Vérification de la fonction des comptes créditeurs du BCP

[ * ] Il y a un astérisque quand des renseignements sensibles ont été enlevés aux termes de la Loi sur l'accès à l'Information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

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Rapport final
16 janvier 2017

Acronymes utilisés dans le présent rapport

  • BCP - Bureau du Conseil privé
  • LGFP - Loi sur la gestion des finances publiques
  • SCT - Secrétariat du Conseil du Trésor
  • CT - Conseil du Trésor
  • SAP - Système de gestion financière du gouvernement du Canada – SAP (systèmes, applications et produits)
  • DPFA - Division de la planification financière et de l’administration
  • PCI - Politique sur le contrôle interne
  • GCC - Gestionnaire de centre de coûts
  • ADPF - Adjoint au dirigeant principal des finances
  • DE - Directeur exécutif
  • VAP - Vérification après paiement
  • PFSCI - Équipe responsable des politiques financières, des systèmes et des contrôles internes

Énoncé de conformité

Selon mon opinion professionnelle à titre de dirigeant principal de la vérification du Bureau du Conseil privé (BCP), cette vérification est conforme aux normes relatives à la vérification interne du gouvernement du Canada, comme l’attestent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité du BCP.

Dirigeant principal de la vérification
Jim Hamer
Directeur, Vérification et évaluation

1.0 Introduction

La population canadienne s’attend à ce que le gouvernement fédéral soit géré de manière efficace et qu’il rende des comptes de la gestion prudente des fonds publics, que les biens publics soient protégés et que les ressources publiques soient utilisées de façon efficace, efficiente et économique. Elle s’attend également à ce que le gouvernement présente des rapports fiables et transparents sur la façon dont il dépense les fonds publics en vue d’obtenir des résultats pour les Canadiens.

La dépense des fonds publics exige le maintien de normes élevées en matière d’intégrité, de responsabilisation et de transparence, ce qui nécessite l’instauration de processus de vérification des comptes appropriés favorisant une saine gestion des ressources financières. La vérification des comptes permet de confirmer de façon indépendante que le travail a été exécuté, que les biens ont été fournis et que les services ont été rendus, que les modalités pertinentes du contrat ou de l’accord ont été respectées, que les renseignements inscrits concernant le paiement sont exacts et que tous les pouvoirs ont été exercés conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).

La LGFP énonce les exigences réglementaires relatives à la gestion financière du gouvernement du Canada. L’article 32 de la LGFP prévoit le pouvoir d’engager des fonds par rapport à un crédit avant que la dépense ait lieu. L’article 34 prévoit le pouvoir d’attester que les biens ont été reçus ou les services rendus conformément aux dispositions du marché conclu. L’article 33 prévoit le pouvoir d’effectuer des paiements après vérification de la mise en application adéquate de l’article 34.

Conformément à la Directive sur la vérification des comptes (la Directive) du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), tous les comptes à payer ou à régler doivent être vérifiés de façon efficace et efficiente. Par ailleurs, les processus de vérification des comptes doivent être conçus et exécutés de façon à maintenir la probité en fonction du niveau de risque propre à chaque paiement. La Directive précise également que les pratiques de vérification des comptes doivent faire l’objet d’une surveillance afin que les contrôles appropriés soient exercés à l’égard des opérations à risque élevé, moyen et faible.

Il importe de souligner que le Conseil du Trésor (CT) travaille actuellement au renouvellement des politiques de gestion financière en vue d’un déploiement en avril 2017.

1.1 Autorisation

La présente vérification de la fonction des comptes créditeurs du BCP a été approuvée par le greffier du Conseil privé dans le cadre du Plan de vérification axé sur les risques du BPC de 2015-2016 à 2017-2018.

1.2 Objectif

La vérification avait pour objectif global de confirmer le caractère adéquat du cadre de contrôle de la fonction des comptes créditeurs du BCP et d’établir la mesure dans laquelle cette fonction s’exécute de la façon prévue.

1.3 Portée

La portée de la vérification comprend le cadre des mesures de surveillance en matière de gestion et de finances en place au BCP pour la fonction des comptes créditeurs, notamment la concordance des processus, des procédures et des pratiques du ministère avec les politiques et directives du Conseil du Trésor et avec les autres autorisations applicables.

Toutes les étapes des pouvoirs délégués de dépenser ont été examinées dans le cadre de la présente évaluation, à savoir l’engagement des dépenses, l’engagement des fonds et le paiement. La période visée dans le mandat initial a été modifiée pour inclure les dossiers des comptes créditeurs de l’exercice 2015-2016 et des deux premiers trimestres de l’exercice 2016-2017.

