Entente de transmission des données

De : Emploi et Développement social Canada

Formats substituts

Contexte du SISA

Élaboré par Emploi et développement social Canada (« EDSC »), en collaboration avec les communautés, le Système d’information sur les personnes et les familles sans abri (« SISA ») est un système exhaustif de collecte de données et de gestion de cas conçu pour appuyer les activités quotidiennes des fournisseurs de services aux personnes en situation d’itinérance (« fournisseurs de services »).

Le SISA, qui est une composante importante de Vers un chez-soi : la stratégie canadienne de lutte contre l’itinérance (« Vers un chez-soi »), est conçu pour appuyer la mise en œuvre de l’accès coordonné au sein des communautés en permettant aux fournisseurs de services participants d’une même communauté d’accéder aux données sur l’itinérance en temps réel, tout en aiguillant les individus et les familles utilisant les service (« clients ») vers les services appropriés au moment opportun.

Les organismes responsables de l’installation, de la configuration et de la maintenance du SISA («  organismes responsables du SISA ») obtiendront une licence lorsqu’ils signeront une entente de transmission de données (« entente »), qui sera mise à la disposition des fournisseurs de services participants en échange de l’exportation trimestrielle des renseignements personnels non directement identifiables (annexe A) recueillis auprès des clients et, s’il y a lieu, dans les champs anonymisés des dénombrements ponctuels (annexe B).

Les fournisseurs de services peuvent déléguer la prestation des services des clients à des entrepreneurs (« organismes tiers ») pour l’utilisation du SISA.

Les organismes responsables du SISA, les fournisseurs de services et les organismes tiers (« parties ») devront s’assurer d’avoir l’autorité de recueillir, d’utiliser et de divulguer des renseignements des clients conformément à la législation municipale, provinciale et territoriale.

Textes législatifs

EDSC est régi par la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social (« LMEDS ») et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La LMEDS régit la façon dont EDSC applique les lois et les règlements lorsqu’il met en œuvre des initiatives réglementaires pangouvernementales. Aux termes de la LMEDS, EDSC a le pouvoir de recueillir des renseignements personnels dans le cadre de l’administration de programmes ou de services. Conformément à la LMEDS et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements exportés du SISA peuvent être utilisés à des fins d’élaboration de politiques, d’analyse, de recherche ou d’évaluation, et ceux-ci peuvent être communiqués à d’autres ministères fédéraux, provinciaux ou territoriaux.

La Loi sur la protection des renseignements personnels s’applique à la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation et l’élimination des renseignements personnels du gouvernement fédéral, et définit les renseignements personnels comme des renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant un individu identifiable. Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, les institutions gouvernementales fédérales ne peuvent recueillir que des renseignements personnels directement liés à leurs programmes ou leurs activités.

Par conséquent, les parties conviennent de ce qui suit :

1. Intégralité de l'entente

La présente entente, ses annexes et le contrat de licence d’utilisateur final que l’organisme responsable du SISA, les fournisseurs de services et leurs représentants concluent lorsqu’ils utilisent le SISA constituent l’entente dans son intégralité entre les parties concernant l’utilisation du SISA et la documentation. Elle remplace toute communication ou représentation antérieure concernant le SISA.

Les parties conviennent qu’en cas d’ambiguïté ou d’incohérence entre les modalités de la présente entente et celles de toutes ententes subséquentes, les dispositions de la présente entente prévalent.

2. Objet de la présente entente

L'object de la présente entente est d'énoncer les modalités concernant :

  1. la licence qu’EDSC accordera à l’organisme responsable du SISA, qui s’appliquera aux fournisseurs de services et à leurs organismes tiers, en contrepartie de certains renseignements exportés de l’organisme responsable du SISA (annexe A), et le cas échéant, les champs anonymisés des dénombrements ponctuels (annexe B);
  2. la collecte et la divulgation de renseignements par l’organisme responsable du SISA d’une manière qui protège les renseignements personnels et la dignité des clients; et
  3. la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements par EDSC.

3. Licence

Les employés des parties, leurs représentants, les experts-conseils et les individus qui ont été autorisés par l’organisme responsable du SISA à utiliser le SISA sont des « utilisateurs autorisés ».

