobre 2017

Liste d’acronymes

AC Attestation de conformité
ADD Autorisation de disposition de documents
BAC Bibliothèque et Archives Canada
BCDP  Bureau de la coordination des documents parlementaires
BCP    Bureau du Conseil privé
BVG Bureau du vérificateur général
CLGC  Cabinet du leader du gouvernement à la Chambre
CPM Cabinet du premier ministre
DGAE Direction générale de l’audit et de l’évaluation
DPA Dirigeante principale de l’audit
IVO      Information ayant une valeur opérationnelle
LGC    Leader du gouvernement à la Chambre
PARCA       Système d’information sur les documents parlementaires
TI Technologies de l’information

Résumé

Autorisation

L’audit du processus des documents parlementaires a été approuvé par le greffier dans le cadre du Plan d’audit interne axé sur le risque 2016-17–2018-19 du Bureau du Conseil privé (BCP).

Objectif

L’audit avait comme objectif de fournir une assurance quant au caractère adéquat du cadre de contrôle du BCP à l’égard du processus des documents parlementaires du BCP, ainsi que des mécanismes de gestion et de coordination connexes.

Portée

L’audit a évalué le caractère adéquat du cadre de contrôle et des processus à l’appui du processus du BCP en matière de documents parlementaires, notamment les éléments suivants : contrôles, processus et procédures de gestion qui s’appliquent au traitement des documents parlementaires; incidence des intervenants externes sur la capacité du BCP à atteindre ses objectifs concernant son processus des documents parlementaires; et la mesure dans laquelle le processus en place utilise les avantages des technologies modernes.

L’audit comprenait une évaluation de la mise en œuvre des mesures de la direction à propos des recommandations formulées précédemment, dans l’audit du Bureau du vérificateur général de 2008 et l’audit de suivi du BCP de 2008 dans ce secteur, afin de garantir à la direction que ces recommandations ont été exécutées de façon adéquate.

L’audit n’a pas examiné la précision et l’exhaustivité des réponses préparées par les organisations gouvernementales, mais plutôt les processus en place au BCP pour veiller à l’exactitude et à l’exhaustivité. L’audit n’a pas examiné le cadre de contrôle des étapes ou des éléments du processus pour lesquels d’autres organisations gouvernementales sont responsables au-delà de ce qui peut être déterminé par un examen des documents qui montre une supervision adéquate de la part de la haute direction.

Résumé des conclusions

L’équipe d’audit a examiné le processus des documents parlementaires du BCP, a formulé des observations et des constatations, et a tiré des conclusions à propos de la gouvernance, de l’efficacité et des contrôles relatifs au processus. Dans le cadre de l’audit, on a procédé à l’examen de 95 dossiers de documents parlementaires déposés devant la Chambre des communes et le Sénat entre le 1er avril 2015 et le 30 juin 2017, y compris des questions écrites (Chambres des communes et Sénat), des questions différées du Sénat, des pétitions et des pétitions électroniques. Ce travail s’est appuyé sur la consultation de la direction et des entrevues avec le personnel, un examen des documents, une observation, des comparaisons et une explication des processus, des évaluations du système, et un suivi visant à déterminer le niveau de mise en œuvre des recommandations de deux audits antérieurs dans ce domaine.

L’audit a montré que le processus des documents parlementaires était bien appuyé par une communication efficace et que la formation des intervenants externes était extensif et compréhensif. De façon générale, le Bureau de la coordination des documents parlementaires (BCDP) offre un soutien de grande qualité aux organisations fédérales et est très attentif à la communauté qu’elle appuie. Toutefois, le processus est sous pression, [ * ] et ne contribuent donc pas à l’efficacité ou à la qualité du processus. En outre, les systèmes informatiques qui contribuent aux processus imprimés ne correspondent plus à l’environnement opérationnel, créant des pressions sur le calendrier, des retards et des courses effrénées pour respecter les délais, une diminution de la capacité à rendre des comptes, des lacunes en matière de pratiques de gestion de l’information et une incapacité croissante à soutenir le fardeau administratif lié au maintien des procédures, lignes directrices et outils actuels.

Conclusion

La conclusion globale de l’audit est que l’équipe du BCDP offre un excellent niveau de service aux intervenants externes, mais que les systèmes et les processus doivent être modernisés pour assurer l’efficacité. L’équipe du BCDP remplit son objectif principal, à savoir coordonner la préparation des réponses documentées des organisations fédérales puis à les déposer devant la Chambre des communes ou le Sénat en temps opportun. L’équipe doit être félicitée pour le niveau de service qu’elle offre et son dévouement.

L’audit a relevé des secteurs où la gouvernance, la gestion du risque, les contrôles internes et la conformité doivent être renforcés, et la direction a reconnu la nécessité de moderniser le processus des documents parlementaires et le système de TI connexes; d’ailleurs, des discussions avec les TI sont en cours. La direction doit d’abord s’assurer que le BCP procède à un examen du processus pour évaluer clairement les besoins et mettre en place un processus simplifié, plus robuste et mieux contrôlé qui répond aux besoins actuels et futurs du BCDP et des organisations du gouvernement fédéral qu’il sert. Ensuite, les besoins des usagers et les exigences en matière de fonctionnalité pourront découler de ce processus à jour et adapté. Puisque la direction a déjà entamé des discussions avec la division des TI du BCP et les acteurs du processus des documents parlementaires à propos de la modernisation, il s’avère quelque peu urgent d’intégrer les recommandations du présent rapport aux efforts en cours.

Énoncé du risque

La configuration actuelle du processus des documents parlementaires représente un risque pour le BCP puisqu’il pourrait être incapable de répondre à une augmentation de la charge de travail et de remplir son mandat d’attribuer les documents parlementaires à une ou à plusieurs organisations et à formuler des conseils connexes, en plus d’être incapable de recevoir, de vérifier, de faire approuver puis de déposer les réponses.

Énoncé d’assurance

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeante principale de l’audit, j’estime que les procédures d’audit qui ont été menées sont suffisantes et adéquates pour offrir un niveau raisonnable d’assurance quant à la précision des conclusions fournies dans le présent rapport. Cette conclusion est fondée sur la comparaison des conditions, au moment des événements, aux critères d’audit préétablis acceptés après entente avec la direction. La conclusion s’applique seulement à l’entité vérifiée.


Anne Weldon-Lacroix

Dirigeante principale de l’audit

1.0 Contexte

1.1 Documents parlementaires

Une part importante des activités du gouvernement consiste à fournir de l’information aux députés et aux sénateurs. Comme il a été décrit dans Pour un gouvernement ouvert et responsable (2015), le leader du gouvernement à la Chambre des communes coordonne le dépôt des réponses aux questions écrites et établit un calendrier pour les réponses des ministères. Ceux-ci doivent répondre aux questions parlementaires touchant leurs secteurs de responsabilité, corriger toute erreur le plus rapidement possible et veiller à ce que leurs réponses soient exactes et complètes. Le BCP, par l’entremise de son Bureau de la coordination des documents parlementaires (BCDP) est responsable d’attribuer les documents parlementaires à une ou à plusieurs organisations et à fournir des avis connexes; il doit aussi recueillir, vérifier, faire approuver puis préparer les réponses en vue de leur dépôt.