Les dépenses et les contrôles liés aux salaires ont été exclus de la portée de la présente vérification. Les opérations sur cartes d’achat ont également été exclues, puisqu’elles ont fait l’objet d’une vérification récente.

Le 9 mai 2016, la responsabilité de créer et de mettre à jour les comptes de fournisseur externe du BCP a été transférée au SCT, le responsable du SAP, le système de gestion financière du gouvernement du Canada. Par conséquent, la vérification de la création et de la mise à jour des comptes de fournisseur externe n’a porté que sur les deux premiers trimestres de l’exercice 2016-2017. Quant à la création et à la mise à jour des comptes de fournisseur interne, comme il n’y a eu ni changement ni transfert du processus, l’exercice 2015-2016 et les deux premiers trimestres de l’exercice 2016-2017 étaient visés. Par ailleurs, les contrôles du système SAP n’appartenaient pas à la portée de la présente vérification.

1.4 Critères de la vérification

L’équipe de vérification et la direction se sont entendues sur les cinq (5) critères suivants pour déterminer les attentes de base en ce qui concerne le cadre de contrôle du BCP pour la fonction des comptes créditeurs.

  1. Les rôles et responsabilités liés à la fonction des comptes créditeurs sont documentés, compris et communiqués dans l’ensemble du ministère.
  2. Des activités d’assurance de la qualité postérieures au paiement sont réalisées pour cerner les aspects non conformes des opérations à faible risque, et y remédier.
  3. Des processus et des procédures d’appui à la gestion des comptes de fournisseur sont en place et appliqués uniformément.
  4. Des pratiques et des contrôles de gestion axée sur les risques sont en place pour assurer des contrôles internes efficaces à l’égard des opérations à risque élevé.
  5. Des contrôles financiers appropriés sont appliqués à la délégation des pouvoirs financiers liés au processus des dépenses.

1.5 Approche et méthode

La vérification a été réalisée en trois étapes, à savoir celles de la planification, de l’examen et de la rédaction du rapport. Au cours de la planification, l’équipe de vérification a mené des entrevues avec des représentants du BCP, rassemblé et examiné les documents pertinents et effectué une évaluation du risque, de façon à concentrer la vérification sur les éléments les plus importants et présentant le plus de risques. L’équipe de vérification a déterminé les critères de vérification qui seraient utilisés à l’étape de l’examen et rédigé un document de planification de la vérification dans lequel étaient présentés les résultats de l’étape de la planification et décrits les critères de vérification proposés à des fins d’approbation par la direction. Une fois les critères de vérification approuvés par la direction, l’étape de l’examen a commencé. L’équipe de vérification a alors exécuté les procédures de vérification décrites dans le document produit à l’étape de la planification, analysé les données et passé en revue les pièces justificatives de façon à rassembler suffisamment d’information et d’éléments probants pour tirer des conclusions au regard des critères de vérification convenus.

Une fois l’étape de l’examen terminée, les conclusions de la vérification ont été formulées et validées auprès des niveaux de direction appropriés. Un rapport de vérification provisoire a été rédigé et présenté à la sous-ministre adjointe de la Direction des services ministériels pour approbation et en vue de l’élaboration d’un plan d’action de la direction visant à donner suite aux recommandations issues de la vérification (voir la section 5.0). Au BCP, les rapports de vérification provisoires, y compris les plans d’action de la direction, sont soumis à l’examen et à l’approbation du Comité de vérification du ministère, après quoi le dirigeant principal de la vérification et le président du Comité de vérification en recommandent conjointement l’approbation officielle au greffier du Conseil privé.

2.0 Conclusion

Le BCP a mis en place les grandes composantes d’un cadre efficace à l’égard des contrôles de gestion de la fonction des comptes créditeurs. Cependant, en ce qui a trait à certains aspects, des améliorations pourraient être apportées aux contrôles existants pour renforcer l’efficacité du cadre.

Le cadre comprend le Plan d’échantillonnage de la vérification des comptes 2016-2017 du BCP (le plan d’échantillonnage) approuvé par le greffier. Ce plan est conforme à la Directive sur la vérification des comptes de 2014 du SCT. Le BCP utilise l’échantillonnage dans la vérification des comptes depuis mai 2010. Cela dit, avec l’approbation du plan d’échantillonnage en vigueur, la Division des finances, de la planification et de l’administration (DPFA) a maintenant une approche plus officielle et un ensemble de contrôles mieux défini aux fins du processus de vérification des comptes.