EDSC accorde aux organismes tiers un droit non exclusif, non transférable et incessible d’utiliser une copie enregistrée du SISA en échange des données contenues dans les champs d’exportation du SISA (annexe A) et, s’il y a lieu, dans les champs anonymisés des dénombrements ponctuels (annexe B). Pour avoir accès au SISA, l’organisme responsable du SISA doit enregistrer la licence auprès d’EDSC.

Le SISA est protégé par les lois et les traités concernant la propriété intellectuelle. Aucun droit, titre ou intérêt à l’égard des droits de propriété intellectuelle relatifs au SISA n’est accordé en vertu de la présente entente.

EDSC détient les droits, titres et intérêts relatifs au SISA, à la documentation connexe et à la propriété intellectuelle associées au système, y compris les secrets commerciaux et le droit d’auteur.

4. Ce que peuvent faire les organismes responsables du SISA

L’organisme responsable du SISA, exclusion faite des fournisseurs de services et de leurs organismes tiers, peut :

  1. créer une copie des données du SISA à des fins de sauvegarde, d’archivage ou de continuité des opérations, à condition que l’organisme responsable du SISA garde en sa possession les données originales du SISA et que l’installation et l’utilisation du SISA ne dépassent pas la portée de la licence et de cette entente;
  2. installer des composantes tiers et des plugiciels dans le SISA qui peuvent être utilisés à la discrétion de l’organisme responsable du SISA. Si l’organisme responsable du SISA décide d’utiliser ce logiciel tiers, cette utilisation devrait être régie par le contrat de licence du tiers. EDSC n’est pas responsable des logiciels tiers et ne sera pas responsable de l’utilisation des logiciels tiers par l’organisme responsable du SISA.

5. Ce que ne peuvent pas faire les organismes responsables du SISA

L’organisme responsable du SISA, y compris les fournisseurs de services et leurs organismes tiers, ne peut pas :

  1. copier les données du SISA, sauf à des fins d’archivage, sauvegarde ou de continuité des opérations;
  2. modifier ou adapter le SISA, sauf lorsque la conception du système permet la personnalisation;
  3. procéder à la rétro-ingénierie du SISA, le démonter ou tenter d’en découvrir le code source;
  4. accorder une sous-licence, louer, donner à bail ou prêter une partie du SISA ou la documentation relative au SISA.

6. Rôles et responsabilités

L’organisme responsable du SISA, soit directement ou par l’entremise des fournisseurs de services ou de leurs organismes tiers doit :

  1. recueillir l’information sur le client au moyen du SISA, conformément aux lois municipales, provinciales et territoriales;
  2. s’assurer que les clients sont avisés et informés comme il se doit que les données recueillies dans les champs d’exportation du SISA (annexe A), y compris les champs du dénombrement ponctuel (annexe B), seront transmises à EDSC et peuvent être communiquées à d’autres ministères fédéraux à des fins d’élaboration de politiques, d’analyse, de recherche ou d’évaluation;
  3. élaborer et conclure une entente de partage de données communautaires – une entente entre l’organisme responsable du SISA et ses fournisseurs de services respectifs – qui décrit le partenariat et les attentes des deux organismes, conformément aux lois municipales, provinciales et territoriales;
  4. fournir à EDSC, sur demande, une liste des ententes avec les fournisseurs de services ou les organismes tiers, ainsi qu’une liste des utilisateurs autorisés;
  5. exporter les champs d’exportation du SISA (annexe A) à EDSC tous les trimestres et, s’il y a lieu, les champs de dénombrement ponctuel (annexe B);
  6. veiller à ce que l’information exportée vers EDSC ainsi que la base de données soient complètes et exactes en désignant un représentant pour réviser, vérifier et nettoyer les données recueillies (par exemple, entrées de champs appropriées, cohérence nominative, précisions des données); et
  7. élaborer et mettre à jour les politiques et les procédures relatives à la protection des renseignements personnels et à la sécurité des données (par exemple, protocole sur la collecte, l’utilisation, la divulgation et/ou l’élimination des renseignements personnels).