Compte tenu de la grande importance de cette fonction, un audit de celle-ci a été intégré au plan d’audit axé sur les risques 2016-2019, par la division de l’audit interne du BCP. Le processus des documents parlementaires, décrit plus en détail à l’annexe A, représente le système officiel par lequel les réponses aux questions des députés et des sénateurs, ainsi que les réponses aux pétitions, sont produites par les organisations fédérales puis déposées devant la Chambre des communes ou le Sénat1. Le Bureau de la coordination des documents parlementaires (BCDP) a été créé au sein du BCP comme centre de coordination de ce processus. Il y a sept étapes et contrôles principaux, comme le présente l’annexe A, pour déposer une réponse dans les 45 jours suivant la date de la question ou de la pétition.

Un document parlementaire est une réponse écrite à un avis de motion pour des documents, à une question écrite, à une question différée, à une pétition et à une pétition électronique. Il est préparé par les ministères, les ministères ou les autres organisations du gouvernement fédéral. Des cadres supérieurs désignés attestent de l’exhaustivité des réponses au moyen d’une note de service envoyée au ministre, qui la signe et transmet la réponse approuvée au BCP aux fins de traitement et de dépôt devant la Chambre des communes ou le Sénat. En fonction de la complexité ou de la portée de la réponse requise, les commentaires peuvent être requis d’une ou de plusieurs organisations fédérales, voire de toutes. Afin de satisfaire aux exigences opérationnelles de la Chambre des communes et du Sénat, toutes les réponses doivent être déposées en format imprimé.

1.2 Documents parlementaires au BCP

Le processus des documents parlementaires, ses systèmes connexes et la structure organisationnelle du BCDP sont demeurés relativement inchangés au fil des ans. Le BCDP a mis au point des outils (procédures, lignes directrices, etc.) dans le but d’opérationnaliser les exigences définies dans les procédures de la Chambre des communes et du Sénat (voir les liens à l’annexe B) qui régissent les documents parlementaires et d’y satisfaire. Ce processus s’appuie sur des profils d’emploi, une variété de modèles et le système d’information sur les documents parlementaires (PARCA), soit le système de gestion de l’information et d’échange (base de données). Le Bureau de la coordination utilise également le PARCA pour analyser et attribuer les documents parlementaires aux organisations fédérales et pour assurer le suivi des progrès relatifs aux étapes de production d’un document parlementaire. Même si la majorité des échanges de réponses est automatisée dans le PARCA, la coordination se fait encore sur papier et est composée d’une multitude d’étapes et de division de tâches.

L’équipe du BCDP est composée de sept employés à temps plein et d’un à temps partiel et relève, par son gestionnaire des documents parlementaires, du directeur des Opérations, Affaires parlementaires. Le directeur, pour sa part, relève du secrétaire adjoint du Cabinet, Affaires parlementaires, qui, lui, relève du sous-secrétaire du Cabinet, Gouvernance. Le leader du gouvernement à la Chambre des communes est le ministre responsable des documents parlementaires. Le gestionnaire du BCDP supervise les activités de l’équipe et le processus. Les agents des documents parlementaires sont chacun responsables d’un certain type de document, et un greffier des documents, un administrateur de la base de données et un adjoint administratif sont responsables des divers éléments de la production de la réponse et de l’administration du système (création de rapports, impression, suivi, etc.). Le processus comporte également la participation d’un certain nombre d’intervenants externes, notamment du personnel du cabinet du leader du gouvernement à la Chambre des communes, de la Chambre des communes, du cabinet du représentant du gouvernement du Sénat, du Cabinet du premier ministre (CPM) et d’autres organisations fédérales (ministères, organismes, sociétés, etc.).

L’équipe du BCDP a déposé 2 735 documents au cours des deux derniers exercices. En outre, le nombre moyen de questions écrites par jour de séance a plus que triplé par rapport à la 39e Législature. En effet, de 1,6 question par jour de séance au cours cette Législature, ce nombre est passé à plus de 5 questions par jour de séance dans le cadre de la 41e Législature; en fait, ce volume tend à se rapprocher de 6 questions par jour de séance, à l’heure actuelle. Il semble aussi y avoir une augmentation importante de la complexité des questions (le nombre de parties composant la question, et le nombre d’organisations devant y répondre), ce qui exige une coordination supplémentaire de la part de l’équipe du BCDP pour veiller à ce que toutes les organisations visées fournissent une réponse et à ce que toutes les parties d’une question reçoivent une réponse. Lorsque toutes les organisations fédérales sont visées, il faut assurer la coordination de jusqu’à 163 organisations et réponses2. L’annexe C précise la liste de toutes les organisations fédérales, et l’annexe D détaille le volume de données relatives aux documents parlementaires au cours des deux derniers exercices. Le processus du BCDP se compose de sept étapes et contrôles principaux, comme l’indique l’annexe A, afin de coordonner le dépôt des réponses dans les 45 jours suivant la date de la question ou de la pétition.

1.3 Supervision du processus des documents parlementaires

Les entrevues menées au cours des deux derniers cycles de planification d’audit interne au BCP ont confirmé la nécessité constante d’un audit dans ce secteur en raison de ses risques connexes en matière de stratégie, de traitement et de réputation, et de ses liens avec deux des principaux risques du BCP : « une charge de travail accrue et des échéanciers serrés alourdissent le fardeau des ressources et de l’expertise disponibles » et « les systèmes et les outils vieillissants peuvent menacer le niveau de service offert, l’accessibilité à l’information et la sécurité des pratiques opérationnelles du BCP »3.

En 2004, le Bureau du vérificateur général a examiné le processus de suivi pour répondre aux questions parlementaires inscrites au feuilleton, et le BCP a réalisé un audit de suivi dans ce secteur en 2008.

2.0 Constatations et recommandations

L’audit a permis de découvrir que le processus des documents parlementaires était bien servi par les pratiques du BCDP en matière de gouvernance, de communication et de soutien, et que la formation des intervenants externes était exhaustive et complète. Il a été noté que, de façon générale, le BCDP offrait un soutien de grande qualité aux organisations du gouvernement fédéral et qu’il était bien adapté à la communauté qu’il aidait. Toutefois, le processus est en difficulté, [ * ]  et ne peuvent donc contribuer à l’efficacité du processus. En outre, les systèmes contribuant au processus sont archaïques, ce qui se traduit par des contraintes de temps, des retards et des courses effrénées pour respecter les délais, une diminution de la capacité à rendre des comptes, des lacunes en matière de pratiques de gestion de l’information et une incapacité croissance à soutenir le fardeau administratif lié au maintien des procédures, lignes directrices et outils actuels.