De même, en conformité avec la Politique sur les contrôles internes (PCI) du Conseil du Trésor, le BCP a conçu le Cadre de contrôle interne en matière de rapports financiers, qui décrit les principales responsabilités et les principaux processus par lesquels le BCP s’efforce de gérer efficacement la fonction des comptes créditeurs. Ce cadre décrit les processus et les procédures de soutien, de même que les contrôles internes connexes, qui ont été mis en place en vue d’atténuer les risques financiers.

Le plan d’échantillonnage comprend des structures qui facilitent la catégorisation des opérations de paiement selon qu’elles sont à risque faible, moyen ou élevé1, la détermination et la catégorisation des erreurs, la résolution des problèmes liés à la vérification des comptes et le contrôle de l’approbation des opérations de paiement par les gestionnaires détenant les pouvoirs financiers appropriés.

Toutes les activités financières à risque élevé ont été officiellement documentées conformément aux exigences de la PCI, et les opérations financières ont été classées selon leur niveau de risque (élevé, moyen ou faible) au moyen d’un exercice d’évaluation du risque décrit dans le plan d’échantillonnage.

Les contrôles relatifs aux activités touchant les comptes créditeurs ont été conçus et mis en place par la DPFA. Les résultats de la vérification indiquent que des améliorations pourraient être apportées aux éléments suivants : i) la documentation et la communication des rôles et responsabilités du personnel et des gestionnaires délégataires de la DPFA; ii) la piste de vérification à l’appui des activités et des décisions liées aux comptes créditeurs; iii) la conception et la mise en œuvre de mesures correctives visant à améliorer le processus de vérification dans son ensemble.

Dans les sections suivantes sont présentées les constatations et les recommandations découlant de l’évaluation, de même que la réponse et le plan d’action de la direction.

3.0 Constatations de vérification et recommandations

3.1 Rôles et responsabilités

Il était attendu que les rôles et responsabilités liés à la fonction des comptes créditeurs soient documentés, compris et communiqués dans l’ensemble du ministère.

La responsabilisation est le devoir de rendre des comptes à l’égard de ses responsabilités. Établir une structure organisationnelle appropriée établissant les pouvoirs, les responsabilités et les obligations de reddition de comptes est une mesure de contrôle importante à cet égard. Lorsqu’on examine ces dimensions dans leur ensemble, les pouvoirs désignent le droit d’exiger et d’obtenir un rendement; les responsabilités désignent l’obligation de donner un bon rendement et la responsabilisation désigne le devoir de rendre des comptes.

Le fait d’avoir des responsabilités, des pouvoirs délégués, une répartition des tâches et des canaux de communication clairement définis contribue à l’efficacité des contrôles internes et renforce les attentes relatives à la gestion.

L’équipe de vérification a examiné la documentation pertinente et s’est entretenue avec le personnel du ministère qui a des responsabilités financières afin de confirmer que les rôles et responsabilités étaient en place, compris et communiqués.

Selon les résultats de la vérification, les gestionnaires de centre de coûts (GCC) connaissent généralement bien leurs responsabilités financières, mais il y a peu de documents à jour décrivant les rôles et les responsabilités des employés du BCP chargés du traitement des opérations liées aux comptes créditeurs, y compris le personnel de soutien des GCC et les employés de la DPFA.

Le plan d’échantillonnage approuvé par le greffier définit clairement les rôles et responsabilités du personnel de la DPFA et des personnes détenant des pouvoirs financiers délégués en vertu de l’article 34, lesquels sont conformes à la Directive sur la vérification des comptes du SCT. Cependant, ni ce document ni les renseignements qu’il contient sur les rôles et responsabilités n’ont été largement communiqués ou diffusés, et aucune autre méthode de communication de ces rôles et responsabilités ne semble avoir été utilisée. Il s’agit donc d’un élément du cadre de contrôle qui pourrait être amélioré.

De même, la description de poste des conseillers à la vérification des comptes de la DPFA responsables de la conformité des opérations financières aux contrôles internes n’a pas été mise à jour depuis 2000 et ne correspond pas au fonctionnement actuel des activités.

Des listes de contrôle ont été mises au point et intégrées au plan d’échantillonnage. Elles doivent servir à appuyer et à contrôler les différentes étapes du processus de vérification des comptes. Cependant, les tests effectués dans le cadre de la vérification ont révélé que ces listes ne sont pas utilisées de façon constante.

En l’absence de directives internes, les GCC et leur personnel administratif doivent communiquer avec la DPFA pour obtenir des directives et des conseils, ce qui augmente la charge de travail déjà lourde de la DPFA.

