Guide de la détermination de l'admissibilité Chapitre 5 - Section 10

5.10.0 Paye de vacances

À l'origine, la paye de vacances correspondait au salaire touché par un employé pendant un congé annuel. Elle lui était versée le jour habituel de la paye ou immédiatement avant son départ en vacances. Bien que cette pratique soit encore en vigueur pour certains employés, la paye de vacances est souvent calculée maintenant comme un pourcentage du salaire gagné; elle est payée à l'employé à des moments déterminés de l'année ou elle est incluse dans chaque chèque de paye régulier.

Partout au pays, les employeurs sont tenus par la loi de verser une paye de vacances aux employés qui travaillent en vertu d'un contrat de service, certains contrats peuvent ne pas prévoir des congés annuels ou du temps de vacances. Les employeurs doivent verser un montant minimum en paye de vacances. Ce montant représente un certain pourcentage du salaire brut de l'employé.

La paye de vacances a pour objet d'indemniser les employés pendant les périodes de vacances ou de repos. Or, dans les faits, les employés qui reçoivent une paye de vacances n'ont pas tous nécessairement droit à un congé de vacances.

Il se peut qu'un prestataire ou un employeur appelle une somme un boni, une indemnité ou une gratification laquelle, en réalité, est une paye de vacances. Lorsque la somme reçue représente en réalité une paye de vacances, telle que décrite, soit aux termes d'une entente verbale ou écrite, elle est traitée comme telle, peu importe la désignation que lui donne l'employeur ou l'employé.

5.10.1 Détermination

La paye de vacances est un revenu provenant d'un emploi ^{Note de bas de page 1} et constitue une rémunération au moment où elle est payée ou payable au prestataire. Il y a toutefois une exception quand la paye de vacances constitue de l'épargne plutôt qu'un revenu ^{Note de bas de page 2} . C'est le cas lorsqu'un employeur, un syndicat ou un organisme agit comme fiduciaire et que la paye de vacances est portée au crédit d'un employé et est accumulée dans un fonds de fiducie ^{Note de bas de page 3} .

5.10.2 Répartition

Le Règlement 36 est divisé en paragraphes qui précisent la façon dont différents genres de rémunération, lors de diverses situations, doivent être répartis. L'un des paragraphes fait référence uniquement aux paiements faits en raison du licenciement ou de la cessation d'emploi, et au fait que ce paragraphe doit être utilisé peu importe la nature de la rémunération en cause et la période pour laquelle elle est censée être payée ou payable. Ainsi, chaque rémunération doit être étudiée afin de déterminer si le paiement est fait en raison d'un licenciement ou d'une cessation d'emploi.

Lorsqu'il est déterminé que la rémunération n'est pas versée en raison d'un licenciement ou d'une cessation d'emploi, le choix de la période de répartition se base sur le genre de rémunération si cette rémunération est mentionnée spécifiquement à l'un des autres paragraphes ^{Note de bas de page 4} . La paye de vacances versée pour des motifs autres qu'un licenciement ou une cessation d'emploi est mentionnée spécifiquement à un autre paragraphe ^{Note de bas de page 5} .

De plus, lorsque la raison du paiement est autre que pour un licenciement ou une cessation d'emploi, la répartition se fait selon que le paiement se rapporte à une période précise de vacances ^{Note de bas de page 6} ou est fait pour toute autre raison ^{Note de bas de page 7} . La paye de vacances est répartie à chaque semaine et est basée sur la rémunération hebdomadaire normale du prestataire ^{Note de bas de page 8} .

La paye de vacances peut être versée pour les raisons suivantes: un licenciement, une cessation d'emploi ^{Note de bas de page 9} , une période de vacances précise ^{Note de bas de page 10} , une date anniversaire ^{Note de bas de page 11} , la demande d'un prestataire ^{Note de bas de page 12} , la fin de la période de paye ^{Note de bas de page 13} . Parfois la raison du paiement n'est pas évidente et celle-ci doit être déterminée avant qu'on ne puisse procéder à la répartition. En effet, la vraie raison du paiement peut être pour un autre motif que celui qui a entraîné son paiement. Le paiement de la paye de vacances peut également coïncider avec un autre évènement, lui donnant alors l'apparence d'être payé pour une autre raison. La vraie raison du paiement doit être déterminée vu que sa répartition en dépend. Lorsque le paiement de la paye de vacances coïncide avec un licenciement ou une cessation d'emploi et qu'il n'y a pas d'indice du contraire, on peut présumer que la paye de vacances est payée ou qu'elle est payable par suite de licenciement ou de cessation d'emploi ^{Note de bas de page 14} .