Ce travail s’est appuyé sur un processus de recherche, 20 entrevues avec le personnel du BCP, l’examen de plus de 80 documents et de plus de 95 dossiers de documents parlementaires, une observation et une comparaison des processus afin d’en fournir une description détaillée, et le passage en revue du système. L’équipe d’audit a réalisé le travail de suivi pour évaluer la mesure dans laquelle les recommandations des deux derniers audits dans ce secteur ont été appliquées. Les auditeurs ont formulé des recommandations fondées sur leurs conclusions.

2.1 Processus des documents parlementaires

L’audit s’est penché sur le degré d’efficacité du fonctionnement du processus des documents parlementaires. Dans son ensemble, le processus est très bien décrit et permet le respect des échéances, mais il serait possible d’en améliorer l’efficacité. La méthodologie actuelle met en péril la capacité de l’organisation à répondre à des exigences futures; de plus, le processus en place est impossible à maintenir et pourrait n’être pas suffisamment souple pour répondre aux futures demandes.

2.1.1 Efficacité du processus des documents parlementaires

L’audit a montré, à la suite de l’analyse du processus, du contrôle des dossiers et de la totalité des entrevues avec le personnel du Bureau de la coordination, que le processus des documents parlementaires a atteint la limite de ses capacités. Le processus et les systèmes sont demeurés relativement inchangés depuis 10 ans; ils étaient alors conçus pour coordonner la présentation d’une réponse formulée par un ministère. Malgré une augmentation importante tant du volume que de la complexité des réponses demandées au cours de la dernière décennie, le BCDP n’a pas réalisé d’examen systématique et complet de son processus. Il existe un risque que le BCP ne parvienne pas à respecter son mandat de coordonner le dépôt, en temps opportun, de documents exacts et complets devant la Chambre des communes ou le Sénat.

La direction a apporté certaines améliorations à des éléments particuliers du système (communication avec les intervenants, ajout de caractéristiques au PARCA, par exemple), mais des problèmes systémiques, précisés ci-après, continuent d’avoir une incidence sur l’efficacité globale du processus :

  • Le BCDP adopte une approche en vase clos pour les documents parlementaires, comme le montre l’annexe A. Cette approche s’est traduite par une distribution inégale de la charge de travail et une sur-documentation des processus, puisque chaque type de document parlementaire possède des procédures, des manuels et des modèles. De multiples étapes répétitives offrant une faible valeur au processus pourraient contribuer à son inefficacité.

  • Les processus de la Chambre des communes et du Sénat exigent que les réponses soient déposées en format imprimé; l’envoi final du processus doit donc respecter ce format. Bien que le processus du BCDP respecte cette exigence, on a trouvé que la coordination est largement fondée sur des documents papier, laborieuse et inefficace en raison, entre autres, de l’absence d’un système complet de gestion du déroulement du travail. Bien que le PARCA enregistre les documents nécessaires à la réponse, le BCDP imprime une énorme quantité de documents opérationnels utilisés pour le suivi des progrès aux diverses étapes du processus. La majorité de cette documentation opérationnelle imprimée est ensuite détruite le jour suivant le dépôt du document parlementaire.

  • De multiples systèmes ont mené à la duplication des dossiers et à des erreurs dans les pratiques de gestion des dossiers, notamment la destruction de l’information avant la fin du calendrier de conservation, le stockage des documents au-delà du calendrier de conservation dans plusieurs médias et systèmes, et un travail difficile et laborieux pour chercher et récupérer rapidement les dossiers.

  • La présentation de rapport globale n’est pas automatisée, ce qui est source d’erreurs. L’équipe d’audit a trouvé des erreurs dans les rapports générés par le PARCA aux fins d’audit. Ces erreurs ont été attribuées aux restrictions du PARCA, qui ont mené à l’obligation de procéder manuellement à certaines étapes nécessaires à la combinaison des divers extrants du PARCA.

Même si l’équipe du BCDP est pleinement mobilisée et qu’elle fait preuve, selon les rapports, d’une très grande diligence dans l’exécution du processus, les procédures et systèmes en place ne sont pas viables à long terme. Ils ne peuvent présenter d’extrants supplémentaires, particulièrement si on ajoute l’augmentation des exigences (volume des documents requis et complexité des questions) sans que la qualité ou l’exactitude des réponses soit compromise. Tous les membres du personnel de première ligne ont signalé des difficultés à respecter les délais, ce qui ajoute à leur perception d’un milieu de travail stressant. Les inefficacités actuelles du processus mettent en danger les efforts déployés par le BCP pour établir et maintenir un milieu de travail sain et équilibré.

2.1.2 Efficacité du processus des documents parlementaires

Les systèmes et procédures à l’appui du processus des documents parlementaires comprennent des contrôles facilitant l’efficacité du processus, la consignation des rôles et des responsabilités, ainsi que des exigences d’approbation (soit la signature du ministre et du cabinet du leader du gouvernement à la Chambre des communes) et des pistes d’audit dans le PARCA. [ * ]

Ces mesures de contrôle, à l’origine conçues pour garantir l’efficacité du processus, ne fonctionnent pas comme prévu. En plus des menaces susmentionnées, le BCP court ultimement le risque d’assumer la responsabilité pour des éléments du processus qui ne devraient pas lui incomber, d’attribuer des ressources à des étapes qui apportent une valeur limitée au processus global et de s’appuyer sur des contrôles inefficaces; ces trois risques diminuent la certitude du BCP que les réponses qu’il présente aux fins de dépôt sont complètes et exactes.

2.2 Rôle de la direction dans la gouvernance du processus des documents parlementaires

La fonction du BCDP et son travail contribuent directement et correspondent clairement au rôle du BCP qui consiste à « offrir des conseils et un soutien au premier ministre et aux ministres du portefeuille »4. Bien que le leader du gouvernement à la Chambre des communes soit responsable du processus et que les ministres soient responsables des réponses, le BCP est responsable de la coordination du processus, ce qui comprend le suivi et l’exécution des étapes et des mesures de contrôle définies du processus. La direction contribue activement au cadre de contrôle du processus au moyen de communications régulières (téléconférences hebdomadaires, séances d’information à l’intention de sous-secrétaire au cours des déjeuners des sous-ministres, et réunions régulières avec le cabinet du leader du gouvernement à la Chambre des communes, le représentant du gouvernement au Sénat et le CPM) et par la fourniture d’une formation sur le processus et le PARCA aux équipes des organisations fédérales responsables de la production des documents parlementaires.