Dans l’ensemble, les rôles et responsabilités liés au traitement des opérations financières sont clairement définis, de même que les délégations de pouvoir connexes, mais selon les résultats de la vérification, ils n’ont pas été communiqués efficacement.

Recommandation no 1

Il est recommandé que l’adjoint au dirigeant principal des finances (ADPF) et le directeur exécutif de la DPFA veillent à ce que les rôles et responsabilités liés aux comptes créditeurs soient communiqués au personnel du BCP responsable de traiter les opérations de paiement.

3.2 Traitements des opérations liées aux comptes créditeurs

Un processus efficace d’assurance de la qualité garantit un niveau d’intégrité et de responsabilité élevé quant aux dépenses des fonds publics et appuie la saine gestion des ressources financières. Conformément à la Directive sur la vérification des comptes du SCT, dans l’exercice du pouvoir de payer prévu à l’article 33 de la LGFP, le BCP a adopté une approche axée sur le risque pour mener des examens d’assurance de la qualité relatifs au processus de vérification des comptes visé à l’article 34 de la LGFP à l’égard des opérations à faible risque. Les opérations à risque élevé font l’objet d’une vérification exhaustive par les conseillers en vérification des comptes et les dirigeants des finances, et ce avant le paiement.

3.2.1 Assurance de la qualité postérieure au paiement concernant les opérations à faible risque

Il était attendu que des activités d’assurance de la qualité postérieures au paiement soient réalisées pour cerner les aspects non conformes des opérations à faible risque, et y remédier.

Selon les résultats de la vérification, la vérification après paiement (VAP) exécutée par la DPFA à l’égard des opérations à faible risque est satisfaisante, et une piste de vérification exhaustive atteste la diligence raisonnable. Cependant, les efforts de mise en œuvre des mesures correctives pourraient être améliorés.

Les opérations à faible risque ont été cernées dans le plan d’échantillonnage et leur classification établie en fonction d’une analyse du risque menée par la DPFA. La méthode d’analyse du risque est fondée sur des critères quantitatifs et qualitatifs permettant de déterminer le degré de risque selon le type d’opération.

Comme le décrit le plan d’échantillonnage, les conseillers en vérification des comptes ont effectué un examen relatif à l’article 34 à l’égard des opérations à faible risque. Les étapes de vérification détaillées suivies par les conseillers en vérification des comptes avant l’approbation en vertu de l’article 33 ont été intégrées à des listes de vérification. Ces listes de vérification comprennent également une section devant être remplie par le dirigeant des finances avant l’attestation en vertu de l’article 33. Conformément au plan d’échantillonnage, les opérations à faible risque sont traitées sans autre examen avant l’attestation en vertu de l’article 33 en vue du paiement. Comme il a été mentionné, la vérification a permis de constater que les listes de vérification ne sont pas utilisées.

Conformément au plan d’échantillonnage, l’équipe responsable des politiques financières, des systèmes et des contrôles internes (PFSCI) de la DPFA se charge de la VAP à l’égard des opérations à faible risque. Trimestriellement, le directeur exécutif de la DPFA reçoit un rapport d’échantillonnage statistique dans lequel les erreurs critiques et les erreurs de contrôle de la qualité repérées au cours de l’examen de VAP des opérations à faible risque sont énumérées et classées. Les résultats de la VAP permettent de tirer des conclusions quant à la fiabilité du processus de vérification des comptes dans le cas des opérations à faible risque.

Au total, parmi les opérations échantillonnées aux fins de la VAP par la PFSCI, trente (30) opérations à faible risque ont été sélectionnées dans le cadre de la vérification. Les erreurs relevées par PFSCI dans le cadre de l’échantillonnage aux fins de la VAP l’ont aussi été par l’équipe de la vérification, mais comme ces erreurs avaient déjà été signalées par la PFSCI, elles n’ont pas été considérées comme des erreurs aux fins de la vérification.

Des trente (30) opérations à faible risque examinées, trois (3) soulevaient des préoccupations liées à l’article 32. Dans un (1) autre cas, les pièces justificatives pertinentes manquaient au dossier des comptes créditeurs. Il a été constaté que, dans certains cas, l’autorisation en vertu de l’article 32 avait été accordée par une personne autorisée dans la demande interne (formulaire BCP 84), alors que la signature aux fins de l’article 32 figurant sur le contrat final avait été fournie par une personne n’ayant pas les pouvoirs délégués au titre de l’article 32. La direction a expliqué que tant que le formulaire BCP 84 était signé par un dirigeant du BCP à qui étaient délégués les pouvoirs appropriés, il était entendu que ce dirigeant avait signé au titre de l’article 32. Au cours de la vérification, la DPFA a informé l’équipe de la vérification qu’elle procédait à un renforcement du contrôle en question et des procédures internes connexes pour veiller à ce que la signature en vertu de l’article 32 ne figure désormais que sur le formulaire BCP 84, et à ce que seul ce document serve à confirmer l’autorisation en vertu de l’article 32.