EDSC doit :

  1. partager les données des champs d’exportation agrégés du SISA (annexe A), y compris celles des champs du dénombrement ponctuel (annexe B), de l’organisme responsable du SISA avec d’autres ministères fédéraux à des fins d’élaboration de politiques, d’analyse, de recherche ou d’évaluation;
  2. partager les données des champs d’exportation du SISA (annexe A), y compris celles des champs du dénombrement ponctuel (annexe B), de l’organisme responsable du SISA avec Statistique Canada à des fins d’élaboration de politiques, d’analyse, de recherche ou d’évaluation. Le paragraphe 3 de la Loi sur la statistique donne à Statistique Canada le pouvoir de recueillir, compiler, analyser, dépouiller et publier des renseignements sur les activités économiques et sociales de la population et sur l’état général de celle-ci;
  3. informer l’organisme responsable du SISA des problèmes de qualité des données (par exemple, entrées dans des champs inappropriés, désignations incohérentes) en ce qui concerne les données des champs d’exportation du SISA (annexe A), y compris celles des champs du dénombrement ponctuel (annexe B);
  4. mettre en œuvre et maintenir un système de stockage sécurisé pour les renseignements exportés vers EDSC;
  5. faciliter l’échange de renseignements techniques sur le système, les fonctions et les exigences de sécurité;
  6. informer l’organisme responsable du SISA de tout changement lié à la collecte, l’utilisation, la divulgation ou la conservation des données des champs d’exportation du SISA (annexe A), y compris celles des champs du dénombrement ponctuel (annexe B);
  7. consulter l’organisme responsable du SISA avant d’apporter des modifications aux champs d’exportation du SISA (annexe A), y compris ceux du dénombrement ponctuel (annexe B). Les consultations auront lieu dans le délai prescrit et ne seront pas interprétées comme étant un processus d’approbation. EDSC se réserve le droit de prendre la décision finale; et
  8. faire preuve de diligence raisonnable lorsque des modifications aux champs d’exportation du SISA (annexe A) sont envisagées, y compris ceux du dénombrement ponctuel (annexe B), et s’assurer que les modifications proposées restent dans la portée du programme et sont conformes à la LMEDS et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les parties conviennent que l’organisme responsable du SISA qui utilise le SISA pour recueillir, utiliser et stocker des renseignements personnels dans ses serveurs a la garde et le contrôle des enregistrements.

7. Obligations d’ESDC relatives à l’utilisation et à la divulgation des renseignements des champs d’exportation du SISA

  1. EDSC conservera et protégera les renseignements exportés de l’organisme responsable du SISA, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la LMEDS.
  2. EDSC n’utilisera ni ne divulguera les renseignements exportés de l’organisme responsable du SISA à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été fournis ou décrits à l’article 6 de la présente entente, à moins que la loi l’exige. Le paragraphe 6(i) de la Loi sur la statistique donne à Statistique Canada le pouvoir de recueillir, compiler, analyser, dépouiller et publier des renseignements sur les activités économiques et sociales de la population et sur l’état général de celle-ci.
  3. EDSC ne tentera pas de ré-identifier les clients à partir des données des champs d’exportation du SISA (annexe A), y compris celles des champs du dénombrement ponctuel (annexe B).
  4. Dans le cas d’une demande présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information du Canada, EDSC convient de consulter l’organisme responsable du SISA.

8. Gestion et sécurité de l’information

  1. EDSC prendra des dispositions raisonnables pour assurer la sécurité des champs d’exportation du SISA (annexe A), y compris celles des champs du dénombrement ponctuel (annexe B), en protégeant les données contre les risques tels que l’accès, la collecte, l’utilisation, la divulgation ou l’élimination non autorisés.
  2. EDSC veillera à ce que seules les personnes qui en ont besoin aient accès aux champs d’exportation du SISA (annexe A), y compris celles des champs du dénombrement ponctuel (annexe B), et les utilisent, au besoin, dans l’exercice de leurs fonctions.
  3. EDSC informera l’organisme responsable du SISA de toute circonstance ou de tout incident qui, à sa connaissance, a compromis ou pourrait compromettre les renseignements personnels d’une personne ou la sécurité de l’application dont il a la garde et qui est utilisée pour accéder aux champs d’exportation du SISA (annexe A), y compris celles des champs du dénombrement ponctuel (annexe B). EDSC fera enquête sur ces circonstances, incidents ou événements.
  4. EDSC fera rapport des résultats de ces enquêtes et des mesures prises pour régler les problèmes ou préoccupations qui subsistent concernant la sécurité des champs d’exportation du SISA (annexe A), y compris celles des champs du dénombrement ponctuel (annexe B), des systèmes informatiques, ou la protection des renseignements personnels des personnes auxquelles les renseignements se rapportent, incluant les champs du dénombrement ponctuel (annexe B).

