Entente sur la transmission des données

Les fournisseurs de services doivent signer une Entente sur la transmission des données avant d'activer le logiciel de la version 3.8 du SISA, et les versions par la suite, à moins qu'ils se trouvent dans une province où une entente distincte est en cours de négociation à l'échelle provinciale.

Cette entente doit être signée par le signataire autorisé à le faire par chacun des fournisseurs de services qui transmettront des données du SISA au gouvernement du Canada, ainsi que par la directrice générale pour la Secrétariat des partenariats de lutte contre l'itinérance (SPLI).

  • Envoyer une ETD signée

    Une fois l'entente signée par le fournisseur de services, l'entente en entier peut être envoyée aux responsables de la SPLI de l'une ou l'autre des façons suivantes :

    1. Télécharger une copie numérisée à partir de l'écran « Formalités » dans le logiciel du SISA;
    2. Envoyer par courriel une copie numérisée au bureau de soutien du SISA
    3. Envoyer par la poste à l'adresse suivante :

      À l'attention de l'équipe du SINI
      140, promenade du Portage, 6e étage
      Gatineau (Québec)
      K1A 0J2

Contexte du SISA

EDSC a élaboré le logiciel Système d'information sur les personnes et les familles sans abri (ci-après le « logiciel SISA »), un logiciel de collecte de données électronique que peuvent utiliser les fournisseurs de services dans le but d'améliorer l'efficacité de leurs activités quotidiennes;

EDSC est le propriétaire exclusif des droits, titres et intérêts relatifs au logiciel SISA et documents connexes, ainsi que de l'ensemble des fichiers et de la propriété intellectuelle qui y sont associés, y compris les secrets de fabrication et les droits d'auteur;

Le fournisseur de services souhaite obtenir une licence pour utiliser les versions complètes du logiciel SISA, de la version 3.8 à la version 4.0, mais à l'exclusion de cette dernière, et EDSC est disposé à accorder une telle licence en échange de renseignements personnels non identifiables concernant le fournisseur de services et sa clientèle (« renseignements personnels »);

Le fournisseur de services, une organisation fournissant des services aux personnes et aux familles sans abri, est autorisé à collecter, utiliser et divulguer des renseignements personnels liés à ses clients;

EDSC est autorisé en vertu de la Loi sur le ministère des Ressources humaines et du Développement des compétences et de la Loi sur la protection des renseignements personnels à collecter des renseignements personnels aux fins de la gestion de la Stratégie des partenariats de lutte contre l'itinérance. Les renseignements personnels seront utilisés pour améliorer les services offerts aux sans-abri et accroître la capacité du gouvernement du Canada à lutter contre l'itinérance au Canada. Les renseignements personnels peuvent également être utilisés à des fins d'analyse, de recherche ou d'évaluation des politiques et des programmes en matière d'itinérance au Canada.

Les parties conviennent de ce qui suit :

1. Intégralité de l'entente

La présente entente, ses annexes et le contrat de licence d’utilisateur final que vous ou votre représentant avez accepté lors du téléchargement de la version de démonstration du LOGICIEL SISA constitue l’intégralité de l’entente intervenue entre vous et EDSC concernant l’utilisation du LOGICIEL SISA et des documents connexes. Elle remplace toute communication ou représentation antérieures concernant le LOGICIEL SISA.

Les parties conviennent qu’en cas d’ambiguïtés ou d’incohérences entre les modalités de la présente entente et celles du précédent contrat de licence d’utilisateur final, les modalités de la présente entente prévalent.

2. Objectif de l'entente

L'objectif de la présente entente est d'énoncer les modalités liées à :

  1. la licence que EDSC accordera au fournisseur de services en échange de certains éléments de renseignements personnels énumérés à l'annexe A;
  2. la collecte et à la divulgation de renseignements personnels par le fournisseur de services de manière à protéger la vie privée et la dignité de ses clients.

3. Licence

EDSC accorde au fournisseur de services le droit non exclusif, non transférable et incessible d'utiliser une copie enregistrée du logiciel SISA, de la version 3.8 à la version 4.0, mais à l'exclusion de cette dernière, en échange de certains éléments de renseignements personnels énumérés à l'annexe A. Pour obtenir la version complète du logiciel SISA, vous devez faire enregistrer cette licence auprès de EDSC.