L’audit a montré que, de façon générale, la direction relève et corrige les problèmes, mais qu’il est possible de renforcer les mesures prises relatives aux décisions de gestion des documents, aux actions et aux instructions connexes. Il existe un risque pour le BCP que, si la Division des affaires parlementaires devait composer avec un roulement de personnel à l’échelle de la direction, quel qu’il soit, l’absence de décisions de gestion, d’actions ou d’instructions consignées puisse avoir une incidence sur les progrès soutenus et la poursuite des efforts d’amélioration des activités en cours.

2.2.1 Officialisation de la supervision de la direction

La direction responsable de l’exécution du processus des documents parlementaires offre des lignes directrices et une supervision à l’égard des activités et de l’équipe du BCDP, et contribue en outre au processus au moyen de la mobilisation des intervenants externes. Toutefois, l’audit a montré que les dossiers de consignation du rôle de la direction en matière de supervision opérationnelle et de gouvernance du processus pourraient être renforcés afin de veiller à ce qu’on s’attaque officiellement aux risques concernant l’efficacité du processus. L’audit a par exemple mis en lumière les éléments suivants :

  • Le degré de participation de la direction à la supervision et à la résolution des problèmes de processus recensés n’était pas clairement consigné. L’audit a permis d’observer la façon dont les éléments de divers rapports5 ont été mis en œuvre, mais a montré qu’aucun rapport d’étape, plan d’intervention, ni mise à jour de gestion n’était disponible aux fins d’examen. En l’absence de mesures de supervision et de lignes directrices documentées, il y a un danger que les problèmes ne soient pas réglés selon le niveau de risque pour le BCP, le processus ou les intervenants externes.

  • Des pressions sont mises sur le processus des documents parlementaires lorsque les contributions d’autres intervenants sont retardées. La direction du BCDP possède un contrôle limité sur cette question, qui a malgré tout entraîné une défaillance des mesures de contrôle et a contribué à une augmentation de la pression sur l’équipe du Bureau. La direction a signalé des améliorations dans ce secteur, attribuées à une amélioration des communications, mais on a trouvé, de façon générale, que cette situation continue de nuire au processus de documents parlementaires. Cette situation impose un fardeau administratif supplémentaire sur l’équipe du BCDP, et accroît le risque que les documents déposés contiennent des erreurs, puisqu’il n’y a pas de temps réservé à l’étape d’examen des réponses par un tiers exigé par le BCP. [ * ]

  • Les procédures qui décrivent l’harmonisation des processus du BCDP aux politiques et exigences du gouvernement n’ont pas été mises à jour pour refléter l’environnement réel. Malgré la validité des changements aux pratiques, l’écart apparent entre l’autorisation de disposition de documents (ADD) et les exigences de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) constitue un exemple de cette situation. Il a été noté que le BCDP n’enregistrait pas le nombre de signatures sur la couverture de chaque dossier de pétition, comme il est décrit dans l’ADD; en outre, pour les dossiers des questions du Sénat et de la Chambre des communes, le BCP détruit une grande quantité d’information imprimée la journée du dépôt, même s’il conserve les dossiers de la réponse dans le PARCA et en version papier au-delà de la période de conservation définie. En l’absence de mise à jour de l’ADD en collaboration avec Bibliothèques et Archives Canada (BAC), le BCP court le risque de conserver ou de détruire le mauvais type d’information relative aux documents parlementaires. L’annexe E précise l’ADD du BCP et les principales définitions de BAC.

En conclusion, l’audit a montré que certains risques opérationnels et problèmes faisaient l’objet de mesures de la part de la direction et étaient opérationnalisés par l’équipe du BCDP, mais que la documentation connexe n’a pas été mise à jour pour refléter les changements au processus.   [ * ] Non seulement cette situation se traduit-elle par de grandes inefficacités, mais elle représente un danger pour l’intégrité du processus des documents parlementaires et la qualité ou l’exhaustivité de l’information fournie par les ministres aux députés et aux sénateurs.

2.3 Recommandations

Les recommandations suivantes sont présentées au sous-secrétaire du Cabinet, Gouvernance, qui est responsable du processus des documents parlementaires au sein du BCP :

Recommandation 1 – Il est recommandé que le sous-secrétaire du Cabinet, Gouvernance, réalise un examen exhaustif du processus des documents parlementaires. Cet examen viserait à :

  1. faire en sorte que les obligations redditionnelles, le rôle et les responsabilités du BCP soient claires;
  2. faire en sorte que les aspects du processus des documents parlementaires auxquels le BCP contribue soient alignés sur ses obligations redditionnelles, ses rôles et ses responsabilités, et que le BCP concentre ses efforts sur les aspects où sa contribution peut être la plus utile;
  3. concevoir (en s’appuyant sur les réussites actuelles) un processus simple de traitement des documents parlementaires, comprenant des mesures de protection contre les risques les plus importants à la réussite du processus, afin d’en accroître l’efficience et l’efficacité;
  4. réaligner le processus sur les exigences pertinentes des politiques du Conseil du Trésor et les exigences de surveillance gouvernementale;
  5. renforcer les systèmes de gestion de l’information et de technologie de l’information pour rendre possibles les améliorations qui pourraient être nécessaires, au besoin.

Recommandation 2 – Il est recommandé que le sous-secrétaire du Cabinet, Gouvernance établisse un calendrier de surveillance et de présentation de rapports qui garantit les éléments suivants :

  1. la direction fait rapport sur les résultats et l’efficacité du processus de documents parlementaires;
  2. le respect des mesures de contrôle du processus;
  3. l’harmonisation du processus avec les politiques et les exigences de supervision, et la conformité à celles-ci.

3.0 Conclusion

Dans l’ensemble, l’audit a permis de conclure que l’équipe du BCDP offre aux intervenants externes un excellent niveau de service, mais que les systèmes et les processus sont inadéquats. De nombreux éléments du processus relatif aux documents parlementaires coordonnés par l’équipe du BCDP fonctionnent très bien. L’équipe doit être félicitée pour le niveau de service qu’elle offre, son dévouement et l’engagement dont elle fait preuve à préparer des réponses dans les délais prévus. La direction du BCP et l’équipe du BCDP ont établi des voies de communication solides avec les intervenants externes et offrent à leur communauté un excellent niveau de formation.

L’audit a relevé des secteurs où la gouvernance, la gestion du risque, les contrôles internes et la conformité doivent être renforcés, et la direction a reconnu la nécessité de moderniser le processus des documents parlementaires et le système de TI connexes; d’ailleurs, des discussions avec les TI sont en cours. La direction doit d’abord s’assurer que le BCP procède à un examen du processus pour évaluer clairement les besoins et mettre en place un processus simplifié, rigoureux et mieux contrôlé qui répond aux besoins actuels et futurs du BCDP et des organisations du gouvernement fédéral qu’il sert. Ensuite, les besoins des usagers et les exigences en matière de fonctionnalité pourront découler de ce processus à jour et adapté. Puisque la direction a déjà entamé des discussions avec la division des TI du BCP et les acteurs du processus relatif aux documents parlementaires à propos de la modernisation, il s’avère quelque peu urgent d’intégrer les recommandations du présent rapport aux efforts en cours.