9. Garantie et renonciation

Les parties acceptent le SISA « tel qu’il est ». En utilisant le SISA, les parties conviennent d’utiliser le système et acceptent tous les risques potentiels.

EDSC décline toute garantie ou condition implicite ou expresse, y compris toute garantie implicite de titre, d’absence de contrefaçon, de qualité marchande ou de conformité à une fin particulière, peu importe si EDSC connaît ou a des raisons de connaître l’existence de besoins particuliers.

10. Responsabilité et indemnisation

EDSC, ses employés et ses mandataires ne sont pas responsables des réclamations, dommages, blessures et pertes de quelque nature que ce soit, directes ou indirectes, consécutives ou accessoires, découlant de l’utilisation du SISA, de l’incapacité d’utiliser le SISA ou du défaut de protéger les données contenues dans le SISA, y compris notamment la perte de revenus, de profits ou d’économies, les données perdues, endommagées ou volées, ou toute autre perte commerciale ou économique.

Les parties conviennent d’indemniser et d’exonérer EDSC, ses employés et ses agents de toute réclamation, de tout dommage, de toute plainte, de tout coût ou de toute dépense, perte, action ou cause d’action que les parties ont subis ou engagés en raison de l’utilisation du SISA ou de l’incapacité d’utiliser le SISA ou du défaut de protéger les données contenues dans le SISA.

11. Confidentialité

Le SISA contient des secrets commerciaux et des connaissances exclusives appartenant à EDSC qui sont mis à la disposition de l’organisme responsable du SISA et de ses organismes tiers en toute confidentialité. Toute utilisation ou divulgation du SISA ou de ses algorithmes, protocoles ou interfaces, autres que ceux qui sont strictement conformes à la présente entente, peut donner matière à poursuite pour violation des droits relatifs au secret commercial.

12. Résiliation

L’une ou l’autre des parties peut résilier la présente entente pour quelque raison que ce soit, y compris le défaut de se conformer aux modalités ou conditions de la présente entente sur préavis écrit de 60 jours.

En cas de résiliation de la présente entente :

  1. EDSC conservera les renseignements recueillis des champs d’exportation du SISA (annexe A), y compris ceux des champs du dénombrement ponctuel (annexe B) conformément à la LMEDS et à la Loi sur la protection des renseignements personnels;
  2. les parties devront avoir la possibilité de copier les données qu’ils ont stockées dans le SISA avant de détruire toutes les copies du SISA et les documents connexes en sa possession; et
  3. toutes les données recueillies et stockées lors de la résiliation doivent être stockées en toute sécurité et protégées indéfiniment.

13. Représentants désignés

EDSC et l’organisme responsable du SISA conviennent de désigner un représentant qui agira à titre de personne-ressource pour toute question liée à l’installation, à la mise en œuvre et à l’administration de la présente entente.

Pour EDSC :

Ian Cooper directeur
Division de la collecte analyse et production de rapports (DCAR)
Direction des politiques en matière d’itinérance
Emploi et Développement social Canada
140 Promenade du Portage
Place du Portage Phase IV
Gatineau QC  K1A 0J9
ian.i.cooper@hrsdc-rhdcc.gc.ca

Pour l’organisme responsable du SISA :

Nom :
Titre :
Organisme :
Adresse :
Courriel :

14. Dispositions générales

  1. La présente entente entre en vigueur dès qu’elle est signée par les deux parties. Elle demeure en vigueur jusqu’à ce qu’elle soit résiliée.
  2. EDSC peut modifier les modalités de la présente entente en tout temps. Les modifications à la présente entente, à l’exception de celles apportées aux champs d’exportation du SISA (annexe A) et aux champs du dénombrement ponctuel (annexe B), ne sont valides que si elles sont faites par écrit et signées par les deux parties.
  3. EDSC se réserve le droit de prendre la décision finale concernant toute modification apportée aux champs d’exportation du SISA (annexe A) et aux champs du dénombrement ponctuel (annexe B). Conformément aux alinéas 6(m), (n) et (o) de la présente entente, EDSC fera preuve de diligence raisonnable, consultera et informera l’organisme responsable du SISA avant d’effectuer toute modification.
  4. La présente entente est un contrat de licence seulement, et non un contrat de service ou un contrat de travail. Aucune disposition de la présente entente ne doit être interprétée comme créant un partenariat, une relation d’emploi ou de mandataire entre EDSC et vous-même.
  5. La présente entente est régie par les lois du Canada.
  6. Le signataire de la présente entente déclare et garantit qu’il a la capacité et le pouvoir de signer la présente entente au nom de l’organisme responsable du SISA.