Comme il est décrit dans le plan d’échantillonnage, lorsque des erreurs importantes sont repérées dans le cas d’un centre de coûts, d’un processus donné ou d’un type d’opérations, la DPFA doit offrir des séances de formation ou d’information. Lorsque les erreurs sont liées à un manque de clarté dans une politique, une directive ou une procédure interne, la politique, la directive ou la procédure en question doit être modifiée ou mise à jour. Un taux élevé d’erreurs critiques devrait entraîner un examen de la fiabilité du processus de vérification des comptes et, au besoin, l’adoption de mesures correctives.

Les rapports d’échantillonnage statistique sont produits chaque trimestre, mais rien n’indique que leurs résultats sont communiqués aux intéressés ni que des mesures correctives sont adoptées.

Conformément au plan d’échantillonnage, les conseillers en vérification des comptes sont responsables de consigner toutes les erreurs critiques deux fois par année, ce qui doit contribuer à l’évaluation, par la PFSCI, de la qualité des activités visées à l’article 34. Comme il a été noté précédemment, les conseillers en vérification des comptes n’utilisent pas ces listes de vérification, car les rôles et les responsabilités prévues au plan d’échantillonnage n’ont pas été largement communiqués. En raison de l’absence des renseignements supplémentaires qu’aurait permis d’obtenir cette procédure, il n’est pas possible de dresser un portrait complet de l’ensemble du système de vérification des comptes.

3.2.2 Traitement des opérations à risque élevé

Il était attendu que des pratiques et des contrôles de gestion axée sur les risques soient en place pour veiller à une vérification efficace des opérations à risque élevé.

Selon les résultats de la vérification, les dossiers contenaient des données probantes suffisantes pour étayer qu’une vérification exhaustive des comptes est effectuée à l’égard des opérations à risque élevé. Cependant, les listes de vérification pertinentes ne sont pas utilisées. La vérification a révélé trois (3) problèmes relatifs à l’article 32. Ceux‑ci concernaient les activités de tenue de dossiers.

Le premier ministre et le greffier délèguent les pouvoirs financiers aux différents échelons de gestion au sein du ministère. Des cartes de spécimen de signature sont ensuite créées et activées pour les employés occupant ces différents échelons et conservées dans une base de données. Le processus doit permettre d’authentifier les signatures des personnes autorisées à exercer des pouvoirs financiers, avant et après le traitement des opérations.

La vérification des comptes offre un moyen de vérifier que le travail a été effectué, que les marchandises ont été fournies, que les services ont été rendus, que les modalités pertinentes des marchés et des accords ont été respectées, que les opérations sont exactes et que toutes les autorisations ont été obtenues. Conformément à la LGFP, tous les paiements doivent être attestés conformément aux articles 33 et 34. Les ministères ont la responsabilité de mettre en place des pratiques de gestion axée sur les risques et de veiller à ce que des contrôles soient en place et fonctionnent comme il se doit pour optimiser l’efficacité des contrôles internes à l’égard de la vérification des comptes.

La Directive sur la vérification des comptes du SCT vise à faire en sorte que les paiements et les règlements interministériels soient vérifiés de façon efficace et efficiente, tout en maintenant des contrôles appropriés pour garantir une gestion prudente des ressources financières. La DPFA a établi son plan d’échantillonnage, qui doit être mis à jour chaque année. Le plan d’échantillonnage décrit la méthode servant à classer les opérations selon le degré de risque. Les critères d’évaluation du risque comprennent les suivants : les répercussions, la probabilité, le type de paiement, la valeur, le fournisseur ou le bénéficiaire et le taux d’erreur actuel des organisations visées du BCP.

Avant le paiement, toutes les opérations à risque élevé font l’objet d’un examen exhaustif et d’une vérification préalable. Des listes de vérification ont été conçues pour faciliter les vérifications menées par les conseillers en vérification des comptes de la DPFA. Le BCP a aussi mis au point une liste de vérification relative à l’article 34 pour aider les GCC à exercer leurs responsabilités financières.

La vérification a permis de constater que la DPFA n’utilise pas les listes de vérification prévues au plan d’échantillonnage et que les GCC ont rempli la liste de vérification pour seulement six (6) des quarante-cinq (45) opérations à risque élevé examinées.