Le logiciel SISA est protégé par les lois et traités encadrant la propriété intellectuelle. Aucun droit, titre ou intérêt à l'égard de tout droit de propriété intellectuelle concernant le logiciel SISA n'est accordé au titre de la présente entente.

4. Ce que vous pouvez faire

Ce que vous permet la licence :

  1. Copies d'archivage ou de sauvegarde: Vous pouvez copier le logiciel SISA à des fins de sauvegarde et d'archivage, à condition que la version originale et les copies demeurent en votre possession, et que votre installation et utilisation du logiciel SISA ne dépassent pas les limites permises par la présente licence.
  2. Déploiement sur un serveur ou utilisation: Vous pouvez installer des copies du logiciel SISA sur un serveur informatique à des fins de téléchargement et d'installation, ou d'utilisation sur les ordinateurs de votre réseau interne.
  3. Composantes et modules d'extension de tierce source: Vous pouvez utiliser avec le logiciel SISA, et ce, à votre discrétion, tout logiciel ou module d'extension de tierce source. Le cas échéant, cette utilisation est régie par le contrat de licence des composantes de tierce source. EDSC n'assume aucune responsabilité ou dédommagement à l'égard de votre utilisation de tout logiciel de tierce source.

5. Ce que vous ne pouvez pas faire

Il est entendu que vous acceptez de ne pas :

  1. copier le logiciel SISA sauf à des fins d'archivage ou de sauvegarde, tel que décrit ci-dessus;
  2. modifier ou adapter le logiciel SISA, manipuler, désassembler ou décompiler le code source du logiciel SISA, ou encore essayer de le découvrir;
  3. louer ou prêter toute partie du logiciel SISA ou des documents, ou en octroyer une sous-licence.

6. Rôles et responsabilités

Vous devrez :

  1. collecter les renseignements personnels en utilisant le logiciel SISA et vous assurer de respecter les normes législatives provinciales ou territoriales applicables aux renseignements personnels;
  2. vous assurez que les personnes soient informées que leurs renseignements personnels seront fournis à EDSC à des fins d'analyse, de recherche et d'évaluation des politiques et des programmes en matière d'itinérance au Canada;
  3. désigner un représentant qui examine les renseignements personnels aux fins de leur vérification et de leur nettoyage tous les trois mois;
  4. exporter les renseignements personnels énumérés à l'annexe A de la présente entente tous les trois mois à EDSC en utilisant les outils fournis par ce dernier;
  5. faire tout votre possible pour veiller à ce que les renseignements personnels fournis à EDSC soient exacts et complets;
  6. produire régulièrement des copies de sécurité des données électroniques et entreposer tous les renseignements personnels dans un endroit sécuritaire;
  7. assurer la sécurité des renseignements personnels en votre possession, en les protégeant de risques tels que l'accès, la collecte, l'utilisation, la divulgation et la destruction non autorisés.

EDSC devra :

  1. utiliser uniquement les renseignements personnels à des fins d'analyse, de recherche et d'évaluation des politiques et des programmes en matière de lutte contre l'itinérance au Canada, et s'assurer que tout rapport découlant de ces activités d'analyse, de recherche et d'évaluation contient uniquement des données agrégées ne permettant pas d'identifier les personnes auxquelles elles se rapportent. Ces rapports peuvent également être transmis aux institutions fédérales et à d'autres intervenants;
  2. informer le fournisseur de services de toute question de qualité relativement aux renseignements personnels;
  3. mettre en œuvre et maintenir un système sécuritaire de stockage des renseignements personnels recueillis en vertu de la présente entente et informer le fournisseur de services de tout changement lié à la collecte, à l'utilisation, à la divulgation ou à la conservation de ces renseignements personnels;
  4. EDSC accepte de faciliter l'échange de renseignements techniques au sujet du logiciel, de ses fonctions et de ses exigences en matière de sécurité, qui sont nécessaires à l'utilisation du logiciel SISA.