4.0 Réponse de la direction et plan d’action

La direction accepte ce rapport et veillera à la mise en œuvre de ses recommandations.

Plan d’action de la direction : Audit du processus relatif aux documents parlementaires
Le sous-secrétaire du Cabinet assume la responsabilité globale du plan d’action.
Recommandations * Cote de risque Réponse de la direction et mesures prévues Responsabilité Échéance
1. Il est recommandé que le sous-secrétaire du Cabinet, Gouvernance, réalise un examen exhaustif du processus des documents parlementaires. Cet examen viserait à : Consigner la responsabilisation, le rôle et les responsabilités du BCP associé au processus, tout en assurant la valeur ajoutée du BCP au cours du processus;

  1. faire en sorte que les obligations redditionnelles, le rôle et les responsabilités du BCP soient claires;

  2. faire en sorte que les aspects du processus des documents parlementaires auxquels le BCP contribue soient alignés sur ses obligations redditionnelles, ses rôles et ses responsabilités, et que le BCP concentre ses efforts sur les aspects où sa contribution peut être la plus utile;

  3. concevoir (en s’appuyant sur les réussites actuelles) un processus simple de traitement des documents parlementaires, comprenant des mesures de protection contre les risques les plus importants à la réussite du processus, afin d’en accroître l’efficience et l’efficacité;

  4. réaligner le processus sur les exigences pertinentes des politiques du Conseil du Trésor et les exigences de surveillance gouvernementale;

  5. renforcer les systèmes de gestion de l’information et de technologie de l’information pour rendre possibles les améliorations qui pourraient être nécessaires, au besoin.
Élevé La direction accepte la recommandation.

  1. Le BCP se penchera sur le processus relatif aux documents parlementaires pour définir clairement ses obligations redditionnelles, son rôle et ses responsabilités dans le contexte opérationnel actuel.

  2. Le BCP veillera à ce que ces contributions au processus relatif aux documents parlementaires soient alignées sur ses obligations redditionnelles, ses rôles et ses responsabilités et à se concentrer sur les aspects où sa contribution peut être la plus utile.

  3. Dans sa refonte du processus relatif aux documents parlementaires, le BCP examinera les options pour simplifier ce processus et examiner l’efficacité des mesures de contrôle. Le BCP examinera l'efficacité des processus électroniques et des processus sur papier dans les limites des exigences procédurales établies par les chambres; la Chambre des communes et le Sénat déterminent la forme des documents présentés en cabinet, et demandent que les documents soient présentés sur support papier.

  4. Le BCP examinera les exigences des politiques du Conseil du Trésor et les exigences en matière de surveillance gouvernementale pertinentes pour le processus relatif aux documents parlementaires et veillera à ce qu’elles soient intégrées au processus.

  5. Le BCP examinera les options en vue de mettre en place des systèmes de gestion de l’information et de technologie de l’information modernes capables de mieux répondre aux besoins actuels et futurs prévisibles. Il examinera des options d’élaboration de flux de travail permettant de diminuer le nombre d’étapes dans le processus, d’assurer la présence de pistes d’audit rigoureuses, de faire en sorte que la tenue de documents soit simple et fiable, d’améliorer le contrôle automatisé de la surveillance et de la production de rapports et de réduire le recours aux processus sur support papier.
La direction reconnaît l’importance de prendre des mesures rapidement en réponse au risque qui a été établi. Ceci dit, le rythme des progrès réalisés dépend de plusieurs facteurs sur lesquels la direction n’a pas de prise : disponibilité des fonds pour obtenir les services d’expertise d’un entrepreneur externe; disponibilité des fonds pour la mise en œuvre des changements aux systèmes de GI-TI requis; capacité des partenaires externes (p. ex. Chambre, Sénat, autres ministères du gouvernement) à adopter les changements apportés aux processus.  


Sous-secrétaire (Gouvernance)  


Sous-secrétaire (Gouvernance)





Sous-secrétaire (Gouvernance)
soutenu par le Bureau de l’informatique    






Sous-secrétaire (Gouvernance)    



Sous-secrétaire (Gouvernance)
soutenu par le Bureau de l’informatique
Le 30 avril 2019

[Malgré la cote élevée, nous proposons une échéance de 18 mois en raison de la complexité et des ressources requises. Il faut également reconnaître que la Chambre ne serait peut-être pas en mesure d’adopter les changements jusqu’à la composition d’un nouveau parlement, soit après la prochaine élection si le nouveau parlement exige des règlements. Le Sénat pourrait avoir une plus grande marge de manœuvre.]
Il est recomm2. andé que le sous-secrétaire du Cabinet, Gouvernance, établisse un calendrier de surveillance tenant compte des éléments suivants :

  1. La direction rédige un rapport sur les résultats, l’efficacité et l’efficience du processus relatif aux documents parlementaires;
  2. Le respect des contrôles du processus;
  3. Le processus cadre avec les exigences actuelles et futures en matière de lignes directrices et d’activités de surveillance.
Élevé La direction accepte la recommandation.

Le BCP a examiné le processus relatif aux documents parlementaires, les mesures de contrôle requises et les exigences en matière de lignes directrices et d’activités de surveillance, et a établi un calendrier de surveillance indiquant les rapports sur les résultats, conformes au niveau de risque posé.

L’examen du BCP sur le processus relatif aux documents parlementaires et les mesures de contrôle requises permettront d’établir un calendrier de surveillance qui :

  1. établit la production de rapports sur les résultats, l’efficacité et l’efficience;
  2. veille au respect des contrôles liés au processus;
  3. assure la conformité aux exigences en matière de lignes directrices et d’activités de surveillance.
De plus, le BCP procèdera à l’examen des processus de surveillance et de production de rapports sur les tendances à l’intention des ministères et de la haute direction du BCP.

Le BCP nouera le dialogue avec BAC pour examiner les modifications aux ADD et pour l’en informer des récents changements touchant les pratiques relevant de la Chambre des communes et du Sénat ainsi que les procédures du BCP. Les exigences visant l’IVO et les documents temporaires seront examinés à la lumière des changements apportés aux ADD.