Selon le plan d’échantillonnage, les erreurs repérées dans les opérations à risque élevé doivent être consignées et résumées dans une feuille de calcul pour permettre de déterminer les lacunes. Lorsque des erreurs importantes sont repérées par rapport à une opération à risque élevé, la DPFA doit informer le GCC concerné et son personnel administratif, et fournir des conseils sur la nature de l’erreur et les mesures correctives qui s’imposent.

À l’heure actuelle, la DPFA ne remplit pas la feuille de calcul pour consigner les erreurs repérées. Ce contrôle ne fonctionne donc pas comme prévu et ne contribue pas à l’efficacité du système de vérification des comptes.

Recommandation no 2

Il est recommandé que l’ADPF et le directeur exécutif de la DPFA, dans le cadre de la mise en œuvre future du plan d’échantillonnage, s’assurent que les listes de vérification existantes sont utilisées pour améliorer le processus de repérage des erreurs, tant pour les opérations à faible risque que pour les opérations à risque élevé. Ils devraient aussi veiller à ce que toutes les erreurs soient consignées de façon uniforme et, au besoin, à ce que ces erreurs soient signalées aux personnes responsables afin qu’elles puissent prendre des mesures correctives.

3.3 Gestion des comptes de fournisseur

Il était attendu que des processus et des procédures d’appui à la gestion des comptes de fournisseur soient en place et appliqués uniformément.

Selon les résultats de la vérification, il existe une séparation des tâches appropriée quant à la création, à la modification et à la suppression des comptes de fournisseur interne. Cependant, il a été noté que la piste de vérification au dossier devait être étoffée et qu’il existait 38 cas (76 dossiers) de dédoublement de fournisseurs actifs dans la base de données.

Un dossier de fournisseur (bénéficiaire) doit contenir tous les renseignements sur le fournisseur (lequel peut être un particulier ou une organisation) nécessaires au contrôle des dossiers des fournisseurs et à l’exécution efficace des paiements. Ces renseignements comprennent le nom, l’adresse et les renseignements bancaires. L’intégrité et l’exactitude des renseignements figurant au fichier maître des fournisseurs sont essentielles au traitement efficace et efficient des paiements.

Le BCP utilise deux types de fichiers maîtres de fournisseurs. Le premier vise les fournisseurs de biens et de services externes, et le deuxième, les employés du BCP aux fins du remboursement des dépenses autres que salariales (frais de déplacement, d’adhésion, formation et ainsi de suite).

Il existe une séparation des tâches appropriée au sein du système, car une seule personne au sein du BCP possède l’accès nécessaire à la création d’un compte de fournisseur interne. Les comptes de fournisseur externe sont créés par le groupe du SCT2, à la demande du BCP. Cette façon de faire a été adoptée le 9 mai 2016.

Par ailleurs, il est important d’éviter les comptes de fournisseur en double dans le système du BCP, en raison des risques de paiement en double que cela occasionne. Les cas de fournisseurs en double non corrigés dans le fichier maître peuvent causer une perpétuation des paiements en double. La détection des paiements en double est cruciale, mais il est encore plus important de prévenir la répétition de ces paiements en double en veillant à ce qu’il n’existe qu’un (1) compte fournisseur actif pour chaque fournisseur. Il faut pour se faire effectuer un examen périodique des fichiers de fournisseurs et éliminer d’éventuels doublons dans le système.

Un examen du fichier maître des fournisseurs du BCP réalisé par l’équipe de vérification a révélé que 2 737 comptes de fournisseur étaient actifs au moment de la vérification, et qu’il y avait trente-huit (38) cas de fournisseurs actifs en double (76 dossiers, 3 %). Dans neuf (9) de ces cas, les fournisseurs avaient des noms semblables et des adresses, des codes postaux et des numéros de téléphone identiques. Dans vingt-six (26) cas, le nom, l’adresse, le code postal et le numéro de téléphone étaient identiques. Dans trois (3) cas, une même personne avait à la fois un compte de fournisseur externe et un compte de fournisseur interne.

Les dossiers de dix (10) fournisseurs ont été examinés en vue de confirmer l’existence d’une piste de vérification complète dans la gestion des comptes de fournisseur. Dans huit (8) de ces dix dossiers, la documentation n’était pas suffisante pour étayer les renseignements au dossier. Lorsque cette situation a été signalée à la direction, cette dernière a indiqué à l’équipe de vérification que selon les anciennes pratiques, le BCP conservait une bonne partie des pièces justificatives se rapportant aux comptes de fournisseur dans les fichiers des comptes créditeurs du BCP plutôt que dans les fichiers de chaque fournisseur.