7. Obligations de EDSC relativement à l'utilisation et à la divulgation des renseignements personnels

  1. EDSC maintiendra et protègera la confidentialité de tous les renseignements personnels, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la partie 4 de la Loi sur le ministère des Ressources humaines et du Développement des compétences.
  2. EDSC n'utilisera pas les renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils lui ont été fournis, à moins :
    1. qu'il n'obtienne le consentement écrit du fournisseur de services, à condition que celui-ci ait le pouvoir d'accorder son consentement à cet égard;
    2. qu'il n'obtienne le consentement de la personne à laquelle les renseignements personnels se rapportent;
    3. que la loi ne l'y oblige.
  3. EDSC ne divulguera les renseignements personnels à aucune personne ou aucun organisme à des fins autres que celles pour lesquelles ils lui ont été fournis, à moins qu'il soit raisonnable de croire qu'une telle divulgation ne puisse permettre d'identifier la personne à laquelle les renseignements personnels se rapportent.
  4. Sous réserve du paragraphe c), EDSC ne peut communiquer aucun renseignement personnel à une tierce partie à moins d'y avoir été autorisé par écrit par le fournisseur de services ou d'avoir signé, avec la tierce partie, une entente écrite imposant à cette dernière les mêmes obligations en matière de protection de la vie privée que celles qui incombent à EDSC en vertu de la présente entente, ou à moins que la divulgation ne soit autorisée par la présente entente.
  5. Dans l'éventualité où des renseignements personnels seraient demandés en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, EDSC accepte de consulter le fournisseur de services, au besoin, avant de communiquer ces renseignements.

8. Gestion de l'information et sécurité

  1. EDSC prendra toutes les dispositions raisonnables pour assurer la sécurité des renseignements personnels en sa possession en les protégeant de risques comme l'accès, la collecte, l'utilisation, la divulgation et la destruction non autorisés.
  2. EDSC s'assurera de donner accès aux renseignements personnels seulement aux personnes qui doivent y avoir accès et qui doivent les utiliser aux fins de l'exercice de leurs fonctions.
  3. EDSC informera le fournisseur de services, sans tarder, des circonstances, incidents ou situations qui, à sa connaissance, auraient constitué ou pourraient constituer une menace pour le respect de la vie privée d'une personne ou la sécurité d'un système informatique en sa possession qui est utilisé pour accéder aux renseignements personnels. Au besoin, EDSC enquêtera sur ces circonstances, incidents ou situations.
  4. EDSC rendra compte des résultats de toute enquête et des mesures prises pour régler les problèmes non résolus relatifs à la sécurité des renseignements personnels ou des systèmes informatiques, ou à la protection de la vie privée des personnes auxquelles les renseignements personnels se rapportent.

9. Garantie et avis de non-responsabilité

Le fournisseur de services accepte le logiciel SISA tel quel. Vous acceptez entièrement tous les risques afférents à votre utilisation du logiciel SISA.

EDSC n'offre aucune garantie implicite ou explicite, notamment les garanties de titre, d'absence de contrefaçon, de qualité marchande de compatibilité d'utilisation, peu importe que EDSC ait connu ou ait eu une raison de connaître vos besoins particuliers.

10. Responsabilité et dédommagement

EDSC, ses employés et ses agents ne sauraient être tenus responsables des réclamations, dommages, préjudices, pertes en tout genre, directs ou indirects, consécutifs ou accessoires, découlant de l'utilisation du logiciel sisa ou de l'incapacité à l'utiliser ou encore du manquement à sauvegarder les données contenues dans le logiciel. Cela comprend, sans s'y limiter, les pertes de revenus, de profits ou d'économies, les données perdues, endommagées, volées ou d'autres pertes commerciales ou économiques.

Le fournisseur de services accepte de dégager de toute responsabilité EDSC, ses employés et ses agents et de les exonérer de tous dommages, réclamations, plaintes, coûts ou dépenses, pertes, actions ou causes d'action que vous ou une tierce partie avez supportés ou subis, découlant de l'utilisation du logiciel SISA ou de l'incapacité à l'utiliser ou du manquement à sauvegarder les données contenues dans le logiciel SISA.