Le BCDP effectuera le suivi le rendre compte relativement à la mise en œuvre des plans d’action destinés à la haute direction du secteur.
Sous-secrétaire (Gouvernance)
soutenu par le Bureau de l’informatique, lorsque la situation l’exige
Le 30 avril 2018

* Cotes de risque des recommandations fait référence à l’urgence de la recommandation en fonction du risque que prend le BCP. En fonction de la cote de risque, la DGVE recommande d’adopter les mesures de la direction associées à la recommandation selon les échéanciers suivants :

Cote de risque des recommandations
Élevé L’attentionimmédiate de la direction est requise Mettre à exécution le plan d’action dans un délai de six mois
Modéré L’attentionde la direction en temps utile est justifiée Mettre à exécution le plan d’action dans un délai de douze mois
Faible L’attentionde la direction est justifiée Mettre à exécution le plan d’action dans un délai de dix-huit mois

Source: Institute of Internal Auditors Practice Guide: Formulating and Expressing Internal Audit Opinions

Annexe A – Processus relatif aux documents parlementaires

Du début à la fin, le processus des documents parlementaires se déroule sur 45 jours. Ce processus est présenté dans un bon nombre de documents du BCP, et les descriptions indiquées dans le Guide d’élaboration des documents parlementaires (2014) du BCP comprennent de quatre à dix étapes, tandis que le schéma des processus du BCDP (janvier 2016) décrit plus de cinquante étapes. Parallèlement, le degré de précision des descriptions des principaux contrôles varie d’un document à un autre. L’équipe chargée de l’audit a évalué les documents qui exposent les étapes principales et a observé le processus adopté. À partir de ces observations, l’équipe a cerné sept étapes clés communes à la présentation de tous les types de documents parlementaires relevés. Les étapes sont décrites dans le schéma des processus ci-après.

Diagramme des processus des documents parlementaires
Version texte


Analyse du processus relatif aux documents parlementaires de la Division de l’audit et de l’évaluation
Schéma des processus du BCDP Guide d’élaboration des documents parlementaires
Questions de la Chambre des communes Questions du Sénat Pétitions et pétitions électroniques Questions de la Chambre des communes et du Sénat Pétitions et pétitions électroniques (2.7)
B.1 – Répertorier des mots clés, mettre à jour des données de base, cibler les questions d’intérêt 7 étapes 7 étapes 5 étapes 1 étape 1 étape
B.2 – Affecter les ministères, préparer des directives et des gabarits (on pourrait désigner un ministère responsable) 12 étapes 12 étapes 9 étapes 2 étapes 1 étape
B.3 – Faire le suivi des progrès des ministères, fournir des conseils et un soutien 10 étapes 10 étapes 10 étapes 1 étape Aucune étape relevée
B.4 – Télécharger les réponses, les réviser et coordonner la révision (peut comprendre un résumé de la réponse élaborée par le ministère responsable) 4 étapes 4 étapes 5 étapes 2 étapes 2 étapes
B.5 – Préparer des dossiers de réponse et les présenter au CLGC aux fins d’approbation 7 étapes 7 étapes 2 étapes 1 étape Aucune étape relevée
B.6 – Produire des dossiers de distribution et de présentation 6 étapes 5 étapes 8 étapes Responsabilité du CLGC Responsabilité du CLGC
B.7 – Fermer des dossiers : étapes de la GI, leçons retenues, etc. 9 étapes 4 étapes 3 étapes S.O. S.O.
Total de 7 étapes 55 étapes 49 étapes 42 étapes 7 étapes 4 étapes

Simplification du processus des documents parlementaires

Les quarante premiers jours du processus

Le processus est entamé lorsque l’équipe du BCDP procède au téléchargement quotidien de la liste de questions et de pétitions des sites Web du Parlement et du Sénat. Veuillez noter que les questions reportées au Sénat sont extraites des transcriptions des débats du Sénat.

  1. 1. Étudier la question ou la pétition pour en ressortir les mots clés, pour cerner les questions d’intérêt (qui sont suivies de plus près).

  2. 2. Confier la question à une institution fédérale, à plusieurs ou à toutes ces institutions; élaborer des instructions et des gabarits
    • Contrôle no 1 - Avis d’attribution et confirmation de l’institution(s) fédérale(s);
    • Contrôle no 2 - Assigner le ministère responsable (le cas échéant).

  3. 3. Suivre les progrès réalisés par les institutions fédérales en réponse à la question/pétition; donner des conseils et accorder un soutien tout au long de l’élaboration de réponses. Cela comprend l’envoi de rappels.
    • Contrôle no 3 - Présenter une Attestation de conformité que doit signer le haut fonctionnaire désigné et une réponse signée par le ministre responsable du dossier.

Jours 41 à 45 du processus

  1. 4. Télécharger les réponses et l’Attestation de conformité du babillard des documents parlementaires (PARCA), coordonner la révision des réponses (selon les besoins).
    • Contrôle no 4 – Le BCDP juge le dossier complet.

  2. 5. Préparer des dossiers de réponse et les présenter au CLGC aux fins d’approbation
    • Contrôle no 5 – Confirmation de l’approbation du CLGC

  3. 6. Rédiger des réponses à toutes les questions ou pétitions qui doivent être déposées.
    • Contrôle no 6 – Confirmation de la présentation et de l’approbation de la réponse/pétition.

  4. 7. Fermeture du dossier (début du calendrier de conservation)
    • Contrôle no 7 - Processus de gestion des documents, conformément à l’autorisation de disposition de documents du BCDP.

On considère que le processus est terminé lorsqu’une réponse est déposée et approuvée. Lorsqu’aux étapes 4, 5 ou 6, les réponses ne sont pas approuvées, il est nécessaire de retourner à l’étape 3 du processus pour réviser le document et le soumettre à nouveau.

Annexe B – Procédures à la Chambre des communes et au Sénat

Les documents indiquent les procédures à la Chambre des communes et au Sénat qui sont appuyées par le BCP au moyen du processus relatif aux documents parlementaires. Ils décrivent le rôle, les responsabilités et la responsabilisation du BCP en ce qui concerne la prestation des services à l’échelle du gouvernement fédéral.

Chambre des communes - questions présentées par écrit :

Chambre des communes - pétitions :

Sénat du Canada :

Annexe C – Répertoire des institutions fédérales

Le BCDP apporte son soutien à près de 163 institutions fédérales en ce qui concerne la coordination et la production et le dépôt de documents parlementaires. Un niveau élevé de coordination, de planification et de communication est nécessaire pour réussir à présenter des réponses dans les délais prescrits, Le tableau ci-après présente la répartition des institutions par leur ministère d’attache (à compter de juin 2017).