La détermination de la rémunération aux fins de l'impôt ^{Note de bas de page 15} et de l'assurabilité n'a pas d'effet sur la répartition de la paye de vacances aux fins des prestations d'assurance-emploi ^{Note de bas de page 16} .

5.10.3 En raison d'un licenciement ou de la cessation d'un emploi

Si une paye de vacances est payée en raison d'un licenciement ou de la cessation d'un emploi, elle doit être répartie selon les dispositions de ces paragraphes. Il faut parfois examiner la politique de l'employeur, la convention collective ou l'entente de cessation d'emploi afin de déterminer la raison du paiement.

Habituellement, lors d'un licenciement ou de la cessation d'un emploi, les congés annuels non épuisés sont convertis en espèces dont le montant est payé à l'employé. C'est alors le licenciement ou la cessation d'emploi qui a suscité le paiement et l'on peut raisonnablement présumer qu'il s'agit également de la raison du paiement.

En de rares circonstances, certains indices peuvent laisser croire que la vraie raison du paiement est autre, ce qui doit être tiré au clair. En d'autres termes, c'est peut-être seulement par coïncidence que la paye de vacances est payée au moment du licenciement ou de la cessation d'emploi. La vraie raison pourrait être, par exemple, une date anniversaire oubliée ^{Note de bas de page 17} ou une période de vacances prévue ^{Note de bas de page 18} . Une fois la vraie raison déterminée, la répartition se fera en conséquence ^{Note de bas de page 19} .

La date du paiement n'est pas pertinente. Par exemple, la paye de vacances qui a été payée avant le licenciement de manière à ne pas avoir de répercussions sur l'admissibilité aux prestations d'assurance-emploi est quand même réputée avoir été payée relativement au licenciement parce que la raison du paiement était la fermeture de l'usine ^{Note de bas de page 20} . Le fait que la paye de vacances ait été payée en prévision du licenciement ou de la cessation d'emploi équivaut à la payer en raison d'un licenciement ou de la cessation d'un emploi ^{Note de bas de page 21} . Le principe s'applique même si la Commission a avisé par erreur le prestataire que le paiement avant la cessation de l'emploi n'aurait pas d'effet sur le paiement des prestations d'assurance-emploi ^{Note de bas de page 22} .

À l'exception des fonds de fiducie ^{Note de bas de page 23} , ce qui importe, ce n'est pas quand la paye de vacances a été gagnée, mais bien ce qui l'a rendue payable immédiatement. Si c'est en raison du licenciement ou de la cessation de l'emploi, elle doit être répartie à compter de la semaine du licenciement ou de la cessation d'emploi ^{Note de bas de page 24} . De plus, le Règlement ne prévoit pas de restreindre la répartition seulement au solde de la paye de vacances pour l'année en cours, mais plutôt à tout solde qui est dû au prestataire ^{Note de bas de page 25} .

Après avoir déterminé que la paye de vacances est payée ou payable en raison d'un licenciement ou de la cessation d'un emploi, il faut la répartir selon la rémunération hebdomadaire normale sur des semaines consécutives à compter de la première semaine du licenciement ou de la cessation de l'emploi.

Outre la paye de vacances, le prestataire, lors de son licenciement ou de la cessation de son emploi, peut recevoir du même employeur d'autres sommes d'argent qui doivent être prises en compte. Elles seront combinées à la paye de vacances et le total sera réparti selon sa rémunération hebdomadaire normale ^{Note de bas de page 26} .

Si le prestataire reçoit une rémunération d'un autre emploi pendant les semaines de répartition, cette rémunération sera répartie concurremment, soit aux mêmes semaines ^{Note de bas de page 27} . Dans ces cas exceptionnels, la rémunération totale répartie chaque semaine peut dépasser la rémunération hebdomadaire normale.