Aucune trace de documentation de procédures ou directives internes de gestion des comptes de fournisseur n’a été trouvée.

Recommandation no 3

Il est recommandé que l’ADPF et le directeur exécutif de la DPFA effectuent chaque année un examen du fichier maître des fournisseurs et des pratiques de gestion liés aux fournisseurs en vue d’améliorer les contrôles, d’éliminer les doublons et de conserver une piste de vérification complète dans le fichier de chaque fournisseur.

3.4 Pouvoirs financiers délégués

Il était attendu que des contrôles financiers appropriés soient appliqués à la délégation des pouvoirs financiers liés au processus des dépenses.

Il a été constaté que les cartes de spécimen de signature en vertu desquelles les pouvoirs financiers sont délégués à certaines personnes au sein du ministère sont approuvées au bon niveau décisionnel. Cependant, la piste de vérification n’est pas assez robuste pour prouver que les directives et les politiques sont respectées. De même, les dates d’affectation ne sont pas enregistrées de façon uniforme dans la base de données ni sur les cartes de signature imprimées conservées au dossier.

Le mécanisme de délégation des pouvoirs financiers établit l’un des contrôles internes fondamentaux du système de gestion financière du gouvernement. La délégation des pouvoirs permet aux gestionnaires de réaliser les objectifs ministériels et gouvernementaux tout en assurant la responsabilisation au regard des décisions.

La Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses du SCT et les instruments de politique connexes décrivent les principes et les éléments généraux de la délégation des pouvoirs financiers au sein du gouvernement fédéral.

L’instrument de délégation des pouvoirs financiers qui était en vigueur pendant la période visée et le tableau d’équivalence des postes reflètent fidèlement le fonctionnement du BCP.  [*]

La délégation de pouvoirs de signature de documents financiers est conditionnelle à la réussite d’une formation obligatoire. Dans la moitié des dix (10) dossiers de délégation examinés, il manquait la confirmation, par les Ressources humaines, que la formation obligatoire avait été suivie.

Trois (3) de ces dix (10) dossiers de délégation concernaient des postes intérimaires. Lors d’une affectation intérimaire, les dates de début et de fin de l’affectation intérimaire doivent être inscrites au dossier aux fins du contrôle de la délégation des pouvoirs. Lorsque les dates ne sont pas inscrites, le contrôle de la délégation des pouvoirs financiers perd son utilité. Dans chacun des trois (3) cas d’affectation intérimaire parmi les dix (10) dossiers examinés, la carte de signature ne comprenait ni la date de début ni la date de fin de l’affectation intérimaire, que ce soit dans le champ de commentaires de la base de données ou sur la carte de signature physique versée au dossier.

Conformément à la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses du SCT, les contrôles se rapportant à toutes les délégations de pouvoirs financiers doivent être examinés et mis à jour chaque année. Le BCP possède une liste de vérification qui doit faciliter l’examen annuel de la délégation des pouvoirs de signature de documents financiers. Seulement deux (2) des dossiers examinés contenaient la liste de vérification attestant que l’examen annuel avait eu lieu, et un dossier contenait une liste partielle.

Outre la formation obligatoire sur la délégation des pouvoirs, la DPFA offre des formations internes au personnel des finances responsable de la vérification des comptes. La DPFA procède actuellement à la mise à jour de ses formations internes en matière de délégation des pouvoirs financiers. La formation vise le personnel administratif du BCP, le personnel des comptes créditeurs, les gestionnaires délégataires et le personnel chargé de l’approvisionnement. Une stratégie de mise en œuvre de la formation est en cours de préparation.

Il est important de prendre note que le BCP participe à un projet pilote du SCT visant à intégrer une application de délégation des pouvoirs financiers à SAP. Il s’agit d’un projet en trois étapes qui en est actuellement à la première étape. L’objectif de la troisième étape du projet pilote est de rendre les cartes de spécimen de signature et les instruments de délégation accessibles dans SAP. Cette troisième étape devrait être terminée en 2017-2018.

Recommandation no 4

Il est recommandé que l’ADPF et le directeur exécutif de la DPFA renforcent les contrôles visant la tenue et la mise à jour des cartes de spécimen de signature pour veiller à ce que les dates de début et de fin des affectations intérimaires y soient dûment inscrites et à ce qu’une piste de vérification appropriée permette de prouver que les exigences pertinentes de la loi et des politiques sont satisfaites.