En foi de quoi la présente entente a été signée au nom des parties par leurs représentants autorisés.

Annexe A : Champs d'exportation du SISA

Voici une liste des renseignements qui sont exportés du SISA par l’organisme responsable du SISA vers EDSC chaque trimestre. Les champs d’exportation fournissent au gouvernement du Canada les données nécessaires à l’élaboration de politiques, à l’analyse, à la recherche et à l’évaluation.

Conformément aux alinéas 6(m), (n), (o) et 14(c) de la présente entente, EDSC fera preuve de diligence raisonnable, consultera et informera l’organisme responsable du SISA avant d’effectuer toute modification.

  • Renseignements sur le fournisseur de services

    Identificateur du fournisseur de services*
    Nom du fournisseur de services*
    Type de fournisseur de services*
    Nombre de lits*
    Types de lits*
    Communauté*

  • Renseignements sur le client

    Identificateur de client unique*
    Sexe*
    Année et mois de naissance*
    Rôle familial*
    Identificateur du chef de famille*
    Citoyenneté/statut d’immigrant*
    Indicateur autochtone*
    Statut d’ancien combattant*
    Évènements de la vie
    Facteurs contributifs
    Date de début du facteur contributif
    Date de fin du facteur contributif
    Situation d’emploi
    Pays d'origine
    Éducation
    Source de revenus
    Date de début des revenus
    Date de fin des revenus
    Problèmes de santé
    Types de logement
    Date de début du logement
    Date de fin du logement

  • Renseignements sur le séjour dans le refuge

    Motif du service*
    Motif du congé*
    Date de réservation*
    Date de clôture*

  • Renseignements sur le refus

    Raison du refus*
    Date du refus*
    Sexe anonyme*
    Catégorie d’âge anonyme*
    Indicateur autochtone anonyme (présumé)
    Indicateur d'incapacité anonyme (observé)

(*) champs d’exportation nécessitant la saisie obligatoire de données

Annexe B : Champs d’exportation du dénombrement ponctuel

Voici une liste des renseignements inclus dans le dénombrement ponctuel qui sont exportés du SISA vers EDSC. Les champs dans lesquels aucun renseignement n’est saisi resteront vides.

  • Renseignements sur le fournisseur de services

    Identificateur du fournisseur de services
    Nom du fournisseur de services
    Type de fournisseur de services
    Nombre de lits
    Types de lits
    Valeurs de recherche
    Communauté

  • Renseignements sur le client

    ID du site
    Numéro du sondage
    Lieu du sondage
    Date et heure du sondage
    Questions de base
    Présélection du sondage
    Situation familiale et rôle
    Âge
    Âge de première expérience d’itinérance
    Durée de l’itinérance au cours de la dernière année
    Utilisation de refuges au cours de la dernière année
    Statut de nouvel arrivant à l’arrivée au Canada et temps écoulé depuis l’arrivée
    Durée dans la communauté
    Identité autochtone
    Identité raciale
    Statut d’ancien combattant
    Expérience du système de protection de l’enfance
    Problèmes de santé cernés
    Identité de genre
    Identité sexuelle
    Raisons de la perte du plus récent logement et période écoulée depuis la dernière perte de logement
    Perte du logement liée à la COVID-19
    Sources de revenus

  • Questions facultatives

    Nombre de situations d’itinérance au cours de la dernière année
    Raisons du non-recours à un refuge
    Statut de citoyenneté
    Raisons de la migration
    Communauté autochtone d’origine
    Durée entre le recours au système de protection de l’enfance et l’itinérance
    Soutien des services de protection de l’enfance
    Historique de lésion cérébrale
    Niveau de scolarité
    Interaction avec les systèmes
    Désir d’avoir un logement permanent
    Problèmes de logement
    Langue de préférence
    Besoins en matière de services

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