Ministère
Nombre de ministères Organismes de services spéciaux Agences Sociétés d'État Sur demande seulement Total
Agriculture et Agroalimentaire Canada 1 1 3 2 1 8
Patrimoine canadien 1 2 4 12 1 20
Agence du revenu du Canada 1 0 0 0 0 1
Emploi et Développement social Canada - Programme du travail 2 0 2 1 2 7
Environnement et Changement climatique 1 0 2 0 0 3
Finances Canada 1 0 1 5 4 11
Pêches et Océans Canada 1 1 0 1 0 3
Affaires mondiales Canada (Affaires étrangères); Développement; Commerce international
3 0 0 3 0 6
Santé Canada 1 0 4 0 0 5
Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada 1 0 1 0 0 2
Affaires autochtones et du Nord Canada 1 1 0 0 2 4
Infrastructure Canada 1 0 0 3 0 4
Innovation, Sciences et Développement économique Canada; Diversification de l'économie de l'Ouest Canada 2 4 10 3 2 21
Justice - Bureau du directeur des poursuites pénales 2 0 2 0 6 10
Défense nationale 1 2 4 0 0 7
Ressources naturelles 1 0 3 1 0 5
Bureau du Conseil privé 1 0 2 0 4 7
Sécurité publique Canada 1 1 5 3 0 10
Services publics et Approvisionnement Canada 1 1 2 3 2 9
Bureau de la coordonnatrice de la Condition féminine 1 0 0 0 0 1
Transports Canada 1 0 1 9 1 12
Conseil du Trésor 1 0 1 1 2 5
Anciens combattants 1 0 1 0 0 2
Total 28 13 48 47 27 163

Annexe D – Volume des données des documents parlementaires : 2015-16 et 2016-17

Un document parlementaire est un document qui provient d’un formulaire d’ordre ou d’adresse de la Chambre des communes. Il existe quatre principaux types de documents parlementaires, dont la description suit ci-dessous. Après la description, nous avons inclus un tableau indiquant le volume de documents parlementaires répertorié au cours des deux derniers exercices.

Type de documents parlementaires :

  • Avis de motion pour la production de documents : Ce document est produit lorsqu’un député demande le dépôt de certains documents. Un avis peut seulement être émis le mercredi, lorsqu’une requête est tranchée sans débat, ou alors, si le député ou le ministre souhaite la tenue d’un débat, il est demandé que l’avis soit transféré à un avis de motion (documents).

  • Pétition et pétition électronique : Des citoyens ou des résidents du Canada peuvent présenter une demande officielle sur support papier ou électronique concernant le redressement d’un tort; ces documents peuvent seulement être présentés par un député à la Chambre des communes.

  • Questions écrites - Chambre des communes et Sénat : Il s’agit de questions servant à obtenir des renseignements sur des statistiques ou d’autres sujets qui n’ont pas été abordées, ou des questions nécessitant une réponse écrite; ces questions sont consignées dans le Feuilleton et le Feuilleton des avis.

  • Questions différées au Sénat : Les Débats du Sénat constituent essentiellement un compte rendu textuel des discussions qui est publié après chaque séance. Les Débats sont publiés dans les versions anglaise et française et sont accessibles sur le site Web du Parlement le matin suivant la séance.
Volume de documents parlementaires par type de document et exercice Tous Avis de motions Pétitions d'intérêt public Pétitions électroniques Questions écrites CdC Questions écrites Sénat Réponses différées
du Sénat
Exercise 2015-2016
Nombre total de documents parlementaires inscrits au Feuilleton 1 448 7 1 124 0 317 0 0
Réponses supplémentaires, révisées et reformulées  0 0 0 0 0 0 0
Nombre de réponses qui ont été supprimées ou retirées
347 9 287 0 51 0 0
Total des demandes déposées à la CdC ou au Sénat 677 0 942 0 332 3 0
Exercise 2016-2017
Nombre total de documents parlementaires inscrits au Feuilleton 2 229 5 984 107 864 46 223
Réponses supplémentaires, révisées et reformulées  84 0 0 0 84 0 0
Nombre de réponses qui ont été supprimées ou retirées
4 0 0 0 2 0 2
Total des demandes déposées à la CdC ou au Sénat 2 058 1 997 94 785 32 149
Totaux des deux exercises
Nombre total de documents parlementaires inscrits au Feuilleton 3 677 12 2 108 107 1 181 46 223
Réponses supplémentaires, révisées et reformulées  84 0 0 0 84 0 0
Nombre de réponses qui ont été supprimées ou retirées
351 9 287 0 53 0 2
Total des demandes déposées à la CdC ou au Sénat 2 735 1 1 939 94 1 117 35 149

Annexe E – Autorisation de disposition de documents du BCDP

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) assure un leadership dans la communauté de la gestion de l’information du gouvernement du Canada en travaillant en collaboration avec les institutions fédérales pour mettre au point des normes, des outils et des pratiques exemplaires en GTI. Le BCP et BAC sur l’élaboration d’une autorisation de disposition de documents se rapportant spécifiquement aux activités du BCDP, qui décrit les fonctions liées aux fonds de renseignements et attribue un échéancier de conservation et d’élimination de ces renseignements. Conformément aux dispositions de la Loi sur la Bibliothèque et Archives du Canada, une autorisation de disposition de documents est l’instrument accordé par Bibliothèque et Archives Canada pour permettre aux institutions fédérales de disposer des documents qui n’ont plus aucune utilité opérationnelle, soit en autorisant leur destruction, en demandant leur transfert à BAC, soit en convenant de l’aliénation du contrôle que le gouvernement du Canada exerce sur eux.

Définition de ressources documentaires et documents importants à valeur opérationnelle :

« Documents publiés ou non, quel que soit le support ou la forme, créés ou acquis parce qu’ils permettent et documentent la prise de décisions à l’égard de programmes, de services et d’opérations continues, et appuient les exigences des ministères en matière de rapports, de rendement et de responsabilisation. » Directive sur la tenue de documents, le 1er juin 2009.

Définition des documents éphémères :

« Les documents éphémères ne sont pas des documents à valeur opérationnelle. Ils peuvent inclure des copies ou des exemplaires de documents conservés dans le dépôt d’une institution gouvernementale, mais ne comprennent pas les documents requis pour surveiller, soutenir ou documenter l’exécution des programmes, mener à bien des opérations, prendre des décisions, ou fournir des preuves à l’appui de la reddition de comptes et du rapport sur les activités du gouvernement. » Autorisation de disposition 2016/001, A.2, BAC.

Définition de disposition :

Processus qui permet aux institutions fédérales de disposer des documents qui n’ont plus de valeur opérationnelle en autorisant leur destruction (cette décision est laissée à la discrétion des institutions), en demandant leur transfert à BAC, ou encore, en consentant à leur aliénation du contrôle de l’administration fédérale. Ces décisions sont fondées sur des évaluations effectuées par des archivistes. Site Web de BAC : www.bac-lac.gc.ca.