11. Confidentialité

Le logiciel SISA comporte des secrets de fabrication et un savoir-faire exclusif qui appartiennent à EDSC et qui vous sont rendus accessibles à titre essentiellement confidentiel. Toute utilisation ou divulgation du logiciel, ou de ses algorithmes, protocoles ou interfaces, à une fin autre que celles prévues dans la présente entente, peut donner matière à des poursuites, car elle constitue une violation des droits de EDSC relatifs aux secrets de fabrication.

12. Résiliation

Chacune des parties peut résilier la présente entente, pour quelque motif que ce soit, y compris le fait de ne pas respecter l'une ou l'autre des modalités prévues à l'entente en présentant un avis écrit de 60 jours avant la date de fin de l'entente.

Si l'entente est résiliée,

  1. EDSC conserve tous les renseignements personnels conformément à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, L.C. 2004, ch.11.
  2. le fournisseur de services accepte de détruire toutes les copies du logiciel SISA et des documents connexes en sa possession.

13. Représentants désignés

EDSC et le fournisseur de services conviennent de désigner chacun un représentant qui agira à titre de personne-ressource pour tout problème concernant l'élaboration, la mise en œuvre et l'administration de la présente entente.

Pour EDSC :

Directrice générale
Emploi et Développement social Canada
Place du Portage, Phase IV
140, Promenade du Portage
Gatineau (Québec) K1A 0J9
hifis-sisa@hrsdc-rhdcc.gc.ca

Pour le fournisseur de services :

Nom :
Titre :
Institution :
Adresse (ville, province, code postal) :
Courriel :

14. Dispositions générales

  1. La présente entente entrera en vigueur à la date à laquelle les deux parties l'auront signée et demeurera en vigueur jusqu'à sa résiliation.
  2. EDSC peut modifier les modalités de la présente entente à tout moment. Toute modification doit être faite par écrit et être signée par les deux parties pour être valide.
  3. EDSC peut modifier les renseignements personnels énumérés à l'annexe A en fournissant un avis de ce changement dans les mises à jour du logiciel SISA.
  4. La présente entente constitue un contrat de licence uniquement, et non un contrat de services ou un contrat de travail ou d'emploi. Aucune disposition de la présente entente ne peut avoir pour effet de créer un partenariat, une relation d'emploi ou une relation mandat-mandataire entre EDSC et vous-même.
  5. La présente entente est régie par les lois du Canada.
  6. Le signataire de l'entente déclare et certifie qu'il a la capacité de signer cette entente au nom du fournisseur de services.

En foi de quoi la présente entente a été signée au nom des parties par leurs représentants dûment autorisés.

Annexe A : Champs d'exportation du SISA

Voici une liste des champs compris dans l'exportation de données du SISA. Les champs pour lesquels l'information n'a pas été saisie resteront vides. Si des données ont été colligées dans ces champs, elles seront incluses dans l'exportation de données du SISA.

  • Renseignements sur les fournisseurs de services

    Identificateur du fournisseur de services*
    Nom du fournisseur de services*
    Type de fournisseur de services*
    Nombre de lits*
    Types de lits*
    Communauté*

  • Renseignements sur les clients

    Identificateur unique de client*
    Sexe*
    Année et mois de naissance*
    Rôle familial*
    Identificateur du chef de famille*
    Citoyenneté/statut d’immigrant*
    Indicateur autochtone*
    Statut d’ancien combattant*
    Évènements de la vie
    Facteurs contributifs
    Facteur contributif – date de début
    Facteur contributif – date de fin
    Situation d’emploi
    Pays de naissance
    Éducation
    Sources de revenu
    Revenu – date de début
    Revenu – date de fin
    Problèmes de santé
    Types de logement
    Logement – date de début
    Logement – date de fin

  • Renseignements sur les nuitées

    Raison de la demande de service*
    Raison du départ*
    Date d’entrée*
    Date de sortie*

  • Renseignements sur les refus

    Raison du refus*
    Date du refus*
    Sexe du client anonyme*
    Groupe d’âge du client anonyme*
    Client anonyme présumé autochtone
    Déficience observée du client anonyme

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