4.0 Réponse de la direction

La direction accepte le présent rapport et veillera à la mise en œuvre de ses recommandations.

5.0 Plan d’action de la direction

Vérification de la fonction des comptes créditeurs du BCP

Recommandation
Risque 3
Réponse et mesures prévues
Responsable
Date d’échéance
Recommandation no 1
Il est recommandé que l’adjoint au dirigeant principal des finances (ADPF) et le directeur exécutif de la DPFA veillent à ce que les rôles et responsabilités liés aux comptes créditeurs soient communiqués au personnel du BCP responsable de traiter les opérations de paiement.


Élevé
L’adjoint au dirigeant principal des finances travaillera avec le directeur adjoint des opérations comptables pour clarifier les rôles et les responsabilités au sein de l’équipe des comptes créditeurs. Une fiche de référence sera élaborée et distribuée à tous les gestionnaires du BCP. La fiche décrira clairement les rôles et les responsabilités des gestionnaires quant à la fonction des comptes créditeurs. Le directeur adjoint des opérations comptables travaillera avec le gestionnaire de l’équipe responsable des politiques financières, des systèmes et des contrôles internes pour mettre au point du matériel de formation qui sera offert à l’équipe des comptes créditeurs. DPFA-DSM Juin 2017
Recommandation no 2
Il est recommandé que l’ADPF et le directeur exécutif de la DPFA, dans le cadre de la mise en œuvre future du plan d’échantillonnage, s’assurent que les listes de vérification existantes sont utilisées pour améliorer le processus de repérage des erreurs, tant pour les opérations à faible risque que pour les opérations à risque élevé. Ils devraient aussi veiller à ce que toutes les erreurs soient consignées de façon uniforme et, au besoin, à ce que ces erreurs soient signalées aux personnes responsables afin qu’elles puissent prendre des mesures correctives.


Modéré
La DPFA adoptera des listes de vérification tant pour les opérations à faible risque que pour les opérations à risque élevé. L’utilisation de ces listes de vérification sera obligatoire pour tous les employés de la fonction des comptes créditeurs et pour tous les employés responsables du processus de vérification des comptes. Les erreurs seront surveillées et signalées au directeur adjoint des opérations comptables, qui travaillera avec les gestionnaires et les superviseurs pour prendre les mesures correctives qui s’imposent. DPFA-DSM Avril 2017
Recommandation no 3
Il est recommandé que l’ADPF et le directeur exécutif de la DPFA effectuent chaque année un examen du fichier maître des fournisseurs et des pratiques de gestion liés aux fournisseurs en vue d’améliorer les contrôles, d’éliminer les doublons et de conserver une piste de vérification complète dans le fichier de chaque fournisseur.


Modéré
En ce qui concerne la gestion de son système financier, le BCP fait partie du groupe du SCT. La gestion des renseignements sur les « fournisseurs externes » relève du SCT, tandis que le BCP est responsable des renseignements sur les « fournisseurs internes ». Le SCT est à concevoir un programme de nettoyage des renseignements sur les fournisseurs qu’il utilisera pour nettoyer les données sur les « fournisseurs externes ». Le SCT s’est engagé à rendre ce programme disponible au BCP dès qu’il sera prêt. Le BCP s’efforcera de nettoyer les renseignements sur les « fournisseurs internes » une fois qu’il aura accès au programme. L’évaluation et l’examen des fichiers des fournisseurs internes et externes seront effectués chaque année. Groupe du SCT et DPFA-DSM Juillet 2017
Recommandation no 4
Il est recommandé que l’ADPF et le directeur exécutif de la DPFA renforcent les contrôles visant la tenue et la mise à jour des cartes de spécimen de signature pour veiller à ce que les dates de début et de fin des affectations intérimaires y soient dûment inscrites et à ce qu’une piste de vérification appropriée permette de prouver que les exigences pertinentes de la loi et des politiques sont satisfaites.


Modéré
En collaboration avec le groupe du SCT, le BCP mettra en place un système automatisé de gestion des cartes de spécimen de signature intégré à SAP. Cela permettra une meilleure surveillance des cartes de spécimen de signature et une meilleure concordance avec l’organigramme de délégation des pouvoirs du BCP et avec les politiques du gouvernement. La première étape de ce projet (entrée de l’organigramme de délégation des pouvoirs et des formations obligatoires dans SAP) sera terminée à la fin mars 2017. Les deuxième et troisième étapes (flux des travaux et numérisation des cartes de signature) seront réalisées d’ici la fin de l’exercice 2017-2018. DPFA-DSM Mars 2018
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