Extraits de l’accord sur le transfert des documents archivistiques entre le BCP et BAC (2011/002)
Catégorie de dossier Période de conservation Fin de la période de conservation Commentaires
Documents parlementaires, y compris fiches de travail, avis, consultations avec des ministères (assignations, précisions), instructions, résumés financiers, feuille de calcul, attestation de conformité, original et copie de travail de la réponse. Deux (2) législatures Documents à détruire à l’exception des documents suivants :
  1. Correspondance ou autre forme d’échange entre le BCP et un parlementaire
  2.  Le dossier engendre un changement de pratique ou de procédure quant à la production de réponses à l’avenir.
Dossiers sur papier qui ne répondent pas à ce critère d’archivage sont considérés éphémères et éliminés dès que la réponse est déposée au Parlement, avec la note d’exception. La fiche de travail est conservée pendant deux (2) séances, et les réponses volumineuses ou celles qui concernent plus d’un ministère sont conservées pendant deux (2) législatures. Documents électroniques ou éphémères sont conservés dans les comptes de courriel du BCDP et éliminés dès que la réponse est déposée à la Chambre des communes. Dossiers électroniques dans PARCA puisque l’IVO est conservée pendant deux législatures. 
Lignes directrices fournies aux fonctionnaires du gouvernement du Canada Cinq (5) ans Élimination Documents administratifs
Présentations Cinq (5) ans Élimination Documents administratifs (présentations PowerPoint sur les documents parlementaires)
Lettre d’accompagnement signée par le BCDP, utilisée pour transmettre la réponse approuvée du gouvernement au leader du gouvernement au Sénat Deux (2) législatures Élimination Documents administratifs concernant des réponses du gouvernement déposées au Sénat du Canada.
Notes d’allocution utilisées par le secrétaire parlementaire du leader du gouvernement au Sénat durant les affaires courantes Deux (2) législatures Élimination Documents administratifs concernant des réponses du gouvernement déposées à la Chambre des communes. Lettres du leader du gouvernement du Sénat à déposer des réponses aux pétitions d’intérêt public lors de levées de séance.
Rapports quotidiens sur les documents parlementaires présentés par le secrétaire parlementaire au leader du gouvernement au Sénat Une (1) journée Élimination Document éphémère
Pétitions publiques Deux (2) législatures Transfert à BAC Dossiers opérationnels - d’après BAC, ces documents ont une valeur permanente (entre autres certificat, texte intégral de la requête et dernière page comportant la signature du député) 6
Pétitions publiques Deux (2) législatures Élimination Documents opérationnels - d’après BAC, ces documents n’ont aucune valeur permanente (pages de signatures)

Annexe F – Renseignements sur l’audit

Autorisation

L’audit du processus relatif aux documents parlementaires a été approuvé par le greffier dans le cadre du Plan d’audit interne fondé sur les risques 2016-2017 à 2018-2019 du Bureau du Conseil privé.

Objectif

L’audit avait comme objectif de fournir une assurance quant au caractère adéquat du cadre de contrôle du BCP à l’égard de son processus relatif aux documents parlementaires, ainsi que des mécanismes de gestion et de coordination connexes.

Portée

L’audit a évalué le caractère adéquat du cadre de contrôle et des processus à l’appui du BCP en matière de documents parlementaires, notamment les éléments suivants : contrôles, processus et procédures de gestion qui s’appliquent au traitement des documents parlementaires; incidence des intervenants externes sur la capacité du BCP à atteindre ses objectifs concernant son processus relatif aux documents parlementaires; et la mesure dans laquelle le processus en place utilise les avantages des technologies modernes.

L’audit a porté sur l’examen d’une sélection aléatoire de documents parlementaires qui ont été déposés au Parlement et au Sénat entre le 1er avril 2015 et le 30 juin 2017. La sélection comprenait des questions écrites (Chambres des communes et Sénat), des questions différées du Sénat, des pétitions et des pétitions électroniques. Cette sélection ne comprenait pas d’avis de motion pour la production de documents étant donné qu’aucun de ceux-ci n’a été déposé pendant la période d’évaluation.

Il s’agit du troisième audit dans ce domaine depuis 2004. Le Bureau du vérificateur général a mené un audit en 2004, et en 2008, la Division de l’audit et de l’évaluation du BCP a réalisé un audit de suivi qui comprenait une évaluation des mesures mises en œuvre par la direction visant à donner suite aux recommandations du premier audit. L’objectif consistait à assurer que les recommandations avaient été réglées de façon convenable.

Il est important de souligner que le présent audit n’a pas examiné la précision et l’exhaustivité des réponses préparées par les organisations gouvernementales. L’audit n’a pas examiné le cadre de contrôle des étapes ou des éléments du processus pour lesquels d’autres organisations gouvernementales sont responsables au-delà de ce qui peut être déterminé par un examen des documents qui montre une supervision adéquate de la part de la haute direction.

Approche et méthode

L’audit a été réalisé conformément au Cadre de référence international des pratiques professionnelles de l’Institut des auditeurs internes et à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor.

Durant l’étape de planification de l’audit, l’équipe a effectué des entrevues préliminaires, un examen des documents et des processus afin de comprendre le processus relatif aux documents parlementaires, les rôles et responsabilités du BCP et de son équipe du BCDP ainsi que les rôles et responsabilités des acteurs externes. Le programme d’audit, notamment les critères et les procédures d’audit détaillés, a été conçu à partir des renseignements recueillis durant l’étape de planification et fait ressortir les risques qui ont été relevés lors de la planification. Il correspond à l’objectif de l’audit comme défini ci-dessus.

Durant la phase d’exécution de l’audit, l’équipe chargée de l’audit a réalisé des entrevues, un examen des documents, une analyse des contrôles internes supplémentaires et étudié une autre sélection de documents parlementaires. Les travaux ont porté sur les éléments suivants : recherche sur le processus, consultations avec la direction, 20 entrevues auprès d’employés du BCP, examen des documents, examen de 95 documents parlementaires, observation du processus, comparaison à d’autres processus documentés et revue générale des systèmes. Un examen général plus approfondi et une évaluation des systèmes sur papier et du système PARCA ont également été effectués. L’équipe chargée de l’audit a mené un suivi pour évaluer la mise en œuvre des recommandations découlant des deux audits.

Critères d’audit

  1. Gouvernance – Il est attendu du BCP que soit établie, consignée et communiquée sa structure de gouvernance concernant la surveillance et l’orientation du processus relatif aux documents parlementaires.

  2. Structure organisationnelle - Il est attendu du BCP que soit établie et consignée une structure organisationnelle claire et efficace, y compris les rôles et les responsabilités pour atteindre les objectifs fixés dans le cadre du processus relatif aux documents parlementaires.

  3. Contrôles des processus - Il est attendu que la conception des contrôles du processus relatif aux documents parlementaires est adéquate et leur mise en œuvre est efficace, conformément aux exigences en matière de rapports dans un souci d’efficience.

  4. Planification des TI - Il est attendu de la direction que soit établi un plan concernant les technologies de l’information se rapportant précisément à l’équipe du BCDP et à l’exécution du processus relatif aux documents parlementaires.
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