5.10.4 Période de vacances précise

Pour que cet alinéa du Règlement s'applique, la paye de vacances doit être payée et payable pour une période de vacances précise ayant donné lieu à une entente verbale ou écrite entre l'employeur et l'employé. Des jours qui ne sont normalement pas travaillés ne peuvent être considérés comme une période de vacances à moins qu'il y ait entente entre l'employeur et l'employeur voulant que ces jours constituent la période de vacances de l'employé ^{Note de bas de page 28} .

Si l'établissement où travaille l'employé ferme chaque année pour une période de vacances générales, on conclura, à moins d'indication contraire, que c'est aussi la période de vacances du prestataire. Les sommes versées à un prestataire au moment des vacances générales dans l'industrie de construction au Québec n'ont pas valeur de rémunération à ce moment en raison du caractère fiduciaire des sommes en question ^{Note de bas de page 29} .

Pendant qu'ils travaillent, les employés se font souvent payer leur salaire régulier lorsqu'ils prennent des vacances. Ce montant leur est versé le jour habituel de la paye ou immédiatement avant leur départ en vacances. Le présent alinéa du Règlement s'applique manifestement à cette situation; le salaire régulier est une paye de vacances payée ou payable pour une période de vacances précise et doit être réparti sur cette période de congé.

Après avoir déterminé quelle est la période de vacances, il faut répartir la paye de vacances sur des semaines consécutives, selon la rémunération hebdomadaire normale, à compter de la première semaine de vacances du prestataire jusqu'à la dernière semaine de vacances ^{Note de bas de page 30} . Toute rémunération provenant d'un autre emploi durant la période de vacances sera répartie sur les mêmes semaines que la paye de vacances. Ceci signifie que la rémunération totale répartie sur chaque semaine peut dépasser la rémunération hebdomadaire normale ^{Note de bas de page 31} .

Dans certains cas, la paye de vacances est calculée en tant que pourcentage de la rémunération totale et n'est pas incluse avec chaque paye, une somme globale étant plutôt versée à différentes périodes en cours d'emploi. Que le solde soit réparti ou non dépend de l'événement qui a suscité la vraie raison du paiement. Si la vraie raison du paiement était la période de vacances, on ne tiendra pas compte du solde. Dans ces circonstances, la paye de vacances n'est payée ou payable que pour le congé. Si le paiement a été effectué à la demande d'un prestataire, à une date anniversaire, ou par suite d'un licenciement ou d'une cessation d'emploi, on considère que le solde de la paye de vacances a été payé pour ces raisons et il sera réparti conformément au paragraphe en cause ^{Note de bas de page 32} . De plus, si, dans les faits, le prestataire prend une vacance, une inadmissibilité pour non-disponibilité peut être applicable ^{Note de bas de page 33} .

5.10.5 Dans tout autre cas

Cet alinéa du Règlement s'applique lorsque, par exemple, le paiement est versé à cause d'une date anniversaire ^{Note de bas de page 43} , à la demande du prestataire ^{Note de bas de page 44} , ou le paiement est inclus avec chaque paye ^{Note de bas de page 45} .

Il faut toutefois déterminer avec soin la vraie raison du paiement, au cas où d'autres paragraphes ou alinéas du Règlement s'appliqueraient. La paye de vacances peut sembler avoir été payée à la demande du prestataire ou à une date anniversaire alors que, dans les faits, elle est payée ou payable pour une période de vacances précise ^{Note de bas de page 46} ou à cause d'un licenciement ou de la cessation d'un emploi ^{Note de bas de page 47} .

Même si, selon la politique de la Commission, une rémunération n'est pas répartie avant d'avoir été reçue, ce paragraphe du Règlement en exige spécifiquement le paiement avant que la rémunération puisse être répartie ^{Note de bas de page 48} .

Une fois que la paye de vacances est payée, l'alinéa du Règlement en cause exige qu'elle soit répartie sur la période pour laquelle elle est payable. La répartition commence la semaine où la paye de vacances est payable et est répartie selon la rémunération hebdomadaire normale du prestataire ^{Note de bas de page 49} .

Contrairement aux dispositions des autres alinéas, si le prestataire reçoit une autre rémunération du même emploi pour les semaines faisant l'objet de la répartition, celle-ci sera répartie sur les mêmes semaines ^{Note de bas de page 50} . Par conséquent, la rémunération totale tirée du même emploi peut excéder la rémunération hebdomadaire normale.

5.10.6 Fonds de fiducie

La paye de vacances qui a acquis valeur d'épargne au moment du paiement au prestataire n'est plus considérée comme un revenu et n'est donc pas répartie ^{Note de bas de page 56} . Cela se produit quand l'employeur, le syndicat ou un organisme agit comme fiduciaire et que la paye de vacances s'accumule dans un fonds de fiducie. La paye de vacances est considérée comme une rémunération au moment où elle est créditée à chaque période de paye.

Toutes les conditions suivantes doivent être respectées afin que la paye de vacances soit considérée comme de l'épargne quand elle est payée au prestataire :

• Les sommes doivent être mises de côté et indépendantes du contrôle et des opérations de l'employeur, c'est-à-dire versées dans un fonds de fiducie ^{Note de bas de page 57} .

Une simple « inscription comptable » dans les livres de l'employeur ne suffit pas. La paye de vacances doit non seulement être gardée de façon séparée, mais l'employeur doit démontrer quelles mesures ont été prises pour que ces sommes soient à l'abri des besoins et du contrôle de son entreprise. Cela signifie qu'il doit y avoir des comptes séparés auxquels l'employeur ne peut pas avoir accès pour le fonctionnement de son entreprise. Un simple compte de banque ne suffirait pas sans la prise de mesures semblables à une fiducie (comme un type quelconque d'acte scellé) afin de faire en sorte que les sommes ne servent qu'à payer l'épargne vacances des employés. L'acte scellé démontre habituellement qu'une personne s'occupe de garder l'argent d'une autre à certaines fins précises. Toutefois, l'existence d'un fonds de fiducie ne suffit pas de par lui-même à donner à la paye de vacances valeur d'épargne. Le « fiduciaire » ne peut bénéficier des sommes déposées dans le fonds. Seuls les employés peuvent en bénéficier ^{Note de bas de page 58} . L'on ne peut considérer qu'il s'agit d'un compte en fiducie si un employeur peut emprunter, sans intérêt, des sommes dans le compte supposément séparé des employés.

Pour que les dispositions prises soient considérées comme une « véritable fiducie » au sens où cette expression est ordinairement entendue, les sommes dans le compte en fiducie doivent pouvoir être « identifiées » ou « retraçées ». Cela signifie qu'il doit y avoir des pièces de journal (documents) illustrant le cheminement de sommes d'argent précises depuis l'employeur jusqu'à la fiducie puis à l'employé. De plus, cet argent ne doit pas être conservé dans un fonds général contenant des sommes autres que la paye de vacances, car il n'est pas possible alors d'identifier ce qui est et n'est pas une paye de vacances.

Certaines lois provinciales régissant les normes du travail précisent que la paye de vacances qu'un employé accumule est réputée être gardée en fiducie par l'employeur. L'existence d'une telle loi ne suffit pas à établir que la paye de vacances est gardée en fiducie pour les employés ^{Note de bas de page 59} .

• L'employeur doit également garder en réserve la paye de vacances pour chaque période de paye après avoir procédé aux retenues faites au titre de l'impôt sur le revenu, du RPC et de l'assurance-emploi, s'il y a lieu ^{Note de bas de page 60} .
• Les employés doivent avoir droit à titre de bénéficiaires à la paye de vacances après qu'elle a été mise de côté.

Autrement dit, ils peuvent exiger le versement des sommes ^{Note de bas de page 61} et ils ne sont pas limités par les dates de paiement précisées dans la convention collective ^{Note de bas de page 62} . Les gens ont « droit à titre de bénéficiaires » à un bien lorsqu'ils ont le droit d'intenter une poursuite pour le recouvrer ^{Note de bas de page 63} . Un indice que les sommes sont gardées au nom des employés est le fait que le compte séparé porte intérêt et, comme dans le cas d'un compte d'épargne, l'intérêt est payable aux employés ^{Note de bas de page 64} .